Introducción a InfoPath Forms Services

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Resumen     InfoPath Forms Services es una tecnología de servidor que hace posible que otras personas puedan rellenar formularios en un explorador Web. Con la administración de formularios en una ubicación central, puede simplificar los procesos empresariales y mejorar las relaciones con los clientes, socios y proveedores.

Información general sobre InfoPath Forms Services

Llegar a los clientes, socios y proveedores con formularios sencillos

Simplificar los procesos empresariales orientados a formularios

Administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada

Información general sobre InfoPath Forms Services

Los usuarios no tienen que tengan InfoPath instalado en sus equipos para rellenar una plantilla de formulario habilitadas para el explorador, se ni descargar nada desde la Web. Todo lo que necesitan es un explorador, como Windows Internet Explorer, Apple Safari o Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services también le permite almacenar y administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada. InfoPath Forms Services se basa y requiere Windows SharePoint Services 3.0, que le permite publicar plantillas de formulario que diseña en una ubicación común en toda la organización. Además, los usuarios puedan enviar formularios a las bibliotecas de SharePoint, que son carpetas donde se almacena una colección de archivos y donde los archivos con frecuencia utilizan la misma plantilla. También es posible integrar formularios en administración de documentos y tareas de ciclo de vida como flujo de trabajo y administración de derechos.

La tecnología de InfoPath Forms Services está disponible en Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL y también, por separado, en Microsoft Office Forms Server 2007.

La experiencia de diseño

Plantillas de formulario que se pueden rellenar en un explorador se denominan plantillas de formulario habilitadas para el explorador. Para crear este tipo de plantilla de formulario, diseñar un plantilla de formulario compatible con el explorador en InfoPath, publicarla en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services y activar para su uso en la Web.

En algunos casos, puede habilitar la plantilla de formulario para su uso en la Web, seleccione la casilla de verificación Habilitar este formulario rellenarlo utilizando un explorador en el Asistente para la publicación de InfoPath. En los demás casos, debe publicar la plantilla de formulario en una ubicación compartida en su red corporativa y, a continuación, póngase en contacto con un administrador de granja de servidores para obtener asistencia en habilitar la plantilla de formulario y poner a disposición en el servidor.

Se requiere la aprobación del administrador en las situaciones siguientes:

  • La plantilla de formulario contiene código administrado.

  • La plantilla de formulario requiere un nivel de seguridad plena confianza, que permite a los formularios resultantes tengan acceso completo a los recursos del sistema en los equipos de los usuarios, como archivos y configuraciones.

  • La plantilla de formulario usa una conexión de datos administrada por un administrador.

  • La plantilla de formulario está habilitada para que se muestre en un dispositivo móvil.

Si se requiere la aprobación del administrador, el Asistente para la publicación le guiará por los pasos de la preparación de la plantilla de formulario para su entrega a un administrador.

Después de una plantilla de formulario compatible con el explorador está habilitada para explorador, los usuarios pueden usar su explorador para rellenar formularios basados en esa plantilla de formulario.

La experiencia de usuario

La experiencia del usuario de rellenar un formulario en un explorador es prácticamente idéntica a la de rellenar un formulario en InfoPath. Por ejemplo, los controles como secciones de repetición y características como fórmulas y formato condicional funcionan la misma manera en ambos entornos.

Aunque rellenar un formulario en un explorador es similar a rellenar un formulario en InfoPath, hay una diferencia clave. En un explorador Web, las barras de herramientas y menús de InfoPath se reemplazan por una barra de herramientas en la parte superior del formulario, que muestra las opciones para guardar, cerrar, imprimir y actualizar el formulario. Esta barra también aparece en la parte inferior de un formulario para que los usuarios no tienen que desplazarse a la parte superior de un formulario de tiempo para completar su formulario.

Si habilita las opciones de envío para la plantilla de formulario, los usuarios también verán un botón Enviar en la barra de herramientas. Al hacer clic en este botón, los datos del formulario se envían directamente al origen de datos que haya especificado al diseñar la plantilla de formulario, como un servicio Web o una lista de SharePoint. Si la plantilla de formulario tiene más de un ver, los usuarios también verá una lista de la vista en la barra de herramientas.

Formulario abierto en el explorador

1. los usuarios envían datos a orígenes de datos externos haciendo clic en un botón Enviar en la barra de herramientas.

2. los usuarios cambian entre vistas haciendo clic en un elemento en la lista de la vista en la barra de herramientas.

Cuando diseñe la plantilla de formulario, puede personalizar la configuración de la barra de herramientas en el cuadro de diálogo Opciones de formulario. Por ejemplo, puede quitar uno o más botones u ocultar la barra de herramientas en la parte inferior del formulario del usuario.

