Introducción a la integración de datos entre Access y un sitio de SharePoint

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede compartir y administrar datos de muchas maneras mediante Microsoft Office Access 2007 con Windows SharePoint Services 3.0. Puede beneficiarse de las características de colaboración de un sitio de SharePoint a la vez que continuar utilizando la entrada de datos y las características de análisis de Access. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de las versiones de datos, suscribirse a las alertas de manera que sepa cuándo se realizan los cambios y administrar permisos para los datos.

En este artículo

Formas de trabajar con datos

Integrar y administrar datos

Seguimiento de los datos y el flujo de trabajo

Formas de trabajar con datos

Cuando utiliza Office Access 2007, puede compartir, administrar y actualizar datos desde sitios de SharePoint de varias maneras diferentes.

Mover datos a un sitio de SharePoint    Cuando mueve una base de datos desde Access a un sitio de SharePoint, crea listas en el sitio de SharePoint que están vinculadas como tablas en la base de datos. Cuando se mueve una base de datos, Access crea una nueva aplicación de cliente que tiene todos los antiguos formularios e informes y las nuevas tablas vinculadas que se acaban de exportar. El Asistente para mover a SharePoint le ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo.

Después de que se crean las listas de SharePoint, las personas pueden trabajar con las listas del sitio de SharePoint o en las tablas vinculadas en Access mientras utilizan las características de un sitio de SharePoint para administrar los datos y permanecer actualizados con los cambios. Como administrador, puede administrar los permisos a los datos y las versiones de los datos de manera que pueda ver quién los ha cambiado o restaurar los datos anteriores.

Publicar datos en un sitio de SharePoint    Si está colaborando con otros, puede almacenar una copia de una base de datos en una biblioteca de un servidor de SharePoint y continuar trabajando en la base de datos mediante los formularios y los informes en Access. Puede vincular listas como tablas en la base de datos, lo cual resulta útil si desea realizar un seguimiento de los datos en el sitio de SharePoint y, a continuación, puede crear formularios, consultas e informes para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear una aplicación de Access que proporcione consultas e informes para listas de SharePoint que realicen un seguimiento de los problemas y administre la información de empleados. Cuando las personas trabajan con estas listas en un sitio de SharePoint, pueden abrir las consultas e informes de Access desde el menú Ver para las listas de SharePoint. Por ejemplo, si desea ver e imprimir un informe de errores de Access para una reunión mensual, puede hacerlo directamente desde la lista de SharePoint.

Cuando publica una base de datos en un servidor por primera vez, Access proporciona una lista de servidores Web que hacen más sencillo que explore hasta la ubicación en la que desea publicar, como una biblioteca de documentos. Después de publicar la base de datos, Access recuerda la ubicación de manera que no tenga que buscar el servidor de nuevo cuando publique los cambios. Cuando publique una base de datos en un sitio de SharePoint, la base de datos se hace disponible para las personas con permisos para trabajar con el sitio de SharePoint.

Abrir informes y formularios de Access desde un sitio de SharePoint    Los usuarios pueden abrir listas en vistas de Access enriquecidas desde un sitio de SharePoint. Las hojas de datos, los informes y los formularios de Access pueden aparecer junto a otras vistas en un sitio de SharePoint. Cuando elige una vista de Access, Access se inicia y abre el formulario, el informe o la hoja de cálculo solicitados. Esto le facilita la ejecución de un informe de Access enriquecido en un sitio de SharePoint sin tener que iniciar Office Access 2007 primero o explorar hasta el objeto correcto.

Crear bases de datos a partir de listas de SharePoint    Puede abrir una lista de SharePoint en Access. Si no existe una base de datos, puede crearla en Access y, a continuación, crear un conjunto de formularios e informes basados en la lista.

Obtener listas de SharePoint sin conexión con Access    Si tiene que llevarse algo de trabajo a casa, puede llevarse sus listas de SharePoint sin conexión con un solo clic mediante Access. Puede trabajar en los datos de Access y, a continuación, sincronizar los cambios o volverse a conectar con el sitio de SharePoint posteriormente.

