Introducción a la publicación de una plantilla de formulario

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Después de terminar de diseñar una plantilla de formulario, debe guardar y publicar la plantilla para que los usuarios puedan rellenar formularios basados en ella.

En este artículo

Funcionamiento de la publicación

Publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador

Publicar una plantilla de formulario con plena confianza

Enviar una plantilla de formulario en un mensaje de correo electrónico

Modificar o mover una plantilla de formulario publicado

Funcionamiento de la publicación

Para publicar una plantilla de formulario, primero debe guardarla y, a continuación, utilizar el Asistente para la publicación para distribuirla a los usuarios. El Asistente para la publicación modifica la plantilla de formulario para la distribución agregando la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento, de forma que los usuarios puedan abrir formularios basados en esa plantilla. Las instrucciones de procesamiento permiten que los formularios basados en la plantilla se actualicen automáticamente si se realizan cambios en la plantilla después de publicarla. Cuando un usuario abre el formulario por primera vez, Microsoft Office InfoPath descarga en el equipo del usuario la plantilla de formulario desde la ubicación especificada en las instrucciones de procesamiento y, a continuación, InfoPath crea un formulario basado en esa plantilla. Si el usuario guarda el formulario y, más adelante, lo abre, InfoPath compara la versión de la plantilla de formulario del equipo del usuario con la versión de la plantilla especificada en las instrucciones de procesamiento. Si la versión de la ubicación especificada en las instrucciones de procesamiento es más reciente que la versión del equipo del usuario, InfoPath descarga la versión más reciente de la plantilla y, a continuación, actualiza el formulario con la nueva versión de la plantilla.

Después de modificar la plantilla de formulario con la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento, el asistente guarda la plantilla de formulario modificada en la ubicación de publicación que se especifique. Puede publicar una plantilla de formulario en las siguientes ubicaciones:

  • Un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services    Al publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services, tiene dos opciones: puede publicar la plantilla en una biblioteca de documentos, donde se utilizará como plantilla para todos los documentos que los usuarios rellenen en esa biblioteca de documentos; o puede publicar la plantilla como un tipo de contenido de sitio, de forma que la plantilla de formulario se pueda utilizar como plantilla en varias colecciones de sitios.

  • Un servidor que ejecute InfoPath Forms Services    Puede publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services. Estas plantillas permiten que los usuarios que no tengan InfoPath rellenen formularios basados en la plantilla mediante un explorador Web.

  • Como parte de un mensaje de correo electrónico    Puede publicar una plantilla de formulario enviándola a los usuarios en un mensaje de correo electrónico. Después, los usuarios pueden abrir el mensaje y rellenar el formulario.

  • Una carpeta de red compartida    Puede publicar una plantilla de formulario en una carpeta de red compartida a la que los usuarios puedan tener acceso. Los usuarios pueden ir a la carpeta compartida y crear un formulario basado en la plantilla.

    Nota: Esta característica reemplaza la funcionalidad de Microsoft Office InfoPath 2003 SP1, que permitía publicar una plantilla de formulario en un servidor Web.

  • Como un archivo instalable    Si tiene Microsoft Visual Studio .NET 2003 o Microsoft Visual Studio 2005 instalado en el equipo, puede publicar una plantilla de formulario como un archivo instalable almacenado en una carpeta de red compartida. Los usuarios pueden descargar y ejecutar el archivo instalable para instalar la plantilla en su equipo. Los usuarios pueden descargar y ejecutar el archivo instalable para instalar y registrar la plantilla de formulario en su equipo. Si no tiene Visual Studio, puede publicar la plantilla de formulario en una ubicación de red compartida y que InfoPath cree un archivo de secuencias de comandos que registre la plantilla de formulario. El usuario puede entonces descargar la plantilla de formulario y la secuencia de comandos y, a continuación, ejecutar la secuencia de comandos para registrar la plantilla de formulario.

