Insertar una sección opcional

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Si tiene una sección en la plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath es relevante solo a ciertos usuarios, considere la posibilidad de realizar una sección opcional. Una sección opcional no aparece en el formulario del usuario de forma predeterminada. Los usuarios insertan y rellenen la sección opcional si la necesitan.

En este artículo

Cuándo usar una sección opcional

La experiencia del usuario

Insertar una sección opcional

Personalizar el texto de sugerencia clic los usuarios para insertar la sección opcional

Mostrar la sección opcional en el formulario de forma predeterminada

Sugerencias de diseño

Cuándo usar una sección opcional

Utilice una sección opcional cuando desee ofrecer a los usuarios la posibilidad de una sección determinada del formulario. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de estado, puede incluir una sección opcional de notas. Los usuarios que desea agregar notas adicionales pueden insertar y rellenar esta sección opcional. A lo demás puede dejar la sección ocultada.

Sección opcional utilizada para agregar notas

Al insertar una sección opcional en la plantilla de formulario, en realidad se inserta un contenedor vacío. Para que el control de sección sea útil, debe insertar otros controles dentro de ella. En el ejemplo anterior, el Diseñador de formularios inserta un cuadro de texto enriquecido dentro de la sección opcional, junto con notas de un encabezado.

Controles relacionados

InfoPath incluye otros controles que son similares a las secciones opcionales, pero que usan con otros fines. Para decidir cuál de estos controles funciona mejor en la plantilla de formulario, consulte la lista siguiente:

Sección    Las secciones se utilizan para organizar grupos de controles relacionados. Las secciones aparecen en la plantilla de formulario de forma predeterminada. No puede elegir ocultarlas como sea posible con secciones opcionales.

Sección de repetición    Para crear una sección que los usuarios pueden insertar en los formularios varias veces (como un registro en una base de datos), utilice una sección extensible o cualquier otro control extensible.

Grupo de opciones    Para insertar una sección que se puede reemplazar con otra sección, use un grupo de opciones. Un grupo de opciones contiene dos o más secciones. De forma predeterminada, una de estas secciones aparece en el formulario. Los usuarios puedan elegir reemplazarla por otra sección. Grupos de opciones también se pueden insertar en un formulario varias veces por el usuario.

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La experiencia de usuario

Si deja la configuración predeterminada habilitada para la sección opcional, los usuarios verán un icono de flecha naranja pequeña situada junto a una sugerencia al abrir un formulario que se basa en la plantilla de formulario. Puede personalizar el texto de sugerencia al diseñar la plantilla de formulario.

Texto de sugerencia para sección opcional

Si hacen clic en el icono o en el texto de sugerencia, InfoPath reemplaza el texto de sugerencia y el icono por la sección opcional. El usuario, a continuación, puede introducir datos en los controles de la sección opcional.

Para quitar una sección opcional, los usuarios mueven el puntero sobre la sección hasta que aparezca un botón de menú contextual naranja en la esquina superior izquierda. Los usuarios, haga clic en este botón para ver un menú de opciones para trabajar con la sección. Puede personalizar los comandos de menú al diseñar la plantilla de formulario.

Comando Quitar notas del menú contextual

Nota: Si un usuario quita una sección opcional después de rellenarla, los datos de esa sección se pierde, no ocultos.

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Insertar una sección opcional

El procedimiento para insertar una sección opcional varía ligeramente dependiendo de si está diseñando una plantilla de formulario en blanco nueva o basando el diseño de la plantilla de formulario en una base de datos u otro origen de datos externos.

La ilustración siguiente muestra el aspecto de una sección opcional cuando está seleccionado en el modo de diseño.

Sección opcional vacía seleccionada en modo de diseño

Los controles pueden estar enlazados o no enlazados. Cuando un control está enlazado, está conectado a un campo o grupo en el origen de datos para que los datos introducidos en el control se guarden en el archivo de formulario subyacente (.xml). Cuando un control no está enlazado, no está conectado a un campo o grupo y los datos introducidos en el control no se guardan. Cuando seleccione o mueva el puntero sobre un control, aparecerán en la esquina superior derecha del control un texto y un icono de enlace. El texto indica el grupo o campo al que está enlazado el control en el origen de datos. El icono indica si el control está correctamente enlazado a ese grupo o campo. Cuando el enlace es correcto, aparece un icono verde. Si hay algún error con el enlace, verá un icono azul o rojo en su lugar.

El origen de datos para la plantilla de formulario se compone de campos y grupos que aparecen en una vista jerárquica en el panel de tareas Origen de datos. Secciones opcionales siempre están enlazadas a grupos en el origen de datos de la plantilla de formulario. Cada control de una sección opcional está enlazado a un campo que forma parte del grupo de la sección.

En el ejemplo siguiente, la sección opcional de notas en la plantilla de formulario enlazada al grupo de notas en el panel de tareas Origen de datos.

