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Introducción a las bibliotecas

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En un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede elegir entre diversos tipos de bibliotecas, en función de los archivos que desee almacenar y cómo planee usarlos.

En este artículo

Información general

Bibliotecas disponibles en Office SharePoint Server 2007

Información general

Una biblioteca es una ubicación en un sitio donde se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros de equipo. Cada biblioteca muestra una lista de archivos e información básica acerca de los mismos que sirve de ayuda para conseguir que los archivos funcionen conjuntamente.

Puede personalizar las bibliotecas de varias formas. Puede controlar la forma en la que se ven los documentos, se realiza su seguimiento, se administran y se crean. Puede controlar las versiones, incluidos el número de versión y su tipo. Además, puede limitar los usuarios que puedan ver los documentos antes de que se aprueben. Puede usar flujos de trabajo para colaborar en los documentos de las bibliotecas. Puede especificar las directivas de administración de la información para administrar el control y la caducidad de los documentos de las bibliotecas.

Puede elegir entre varios tipos de bibliotecas, en función de los tipos de archivos que desea almacenar y cómo planee usarlos.

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Bibliotecas disponibles en Office SharePoint Server 2007

  • Biblioteca de documentos     Para muchos tipos de archivos, incluidos los documentos y las hojas de cálculo, utilice una biblioteca de documentos. Puede almacenar otros tipos de archivos en una biblioteca de documentos, aunque se bloqueen algunos tipos de archivos por razones de seguridad. Al trabajar con programas que sean compatibles con Microsoft Windows SharePoint Services, puede crear los archivos desde la biblioteca. Por ejemplo, el equipo de marketing quizá tenga su propia biblioteca de materiales de planeación, nuevos lanzamientos y publicaciones.

  • Biblioteca de imágenes     Para compartir una colección de imágenes digitales o de gráficos, utilice una biblioteca de imágenes. Aunque las imágenes se puedan almacenar en otros tipos de bibliotecas de SharePoint, las bibliotecas de imágenes tienen varias ventajas. Por ejemplo, desde una biblioteca de imágenes puede ver las imágenes en una presentación, descargar imágenes en el equipo y editar imágenes con programas de gráficos que sean compatibles con Office SharePoint Server 2007. Piense en crear una biblioteca de imágenes si su equipo utiliza repetidamente muchos gráficos, como los logotipos y las imágenes corporativas, o si desea almacenar las imágenes de los eventos del equipo o los lanzamientos de productos.

  • Biblioteca de imágenes Wiki Para crear una colección de páginas wiki conectadas, utilice una biblioteca de páginas wiki. Una página wiki permite que muchas personas recopilen información rutinaria en un formato que es fácil de crear y modificar. Puede agregar a la biblioteca wiki páginas que contengan imágenes, tablas, hipervínculos y vínculos internos. Por ejemplo, si su equipo crea un sitio wiki para un proyecto, el sitio puede almacenar consejos y sugerencias en una serie de páginas interconectadas.

  • Biblioteca de formularios     Si debe administrar un grupo de formularios comerciales basados en XML, utilice una biblioteca de formularios. Por ejemplo, puede que la organización desee usar una biblioteca de formularios para los informes de gastos. La configuración de una biblioteca de formularios requiere un editor XML o un programa de diseño XML que sea compatible con Office SharePoint Server 2007, como Microsoft Office InfoPath.

  • Biblioteca de informes     La biblioteca de informes ayuda a las organizaciones a crear, administrar y compartir la información contenida en elementos Web de datos empresariales, elementos Web de indicadores clave de rendimiento (KPI) y elementos Web de Excel Web Access usados para los análisis de inteligencia empresarial. La plantilla del sitio del centro de registros tiene una biblioteca de informes de forma predeterminada, pero cualquier persona que pueda crear bibliotecas de documentos en una colección de sitios, puede crear una biblioteca de informes. Esta biblioteca incluye un historial de versiones de cada informe y archiva las versiones previas. Los usuarios pueden crear nuevas versiones de informes de eventos especiales o hitos y, posteriormente, revertir a un informe previo.

  • Biblioteca de administración de traducciones    La biblioteca de administración de traducciones ayuda a las organizaciones a crear, almacenar y administrar los documentos traducidos proporcionando tanto vistas como características específicas que facilitan el proceso manual de traducción de los documentos. Esta biblioteca se diseña específicamente para almacenar los documentos y sus traducciones. Por otra parte, la biblioteca realiza el seguimiento de la relación entre un documento original y sus traducciones agrupando todos estos documentos para facilitar su búsqueda. Además, se puede configurar con un flujo de trabajo de administración de traducciones especial diseñado para ayudar a administrar el proceso manual de traducción de documentos.

  • Biblioteca de conexiones de datos     Una biblioteca de conexiones de datos es una nueva biblioteca de documentos de SharePoint en la que las organizaciones pueden publicar centralmente los archivos de conexión que facilitan a los usuarios la búsqueda y el uso de los orígenes de datos que necesiten. Los archivos de conexión de datos son fáciles de crear y actualizar. Además, los diseñadores de soluciones pueden volver a usarlos fácilmente desde las aplicaciones cliente de 2007 Microsoft Office system.

  • Biblioteca de diapositivas     Las bibliotecas de diapositivas permiten que los usuarios de Microsoft Office PowerPoint 2007 compartan las diapositivas individuales de una presentación, vuelvan a usar las diapositivas, realicen el seguimiento de una diapositiva, compilen diapositivas individuales en una presentación y reciban notificaciones cuando se cambie una diapositiva de una presentación. Los usuarios pueden publicar diapositivas en una biblioteca de diapositivas desde Office PowerPoint 2007.

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