Cuando un usuario desea rellenar un formulario por primera vez, se dirige a la ubicación donde se publicó la plantilla de formulario y abre un formulario basado en la plantilla. Por lo tanto, es importante que los usuarios tengan acceso a la ubicación donde se publique la plantilla. Cuando un usuario crea un nuevo formulario, InfoPath guarda (o almacena en caché) la plantilla de formulario en el equipo del usuario. Esto permite que el usuario rellene el formulario incluso cuando trabaja sin conexión. Si el usuario guarda el formulario y, más adelante, lo abre para terminar de rellenarlo o abre otro formulario en blanco basado en la plantilla, InfoPath determina si el equipo del usuario está conectado a la ubicación de publicación de la plantilla de formulario. Si hay una conexión, InfoPath busca actualizaciones de la plantilla, las aplica y, a continuación, abre el formulario. Si no hay una conexión, InfoPath abre el formulario basado en la plantilla que está almacenada en el equipo del usuario.

Publicar una plantilla de formulario no es lo mismo que guardarla. Cuando se guarda una plantilla de formulario, se almacena para conservar el trabajo, igual que cuando se guarda un archivo en el equipo. En la siguiente tabla se describen las diferentes opciones para guardar una plantilla de formulario.

Comando

Descripción

Cuándo usarlo

Guardar

Guarda la plantilla de formulario en su ubicación actual, con el mismo nombre. Si va a modificar una plantilla de formulario que ya se ha publicado en una biblioteca de documentos de un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services, InfoPath sólo permite guardar la plantilla de formulario en una ubicación distinta de la ubicación de publicación.

Haga clic en este comando para guardar los cambios al diseñar una plantilla de formulario. Si va a modificar una plantilla de formulario publicada, haga clic en el comando Guardar como para guardar la plantilla en una nueva ubicación.

Guardar como

Guarda la plantilla de formulario en una nueva ubicación o en la misma ubicación pero con otro nombre. Si va a modificar una plantilla que ya se ha publicado, al hacer clic en Guardar como no se actualizará la plantilla de formulario publicada.

Haga clic en este comando cuando necesite modificar una copia de una plantilla de formulario.

Guardar como archivos de origen

Guarda la plantilla de formulario en una nueva ubicación como un conjunto de archivos de formulario en lugar de un archivo .xsn único.

Haga clic en este comando cuando necesite modificar los archivos de formulario individuales de la plantilla; por ejemplo, si desea actualizar uno de los archivos de recursos incluidos en la plantilla de formulario. En la mayoría de los casos, no necesitará trabajar con los archivos de formulario individuales de una plantilla.

Nota: Debe utilizar el Asistente para la publicación siempre que desee distribuir la plantilla de formulario a los usuarios.

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Publicar una plantilla de formulario compatible con explorador

En versiones anteriores de Microsoft Office InfoPath, los usuarios necesitaban tener InfoPath instalado en sus equipos para rellenar formularios basados en una plantilla. En Office InfoPath 2007, puede diseñar una plantilla de formulario compatible con explorador cuyos formularios se pueden rellenar en un explorador Web o en InfoPath. Para permitir que los usuarios rellenen un formulario en un explorador Web, la plantilla se publica en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services.

Nota: Una plantilla de formulario que contenga código no se puede publicar directamente en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services. Por muchas razones, que incluyen la capacidad de administración, seguridad y rendimiento del servidor, una plantilla de formulario que contenga código administrado requiere aprobación del administrador para poder asociarla con una biblioteca de documentos o hacer que esté disponible de forma general como una aplicación Web. La plantilla de formulario que contiene código se publica en una ubicación de red compartida y, a continuación, el administrador la carga en el servidor.

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Publicar una plantilla de formulario con plena confianza

Los formularios que tienen acceso completo a los recursos del sistema, como los archivos del equipo o la configuración, se denominan formularios de plena confianza. Estos formularios se crean a partir de una plantilla que está firmada digitalmente con un certificado de confianza o se instalan en el equipo del usuario. Las plantillas firmadas digitalmente con un certificado de confianza no es necesario instalarlas ni registrarlas en el equipo del usuario. Este tipo de plantillas de formulario se pueden distribuir como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico, o bien los usuarios pueden descargar la plantilla de una biblioteca de documentos o una carpeta de red compartida.

Los formularios de plena confianza pueden tener acceso a información almacenada en el propio formulario, así como información de las siguientes ubicaciones:

  • El mismo dominio que el formulario

  • Los demás dominios a los que puede tener acceso el formulario

  • Todos los archivos y la configuración del equipo a los que puede tener acceso la persona que rellena el formulario

Para publicar una plantilla de formulario con plena confianza, puede seguir uno de estos procedimientos:

  • Puede firmar digitalmente la plantilla de formulario con un certificado de una entidad de certificación de confianza y, a continuación, publicar la plantilla en una ubicación de red compartida. A continuación, los usuarios pueden abrir la plantilla de formulario desde la ubicación de red compartida.

