Introducción a la publicación de una plantilla de formulario

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Cuando termine de diseñar una plantilla de formulario, debe guardar y publicar la plantilla de formulario para que los usuarios puedan rellenar los formularios que se basen en ella.

En este artículo

Funcionamiento de la publicación

Publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador

Publicar una plantilla de formulario con plena confianza

Enviar una plantilla de formulario en un mensaje de correo electrónico

Modificar o mover una plantilla de formulario publicado

Funcionamiento de la publicación

Al publicar una plantilla de formulario, guarda la plantilla de formulario y, a continuación, use el Asistente para la publicación para distribuir la plantilla de formulario a los usuarios. Asistente para la publicación modifica la plantilla de formulario para la distribución agregando la ubicación de publicación y instrucciones de procesamiento, para que los usuarios puedan abrir formularios basados en esta plantilla de formulario. Las instrucciones de procesamiento permiten formularios basados en esta plantilla de formulario que se actualicen automáticamente si realiza cambios en la plantilla de formulario después de su publicación. Cuando un usuario abre el formulario por primera vez, Microsoft Office InfoPath descarga la plantilla de formulario desde la ubicación que se especifica en las instrucciones de procesamiento para el equipo del usuario y, a continuación, InfoPath crea un formulario que se basa en esta plantilla de formulario. Si el usuario guarda el formulario y, a continuación, más adelante abre el formulario, InfoPath compara la versión de la plantilla de formulario en el equipo del usuario con la versión de la plantilla de formulario que se especifica en las instrucciones de procesamiento. Si la versión en la ubicación especificada en las instrucciones de procesamiento es más reciente que la versión en el equipo del usuario, InfoPath descarga la versión más reciente de la plantilla de formulario y, a continuación, actualiza el formulario con la nueva versión de la plantilla de formulario.

Después de modificar la plantilla de formulario con la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento, el asistente guarda la plantilla de formulario modificada en la ubicación de publicación que especifique. Puede publicar una plantilla de formulario en las siguientes ubicaciones:

  • Un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services    Cuando se publica una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services, puede seguir uno de estos dos procedimientos: puede publicar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos, donde se utilizará como plantilla para todos los documentos que los usuarios rellenan en th en la biblioteca de documentos. O bien, puede publicar la plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio. Esto significa que la plantilla de formulario puede utilizarse como plantilla en varias colecciones de sitios.

  • Un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services    Puede publicar un plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. Plantillas de formulario compatibles con el explorador que a los usuarios sin InfoPath para rellenar formularios basados en la plantilla de formulario mediante un explorador Web.

  • Como parte de un mensaje de correo electrónico    Puede publicar una plantilla de formulario mediante el envío de un mensaje de correo electrónico a los usuarios. Los usuarios, a continuación, pueden abrir el mensaje de correo electrónico y rellenar el formulario.

  • Una carpeta de red compartida    Puede publicar una plantilla de formulario en una carpeta de red compartida que pueden tener acceso los usuarios. Los usuarios pueden ir a la carpeta compartida y crear un formulario que se basa en la plantilla de formulario.

    Nota: Esta característica reemplaza la funcionalidad de Microsoft Office InfoPath 2003 SP1 que permitía publicar una plantilla de formulario en un servidor Web.

  • Como un archivo instalable    Si tiene Microsoft Visual Studio .NET 2003 o Microsoft Visual Studio 2005 instalado en el equipo, puede publicar una plantilla de formulario como un archivo instalable que se almacena en una carpeta de red compartida. Los usuarios pueden descargar y ejecute el archivo instalable para instalar y registrar la plantilla de formulario en su equipo. Si no tiene Visual Studio, puede publicar la plantilla de formulario en una ubicación de red compartida y que InfoPath cree un archivo de script que registra la plantilla de formulario. Un usuario puede descargar la plantilla de formulario y la secuencia de comandos y, a continuación, ejecute la secuencia de comandos para registrar la plantilla de formulario.

Cuando un usuario desea rellenar un formulario por primera vez, acceso a la ubicación donde la plantilla de formulario se publicó y abre un formulario que se basa en la plantilla de formulario. Por lo tanto, es importante que los usuarios tengan acceso a la ubicación en la que publicar la plantilla de formulario. Cuando un usuario crea un nuevo formulario, InfoPath guarda (o almacena en caché) la plantilla de formulario en el equipo del usuario. Esto permite al usuario rellenar el formulario incluso cuando trabaja sin conexión. Si el usuario guarda el formulario y, a continuación, lo abre más adelante para terminar de rellenarlo o abre otro formulario en blanco que se basa en la plantilla de formulario, InfoPath determina si el equipo del usuario está conectado a la ubicación de publicación de la plantilla de formulario. Si hay una conexión, InfoPath comprueba si hay actualizaciones de la plantilla de formulario, aplica a las actualizaciones y, a continuación, abre el formulario. Si no hay ninguna conexión, InfoPath abre el formulario que se basa en la plantilla de formulario que se almacena en el equipo del usuario.