En las siguientes secciones, obtendrá más información sobre las ventajas de usar InfoPath Forms Services.

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Llegar a los clientes, socios y proveedores con formularios sencillos

Publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, puede distribuirlo no sólo en la intranet corporativa, sino también en sitios Web externos, como sitios extranet o sitios Web corporativos. Esto le permite recopilar datos de clientes, socios, proveedores y otras personas que son fundamentales para el éxito de su empresa. Por ejemplo, una gran empresa de seguros puede usar una plantilla de formulario habilitadas para el explorador para recopilar y procesar reclamaciones de seguros. Cliente de seguros puede usar un explorador para rellenar el formulario de reclamación en el sitio Web de la compañía. Como alternativa, si el cliente llama a la compañía de seguros para informar de la reclamación, un agente de seguros puede usar InfoPath para rellenar el mismo formulario de reclamación en un sitio de intranet. Del mismo modo, un departamento gubernamental puede recopilar datos de los ciudadanos publicando plantillas de formulario habilitadas para el explorador en su sitio Web.

Cuando los usuarios acceden al formulario, desplazándose a una biblioteca o escribiendo una dirección URL para el formulario en el explorador, puede ocurrir uno de estos dos procedimientos:

  • Se abre el formulario en un explorador    Si los usuarios no tienen InfoPath instalado en su equipo, se abre el formulario en un explorador, donde pueden rellenarlo igual que cualquier otra forma de Web.

  • Se abre el formulario en InfoPath    Si los usuarios tienen InfoPath instalado en su equipo, se abre el formulario en InfoPath, donde puede rellenarlo igual que harían con cualquier otro formulario de InfoPath. Debido a que están rellenando el formulario en InfoPath, los usuarios tendrán la ventaja de poder usar las características de la completa gama de InfoPath para rellenar formularios, algunas de las cuales no están disponibles en formularios de explorador.

    Nota: Si que lo prefiere, puede personalizar la configuración para la plantilla de formulario para que siempre se abre en un explorador, incluso si los usuarios tienen InfoPath instalado en su equipo. Esto puede ser útil cuando desee que la experiencia de rellenar un formulario sea igual para todos los usuarios, o si no desea que el formulario se abra en InfoPath, porque quiere evitar que a los usuarios abran o modifiquen la plantilla de formulario subyacente en modo de diseño.

Si los usuarios van a rellenar formularios en un dispositivo móvil, como un asistente digital personal (PDA) o un smartphone, puede diseñar la plantilla de formulario habilitadas para el explorador para que se puede abrir y rellenar mediante el Explorador de un dispositivo móvil. Cuando los usuarios usar un dispositivo móvil para tener acceso al formulario, se abre en la pantalla en un formato simplificado.

Simplificar los procesos empresariales orientados a formularios

Los formularios son en el centro de muchos procesos empresariales. Al alojar plantillas de formulario habilitadas para el explorador en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services, puede integrar datos de formulario con los procesos empresariales existentes o aplicaciones. Por ejemplo, puede:

  • Enviar datos a sistemas empresariales existentes    Al diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador, puede crear conexiones de datos a servicios Web u otros orígenes de datos externos. Esto le permite enviar datos a sistemas empresariales existentes, aplicaciones empresariales o bases de datos corporativas. Por ejemplo, un departamento de ventas puede diseñar un formulario que puede enviar información de ventas, clientes y clientes potenciales a un sistema de administración de relación de cliente (CRM) existente.

  • Consultar datos desde sistemas empresariales existentes    También es posible consultar los datos en los sistemas empresariales existentes, aplicaciones empresariales o bases de datos corporativas. Por ejemplo, cuando los usuarios abren un formulario basado en la plantilla de formulario, es recomendable datos de un origen de datos externos aparezcan en los campos nombre y dirección en el formulario. Esto le permite aprovechar los datos organizativos existentes y simplifica el proceso de rellenar un formulario.

  • Flujo de trabajo de agregar a formularios    Puede agregar un flujo de trabajo a la plantilla de formulario que se almacena en una biblioteca. Esto le permite administrar de forma coherente los procesos empresariales comunes. Por ejemplo, como administrador, puede usar un flujo de trabajo de aprobación para enrutar un informe de gastos a través de una lista de los aprobadores. Los aprobadores pueden aprobar o rechazar el informe de gastos, reasignar la tarea de aprobación o solicitar cambios en el formulario. En InfoPath, los usuarios, haga clic en comandos en el menú archivo para participar en el flujo de trabajo. En el servidor, puede elija el nombre del formulario en la biblioteca, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo para participar en el flujo de trabajo.

