Introducción a la administración de documentos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos que admiten active trabajo en curso, incluida la creación de contenido y uso compartido de una organización. Cuando las organizaciones no tiene ningún tipo de sistema de administración de documento formal en su lugar, contenido a menudo creado y guardado en una forma no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos por y unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los empleados a buscar, compartir y colaborar en el contenido de forma eficaz. Esto también dificulta para las organizaciones a usar la información empresarial valiosa y los datos en el contenido.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 admite necesidades de administración de documentos de su organización, ya que proporciona un amplio conjunto de documentos las capacidades de administración que le permiten hacer lo siguiente:

  • Almacenar, organizar y buscar documentos.

  • Garantizar la coherencia de los documentos.

  • Administrar metadatos para documentos.

  • Ayudar a proteger documentos de acceso no autorizado o usar.

  • Asegúrese de que los procesos empresariales coherentes (flujos de trabajo) de cómo se administran los documentos.

Nota: En este artículo se refiere a un sitio de SharePoint de ejemplo creado por Adventure Works, ficticia compañía que fabrica bicicletas, componentes de bicicleta y accesorios ciclistas.

Por ejemplo, el equipo de documentación técnica de Adventure Works, que genera publicaciones orientados al cliente como manuales de usuario y hojas de especificaciones de producto, usa muchas de las características de administración de documentos en Office SharePoint Server 2007. El equipo almacena todo el contenido que crea en un sitio que se creó a partir de la plantilla de sitio del centro de documentación. En su sitio de centro de documentación, los miembros del equipo usar control de versiones principal y secundaria para seguir el desarrollo de documentos a través de versiones. También se utiliza desprotección necesaria para asegurarse de que los miembros del equipo no sobrescriban accidentalmente el trabajo de otra.

Almacenar y organizar documentos en un sitio de centro de documentación

La plantilla de sitio de centro de documentación incluida con Office SharePoint Server 2007 puede utilizarse para crear sitios que están optimizados para crear, utilizar y almacenar grandes cantidades de documentos. Sitios creados desde la plantilla de sitio del centro de documentación dispone especializado características de administración de documentos como desprotección necesaria y control de versiones principales y secundarias documento, que está activado de forma predeterminada. Desprotección necesaria ayuda a evitar conflictos y confusión sobre los cambios, porque solo un usuario puede modificar un archivo en un momento dado. Control de versiones le permite realizar un seguimiento de los cambios de los documentos y le ayuda a administrar el contenido como revisa. Control de versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en proyectos o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión.

Usar tipos de contenido para administrar documentos de forma coherente

Un tipo de contenido es un grupo de configuración reutilizable que describe los comportamientos compartidos para un tipo de contenido específico. Tipos de contenido permiten a las organizaciones organizar, administrar y administrar los contenidos de forma coherente para una colección de sitios. Puede definir un tipo de contenido para cada tipo de documento o información de producto que cree su organización para asegurarse de que se administran los distintos tipos de documentos de forma coherente.

Por ejemplo, el departamento de documentación técnica de Adventure Works crea dos tipos de contenido denominado Manual de usuario y la especificación de producto. Cuando los miembros del equipo vaya a centro de documentación para crear un nuevo documento, cada uno de estos tipos de contenido aparece como una opción en el botón de nuevo en la biblioteca de documentos. Cada tipo de contenido especifica su propia plantilla, para que todas las especificaciones de producto y manuales de usuario comparten un formato común. Cada tipo de contenido también especifica sus propias columnas personalizadas, que, por ejemplo, todos los manuales de usuario contienen metadatos acerca de los modelos de producto los manuales aplicarán a. Cada tipo de contenido contiene incluso sus propia flujos de trabajo, para que el equipo puede estar seguro de que cada manual de usuario sigue el mismo proceso de aprobación y comentarios. Dado que las especificaciones de producto están incluidas en un tipo de contenido diferente, dichos documentos pueden y siguen procesos diferentes tener columnas que requieren metadatos diferentes.

Administrar propiedades de documentos

Una de las formas principales que los usuarios encontrar información que se guarda en un sitio Web o en un sistema de administración de documentos es examinar o buscar metadatos (propiedades del documento) que se guardan junto con los archivos. Sin embargo, empleados de organizaciones a menudo no lleve a cabo la hora para agregar o actualizar las propiedades del documento para los archivos cuando se guardan.