Importar o vincular una lista de SharePoint    Puede llevar una lista de SharePoint a Access importándola o vinculándola. Al importar una lista de SharePoint se crea una copia de la lista en una base de datos de Access. Durante la operación de importación, puede especificar las listas que desea copiar y, para cada lista seleccionada, puede especificar si desea importar toda la lista o sólo una vista específica. La vinculación le permite conectarse a los datos en otro programa sin importar dicha información, de manera que pueda ver y editar los datos más recientes en el programa original y en la base de datos de Access sin crear y mantener una copia de los datos en Access.

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Integrar y administrar datos

Después de mover los datos de Access a un sitio de SharePoint, puede administrar quién ve los datos, realizar un seguimiento de las versiones y recuperar los datos que se eliminen accidentalmente. Una mejor integración de datos entre sitios de SharePoint y Office Access 2007 mejora el rendimiento y el diseño de aplicaciones.

Administrar permisos en sitios de SharePoint    Puede asignar diferentes niveles de permisos a listas y bases de datos de Access en sitios de SharePoint. Puede asignar permisos de lectura limitados o derechos de edición completos a grupos, y puede permitir de manera selectiva o denegar el acceso a determinados usuarios. Si tiene que limitar el acceso a únicamente unos pocos elementos de la base de datos, puede establecer permisos para elementos de la lista específicos de un sitio de SharePoint.

Realizar un seguimiento y administrar las versiones de los sitios de SharePoint    Puede realizar un seguimiento de las versiones de elementos de lista y ver el historial de versiones de un sitio de SharePoint. Puede recuperar una versión anterior de un elemento si es necesario. Si tiene que saber quién ha cambiado una fila o cuándo se ha cambiado, puede ver el historial de versiones.

Recuperar datos de la Papelera de reciclaje    Puede utilizar la nueva Papelera de reciclaje de los sitios de SharePoint para ver con facilidad los registros eliminados y recuperar información que se borró de manera accidental.

Funcionamiento mejorado de las tablas vinculadas a listas de SharePoint    Se realizaron optimizaciones al procesamiento interno de tablas vinculadas a listas de SharePoint para habilitar una experiencia más rápida y sin problemas que en las versiones anteriores.

Asignación mejorada de tipos de datos de Windows SharePoint Services    Con una nueva compatibilidad para campos de varios valores y datos adjuntos, Access admite ahora más de los tipos de datos encontrados en los sitios de SharePoint, haciendo más sencillos el diseño y la creación de las aplicaciones compartidas.

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Realizar un seguimiento de los datos y el flujo de trabajo

Puede utilizar Office Access 2007 con información de sitios de SharePoint para realizar un seguimiento del flujo de trabajo, los errores y los datos de su organización.

Seguimiento    Access tiene ahora una plantilla de seguimiento que interactúa directamente con la plantilla Seguimiento de asuntos de un sitio de SharePoint. Los esquemas son los mismos y la solución de Access se puede utilizar como una solución de cliente, por ejemplo, con formularios y consultas, frente a los datos de un sitio de SharePoint.

Realizar un seguimiento del historial de campos memo    Los campos memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. Puede establecer una propiedad que indique a Access que conserve un historial de todos los cambios en un campo memo. A continuación, puede ver un historial de dichos cambios. Esta característica también admite la característica de versiones de los sitios de SharePoint, de manera que también puede utilizar Access para ver los cambios realizados en la lista de SharePoint.

Integración con el flujo de trabajo de los sitios de SharePoint    Ahora puede utilizar Access para que interactúe e informe de los flujos de trabajo de manera que pueda medir mejor el estado del proyecto y evalúe los procesos empresariales. Los informes del flujo de trabajo pueden abarcar varias listas así como información de varios flujos de trabajo.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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