Insertar una sección opcional

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Si tiene una sección en la plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath que sólo interesa a ciertos usuarios, plantéese la posibilidad de convertirla en una sección opcional. Una sección opcional no aparece en el formulario del usuario de forma predeterminada. Los usuarios insertan y rellenan la sección opcional sólo si la necesitan.

En este artículo

Cuándo se debe utilizar una sección opcional

Experiencia del usuario

Insertar una sección opcional

Personalizar la sugerencia en la que hacen clic los usuarios para insertar la sección opcional

Mostrar la sección opcional en el formulario de forma predeterminada

Sugerencias de diseño

Cuándo se debe utilizar una sección opcional

Utilice una sección opcional cuando desee ofrecer a los usuarios la posibilidad de rellenar una determinada sección del formulario. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de estado, puede incluir una sección de notas opcional. Los usuarios que deseen agregar notas adicionales podrán insertar y rellenar esta sección. Los demás, podrán dejar la sección oculta.

Sección opcional utilizada para agregar notas

Cuando se inserta una sección opcional en una plantilla de formulario, en realidad se inserta un contenedor vacío. Para que el control de sección sea útil, debe insertar controles adicionales en su interior. En el ejemplo anterior, el diseñador del formulario ha insertado un cuadro de texto enriquecido dentro de una sección opcional, junto con el encabezado Notas.

Controles relacionados

InfoPath incluye otros controles similares a las secciones opcionales, pero que se usan con otros fines. Para decidir cuál de estos controles funciona mejor en su plantilla de formulario, consulte la lista siguiente:

Sección    Las secciones se utilizan para organizar grupos de controles relacionados. Las secciones aparecen en la plantilla de formulario de forma predeterminada. No puede elegir ocultarlas, tal como ocurre con las secciones opcionales.

Sección extensible    Si desea crear una sección que los usuarios puedan insertar en los formularios varias veces (igual que un registro en una base de datos), utilice una sección extensible o cualquier otro control extensible.

Grupo de opciones    Si desea crear una sección que pueda reemplazarse por otra, utilice un grupo de opciones. Un grupo de opciones contiene dos o más secciones. De forma predeterminada, una de estas secciones aparece en el formulario. Los usuarios pueden elegir si desean reemplazarla por otra. Los usuarios también pueden insertar los grupos de opciones varias veces en un formulario.

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Experiencia del usuario

Si deja habilitada la configuración predeterminada de la sección opcional, los usuarios verán un pequeño icono de flecha de color naranja junto a una sugerencia cuando abran un formulario basado en la plantilla de formulario. Al diseñar la plantilla de formulario, puede personalizar la sugerencia.

Texto de sugerencia para sección opcional

Si los usuarios hacen clic en el icono o en la sugerencia, InfoPath reemplaza la sugerencia y el icono por la sección opcional. Acto seguido, el usuario podrá especificar los datos en los controles de la sección opcional.

Para eliminar una sección opcional, los usuarios sitúan sobre ella el puntero hasta que, en la esquina superior izquierda, aparece un botón de un menú contextual de color naranja. Los usuarios hacen clic en este botón para ver un menú con opciones que permiten trabajar con la sección. Al diseñar la plantilla de formulario, puede personalizar los comandos del menú.

Comando Quitar notas del menú contextual

Nota: Si un usuario quita una sección opcional después de rellenarla, sus datos se perderán, no se ocultarán.

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Insertar una sección opcional

El procedimiento para insertar una sección opcional varía ligeramente en función de si se está diseñando una nueva plantilla de formulario en blanco o si se basa el diseño de la misma en una base de datos u otro origen de datos externo.

La ilustración siguiente muestra el aspecto que tiene una sección opcional cuando está seleccionada en modo de diseño.

Sección opcional vacía seleccionada en modo de diseño

Los controles pueden estar enlazados o no enlazados. Cuando un control está enlazado, está conectado a un campo o grupo en el origen de datos para que los datos introducidos en el control se guarden en el archivo de formulario subyacente (.xml). Cuando un control no está enlazado, no está conectado a un campo o grupo y los datos introducidos en el control no se guardan. Cuando seleccione o mueva el puntero sobre un control, aparecerán en la esquina superior derecha del control un texto y un icono de enlace. El texto indica el grupo o campo al que está enlazado el control en el origen de datos. El icono indica si el control está correctamente enlazado a ese grupo o campo. Cuando el enlace es correcto, aparece un icono verde. Si hay algún error con el enlace, verá un icono azul o rojo en su lugar.

El origen de datos para la plantilla de formulario se compone de campos y grupos que aparecen en una vista jerárquica en el panel de tareas Origen de datos. Secciones opcionales siempre están enlazadas a grupos en el origen de datos de la plantilla de formulario. Cada control de una sección opcional está enlazado a un campo que forma parte del grupo de la sección.

