Instrucciones para organizar y dar formato a los datos de una hoja de cálculo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Microsoft Office Excel tiene una serie de funciones que facilitan la administración y el análisis de datos. Para aprovechar al máximo de estas funciones, es importante organizar y dar formato a los datos en una hoja de cálculo de acuerdo con las siguientes instrucciones.

En este artículo

Instrucciones para organizar datos

Instrucciones para dar formato a los datos

Instrucciones para organizar datos

Colocar los elementos similares en la misma columna    Acomode los datos para que todas las columnas tengan elementos parecidos en la misma columna.

Mantener un rango de datos por separado    Deje al menos una columna en blanco y una fila en blanco entre un rango de datos relacionados y otros datos de la hoja de cálculo. Excel puede detectar y seleccionar más fácilmente el rango cuando ordena, filtra o inserta subtotales automáticos.

Colocar los datos importantes por encima o debajo del rango    Evite colocar los datos importantes a la izquierda o a la derecha del rango, ya que podría ocultar los datos cuando filtra el rango.

Evitar columnas y filas en blanco en un rango    Evite colocar columnas o filas en blanco en un rango de datos. Hágalo para asegurarse de que Excel pueda detectar y seleccionar más fácilmente los rangos de datos relacionados.

Mostrar todas las filas y columnas en un rango    Asegúrese de que se muestran las filas o columnas ocultas antes de realizar cambios en un rango de datos. Cuando no se muestran las filas y columnas en un rango, puede eliminar accidentalmente datos. Para obtener más información, vea Ocultar o mostrar filas y columnas.

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Instrucciones para dar formato a los datos

Usar los rótulos de columna para identificar los datos    Crear etiquetas de columna en la primera fila del rango de datos aplicando un formato diferente a los datos. Excel, a continuación, puede usar estas etiquetas para crear informes y para buscar y organizar los datos. Utilice una fuente, alineación, formato, modelo, borde o estilo de uso de mayúsculas para las etiquetas de columna es diferente del formato que se asigna a los datos del rango. Dar formato a las celdas como texto antes de escribir los rótulos de columna. Para obtener más información, vea maneras de aplicar formato a una hoja de cálculo.

Bordes de celda de uso para distinguir los datos    Cuando desee separar los rótulos de datos, utilice bordes de celda — no filas en blanco ni líneas de guiones, para insertar líneas debajo de las etiquetas. Para obtener más información, vea la celda aplicar o quitar bordes de una hoja de cálculo.

Evitar los espacios iniciales o finales para evitar errores    Evitar insertar espacios al principio o al final de una celda para aplicar sangría a datos. Los espacios adicionales pueden afectar a ordenar, buscar y el formato que se aplica a una celda. En lugar de escribir espacios para aplicar sangría a datos, puede usar el comando Aumentar sangría dentro de la celda. Para obtener más información, vea cambiar de posición los datos en una celda.

Extender formatos de datos y fórmulas    Al agregar nuevas filas de datos hasta el final de un rango de datos, Excel extiende fórmulas y formatos coherentes. Tres de las cinco celdas anteriores deben utilizar el mismo formato para ese formato para ampliarse. Todas las fórmulas anteriores deberán ser coherentes ampliar una fórmula. Para obtener más información, vea Rellenar datos automáticamente en celdas de la hoja de cálculo.

Usar un formato de tabla de Excel para trabajar con datos relacionados    Puede convertir un rango de celdas contiguas de su hoja de cálculo en una tabla de Excel. Puede manipular los datos definidos por la tabla independientemente de los datos fuera de la tabla y puede usar funciones específicas de la tabla para ordenar, filtrar, sumar o calcular rápidamente los datos de la tabla. También puede usar la función de la tabla para dividir en compartimentos conjuntos de datos relacionados si organiza los datos en varias tablas en una sola hoja de cálculo. Para obtener más información, vea el artículo sobre información general sobre tablas de Excel.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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