Integrar variación de seguimiento en el proceso de administración de cambios de project

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Por Jane Suchan, PMP

Administración de proyectos consiste en averiguar lo que desea llevar a cabo, crear una lista de tareas pendientes de trabajo que debe hacerse para acceder a ellos, determinar cuánto tardará y calcular cuánto va a costo.     Suena simple, ¿no? Pero la parte muy difícil es realizar un seguimiento de todo. ¿Se está ejecutando el proyecto a tiempo? ¿Se realizará por delante de la programación? ¿Es debajo del presupuesto? ¿Aún será debajo del presupuesto cuando se realiza todo el trabajo?

Es una forma de evaluar el estado de un proyecto realizar un seguimiento de la diferencia entre el plan del proyecto original y lo que sucede realmente. Este intervalo es más conocido como varianza, una comparación de la cantidad presupuestada o prevista y la cantidad real invertido. Análisis de varianza consiste en comparar los resultados reales del proyecto a lo que se ha planeado o lo esperado. Es una manera de cuantificar: cómo bien o mal cómo está progresando: un proyecto.

Planificación de desviaciones: establecer líneas de base

Para determinar las variaciones de proyecto, es necesario colocar participe en conceptos básicos como punto de partida: se trata de la línea de base. Sin esto, seguimiento e intentando controlar un destino en movimiento. Dos líneas base claves para establecer antes de que se puede incluir la varianza seguimiento y los informes en reproducir son el costo y la programación. Pero antes de que puede acceder a ellos, deseará clavo hacia abajo el ámbito del proyecto.

Usar una estructura de descomposición del trabajo para crear un ámbito

La línea de base de ámbito incluye todas las entregas del proyecto; por lo tanto, identifica todo el trabajo hacerse. Una forma de ámbito del documento es crear una estructura de descomposición del trabajo (EDT), que es una vista jerárquica de las entregas del proyecto. Cada nivel de la jerarquía representa una descripción más detallada de las entregas. Por ejemplo, una EDT para la construcción de una casa nueva incluiría la foundation, tramas, techo y sistemas de electricidad y fontanería, así como planes paisajismo, planos, y permite la inspección.

Establecer las líneas de base de programación y de costos

Las previsiones de programación y de costos se establecen solo después de que se determina el ámbito. Sin una imagen clara de lo que se devolverá el proyecto, no puede determinar cuánto tardará o cuánto costará.

La línea de base de programación es el plan de proyecto aprobado, base para medir y rendimiento de la programación de informes. La línea de base de costo es el presupuesto aprobado de fase temporal, con la que se va a medir el rendimiento de costo. Se determina agregando los costes para un proyecto específico período o fase, que requiere la asignación de costos a tareas del proyecto. Asignar los costos de los componentes de proyecto puede llevar mucho tiempo, pero le permitirá realizar más detallada y precisa costo de rendimiento reporting algo los participantes y patrocinador del proyecto se muy interesado en.

Para establecer la programación y costos de líneas de base:

  1. Desarrollar la programación identificando las actividades y tareas para generar cada entrega en la WBS.

  2. Identificar recursos para cada tarea. Tenga en cuenta las restricciones o cuánto tiempo cada persona puede dedique realista para este proyecto.

  3. Calcular cuánto tiempo (en horas o días) que se tardará en completar cada tarea.

  4. Calcular el costo de cada tarea, con una tasa de horas promedio o diariamente, para cada recurso, más cualquier costo fijo asociado a la tarea.

  5. Determinar qué tareas dependen de otros usuarios y, a continuación, desarrollar la ruta crítica.

  6. Con el desarrollo de la línea de base de costo; se trata de un presupuesto de fase temporal para medir el rendimiento de costo del proyecto. Para ello, agregue los costos estimados, tarea o por período de tiempo.

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Responder a varianzas: control de cambios

Después de haber comprobado ámbito, programación y las líneas de base de costo, cree los pasos en que el equipo tomará para administrar las variaciones de estos planes. Esta información se convierte en su plan de administración de cambio de proyecto. Este plan define cuando determina que se requiere una solicitud de cambio de proyecto (PCR), cómo varianzas de documentos y enviar para aprobación y ¿qué ocurre después de aprobar una solicitud de cambio.

Cálculos de varianza se usan para determinar si se necesita un PCR y cambiará las previsiones de programación o en los costes del proyecto. Varianzas pueden positivo o negativo:

  • Una variación positiva indica que el proyecto está adelantado o debajo del presupuesto. Escenarios pueden permitirle reasignar dinero y recursos en el territorio negativo positivo.

