Introducción a formularios

Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "dependiente" es aquel conectado directamente a un origen de datos como una tabla o consulta y que puede usarse para especificar, editar o mostrar los datos de ese origen de datos. Como alternativa, puede crear un formulario "independiente" que no esté vinculado directamente a un origen de datos, pero que todavía contenga botones de comando, etiquetas u otros controles que necesita para ejecutar la aplicación.

Este artículo se centra principalmente en formularios dependientes. Puede usar formularios dependientes para controlar el acceso a datos, por ejemplo, qué campos o filas de datos se muestran. Por ejemplo, algunos usuarios podrían necesitar ver solo varios campos en una tabla que contenga muchos. Al proporcionar a esos usuarios un formulario que contenga solo esos campos, se les facilita el uso de la base de datos. También puede agregar botones de comando y otras características a un formulario para automatizar acciones realizadas con mayor frecuencia.

Considere los formularios dependientes como ventanas a través de las cuales los usuarios pueden ver y obtener acceso a la base de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de la base de datos porque los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Un formulario visualmente atractivo hace más agradable y eficiente el trabajo con la base de datos, además de evitar que se introduzcan datos erróneos.

Nota: Este artículo asume que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o más tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos.

En este artículo...

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Comprender la vista Presentación y la vista Diseño

Ajustar el formulario en la vista Presentación

Ajustar el formulario en la vista Diseño

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Al usar esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente se colocan en el formulario. Puede empezar a usar el nuevo formulario inmediatamente, o puede modificarlo en las vistas Presentación o Diseño para que se ajuste mejor a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

  2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación de uno a varios con la tabla o consulta que usó para crear el formulario, agregará una hoja de datos para el formulario que se basa en la tabla o consulta relacionadas. Por ejemplo, si crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y existe una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, la hoja de datos muestra todos los registros en la tabla Pedidos relacionados con el registro actual de Empleados. Si decide que no es necesario puede eliminar la hoja de datos desde el formulario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios a la tabla que usó para crear el formulario, Access no agregará las hojas de datos.

Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

Un formulario dividido se diferencia de una combinación de formulario y subformulario en que las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están sincronizadas entre ellas en todo momento. Si selecciona un campo en una parte del formulario, se seleccionará el mismo campo en la otra parte del formulario. Puede agregar, editar o eliminar datos de cualquier parte (siempre que el origen del registro sea actualizable y el formulario no esté configurado para impedir estas acciones).

Trabajar con formularios divididos proporciona las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, puede usar la parte de la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo.

Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido:

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o la consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. Además, puede abrir la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos.

  2. En la pestaña Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, después, haga clic en Formulario dividido.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para más información, consulte la sección Comprender la vista Presentación y la vista Diseño.

Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Al crear un formulario mediante la herramienta Formulario, el formulario que Access crea muestra un único registro a la vez. Si quiere disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos, puede usar la herramienta Varios elementos.

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

  2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en la opción Más formularios y, después, haga clic en Varios elementos.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos.

Al usar la herramienta Varios elementos, el formulario que Access crea es similar a una hoja de datos. Los datos se organizan en filas y columnas y puede ver más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos ofrece más opciones de personalización que una hoja de datos, como la capacidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles. Para obtener más información sobre cómo personalizar formularios, vea las secciones Ajustar un formulario en la vista Presentación y Ajustar un formulario en la vista Diseño.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para ser más selectivo con los campos que aparecen en el formulario, puede usar al Asistente para formularios en lugar de las diversas herramientas de creación de formulario mencionadas anteriormente. También puede definir cómo se agrupan y ordenan los datos, y puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado con anterioridad las relaciones entre ellas.

  1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para formularios.

  2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.

    Nota: Si desea incluir en su formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.

  3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no satisfacen sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Este método puede crear un formulario con gran rapidez, sobre todo si planea incluir en él solo algunos campos.

  1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco.

    Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

  2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

  3. Para agregar un campo, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario.

    • Tras agregar el primer campo, puede agregar varios campos a la vez manteniendo presionada la tecla CTRL, haciendo clic en varios campos y arrastrándolos juntos hasta el formulario.

    • El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si el campo que desea agregar no está visible, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

  4. Use las herramientas del grupo Encabezado o pie de página en la pestaña Diseño para incluir en el formulario un logotipo, un título o la fecha y la hora.

  5. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Diseño para agregar una gran variedad de controles al formulario.

    Para una selección un poco más amplia de controles, haga clic con el botón derecho en el formulario y haga clic en vista Diseño para cambiar a la vista Diseño.

Comprender la vista Presentación y la vista Diseño

Vista Presentación    La vista Presentación es la vista más intuitiva a la hora de modificar un formulario y se puede usar para casi todos los cambios que desee realizar en un formulario en Access.

En la vista Presentación, el formulario se encuentra en ejecución. Por tanto, puede ver los datos tal y como aparecerán cuando el formulario esté en uso. Sin embargo, también puede cambiar el diseño del formulario en esta vista. Como puede ver los datos mientras está modificando el formulario, esta es una vista muy útil para ajustar el tamaño de los controles o realizar casi cualquier otra tarea que afecte a la apariencia y el uso del formulario.

Si encuentra una tarea que no se puede realizar en la vista Presentación, puede cambiar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que debe cambiar a la vista Diseño antes de poder hacer un cambio en particular.

Vista Diseño    La vista Diseño le ofrece una visión más detallada de la estructura de un formulario. Puede ver las secciones de encabezado, detalle y pie de página del formulario. El formulario no se encuentra en ejecución cuando se muestre en la vista Diseño. Por lo tanto, no puede ver los datos subyacentes mientras realiza cambios de diseño. Sin embargo, hay algunas tareas que puede realizar con mayor facilidad en la vista Diseño que en la vista Presentación. Puede:

  • Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como marcos de objeto dependientes, saltos de página y gráficos.

  • Editar orígenes de control de cuadro de texto en los propios cuadros de texto, sin usar la hoja de propiedades.

  • Cambiar el tamaño de las secciones del formulario, como el encabezado o la sección de detalles.

  • Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden modificar en la vista Diseño.

Ajustar el formulario en la vista Presentación

Después de crear un formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Con los datos del formulario real como guía, puede reorganizar los controles y ajustar su tamaño. Puede colocar nuevos controles en el formulario y establecer las propiedades de ambos.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón derecho en el nombre del formulario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación.

Access muestra el formulario en la vista Presentación.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y sus secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacentes al diseño del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos:

  • En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes o use el método abreviado de teclado ALT+F8.

A continuación, puede arrastrar los campos directamente desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

  • Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del formulario donde desea que se muestre.

  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desea agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados al formulario.

Ajustar el formulario en la vista Diseño

También puede ajustar el diseño del formulario trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos al formulario agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le da acceso a muchas de las propiedades que puede establecer para personalizar el formulario.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en el nombre del formulario en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Diseño.

Access muestra el formulario en la vista Diseño.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y sus secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacentes al diseño del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos:

  • En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes o use el método abreviado de teclado ALT+F8.

A continuación, puede arrastrar los campos directamente desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

  • Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del formulario donde desea que se muestre.

  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desea agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados al formulario.

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