Insertar subtotales en una lista de datos en una hoja de cálculo

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Puede calcular automáticamente subtotales y totales generales en una lista de una columna mediante el comando subtotales.

Importante: Los subtotales no son compatibles con las tablas de Excel. El comando subtotales aparecerá atenuado si está trabajando con una tabla de Excel. Para agregar subtotales en una tabla, primero debe convertir la tabla en un rango normal de datos y, a continuación, agregar el subtotal. Tenga en cuenta que esto quitará toda la funcionalidad de la tabla de los datos excepto el formato de tabla. También puede crear una tabla dinámica.

Al Insertar subtotales:

  • Subtotales     se calculan con una función de resumen, como suma o promedio, mediante la función subtotales. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen para cada columna.

  • Totales generales     se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si usa la función de Resumen promedio , la fila total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.

Ejemplo de subtotales automáticos

Si el libro está configurado para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores de subtotal y total general automáticamente mientras se modifican los datos de detalle. El comando Subtotal también esquematiza la lista para que pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Nota: Si filtra datos que contengan subtotales, los subtotales pueden aparecer ocultos. Para volver a mostrarlas, desactive todos los filtros para obtener más información sobre cómo aplicar filtros, consulte Inicio rápido: filtrar datos con un autofiltro.

  1. Asegúrese de que cada columna de una intervalo de datos para la que desea calcular subtotales tiene una etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares en cada columna y que el rango no incluye ninguna fila o columna en blanco.

  2. Seleccione una celda del rango.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    Insertar un nivel de subtotales

    Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra en el siguiente ejemplo.

    Ejemplo de subtotales automáticos

    1. para cada cambio en la columna deporte...

    2... calcular subtotales de la columna ventas.

    1. Para ordenar la columna que contiene los datos por los que desea agrupar, seleccione la columna y después, en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A.

    2. En el grupo esquema de la pestaña datos , haga clic en subtotal.

      Cinta de Outlook

      Se muestra el cuadro de diálogo subtotales.

    3. En el cuadro para cada cambio en , haga clic en la columna que se va a subtotalr. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría deporte.

    4. En el cuadro usar función , haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría suma.

    5. En el cuadro Agregar subtotal a , active la casilla de verificación de cada columna que contiene valores cuyo subtotal desea calcular. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría ventas.

    6. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla salto de página entre grupos .

    7. Para especificar una fila de Resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, debe desactivar la casilla de verificación.

    8. De forma opcional, puede usar el comando subtotales repitiendo los pasos del 1 al 7 para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar sobrescribir los subtotales existentes, desactive la casilla reemplazar subtotales actuales .

    Insertar niveles anidados de subtotales

    Puede insertar subtotales para grupos internos anidados dentro de sus grupos externos correspondientes, como se muestra en el siguiente ejemplo.

    Ejemplo de subtotales externos y anidados

    1. para cada cambio en la columna exterior, región...

    2... calcula el subtotal de las ventas de esa región y de cada cambio en la columna interior de deporte.

    1. Para ordenar la columna que contiene los datos por los que desea agrupar, seleccione la columna y después, en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A.

    2. Inserte los subtotales externos.

      Cómo insertar los subtotales externos

      1. En el grupo esquema de la pestaña datos , haga clic en subtotal.

        Cinta de Outlook

        Se muestra el cuadro de diálogo subtotales.

      2. En el cuadro para cada cambio en , haga clic en la columna de los subtotales externos. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, haga clic en región.

      3. En el cuadro usar función , haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría suma.

      4. En el cuadro Agregar subtotal a , active la casilla de verificación de cada columna que contiene valores cuyo subtotal desea calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría ventas.

      5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla salto de página entre grupos .

      6. Para especificar una fila de Resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, debe desactivar la casilla de verificación.

      7. De forma opcional, puede usar el comando subtotales repitiendo los pasos del 1 al 6 para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar sobrescribir los subtotales existentes, desactive la casilla reemplazar subtotales actuales .

    3. Inserte los subtotales anidados.

      Cómo insertar los subtotales anidados

      1. En el grupo esquema de la pestaña datos , haga clic en subtotal.

        Cinta de Outlook

        Se muestra el cuadro de diálogo subtotales.

      2. En el cuadro para cada cambio en , haga clic en la columna subtotales anidados. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría deporte.

      3. En el cuadro usar función , haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría suma.

        Seleccione las opciones que quiera.

      4. Desactive la casilla reemplazar subtotales actuales .

    4. Repita el paso anterior para obtener más subtotales anidados, trabajando a partir de los subtotales más externos de.

Sugerencia: Para mostrar un resumen de solo los subtotales y los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema uno dos tres junto a los números de fila. Use los símbolos más y menos para mostrar u ocultar las filas de detalles de los subtotales individuales.

  1. Seleccione una celda del rango que contiene los subtotales.

  2. En el grupo esquema de la pestaña datos , haga clic en subtotal.

    Cinta de Outlook

  3. En el cuadro de diálogo subtotales, haga clic en quitar todo.

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