Introducción a la administración de registros y cumplimiento

Información general

Curso de SharePoint 2010 Este curso de formación le presentará algunas de las características nuevas y mejoradas de administración de registros y cumplimiento de Microsoft SharePoint Server 2010. En los ejemplos que aparecen a lo largo del curso, verá cómo una compañía ficticia y de tamaño mediano, Contoso, utiliza SharePoint Server 2010 para administrar registros.

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

  • Almacenar y proteger los datos más importantes de su empresa

  • Preparar registros para su litigio y detección electrónica

  • Administrar el archivo de datos y el cumplimiento

Este curso incluye:

  • Cuatro lecciones autoguiadas.

  • Una pequeña prueba al final del curso. La prueba no se puntuará.

  • Una tarjeta de referencia rápida que se puede imprimir al finalizar el curso.

Si va a realizar una actualización desde SharePoint Server 2007, quizá le interese obtener información solo sobre las nuevas características. Consulte este artículo: Novedades de Microsoft SharePoint Server 2010.

Si es la primera vez que utiliza SharePoint, quizá le interese leer: Implementación de la administración de registros.

Identificación y administración de registros desde cualquier lugar

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Directivas de retención de varias fases en función de la ubicación

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Organización automática de los registros

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Búsqueda, selección y suspensión de registros para su litigio

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Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Seleccione las opciones que cree que son ciertas sobre la administración de registros en SharePoint Server 2010.

No es posible administrar registros fuera del sitio de centro de registros.

Incorrecto. Puede declarar y administrar registros en cualquier sitio mediante la administración de registros en contexto.

Puede aplicar directivas de administración de información en función de la ubicación (carpeta, lista, biblioteca).

Correcto; una ventaja importante de la administración de registros en contexto es el poder aplicar directivas a nivel de ubicación.

Si utiliza la administración de registros en contexto, no puede utilizar el sitio de centro de registros para administrar sus registros.

Incorrecto. Puede implementar tanto un centro de registros como un sistema de administración de registros en contexto.

Puede declarar blogs, activos digitales y páginas wiki como registros.

Correcto; ya no está limitado a declarar solo documentos como registros.

Si asocia directivas de administración de información en función de la ubicación, no puede aplicar directivas a documentos en función del tipo de contenido.

Falso

Correcto, puede aplicar directivas a documentos tanto por ubicación como por tipo de contenido.

Verdadero

Incorrecto. Poder aplicar directivas a documentos en función de su ubicación es una ventaja añadida a la aplicación de directivas en función del tipo de contenido. Puede utilizar ambos métodos.

¿Cuál de las siguientes afirmaciones describe mejor el proceso de varias fases de un registro antes de ser eliminado?

Suspensión de varias fases.

Incorrecto

Retención en función de la ubicación.

Incorrecto

Flujo de trabajo de retener y eliminar.

Incorrecto

Directiva de retención de varias fases.

Correcto. La directiva de retención de varias fases le permite definir diferentes fases según los metadatos de un registro, hasta su eliminación.

¿Qué forma la base de una solución de archivo bien planificada?

Un flujo de trabajo personalizado bien diseñado.

Incorrecto

Un plan avanzado de archivos jerárquicos.

Correcto; un plan detallado de archivos jerárquicos le permite utilizar varios niveles de carpetas para archivar registros.

Un plan de tipo de contenidos jerárquicos.

Incorrecto.

Una sólida directiva de retención de varias fases.

Incorrecto.

Para poder redirigir registros automáticamente en SharePoint Server 2010, debe configurar el:

Flujo de trabajo correcto.

Incorrecto.

Almacén de términos de metadatos.

Incorrecto.

Organizador de contenido.

¡Correcto! Se configura el organizador de contenido creando reglas que archivan automáticamente los elementos que llegan al centro de registros.

Plan de archivos

Incorrecto.

¿Cómo puede ver rápidamente los detalles de cumplimiento de un elemento concreto?

Activando la casilla junto al elemento y seleccionando Ver propiedades en la cinta de opciones.

Incorrecto.

Haciendo clic con el botón secundario en el elemento y seleccionando Detalles de cumplimiento.

¡Correcto!

Abriendo el elemento y viendo los metadatos asociados.

Incorrecto.

Comentarios

Tarjeta de referencia rápida

Vea también

¿Cómo puedo saber si un elemento está declarado como registro?

Aparece un icono de candado como este junto al elemento:

Los símbolos de candado identifican registros

¿Cómo puedo declarar elementos como registros?

Hay dos maneras de declarar elementos como registros:

  1. Active la casilla junto a los elementos y seleccione Declarar como registro en la cinta de opciones:
    Comando Declarar como registro de la cinta de opciones

  2. Haga clic en la derecha del elemento hasta que aparezca el menú contextual y seleccione Detalles de cumplimiento. En la pantalla Detalles de cumplimiento, haga clic en Declarar como registro.
    Consulta de los detalles de cumplimiento de un registro

¿Cuál es la manera más eficiente de configurar mi sitio de centro de registros?

Navegue a su sitio de centro de registros, seleccione Acciones del sitio y, a continuación, seleccione Administrar el centro de registros.

Consulta de los detalles de cumplimiento de un registro

¿Cómo puedo verificar si un registro está suspendido?

Haga clic en la derecha del elemento hasta que aparezca el menú contextual y seleccione Detalles de cumplimiento. En la pantalla Detalles de cumplimiento, mire la sección Estado de suspensión.

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