Los programas y servidores disponibles en la 2007 Microsoft Office system ayudan a las personas para crear y actualizar los metadatos de documentos. Al abrir o editar un documento guardado en un sitio de Office SharePoint Server 2007 en un programa de escritorio de versión de 2007 Office, como Word, Excel o PowerPoint, puede editar las propiedades del servidor para ese documento en el Panel de información del documento que aparece en la parte superior del archivo. Si se agregan columnas personalizadas para el tipo de contenido para ese documento o a la biblioteca donde se guarda el documento, estos valores de columna se muestran como campos de propiedades en el Panel de información del documento. Mediante la integración de la experiencia de edición de la propiedad del documento en la experiencia de los programas de la versión de 2007 Office de edición de contenido sea más fácil que las organizaciones a mejorar la calidad de los metadatos de su contenido.

Panel de información del documento

Además, las organizaciones pueden utilizar Microsoft Office InfoPath 2007 para crear paneles de información del documento personalizado que se pueden agregar a los tipos de contenido específicos.

Proteger documentos

Office SharePoint Server 2007 también ofrece varias formas para las organizaciones para ayudar a proteger los documentos que se guardan en un sitio de SharePoint desde el acceso no autorizado o usan. Las organizaciones pueden aplicar Information Rights Management (IRM) en una biblioteca de todo el documento para proteger todo un conjunto de documentos. IRM permite limitar las acciones que los usuarios pueden realizar en los archivos que se descargan desde listas de SharePoint o bibliotecas. IRM cifra los archivos descargados y limita el conjunto de usuarios y programas permitidos para descifrar estos archivos. IRM también puede limitar los derechos de los usuarios que pueden leer los archivos, para que no se tomen acciones como imprimir copias de los archivos o copiar texto de ellos. IRM, por tanto, puede ayudar a su organización a aplicar directivas corporativas que rijan el control y la difusión de información confidencial o propietario.

Office SharePoint Server 2007 también le permite proteger los archivos de otras maneras. Si desea impedir que otras personas leer borradores de documentos en curso, puede configurar una biblioteca de documentos con control de versiones principal y secundaria y, a continuación, especifique qué grupos de personas puedan leer las versiones secundarias (borradores). Los borradores son las versiones secundarias de los archivos o elementos de lista que no se han aprobado como principales. Si configurar esa biblioteca para requerir la aprobación de contenido, a continuación, borradores no se publican como versiones principales hasta que alguien con los permisos adecuados apruebe el documento para su publicación como un borrador principal.

Otra manera puede ayudar a proteger documentos es mediante la configuración de permisos de carpetas individuales, elementos de listas o documentos. Si solo hay uno o dos archivos en una biblioteca de documentos a la que desea restringir el acceso, puede editar los permisos para estos elementos individuales cambiar quién tiene permiso para ver o editar.

Administrar procesos relacionados con el documento con flujos de trabajo

Para admitir procesos empresariales relacionados con documentos comunes, Office SharePoint Server 2007 ofrece flujos de trabajo integrados que las organizaciones pueden usar para administrar tareas como colección de firma, revisión y aprobación de documentos. Flujo de trabajo se define como el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial. Flujos de trabajo ayudan a las organizaciones administrar procesos empresariales relacionados con documentos de forma más eficaz, porque automáticamente un seguimiento y administrar las tareas humanas implicados en estos procesos.

Por ejemplo, el equipo de documentación técnica de Adventure Works utiliza intensamente del flujo de trabajo para recopilar comentarios. En lugar de enviar correo electrónico a los revisores, redactor puede iniciar un flujo de trabajo en el documento actual desde Office Word 2007. El flujo de trabajo se encarga de administrar el proceso, como enviar mensajes de notificación a los revisores, crear tareas para ellos y seguimiento del estado de dichas tareas. Los revisores pueden completar sus tareas en Word 2007 o en Microsoft Office Outlook 2007.

Además, mediante Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005 extensiones para Windows Workflow Foundation, las organizaciones pueden desarrollar e implementar flujos de trabajo personalizados para administración procesos empresariales que son únicos en su organización.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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