Introducción a la actualización de plantillas de formulario existentes

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Al publicar una plantilla de formulario que ha modificado, InfoPath puede actualizar la plantilla de formulario (archivo .xsn) y los formularios existentes (archivos .xml) que se basan en esa plantilla de formulario. De forma predeterminada, InfoPath reemplaza automáticamente la versión anterior de la plantilla de formulario con la versión más reciente. Puede elegir el método de actualización que prefiera para formularios existentes.

En este artículo:

Cómo actualiza InfoPath las plantillas de formulario

Consideraciones para actualizar plantillas de formulario habilitadas para el explorador

Evitar la pérdida de datos en formularios existentes

Opciones para actualizar formularios de usuario existentes

Cómo actualiza InfoPath las plantillas de formulario

Cuando los usuarios abren por primera vez un formulario que está basado en su plantilla de formulario, el archivo de plantilla subyacente se almacena en una ubicación temporal, en sus equipos. Esta ubicación temporal se denomina caché. Entre otras cosas, la ubicación en caché permite a los usuarios que no están conectados trabajar con una copia local de la plantilla de formulario.

InfoPath actualiza la versión en caché de una plantilla de formulario cada vez que hay disponible una versión nueva. Esta actualización se realiza de manera automática cada vez que los usuarios abren una versión nueva del formulario. Si los usuarios están trabajando sin conexión cuando se publica una plantilla de formulario actualizada, la actualización se producirá la próxima vez que se conecten a la red.

Normalmente, los usuarios no serán conscientes de que se está produciendo una actualización, si bien puede especificar que así sea cuando diseñe la plantilla de formulario.

Nota: A custom installed form template is a form template that is installed on users' computers by means of a Microsoft Windows Installer (MSI) package or other Setup program. With this type of form template, you must manually reinstall the form template on users' computers each time you update it. The installation may happen automatically, through a program such as Microsoft Systems Management Server (SMS) 2003, through a desktop-to-desktop deployment, or through some kind of installation script.

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Consideraciones para actualizar plantillas de formulario habilitadas para el explorador

Todas las plantillas de formulario habilitadas para el explorador se hospedan en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, que es una tecnología de servidor creada en Windows SharePoint Services 3.0. Existen dos modos de implementación para alojar plantillas de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services: uno para la implementación del usuario final e implementación administrativa. Al actualizar una plantilla de formulario habilitadas para el explorador, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Si tiene pensado actualizar una plantilla de formulario aprobada por administrador, tendrá que publicar la plantilla de formulario actualizada y, a continuación, dársela al administrador del conjunto de servidores de Windows SharePoint Services 3.0 para que la implemente en una biblioteca de formularios de una colección de sitios. Una colección de sitios es un conjunto de sitios Web en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten la misma configuración de administración. Cuando un administrador de un conjunto de servidores implementa una plantilla de formulario actualizada, puede especificar una opción de actualización "lado a lado", que permite que la versión actualizada del formulario se ejecute junto con la versión original. Esta opción de actualización permite a los usuarios que se encuentran en mitad del proceso de completar un formulario en el momento en que se implementa la versión actualizada terminar de rellenar el formulario sin perder su trabajo.

  • Si publica actualizaciones en una plantilla de formulario que ha implementado de forma manual en una biblioteca o lista de Windows SharePoint Services 3.0, los usuarios que se encuentren en mitad del proceso de completar un formulario que está basado en una plantilla de formulario verán un mensaje de error al intentar guardar o enviar el formulario. Por este motivo, puede que desee avisar a los usuarios de las actualizaciones inminentes y, posiblemente, dejar la plantilla de formulario sin conexión durante las horas que no sean punta para llevar a cabo las actualizaciones.

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Evitar la pérdida de datos en formularios existentes

Si necesita actualizar una plantilla de formulario existente, puede cambiarlo, publicarlo y redistribuir a los usuarios. No obstante, ciertos tipos de cambios pueden impedir tengan acceso a los datos en los formularios completados que se basan en la plantilla de formulario original.

Si realiza un cambio en una plantilla de formulario que puede provocar pérdida de datos o errores en los formularios que ha rellenado ya, aparecerá un mensaje. A menudo, verá el mensaje al nuevo, agregar los campos necesarios para una plantilla de formulario, o al cambiar el nombre o quitar campos o grupos de la plantilla de formulario.

Mensaje de error que avisa a los diseñadores de posibles pérdidas de datos

Si recibe este mensaje si haga clic en y continúe con los cambios, es no posible tener acceso a los datos en los formularios existentes después de publicar la plantilla de formulario actualizada. En algunos casos, puede ser aceptable. Debe decidir qué funciona para su situación.

Para asegurarse de que puede tener acceso a los datos que recopilan ya de los usuarios, siga estas instrucciones cuando realiza cambios en la plantilla de formulario original:

  • No cambie los campos y grupos existentes en el origen de datos.

  • No mover los campos y grupos existentes alrededor del origen de datos.

  • No elimine los campos y grupos existentes del origen de datos. Puede eliminar controles de la plantilla de formulario sin causar problemas, siempre y cuando deje el control campo o grupo correspondiente del origen de datos.

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Opciones para actualizar formularios existentes

Cuando realice cambios en una plantilla de formulario existente, los formularios existentes (archivos .xml) que estén basados en esa plantilla de formulario tendrán que actualizarse para que puedan trabajar con la última versión de la plantilla de formulario. De esta forma se garantiza que los usuarios pueden seguir trabajando con sus formularios existentes sin ningún problema y que se podrá seguir teniendo acceso a cualquier dato que se haya recopilado en esos formularios. Cuando actualice los formularios existentes para los usuarios, podrá elegir entre tres métodos diferentes:

  • Actualizar los formularios automáticamente    Puede permitir que InfoPath actualice automáticamente los formularios existentes, que es la configuración predeterminada. En este caso, todos los formularios existentes coincidirán con la plantilla de formulario recién actualizada. Por ejemplo, si quita un control de cuadro de lista de la plantilla de formulario y, a continuación, publica la plantilla de formulario modificada, InfoPath quitará automáticamente el cuadro de control de lista de todos los formularios existentes.

  • Actualizar los formularios mediante código     Aquellos usuarios con conocimientos técnicos pueden escribir código para trabajar con el evento OnVersionUpgrade, que se produce cuando el número de versión del formulario que se ha abierto es más antiguo que el de la plantilla de formulario en el que se basa. Por ejemplo, en un formulario de informe de gastos, puede utilizar el controlador de eventos OnVersionUpgrade para determinar si un formulario con un número de versión anterior contiene un campo denominado emailAddress y, si no lo contiene, agregar el campo al formulario. El evento OnVersionUpgrade resulta útil para adaptar los cambios al esquema XML en el que se basa la plantilla de formulario.

  • Elegir no actualizar los formularios    Si lo desea, puede optar por no actualizar los formularios existentes. Cuando se selecciona esta opción, es posible que los usuarios puedan rellenar los formularios basados en la plantilla de formulario actualizada, pero no abrir formularios existentes. Si pueden abrir formularios existentes, no podrán modificar los campos recientemente agregados.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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