    Comando Flujos de trabajo en el menú contextual

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Administrar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada

Puede almacenar las plantillas de formulario y sus formularios asociados en un repositorio centralizado de un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. Facilita buscar, compartir y administrar formularios y plantillas de formulario.

Beneficios clave incluyen la posibilidad de:

  • Almacenar formularios y plantillas de formulario en una ubicación centralizada    Puede asociar una plantilla de formulario con una biblioteca, que es una ubicación en un sitio de SharePoint donde puede crear, actualizar y administrar archivos con otras personas de su organización. Cuando los usuarios rellenan formularios basados en la plantilla de formulario de la biblioteca, los formularios completados aparecen en la biblioteca junto con la información de la clave de los propios formularios. Dependiendo de cómo está diseñada la biblioteca de SharePoint, los usuarios pueden rellenar formularios basados en la plantilla de formulario, exportar los datos de formularios completados a Microsoft Office Excel o combinar los datos de varios formularios en un formulario. En el ejemplo siguiente se muestra los informes de gastos almacenados en una biblioteca.

    Informes de gastos almacenados en una biblioteca

  • Usar tipos de contenido para administrar plantillas de formulario    Puede usar al Asistente para la publicación de InfoPath para publicar una plantilla de formulario como un sitio tipo de contenido. Un tipo de contenido define una plantilla de formulario, un conjunto de columnas y configuración de administración de documentos en el servidor, como la configuración del flujo de trabajo o la directiva.

    Mediante la creación de tipos de contenido, puede volver a plantillas de formulario y configuraciones a través de un colección de sitios. En el pasado, si desea usar una plantilla de formulario en varias bibliotecas de SharePoint, había que publicar dos copias distintas de la plantilla de formulario, uno para cada biblioteca. Si desea actualizar la plantilla de formulario, tenía que cambiar la plantilla de formulario en dos lugares. Sin embargo, ahora puede publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio. Cuando actualiza el tipo de contenido, el cambio se aplica automáticamente siempre que se utiliza ese tipo de contenido.

    Puede asignar a un único tipo de contenido a varias bibliotecas en una colección de sitios o asignar a varios tipos de contenido a una única biblioteca. Por ejemplo, puede agregar un tipo de contenido para formularios de informe de estado a todas las bibliotecas que se usan por el departamento de ventas de su empresa, para que cada equipo de ventas recopilen y reporting el mismo tipo de información para la administración. O bien, supongamos que su departamento utiliza diferentes plantillas de formulario de solicitud de viaje, informe de viaje y formularios de informe de gastos. Puede publicar las plantillas de tres formulario como tipos de contenido de sitio y agregarlas a una biblioteca utilizada para almacenar información relacionada con los viajes del equipo. Cuando las personas crear un nuevo formulario de la biblioteca, a continuación, pueden seleccionar cuál de estas plantillas de formulario que deseen usar.

  • Administrar formularios y plantillas de formulario    Administradores de la granja de servidores pueden controlar cómo se tiene acceso a los usuarios e implementadas en toda la organización plantillas de formulario. Por ejemplo, pueden controlar quién puede publicar plantillas de formulario en el sitio o decidir cómo actualizar plantillas de formulario en el servidor con un impacto mínimo a los usuarios del formulario.

  • Administrar conexiones de datos en una ubicación central    Si varias plantillas de formulario va a usar las mismas conexiones de datos, puede almacenar la configuración de esta conexión de datos en un archivo de conexión de datos en un Biblioteca de conexiones de datos. Cuando un usuario abre un formulario que se conecta a un archivo de conexión de datos, InfoPath usa la configuración de dicho archivo para conectarse al origen de datos externo. De esta forma, varias plantillas de formulario pueden usar el mismo archivo de conexión de datos, por lo que no es necesario crear manualmente la misma conexión de datos para cada plantilla de formulario. Además, si cambia la configuración de conexión o ubicación de origen de datos externo, no es necesario actualizar cada plantilla de formulario que utiliza la conexión de datos. En su lugar, simplemente actualiza el archivo de conexión de datos una vez y todas las plantillas de formulario siguen funcionando según lo esperado.

Nota: Desde InfoPath, puede publicar una plantilla de formulario en un servidor que no se está ejecutando InfoPath Forms Services. Por ejemplo, puede publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services. En este escenario, puede aprovechar las ventajas de algunas de las características mencionadas en la lista anterior, como la capacidad de publicar una plantilla de formulario en una biblioteca. Sin embargo, si desea crear una plantilla de formulario habilitadas para el explorador, o si desea usar características como las bibliotecas de conexiones de datos, debe publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services.

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