Relación entre la sección opcional de plantilla de formulario y el grupo correspondiente en origen de datos

Insertar una sección opcional en una plantilla de formulario en blanco

Cuando se diseña una plantilla de formulario nueva, se selecciona automáticamente la caja de verificación de Crear automáticamente origen de datos en el panel de Controles. Esto permite que InfoPath cree automáticamente los campos y grupos en el origen de datos a medida que agregue controles a la plantilla de formulario. Estos campos y grupos están representados por iconos de archivo y carpeta en el panel de Origen de datos.

  1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor en el lugar donde desea insertar el control.

  2. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  3. En Insertar controles, haga clic en Sección opcional.

  4. Para agregar controles a la sección, arrastre desde el panel de tareas controles hasta la sección opcional en la plantilla de formulario.

    Nota: No debe mover un control que ya esté en la plantilla de formulario en la sección, a menos que el campo del control ya forme parte del grupo de la sección del origen de datos. En caso contrario, puede romper el enlace para el control.

  5. Para agregar una etiqueta al control, escriba el texto por encima.

Insertar una sección opcional en una plantilla de formulario que se basa en un origen de datos existente

Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un archivo existente de lenguaje de marcado Extensible (XML), base de datos o servicio Web, InfoPath deriva los campos y grupos en el panel de tareas Origen de datos de ese origen de datos existente. En este escenario, puede agregar una sección opcional arrastrando un grupo desde el panel de tareas Origen de datos a la plantilla de formulario o insertando la sección mediante el panel de tareas controles, como se describe en el siguiente procedimiento:

  1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor en el lugar donde desea insertar el control.

  2. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  3. En Insertar controles, haga clic en Sección opcional.

  4. En el cuadro de diálogo Enlace de sección opcional, seleccione el grupo en el que desea almacenar los datos de la sección opcional y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Agregar controles a la sección y después enlazarlos a los campos correspondientes del origen de datos.

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Personalizar el texto de sugerencia clic los usuarios para insertar la sección opcional

Al insertar una sección opcional en la plantilla de formulario, el texto de sugerencia "Haga clic aquí para insertar" aparece en el formulario. Este texto informa a los usuarios que hay una sección opcional para insertar. Siga este procedimiento para personalizar este texto:

  1. Haga doble clic en la sección opcional.

  2. Haga clic en la pestaña Datos.

  3. Seleccione la casilla de verificación Mostrar Insertar botón y sugerencia y reemplace el texto predeterminado en el cuadro de texto de su elección.

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Mostrar la sección opcional en el formulario de forma predeterminada

De forma predeterminada, las secciones opcionales están ocultas cuando los usuarios primero abren un formulario. Si lo desea, puede mostrar una sección opcional en su lugar. Si hace esto, InfoPath oculta la sugerencia "Haga clic aquí para insertar" porque la sección opcional ya está visible en el formulario.

  1. Haga doble clic en la sección opcional.

  2. Haga clic en la pestaña Datos.

  3. En la configuración predeterminada, haga clic en incluir la sección en el formulario de forma predeterminada.

  4. Active la casilla de verificación Permitir a los usuarios eliminar la sección.

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Sugerencias de diseño

Antes de insertar controles en una sección opcional en la plantilla de formulario, piense en cómo desea organizar esos controles. Puede agregar cuadros de texto y otros controles arrastrándolos hasta la sección opcional donde desee. O bien, si desea tener más control sobre el diseño, puede agregar un diseño de tabla dentro de la sección opcional y, a continuación, insertar etiquetas y controles dentro de las celdas individuales para que aparezcan correctamente alineadas. En la siguiente ilustración, se utiliza una tabla de diseño de cuatro filas y dos columnas para organizar las etiquetas y los controles de la sección opcional.

Tabla de Diseño usadas para organizar controles en sección opcional

Además de usar las tablas de diseño, puede realizar uno o varios de estos procedimientos:

  • Para cambiar el tamaño de varias secciones a la vez, seleccione las secciones cuyo tamaño desea cambiar, presione ALT+ENTRAR, haga clic en la ficha tamaño y, a continuación, realice los ajustes necesarios.

  • Para cambiar el borde o el color de una sección, seleccione la plantilla de formulario, en el menú formato, haga clic en Bordes y sombreado, haga clic en la ficha bordes y, a continuación, realice los ajustes necesarios.

  • Para ver el aspecto que tendrán los controles en la sección del texto real, haga clic en Datos de ejemplo en el menú Ver. Esto le dará una idea del aspecto de un formulario basado en la plantilla de formulario cuando un usuario lo rellene.

  • En ocasiones, el texto dentro de los controles de una sección y las etiquetas a la izquierda de los controles parece ser ligeramente fuera de alineación. Para alinearlos rápidamente, haga doble clic en el control, haga clic en Alinear en la ficha tamaño y, a continuación, haga clic en Aplicar. Si la etiqueta y control están en celdas diferentes de una tabla de diseño, haga clic en la celda que contiene la etiqueta, haga clic en Propiedades de tabla en el menú contextual y, a continuación, haga clic en Centro en Alineación Vertical en la pestaña de la celda.

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