Introducción a la colaboración con SharePoint Server 2007

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Mayoría de la gente dedica la mayor parte de su día laboral implicado en tareas de colaboración. Que comparten información y trabajar en conjunto en equipos que administrar proyectos. Puede ser un reto para colaborar de forma eficaz si no dispone de herramientas fácilmente comunicarse, compartir información y coordinar detalles de proyectos y fechas límite entre un grupo grande de personas.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 puede ayudarle a hacer su trabajo más eficaz porque proporciona a las organizaciones una plataforma para compartir información y trabajar juntos en equipos. Un sitio de SharePoint ofrece determinados tipos de áreas de trabajo que puede usar para comunicarse con los miembros del equipo, realizar un seguimiento de proyectos, coordinar fechas límite y para crear y editar documentos y herramientas.

Mejorar la productividad del equipo

Office SharePoint Server 2007 incluye muchos tipos distintos de plantillas de sitio que puede usar para crear un sitio.

Nota: En este artículo se refiere a un sitio de SharePoint de ejemplo creado por Adventure Works, ficticia compañía que fabrica bicicletas, componentes de bicicleta y accesorios ciclistas.

Por ejemplo, el departamento de Marketing de Adventure Works usa un sitio creado a partir de la plantilla de sitio de grupo para administrar una variedad de proyectos de equipo y las tareas relacionadas con el documento. Los miembros del departamento de Marketing de usar su sitio de grupo diario para crear y administrar documentos, realizar seguimiento de problemas y las tareas y compartir vínculos y contactos. Porque tienen una ubicación para estas actividades, los miembros del departamento de Marketing pueden ahorrar tiempo y disfrutar de aumentar la productividad.

La plantilla de sitio para un sitio de grupo incluye:

  • Biblioteca documentos compartidos

  • Lista de anuncios

  • Calendario

  • Lista de discusión de grupo

  • Lista de tareas

  • Lista de vínculos

Si desea que el equipo en marcha rápidamente, puede crear fácilmente un sitio mediante la plantilla de sitio para un sitio de grupo. Esta plantilla para todos los usos puede satisfacer distintas necesidades. Puede almacenar información rutinaria a largo plazo para un solo departamento o a corto plazo para un proyecto especial que abarca varios departamentos. Mediante la creación de un sitio de grupo para usarla como un área de trabajo de colaboración, su equipo puede ser más eficaz y más productiva y finalmente obtener mejores resultados de empresa. También puede personalizar el sitio para satisfacer las necesidades de su equipo o un proyecto mediante la adición de listas, bibliotecas u otras características.

Administrar proyectos de forma más eficaz

Un sitio de Office SharePoint Server 2007 incluye diversas características que puede usar para administrar proyectos y coordinar tareas y fechas límite entre personas. El sitio de grupo de Marketing de Adventure Works tiene un calendario que los miembros del equipo se utilizan para realizar un seguimiento reuniones importantes, eventos del sector, y muestra comercial. Los miembros del equipo marketing vincular el calendario a sus calendarios personales en Microsoft Office Outlook 2007 para que pueda ver esta información junto con su información de calendario personal. El departamento de Marketing también usa una lista de tareas de proyecto para visualizar y realizar un seguimiento de las fases claves de proyectos de marketing.

Hay varias maneras diferentes, puede usar un sitio de grupo para administrar proyectos de forma más eficaz:

  • Usar características integradas, como la plantilla de lista de tareas del proyecto, que le permite visualizar las relaciones de tareas y estado con diagramas de Gantt automatizados del proyecto.

  • Coordinar el trabajo del equipo con los calendarios compartidos, alertas y notificaciones. Puede conectar un calendario en su sitio de SharePoint a su calendario en Office Outlook 2007, donde puede ver y actualizar como lo haría en su calendario personal.

  • Crear sitios de área de reuniones para recopilar materiales y documentos relacionados con una reunión.

Crear, revisar y compartir documentos

Un sitio de Office SharePoint Server 2007 también ayuda a los grupos de personas para crear y editar documentos en colaboración. Por ejemplo, el departamento de Marketing de Adventure Works usa dos diferentes tipos de bibliotecas para administrar el contenido que crea el equipo:

  • Los miembros del equipo guardan marketing general y documentos de presupuesto en una biblioteca de documentos compartidos, donde otros miembros del equipo pueden fácilmente leerlos o desproteger y editarlos.

  • El equipo usa las bibliotecas de diapositivas para guardar y volver a utilizar diapositivas de varias presentaciones.

Para los proyectos especiales que implican a solo unas pocas personas, los miembros del equipo a veces crear subsitios de área de documentos en su sitio de grupo. Sitios de área de trabajo de documento le ayudan a coordinar el trabajo en un único documento o un grupo de documentos.

Hay varias maneras de guardar y trabajar en documentos y otros archivos en un sitio de grupo:

  • Utilizar bibliotecas de documentos para almacenar y administrar documentos importantes. Características, como la versión ayudan a realizar un seguimiento de revisiones a un documento. O bien, puede requerir la desprotección de documentos en una biblioteca para impedir que varias personas realicen cambios al mismo tiempo.

  • Crear sitios de área de documentos para coordinar el desarrollo de documentos específicos.

  • Usar las bibliotecas de diapositivas para compartir y volver a utilizar diapositivas Microsoft Office PowerPoint 2007 en una ubicación central.

  • Llevar las bibliotecas de documentos sin conexión en Office Outlook 2007 para que las personas puedan ver y editar documentos mientras no están conectados a la red.

  • Usar flujos de trabajo para administrar tareas de colaboración como revisión del documento o la aprobación. Para obtener más información sobre el flujo de trabajo, consulte la sección Administración de contenido empresarial de este curso de aprendizaje.

Capturar y compartir conocimientos de la Comunidad

Un sitio de Office SharePoint Server 2007 proporciona organizaciones con una ubicación central para capturar las mejores prácticas, compartir información y promover normalizados procesos empresariales. El departamento de Marketing de Adventure Works usa un sitio wiki y un sitio de blog para capturar y comunicar información de interés para el equipo. Los miembros del equipo marketing usar una wiki para compilar información general acerca de los procesos de empresa y equipo que será útil nuevos miembros del equipo. Cualquier miembro del equipo puede agregar información a la wiki o actualizar las publicaciones de wiki.

Varios miembros del equipo también rutinaria publican información relacionados con el sector o marketing a un sitio de blog, donde otros miembros del equipo pueden leer las publicaciones y comentarios sobre ellos. El blog de marketing proporciona los miembros del equipo con un foro para compartir nuevas ideas, opiniones o ideas.

Estas son algunas maneras en que puede usar un sitio de grupo para capturar y compartir conocimientos de grupo colectivos o información importante:

  • Realizar un seguimiento de las actualizaciones e información con alertas o Really Simple Syndication (RSS).

  • Usar blogs para compartir o promover la información.

  • Capturar procesos internos de comunidad conocimiento o documento mediante un wiki.

  • Usar encuestas o debates para recopilar información o aliente a cuadro de diálogo.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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