En el ejemplo siguiente, la sección opcional Notas de la plantilla de formulario está enlazada al grupo notas del panel de tareas Origen de datos.

Relación entre la sección opcional de plantilla de formulario y el grupo correspondiente en origen de datos

Insertar una sección opcional en una nueva plantilla de formulario en blanco

Cuando se diseña una plantilla de formulario nueva, se selecciona automáticamente la caja de verificación de Crear automáticamente origen de datos en el panel de Controles. Esto permite que InfoPath cree automáticamente los campos y grupos en el origen de datos a medida que agregue controles a la plantilla de formulario. Estos campos y grupos están representados por iconos de archivo y carpeta en el panel de Origen de datos.

  1. En la plantilla de formulario, sitúe el cursor en el lugar donde desee insertar el control.

  2. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  3. En Insertar controles, haga clic en Sección opcional.

  4. Para agregar controles a la sección, arrástrelos desde el panel de tareas Controles hasta la sección opcional de la plantilla de formulario.

    Nota: No debe mover un control que ya esté en la plantilla de formulario en la sección, a menos que el campo del control ya forme parte del grupo de la sección del origen de datos. En caso contrario, puede romper el enlace para el control.

  5. Para agregar una etiqueta al control, escriba el texto por encima.

Insertar una sección opcional en una plantilla de formulario basada en un origen de datos existente

Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un archivo existente de lenguaje de marcado Extensible (XML), base de datos o servicio Web, InfoPath deriva los campos y grupos en el panel de tareas Origen de datos de ese origen de datos existente. En este escenario, puede agregar una sección opcional arrastrando un grupo desde el panel de tareas Origen de datos a la plantilla de formulario o insertando la sección mediante el panel de tareas controles, como se describe en el siguiente procedimiento:

  1. En la plantilla de formulario, sitúe el cursor en el lugar donde desee insertar el control.

  2. Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.

  3. En Insertar controles, haga clic en Sección opcional.

  4. En el cuadro de diálogo Enlace de Sección opcional, seleccione el grupo en el que desea guardar los datos de la sección opcional y haga clic en Aceptar.

  5. Agregue controles a la sección y, a continuación, enlace dichos controles a los campos correspondientes del origen de datos.

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Personalizar la sugerencia en la que hacen clic los usuarios para insertar la sección opcional

Cuando se inserta una sección opcional en una plantilla de formulario, aparece el texto "Haga clic aquí para insertar" en el formulario. Este texto informa a los usuarios de que existe una sección opcional disponible. Para personalizar este texto, haga lo siguiente:

  1. Haga doble clic en la sección opcional.

  2. Haga clic en la ficha Datos.

  3. Active la casilla de verificación Mostrar botón de inserción y sugerencia y reemplace el texto predeterminado del cuadro por el texto que desee.

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Mostrar la sección opcional en el formulario de forma predeterminada

Cuando los usuarios abren un formulario por primera vez, las secciones opcionales están ocultas de forma predeterminada. Si lo desea, puede hacer que una sección opcional esté visible. Si lo hace, InfoPath oculta la sugerencia "Haga clic aquí para insertar" porque la sección opcional ya está visible en el formulario.

  1. Haga doble clic en la sección opcional.

  2. Haga clic en la ficha Datos.

  3. En Configuración predeterminada, haga clic en Incluir la sección en el formulario de forma predeterminada.

  4. Active la casilla de verificación Permitir a los usuarios eliminar a sección.

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Sugerencias de diseño

Antes de insertar controles en una sección opcional de una plantilla de formulario, piense en cómo desea organizar esos controles. Puede agregar cuadros de texto y otros controles arrastrándolos hasta cualquier punto de la sección opcional. O bien, si desea ejercer un mayor control sobre el diseño, puede agregar una diseño de tabla dentro de la sección opcional y, a continuación, insertar etiquetas y controles dentro de cada celda para que queden correctamente alineadas. En la ilustración siguiente, se ha utilizado una tabla de diseño de cuatro filas y dos columnas para organizar las etiquetas y los controles de la sección opcional.

Tabla de Diseño usadas para organizar controles en sección opcional

In addition to using layout tables, you can do one or more of the following:

  • To change the size of several sections at once, select the sections whose size you want to change, press ALT+ENTER, click the Size tab, and then make the necessary adjustments.

  • To change the border or color of a section, select it on the form template, on the Format menu, click Borders and Shading, click the Borders tab, and then make the necessary adjustments.

  • To see how the controls in your section will look with actual text in them, click Sample Data on the View menu. This helps you get a sense of what a form based on your form template will look like when a user fills it out.

  • On occasion, the text inside the controls in a section and the labels to the left of those controls may appear to be slightly out of alignment. To quickly realign them, double-click the control, click Align on the Size tab, and then click Apply. If the label and control are in different cells in a layout table, right-click the cell that contains the label, click Table Properties on the shortcut menu, and then click Center under Vertical alignment on the Cell tab.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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