Introducción a la conversión de formularios de papel en formularios de InfoPath

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se describen las ventajas de usar formularios electrónicos en lugar de formularios de papel para recopilar datos. Se ofrecen también algunas prácticas recomendadas para convertir formularios de papel en plantillas de formularios de Microsoft Office InfoPath.

Nota: Si tiene un formulario en papel que se diseñó con Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel, puede usar el Asistente para importación de InfoPath para convertir rápidamente el documento o libro en una plantilla de formulario de InfoPath. Si el formulario se creó en otro programa o no puede tener acceso al archivo de origen del formulario, tendrá que crear el formulario de papel desde cero en InfoPath.

En este artículo

Ventajas de los formularios electrónicos

Prácticas recomendadas para la conversión de formularios de papel

Ventajas de los formularios electrónicos

Las ventajas de los formularios electrónicos frente a los formularios de papel son muchas. Entre ellas están las siguientes:

Preciso, datos coherentes    Con formularios de papel, personas que a menudo información de escritura en el lugar incorrecto o interpretar erróneamente las instrucciones para rellenar el formulario. También se pueden producir errores cuando un empleado vuelve a escribir los datos del formulario en una base de datos u otro programa. Buscar y corregir estos tipos de errores de entrada de datos pueden ser costosas y lentas. InfoPath incluye un número de formas automatizadas para ayudar a los usuarios a evitar errores de entrada de datos. Por ejemplo, puede usar fórmulas para calcular automáticamente valores matemáticos para los usuarios. También puede usar formato condicional para dirigir la atención del usuario a los datos o habilitar el corrector ortográfico para que los usuarios puedan comprobar si hay errores ortográficos antes de enviar sus formularios. También es posible rellenar automáticamente campos para los usuarios con los datos existentes de una base de datos o de otro sistema de almacenamiento de datos. Por ejemplo, puede diseñar un formulario de venta que rellena automáticamente los campos de información de empleados cuando el usuario escriba su número de identificación en el cuadro ID.

Actualizaciones sencillas    Si necesita actualizar una plantilla de formulario existente, puede cambiarla, volverla a publicar y redistribuirla a los usuarios. La actualización tendrá lugar automáticamente la próxima vez que los usuarios abran un formulario basado en la plantilla. Si los usuarios trabajan sin conexión cuando se publica una plantilla de formulario actualizada, la actualización tendrá lugar la próxima vez que se conecten a la red. Normalmente, los usuarios no advertirán que se está produciendo una actualización, aunque puede diseñar la plantilla de formulario de manera que alerte a los usuarios al respecto.

Opciones de flujo de trabajo    Si utiliza las características de flujo de trabajo de InfoPath, puede aumentar la eficacia global de los procesos empresariales comunes en los que los datos se dirigen de una persona a otra. Los flujos de trabajo pueden reducir el costo y el tiempo necesarios para coordinar los procesos empresariales, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos, mediante la administración y el seguimiento de las tareas humanas implicadas en esos procesos. Por ejemplo, imagine un proceso de creación de informes de gastos basado en papel en el que un empleado rellena un formulario de gastos, le adjunta una lista de distribución en papel y, a continuación, lo envía por el correo interno de la empresa a su superior. Tras aprobar el informe, el superior marca la casilla situada junto a su nombre en la lista de distribución y, a continuación, lo envía al departamento de contabilidad a través del correo entre oficinas. Si el jefe de contabilidad aprueba el informe, se emiten los cheques de reembolso. Podrían pasar semanas entre el momento en que se envió el informe inicial y cuando el empleado recibe su cheque de reembolso. Si usa InfoPath junto con Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede automatizar este tipo de flujo de trabajo y ahorrarse una cantidad considerable de tiempo y dinero.

Integración con otros sistemas    Puede integrar datos de formularios de InfoPath con otros productos o tecnologías. Por ejemplo, puede almacenar los datos de los formularios en una base de datos de Microsoft SQL Server, o basar el diseño de una plantilla de formulario en un servicio Web para poder enviar datos a una base de datos que no es directamente compatible con InfoPath. InfoPath funciona con muchos otros programas y servidores del sistema Microsoft Office, como Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Access. Entre otras cosas, puede diseñar y rellenar formularios de InfoPath en mensajes de correo electrónico de Outlook, exportar datos de InfoPath a libros de Excel, enviar datos de InfoPath a una base de datos de Access o realizar consultas en datos de una lista de SharePoint. Además, los programadores pueden incrustar controles de InfoPath en las aplicaciones de negocio personalizadas utilizadas en la empresa.