Publicar una plantilla de formulario no es lo mismo que guardar una plantilla de formulario. Al guardar una plantilla de formulario, va a guardar para conservar su trabajo, igual que cuando guarda un archivo en el equipo. La siguiente tabla describe las diferentes opciones para guardar una plantilla de formulario.

Comando

Descripción

Cuándo usar

Guardar

Guarda la plantilla de formulario a su ubicación actual, con el mismo nombre. Si va a modificar una plantilla de formulario que ya se ha publicado en una biblioteca de documentos en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services, InfoPath le permite guardar la plantilla de formulario solo en una ubicación distinta de la ubicación de publicación.

Haga clic en este comando para guardar los cambios al diseñar una plantilla de formulario. Si va a modificar una plantilla de formulario, haga clic en el comando Guardar como para guardar la plantilla de formulario en una nueva ubicación.

Guardar como

Guarda la plantilla de formulario a una nueva ubicación o en la misma ubicación pero con un nombre nuevo. Si va a modificar una plantilla de formulario que ya se ha publicado, haga clic en Guardar como no se actualizará la plantilla de formulario.

Haga clic en este comando cuando necesite modificar una copia de una plantilla de formulario.

Guardar como archivos de origen

Guarda la plantilla de formulario en una nueva ubicación como un conjunto de archivos de formulario en lugar de un solo archivo .xsn.

Haga clic en este comando cuando necesite modificar los archivos de formulario individuales de la plantilla de formulario; Por ejemplo, si desea actualizar uno de los archivos de recursos incluidos en la plantilla de formulario. En la mayoría de los casos, no necesita trabajar con archivos de formulario individuales de una plantilla de formulario.

Nota: Siempre debe usar al Asistente para la publicación cuando desee distribuir la plantilla de formulario a los usuarios.

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Publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador

En versiones anteriores de Microsoft Office InfoPath, los usuarios necesitan instalado en sus equipos para rellenar formularios basados en una plantilla de formulario de InfoPath. En Office InfoPath 2007, puede diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador cuyos formularios se pueden rellenar en un explorador Web o en InfoPath. Para permitir que los usuarios puedan rellenar un formulario en un explorador Web, publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services.

Nota: Una plantilla de formulario contiene código no se puede publicar directamente a un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. Por varios motivos, incluida la capacidad de administración de servidor, la seguridad y el rendimiento una plantilla de formulario contiene código personalizado requiere la aprobación del administrador para que esté asociada a una biblioteca de documentos o generalmente está disponible como una aplicación Web. Publicar la plantilla de formulario que contiene el código en una ubicación de red compartida y, a continuación, el administrador la carga la plantilla de formulario en el servidor.

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Publicar una plantilla de formulario con plena confianza

Formularios que tienen acceso completo a los recursos del sistema, como archivos en el equipo o la configuración, se denominan formularios de plena confianza. Se crea un formulario de plena confianza de una plantilla de formulario que está firmada digitalmente con un certificado de confianza o está instalada en el equipo del usuario. Una plantilla de formulario está firmada digitalmente con un certificado de confianza no debe estar instalado o registrado en el equipo del usuario. Se puede distribuir este tipo de plantilla de formulario como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico o los usuarios pueden descargar esta plantilla de formulario de una biblioteca de documentos o la carpeta de red compartida.

Formularios de plena confianza pueden obtener acceso a información que se almacena en el propio formulario, así como información desde cualquiera de las siguientes ubicaciones:

  • El mismo dominio que el formulario

  • Todos los demás dominios que puede tener acceso el formulario

  • Todos los archivos y configuración en el equipo que puede tener acceso la persona que rellenar un formulario

Para publicar una plantilla de formulario con plena confianza, puede realizar una de las siguientes acciones:

  • Puede firmar digitalmente la plantilla de formulario con un certificado de una entidad emisora de certificados de confianza y, a continuación, publicar la plantilla de formulario en una ubicación de red compartida. Los usuarios, a continuación, pueden abrir la plantilla de formulario desde la ubicación de red compartida.

