Introducción a formularios

Un formulario de Access es un objeto de base de datos que puede usar para crear una interfaz de usuario para una aplicación de base de datos. Un formulario "dependiente" es aquel conectado directamente a un origen de datos como una tabla o consulta y que puede usarse para especificar, editar o mostrar los datos de ese origen de datos. Como alternativa, puede crear un formulario "independiente" que no esté vinculado directamente a un origen de datos, pero que todavía contenga botones de comando, etiquetas u otros controles que necesita para ejecutar la aplicación.

Este artículo se centra principalmente en los formularios dependientes. Los formularios dependientes se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver solo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones de comandos y otras características a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.

Considere los formularios dependientes como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de ayudar a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

Nota: En este artículo se supone que ya ha creado una tabla (o una consulta basada en una o varias tablas) y que desea crear un formulario para ver o manipular los datos.

En este artículo

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco (en inglés)

Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño

Ajustar un formulario en la vista Presentación

Ajustar un formulario en la vista Diseño

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los campos del origen de datos subyacente están colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentación o Diseño para ajustarlo a sus necesidades.

Usar la herramienta Formulario para crear un nuevo formulario

  1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

  2. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

Un formulario dividido permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.

Un formulario dividido solo se diferencia de una combinación de formulario y subformulario en que las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no esté configurado para evitar estas acciones).

Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, a continuación, usar la parte correspondiente al formulario para ver o editar el registro.

Para crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o la consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. Además, puede abrir la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos.

  2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, haga clic en Formulario dividido.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario. Para obtener más información sobre las vistas de los formularios, vea la sección Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño.

Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos

Cuando se crea un formulario mediante la herramienta de Formulario, ese formulario muestra uno solo registro a la vez. Si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros pero es más personalizable que una hoja de datos, se puede usar la herramienta Varios elementos.

  1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

  2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Más formularios y, a continuación, haga clic en Varios elementos.

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación. En la vista Presentación, se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestra los datos.

Cuando se usa la herramienta Varios elementos, el formulario creado por Access se parece a una hoja de datos. Los datos vienen organizados en filas y columnas y se ve más de un registro a la vez. Sin embargo, un formulario de varios elementos proporciona más opciones de personalización que una hoja de datos, como la posibilidad de agregar elementos gráficos, botones y otros controles. Para obtener más información sobre la personalización de los formularios, vea las secciones Ajustar un formulario en la vista Presentación y Ajustar un formulario en la vista Diseño.

Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para formularios en vez de las diversas herramientas de creación de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo, permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas.

  1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Asistente para formularios.

  2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios.

    Nota: Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.

  3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco

Si el asistente o las herramientas de creación de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rápida de crear un formulario, especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos.

  1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Formulario en blanco.

    Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

  2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario.

  3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario.

    • Tras agregar el primer campo, puede agregar varios campos a la vez manteniendo presionada la tecla CTRL, haciendo clic en varios campos y arrastrándolos hasta el formulario a la vez.

    • El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si el campo que quiere agregar no está visible, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

  4. Use las herramientas del grupo Encabezado/Pie de página en la pestaña Diseño para agregar un logotipo, un título, o la fecha o la fecha y la hora al formulario.

  5. Use las herramientas del grupo Controles de la pestaña Diseño para agregar una mayor variedad de controles al formulario.

    Para una selección de un poco más grande de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic en el formulario y haga clic en Vista Diseño.

Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño

Vista Presentación    La vista Presentación es la más intuitiva a la hora de modificar los formularios y puede utilizarse para la mayoría de cambios que desee realizar a un formulario de Access.

En la vista Presentación, el formulario se está ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen cuando está usando el formulario. Sin embargo, en la vista Presentación, también se pueden realizar cambios en el diseño de formulario. Dado que se ven los datos durante la modificación de los formularios, se trata de una vista muy útil para configurar el tamaño de los controles o llevar a cabo casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al uso del formulario.

Si encuentra una tarea que no se puede realizar en la vista Presentación, puede cambiar a la vista Diseño. En algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que debe cambiar a la vista Diseño antes de poder hacer un cambio en concreto.

Vista Diseño    La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las secciones Encabezado, Detalle y Pie de página de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseño, el formulario no se está ejecutando en realidad, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de diseño; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista Presentación. Se puede:

  • Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como marcos de objeto dependiente, saltos de página y gráficos.

  • Editar los orígenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades.

  • Cambiar el tamaño de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la sección Encabezado del formulario o la sección de detalle.

  • Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentación.

Ajustar un formulario en la vista Presentación

Una vez creado el formulario, se puede ajustar fácilmente su diseño en la vista Presentación. Usando los datos reales del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamaño. Se pueden colocar controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación.

Access muestra el formulario en la vista Presentación.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al formulario. Para mostrar el panel Lista de campos:

  • En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas , haga clic en Agregar campos existentes o use el método abreviado de teclado: ALT+F8.

A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

  • Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee incluirlo.

  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

Ajustar un formulario en la vista Diseño

Se puede ajustar asimismo el diseño de un formulario en la vista Diseño. Se pueden agregar nuevos controles y campos al formulario agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades incluye muchas propiedades que se pueden configurar para personalizar el formulario.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del formulario en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Access muestra el formulario en la vista Diseño.

Puede usar la hoja de propiedades para cambiar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al formulario. Para mostrar el panel Lista de campos:

  • En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en agregar campos existentes o use el método abreviado de teclado, presione ALT+F8.

A continuación, podrá arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.

  • Para agregar un solo campo, haga doble clic en él o arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del formulario donde desee incluirlo.

  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desee agregar. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el formulario.

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