Seguridad de agregado    Formularios en papel no son necesariamente seguros. Puede obtener perdieron o perdidos, que presenta un potencial para la revelación de información confidencial. El modelo de seguridad de InfoPath está relacionado con la zona de seguridad y la configuración de nivel en Windows Internet Explorer. Estas características de seguridad están diseñadas para ayudar a proteger los formularios y equipos de los usuarios de operaciones no seguras, como obtener acceso o enviar datos a un origen que no es de confianza. InfoPath ofrece medidas de seguridad adicionales, incluidos proteger el diseño de una plantilla de formulario, usar las firmas digitales, administración de determinadas operaciones de formularios como la combinación y envío y confiar en los formularios que están instalados en los equipos de los usuarios.

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Prácticas recomendadas para la conversión de formularios de papel

En la siguiente lista se describen algunos de los aspectos que se deben tener en cuenta al convertir formularios de papel en plantillas de formularios de InfoPath.

  • Use tablas de diseño para organizar las secciones del formulario    Lo mismo que en un formulario de papel, debe organizar un formulario electrónico de manera que los usuarios que lo rellenen puedan desplazarse por él de forma lógica. En InfoPath puede usar tablas de diseño para organizar los controles, separar una sección de otra y ubicar logotipos y otros tipos de gráficos. Además, el uso de tablas de diseño le permite alinear sin dificultad los cuadros de texto, casillas de verificación y otros elementos para que el formulario tenga un aspecto profesional y correcto. En el siguiente ejemplo, se usa una tabla de diseño para organizar los cuadro de texto dentro de una sección de una plantilla de formulario.

    Tabla de diseño dentro de una sección de un formulario

    1. Esta tabla de diseño consta de dos filas.

    2. En la segunda fila, hay tres columnas. La columna central sólo se utiliza con fines de espaciado.

  • Analice las soluciones existentes para la información adicional    Con frecuencia, los formularios de papel contienen secciones reservadas para categorías determinadas de usuarios. Por ejemplo, en un hospital, un formulario de información sobre los pacientes puede contener una sección "Sólo para uso administrativo", que únicamente deben rellenar las enfermeras u otro personal sanitario, y no los pacientes. En InfoPath, existen varios métodos para introducir este tipo de información. Una de las mejores maneras consiste en usar una sección opcional, que es un control que contiene otros controles pero no aparece en el formulario salvo que el usuario decida agregarlo. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de estado puede incluir la sección opcional Notas. Los usuarios que deseen agregar notas adicionales pueden insertar esta sección opcional y rellenarla. Todos los demás usuarios pueden dejar la sección oculta.

    Sección opcional utilizada para agregar notas

    También puede usar formato condicional para ocultar ciertos campos salvo en el caso de que se cumpla una condición determinada en el formulario, por ejemplo, en una plantilla de formulario de solicitud se puede ocultar un grupo de campos hasta que el usuario active la casilla de verificación 18 años o más.

  • Use tablas extensibles en lugar de tablas normales    Puede utilizar tablas extensibles para ganar espacio y ofrecer a los usuarios un mayor grado e flexibilidad al rellenar el formulario. Si utiliza tablas extensibles, en la plantilla de formulario no hace falta mostrar gran número de filas en blanco la primera vez que la abre el usuario. En lugar de ello, los usuarios ven una única fila y sólo agregan más si las necesitan.

