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Introducción a la actualización de plantillas de formulario existentes

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Al publicar una plantilla de formulario que ha modificado, InfoPath puede actualizar la plantilla de formulario (archivo .xsn) y los formularios existentes (archivos .xml) que se basan en esa plantilla de formulario. De forma predeterminada, InfoPath reemplaza automáticamente la versión anterior de la plantilla de formulario con la versión más reciente. Puede elegir el método de actualización que prefiera para formularios existentes.

En este artículo

¿Cómo actualiza InfoPath las plantillas de formulario

Consideraciones para actualizar plantillas de formulario habilitadas para el explorador

Ayudar a evitar la pérdida de datos en formularios de usuario existentes

Opciones para actualizar formularios existentes

¿Cómo actualiza InfoPath las plantillas de formulario

Cuando los usuarios primero abren un formulario que se basa en la plantilla de formulario, el archivo de plantilla subyacente se almacena en una ubicación temporal en sus equipos. Esta ubicación temporal se denomina caché. Entre otras cosas, la ubicación en caché permite a los usuarios sin conexión para poder trabajar con una copia local de la plantilla de formulario.

InfoPath actualiza la versión en caché de una plantilla de formulario cuando esté disponible una nueva versión. Esta actualización se realiza automáticamente cada vez que los usuarios abrir una nueva versión del formulario. Si los usuarios pueden trabajar sin conexión al publicar una plantilla de formulario actualizada, la actualización se produce la próxima vez que se conecta a la red.

Los usuarios normalmente no Observe que se produce una actualización, aunque puede especificar lo contrario al diseñar la plantilla de formulario.

Nota: Una plantilla de formulario personalizado instalado es una plantilla de formulario que está instalada en equipos de los usuarios por medio de un paquete de Microsoft Windows Installer (MSI) u otro programa de instalación. Con este tipo de plantilla de formulario, debe reinstalar manualmente la plantilla de formulario en los equipos de los usuarios cada vez que actualice. La instalación puede ocurrir automáticamente, mediante un programa, como Microsoft Systems Management Server (SMS) 2003, una implementación de escritorio para el escritorio o algún tipo de secuencia de comandos de instalación.

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Consideraciones para actualizar plantillas de formulario habilitadas para el explorador

Todas las plantillas de formulario habilitadas para el explorador se hospedan en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, que es una tecnología de servidor creada en Windows SharePoint Services 3.0. Existen dos modos de implementación para alojar plantillas de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services: uno para la implementación del usuario final e implementación administrativa. Al actualizar una plantilla de formulario habilitadas para el explorador, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Si va a actualizar un plantilla de formulario aprobada por administrador, debe publicar la plantilla de formulario actualizada y darle a su administrador de granja de servidores Windows SharePoint Services 3.0 para su implementación en una biblioteca de formularios en una colección de sitios. Una colección de sitios es un conjunto de sitios Web en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y administración de la configuración de uso compartido. Cuando un administrador de granja de servidores implementa una plantilla de formulario actualizada, puede especificar una opción de actualización "lado a lado", que permite la versión actualizada del formulario se ejecute junto con la versión original. Esta opción de actualización permite a los usuarios que están en el medio de rellenar un formulario cuando se implementa una versión actualizada para terminar de rellenar el formulario sin perder su trabajo.

  • Si publica actualizaciones en una plantilla de formulario que ha implementado usted mismo a una lista o biblioteca de Windows SharePoint Services 3.0, los usuarios que deben estar en el medio de rellenar un formulario basado en esa plantilla de formulario verán un mensaje de error al intentar guardar o enviar su f ORM. Por este motivo, desea alertar a los usuarios de proximidad actualizaciones y tomar la plantilla de formulario sin conexión durante las horas para realizar las actualizaciones.

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Ayudar a evitar la pérdida de datos en formularios de usuario existentes

Si necesita actualizar una plantilla de formulario existente, puede cambiarlo, publicarlo y redistribuir a los usuarios. No obstante, ciertos tipos de cambios pueden impedir tengan acceso a los datos en los formularios completados que se basan en la plantilla de formulario original.

Si realiza un cambio en una plantilla de formulario que puede provocar pérdida de datos o errores en los formularios que ha rellenado ya, aparecerá un mensaje. A menudo, verá el mensaje al nuevo, agregar los campos necesarios para una plantilla de formulario, o al cambiar el nombre o quitar campos o grupos de la plantilla de formulario.

Mensaje de error que avisa a los diseñadores de posibles pérdidas de datos

Si recibe este mensaje si haga clic en y continúe con los cambios, es no posible tener acceso a los datos en los formularios existentes después de publicar la plantilla de formulario actualizada. En algunos casos, puede ser aceptable. Debe decidir qué funciona para su situación.

Para asegurarse de que puede tener acceso a los datos que recopilan ya de los usuarios, siga estas instrucciones cuando realiza cambios en la plantilla de formulario original:

  • No cambie los campos y grupos existentes en el origen de datos.

  • No mover los campos y grupos existentes alrededor del origen de datos.

  • No elimine los campos y grupos existentes del origen de datos. Puede eliminar controles de la plantilla de formulario sin causar problemas, siempre y cuando deje el control campo o grupo correspondiente del origen de datos.

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Opciones para actualizar formularios existentes

Cuando realiza cambios en una plantilla de formulario, los formularios existentes (archivos .xml) que se basan en esa plantilla de formulario necesite actualizarse para que funcionen con la versión más reciente de la plantilla de formulario. Esto le permite asegurarse de que los usuarios pueden seguir trabajando con sus formularios existentes sin problemas y que puede seguir tener acceso a los datos que se recopilan en esos formularios. Cuando actualiza los formularios existentes para los usuarios, hay tres métodos que puede elegir entre:

  • Actualizar los formularios automáticamente    Puede dejar que InfoPath actualice automáticamente los formularios existentes, que es el valor predeterminado. En este caso, los formularios existentes coincidirán la plantilla de formulario recién actualizada. Por ejemplo, si quita un control de cuadro de lista en la plantilla de formulario y, a continuación, publicar la plantilla de formulario modificada, InfoPath quitará automáticamente el control de cuadro de lista de todos los formularios existentes.

  • Actualizar los formularios mediante código     Aquellos usuarios con conocimientos técnicos pueden escribir código para controlar el evento OnVersionUpgrade , que se produce cuando el número de versión del formulario que se abre es más antiguo que el número de versión de la plantilla de formulario en el que se basa. Por ejemplo, en un formulario de informe de gastos, puede usar el controlador de eventos OnVersionUpgrade para determinar si un formulario con un número de versión anterior contiene un campo denominado emailAddress y, si no es así, agregue el campo al formulario. El evento OnVersionUpgrade resulta útil para adaptar los cambios a la esquema XML en que se basa la plantilla de formulario.

  • Elija no para actualizar los formularios     Puede elegir no actualizar los formularios existentes. Cuando se selecciona esta opción, los usuarios puedan rellenar formularios basados en la plantilla de formulario actualizada, pero es posible que no puedan abrir los formularios existentes. Si pueden abrir formularios existentes, no podrá modificar los campos recientemente agregados.

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