Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo

Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática mediante en comando Subtotal.

Importante: Los subtotales no son compatibles con las tablas de Excel. El comando Subtotal aparecerá atenuado si está trabajando con una tabla de Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuación, agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitará de los datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla. También puede crear una tabla dinámica.

Al insertar subtotales:

  • Los subtotales    se calculan con una función de resumen, como Suma o Promedio, con la función SUBTOTAL. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen de cada columna.

  • Los totales generales    se derivan de datos de detalle, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen Promedio, la fila total general muestra un promedio de todas las filas de detalle de la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.

Ejemplo de subtotales automáticos

Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores del subtotal y del total general a medida que modifica los datos. El comando Subtotal también esquematiza la lista de modo que pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Nota:  Si filtra datos que contiene los subtotales, los subtotales pueden aparecer ocultos. Para mostrarlos de nuevo, borre todos los filtros. Para obtener más información sobre cómo aplicar filtros, vea Inicio rápido: Filtrar datos con un filtro automático.

  1. Asegúrese de que todas las columnas de un intervalo de datos para el que desea calcular los subtotales tienen una etiqueta en la primera fila, contienen hechos similares y, asimismo, que el rango no incluye filas o columnas en blanco.

  2. Seleccione una celda del rango.

  3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    Insertar un nivel de subtotales

    Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra en el ejemplo siguiente.

    Ejemplo de subtotales automáticos

    1. En cada cambio en la columna Deporte...

    2. …calcula el subtotal de la columna Ventas.

    1. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.

    2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

      Imagen de la cinta de opciones de Outlook

      Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

    3. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Deporte.

    4. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma.

    5. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Ventas.

    6. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.

    7. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría.

    8. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al siete para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

    Insertar niveles anidados de subtotales

    Puede insertar subtotales para grupos internos, anidados dentro de sus grupos externos correspondientes, como se muestra en el ejemplo siguiente.

    Ejemplo de subtotales externos y anidados

    1. En cada cambio en la columna externa Región...

    2. …calcula el subtotal de las Ventas para esa región y en cada cambio en la columna interna Deporte.

    1. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.

    2. Inserte los subtotales externos.

      Cómo insertar los subtotales externos

      1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

        Imagen de la cinta de opciones de Outlook

        Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

      2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales externos. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.

      3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma.

      4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría Ventas.

      5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.

      6. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos. Por ejemplo, en el ejemplo anterior esta casilla se desactivaría.

      7. O bien, puede utilizar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos del uno al seis para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

    3. Inserte los subtotales anidados.

      Cómo insertar los subtotales anidados

      1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

        Imagen de la cinta de opciones de Outlook

        Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.

      2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna del subtotal anidado. En el ejemplo anterior, seleccionaría Deporte.

      3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desea usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, en el ejemplo anterior seleccionaría Suma.

        Seleccione las demás opciones que desee.

      4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

    4. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más externos.

Sugerencia: Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema uno dos tres que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos más y menos para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

  1. Seleccione una celda del rango que contiene los subtotales.

  2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal.

    Imagen de la cinta de opciones de Outlook

  3. En el cuadro de diálogo Subtotal, haga clic en Quitar todos.

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