  • Una variación negativa es el indicador de que el proyecto va retrasado o por encima del presupuesto y que debe tomar medidas. Es posible que tenga que aumentar el presupuesto o Aceptar márgenes de beneficio reducidos.

Umbrales de varianza son un componente importante de cualquier proyecto cambiar de plan de administración. Que constituyen el materiales cambios en el proyecto y requieren la aprobación en un PCR y documentación. No todos PCRs producirá restablecer ámbito, el presupuesto o la programación. Esta es una tarea significativa, que puede requerir mucho tiempo en completarse, y se obligar a obtener la aprobación de arriba y abajo de la organización del proyecto.

Seguimiento de las desviaciones de costo y la programación durante el ciclo de vida del proyecto le ayuda a identificar áreas de puntos débiles: con cambios repetidos: y responder en consecuencia. Por ejemplo, si ve que el equipo de pruebas está encontrando retrasos continuos, debe asignar recursos adicionales para permanecer en la programación.

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Avanzando un paso más: análisis de valor acumulado

Ninguna discusión acerca de las desviaciones de proyecto está completa sin mencionar, una técnica de administración de proyectos para calcular el costo y la programación en un momento dado del valor acumulado. Análisis de valor acumulado comparan el trabajo finalizado con las previsiones establecidas. Le ayuda a evaluar el rendimiento del proyecto actual y realice correcciones donde sea necesario.

Para realizar análisis de valor acumulado, debe tener una EDT, una programación de proyecto detallada y un presupuesto (por fase o período de tiempo) para el trabajo planeado.

Formular preguntas de valor acumulado

En cualquier momento, análisis de valor acumulado medidas de estado del proyecto mediante tres preguntas clave:

  • Valor planeado: ¿cuál es la cantidad necesaria para el trabajo?

  • Valor acumulado: ¿qué ha finalizado realmente?

  • ¿Costo real: cuánto el costo para completar el trabajo?

Valor planeado (PV) es el costo presupuestado de las tareas planeadas. Valor acumulado (va) es la suma de todos los costos presupuestados de trabajo completado. Costo real (AC) es lo que se ha invertido en el trabajo fabrican.

Aprender sobre el análisis del valor acumulado

La manera más sencilla para describir el valor acumulado es a través de ejemplo. Supongamos que se está administrando un proyecto de cuatro mes con un presupuesto de 100000 dólares estadounidenses. Es tres meses en él y se da cuenta de que el equipo ha completado sólo la mitad del trabajo, por lo tanto la EV es 50.000 dólares. En función de la programación del proyecto, debe hacerse 75 por ciento del trabajo por ahora, por lo tanto el va es 75.000 dólares. También sabe que el equipo ha realizado $90.000 hasta ese momento, por lo tanto la CA es $90.000.

Estos números puede calcular el costo y programar varianzas. La variación de costo (VC) mide la diferencia entre los costos reales del trabajo realizado y el presupuesto del proyecto:

VC = EV-AC   

La variación de programación (VP) medidas progreso real contra la programación del proyecto:

VP = EV-PV   

Usando el ejemplo anterior, la variación de costo para este proyecto es $50.000-$90.000 = 40.000 $. La variación de programación es $50.000-75.000 dólares = 25.000 $.

Cualquier jefe de proyecto puede ver que el proyecto ha dedicado 90% de su presupuesto y solo un 50 por ciento del trabajo ha completado. El proyecto está detrás de la programación y el tiempo está completa, por lo que es necesario cambiar estará por encima del presupuesto. El jefe de proyecto debería reducir ámbito, ampliar la programación u obtener más fondos para completar el trabajo.

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Introducción a la variación de seguimiento

Integración de variación de seguimiento en la administración de proyectos es bastante sencilla, pero requiere un enfoque sistemático. Una vez que el proyecto de trabajo, trabajar con su patrocinador para establecer el ámbito, el presupuesto y la programación. Trabajar con su equipo para crear un plan de administración de cambio rigurosa que identifica los umbrales de varianza y se describe cómo tratar con varianzas si sobrepasan los valores de umbral. Después de desarrollar la EDT y defina la programación de proyecto detallado, puede establecer la programación del proyecto y el presupuesto. Una vez todos los componentes, está listo para iniciar el seguimiento de las desviaciones y poner el plan de administración de cambios en práctica.

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Acerca de la autora     Jane Suchan es un administrador de programas con experiencia en administrar iniciativas de negocios de empresa y desarrollar metodologías de administración de proyectos. Jane reside en Seattle, Washington.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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