  • Si tiene Visual Studio .NET 2003 o Visual Studio 2005, puede usar al Asistente para la publicación para crear un paquete de instalación que instala y registra la plantilla de formulario en los equipos de los usuarios. Un usuario con derechos de administrador en el equipo, a continuación, puede ejecutar el paquete de instalación para instalar y registrar la plantilla de formulario.

  • Si no tiene Visual Studio .NET 2003 o Visual Studio 2005, puede usar al Asistente para la publicación para publicar la plantilla de formulario en una ubicación de red compartida y crear una secuencia de comandos para registrar la plantilla de formulario en los equipos de los usuarios. Un usuario con los derechos de usuario apropiadas en el equipo puede copiar ambos archivos en el equipo y, a continuación, ejecute la secuencia de comandos para registrar la plantilla de formulario.

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Enviar una plantilla de formulario en un mensaje de correo electrónico

Puede usar al Asistente para la publicación para distribuir la plantilla de formulario a los usuarios en un mensaje de correo electrónico. Los usuarios que tienen Microsoft Office Outlook 2007 e InfoPath instalado en sus equipos podrán rellenar el formulario directamente en el mensaje de correo electrónico cuando abran el mensaje de correo electrónico. Los usuarios con versiones anteriores de Outlook o con otras aplicaciones de correo electrónico recibirán un mensaje de correo electrónico con la plantilla de formulario y el formulario como datos adjuntos. Estos usuarios primero deben hacer clic en la plantilla de formulario adjunta para instalar la plantilla de formulario en sus equipos. Después de instalar la plantilla de formulario, los usuarios, a continuación, hacer clic en el formulario adjunto en el mensaje de correo electrónico para rellenar el formulario en InfoPath.

Si la plantilla de formulario necesita tener acceso a los recursos del sistema en el equipo del usuario o envíe la plantilla de formulario a los usuarios de otro dominio, debe firmar digitalmente la plantilla de formulario con un certificado de una entidad emisora de certificados de confianza antes de la publicación. Los usuarios de otro dominio pueden producirse errores si abren una plantilla de formulario sin un certificado.

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Modificar o mover una plantilla de formulario publicado

Si modifica una plantilla de formulario después de que se ha publicado y existen formularios basados en esta plantilla de formulario, los cambios que realice en la plantilla de formulario se reflejarán en los formularios existentes. Por ejemplo, si elimina una sección en la plantilla de formulario que contiene una tabla, tabla y todos los datos de la tabla se eliminarán en todos los formularios existentes que se basan en esa plantilla de formulario. Esto puede dar lugar a una pérdida de datos. Por lo tanto, debe planear probar los cambios que realice en el formulario de plantilla para determinar los efectos en los formularios existentes.

Para modificar una plantilla de formulario que se ha publicado, modifique la copia de trabajo de la plantilla de formulario. La copia de trabajo es la versión que se almacena en el equipo o en un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe. Después de modificar la copia de trabajo, puede publicar en la ubicación de publicación. Si no tiene una copia de la plantilla de formulario, es posible que pueda obtener una copia de la ubicación de publicación y, a continuación, guardar dicha copia en una ubicación distinta de la ubicación de publicación. Después de modificar la copia de trabajo de la plantilla de formulario, use el Asistente para la publicación para publicar la plantilla de formulario al original ubicación de publicación. Asistente para la publicación sobrescribe la versión existente de la plantilla de formulario en la ubicación de publicación con la versión modificada. Dado que InfoPath determina la identidad de una plantilla de formulario basada en su nombre y ubicación, es importante no cambiar estos datos al volver a publicar la plantilla de formulario.

Si desea mover una plantilla de formulario publicada en una ubicación diferente, puede publicar la copia de trabajo de la plantilla de formulario a la nueva ubicación. Antes de publicar la plantilla de formulario a su nueva ubicación, debe modificar para reflejar la nueva ubicación. Por ejemplo, pueden haber cambiado las ubicaciones de los orígenes de datos externos usados por la plantilla de formulario. Debe actualizar las conexiones de datos con las nuevas ubicaciones para los orígenes de datos externos antes de publicar la plantilla de formulario a su nueva ubicación.

Si hay formularios existentes basados en la plantilla de formulario publicada, debe vincular los formularios existentes a la plantilla de formulario que se publica en la nueva ubicación. Si no lo hace, es posible que los usuarios no podrá abrir los formularios existentes.

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