  • Si dispone de Visual Studio .NET 2003 o Visual Studio 2005, puede usar el Asistente para la publicación para crear un paquete de instalación que instale y registre la plantilla de formulario en los equipos de los usuarios. Después, un usuario con derechos de administrador en el equipo puede ejecutar el paquete de instalación para instalar y registrar la plantilla.

  • Si no tiene Visual Studio .NET 2003 o Visual Studio 2005, puede usar el Asistente para la publicación para publicar la plantilla de formulario en una ubicación de red compartida y crear una secuencia de comandos para registrarla en los equipos de los usuarios. Un usuario con los derechos apropiados en el equipo puede copiar ambos archivos en el equipo y, a continuación, ejecutar la secuencia de comandos para registrar la plantilla de formulario.

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Enviar una plantilla de formulario en un mensaje de correo electrónico

Puede usar el Asistente para la publicación para distribuir la plantilla de formulario a los usuarios en un mensaje de correo electrónico. Los usuarios que tengan Microsoft Office Outlook 2007 e InfoPath instalados en sus equipos podrán rellenar el formulario directamente en el mensaje de correo electrónico cuando abran el mensaje. Los usuarios con versiones anteriores de Outlook u otras aplicaciones de correo electrónico recibirán un mensaje de correo con la plantilla de formulario y el formulario como datos adjuntos. Estos usuarios deberán hacer clic en la plantilla de formulario adjunta para instalarla en sus equipos. Después de instalar la plantilla, los usuarios podrán hacer clic en el formulario adjunto al mensaje de correo para rellenarlo en InfoPath.

Si la plantilla de formulario necesita tener acceso a los recursos del sistema en el equipo del usuario o si se envía la plantilla a los usuarios de otro dominio, debe firmar digitalmente la plantilla de formulario con un certificado de una entidad de certificación de confianza antes de publicarla. Los usuarios de otro dominio pueden recibir errores si abren una plantilla de formulario sin un certificado.

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Modificar o mover una plantilla de formulario publicada

Si modifica una plantilla de formulario después de publicarla y hay formularios existentes basados en ella, los cambios que realice en la plantilla se reflejarán en los formularios existentes. Por ejemplo, si elimina una sección de la plantilla que contiene una tabla, la tabla y todos los datos que ésta contenga se eliminarán en todos los formularios existentes basados en dicha plantilla. Esto puede producir la pérdida de datos. Por lo tanto, debe planear la comprobación de los cambios que realice en la plantilla de formulario para determinar los efectos sobre los formularios existentes.

Para modificar una plantilla de formulario que se ha publicado, debe modificar la copia de trabajo de la plantilla. La copia de trabajo es la versión almacenada en el equipo o en un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe. Después de modificar la copia de trabajo, puede publicarla en la ubicación de publicación. Si no tiene una copia de trabajo de la plantilla de formulario, puede obtener una copia de la ubicación de publicación y, a continuación, guardar dicha copia en una ubicación distinta de la ubicación de publicación. Después de modificar la copia de trabajo de la plantilla, debe utilizar el Asistente para la publicación para volver a publicar la plantilla de formulario en la ubicación de publicación original. El Asistente para la publicación sobrescribe la versión existente de la plantilla de formulario en la ubicación de publicación con la versión modificada. Como InfoPath determina la identidad de una plantilla de formulario en función de su nombre y ubicación, es importante no cambiar estos datos al volver a publicar la plantilla.

Si desea mover una plantilla de formulario publicada a una ubicación diferente, puede publicar la copia de trabajo de la plantilla en la nueva ubicación. Antes de publicar la plantilla en la nueva ubicación, puede que sea necesario modificarla para reflejar la nueva ubicación. Por ejemplo, las ubicaciones de los orígenes de datos externos utilizados en la plantilla de formulario pueden haber cambiado. Debe actualizar las conexiones de datos con las nuevas ubicaciones para los orígenes de datos externos antes de publicar la plantilla en la nueva ubicación.

Si hay formularios existentes basados en la plantilla de formulario publicada, también debe vincular dichos formularios a la plantilla que publique en la nueva ubicación. De lo contrario, es posible que los usuarios no puedan abrir los formularios existentes.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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