    Tabla extensible utilizada para recopilar elementos de línea en un informe de gastos

  • Determine qué datos se necesitan    Antes de convertir el formulario de papel, debe decidir qué tendrá que suceder en última instancia con los datos que los usuarios introduzcan en el formulario electrónico. Si tiene en cuenta los requisitos de los datos de antemano, antes de convertir el formulario de papel, puede determinar si dispone de la infraestructura necesaria para crear la plantilla de formulario. Por ejemplo, si los usuarios deben tener la posibilidad de enviar y reenviar el formulario con rapidez, y usted no va a volver a usar los datos, podría interesarle publicar la plantilla de formulario como mensaje de correo electrónico. A continuación, puede almacenar los formularios de los usuarios en una carpeta de InfoPath Forms en la Bandeja de entrada. Si otros usuarios necesitan tener acceso a los datos del formulario y compartirlos, podría interesarle guardar colecciones de formularios de InfoPath relacionados en bibliotecas en un servidor en el que se ejecute Microsoft Windows SharePoint Services. Si los usuarios necesitan tener acceso a los datos de los formularios en otras aplicaciones o sistemas empresariales, por ejemplo una aplicación de creación de informes de gastos o de contabilidad, podría interesarle guardar los datos en bases de datos corporativas. Esto se suele hacer conectando la plantilla de formulario a un servicio Web, que hace de intermediario entre la plantilla de formulario y la base de datos o el sistema empresarial.

  • Determine cuántas vistas necesita    En InfoPath, puede crear distintas vistas de la misma plantilla. Una vista es otra forma de presentar los datos de una plantilla de formulario. Por ejemplo, si va a diseñar una plantilla de formulario de solicitud de permiso, puede usar una vista para el subcontratista del sistema eléctrico, otra para el agente que la recibe y una tercera vista para el inspector que aprueba o rechaza la solicitud. Mediante el uso de vistas, puede eliminar la necesidad de diseñar y mantener varios formularios para el mismo proceso empresarial.

  • Determinar el tipo de controles que necesita    Si ha creado un formulario en papel en un programa, como Word, que realmente no está destinado al diseño de formularios, probablemente ha utilizado cuadros de texto, casillas de verificación, botones y tal vez algunos otros controles. InfoPath ofrece más de 30 controles diferentes que puede agregar a la plantilla de formulario. Además de los controles estándar, como cuadros de texto y cuadros de lista, InfoPath incluye una serie de nuevos controles, como tablas de repetición, los grupos de opciones y secciones opcionales. Estos tipos de controles permiten diseñar una plantilla de formulario flexible que se adapte a los usuarios. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de gastos, puede usar una tabla extensible para permitir que los usuarios especifiquen sólo los elementos de gastos como necesiten.

  • Considere la posibilidad de usar elementos de plantilla para conjuntos comunes de los controles    Si tiene un gran número de formularios en papel para convertir, puede buscar comunes secciones y conjuntos de campos que se pueden activar en partes de la plantilla de InfoPath. Un elemento de plantilla es una parte de una plantilla de formulario que se puede guardar para volver a usarlo en varias plantillas de formulario. Un elemento de plantilla típico está formado por controles y un origen de datos y también puede incluir características como conexiones de datos, validación de datos y reglas. Mediante la creación y uso de los elementos de plantilla, puede ayudar a garantizar que las plantillas de formulario de la organización son coherentes en tono, estructura y comportamiento. Por ejemplo, un departamento de recursos humanos puede usar un único elemento de plantilla de información de contacto en todas las plantillas de formulario.

    Elemento de plantilla que aparece en varios formularios

  • Habilite las firmas digitales    En InfoPath puede configurar una plantilla de formulario de forma que los usuarios puedan firmar determinadas partes de un formulario o el formulario completo. La firma de un formulario facilita la autenticación de un usuario como la persona que lo rellenó y contribuye a garantizar que el contenido del formulario no se ha modificado.

  • Use características que ayuden a los usuarios a rellenar los formularios    En InfoPath puede asignar valores predeterminados a los controles, para que los usuarios puedan rellenar los formularios más rápidamente. Por ejemplo, en un informe de gastos, puede asignar la fecha del día como valor predeterminado de un control de selección de fecha. También puede asignar fórmulas a los campos Subtotal y Total, de forma que los gastos se calculen automáticamente cuando el usuario introduzca los elementos de gastos. También puede habilitar el corrector ortográfico, para que los usuarios puedan corregir la ortografía del texto que escriban, tal como lo harían en cualquier otro documento de Microsoft Office. Y si desea proporcionar comandos específicos del formulario o contenido de Ayuda, puede crear un panel de tareas personalizado que aparezca al lado del formulario.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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