Insertar o eliminar una lista desplegable

Lista desplegable creada mediante validación de datos Para facilitar la entrada de datos en Excel o limitar las entradas a determinados elementos, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de celdas que se encuentren en otra parte del libro. Cuando crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha. Para introducir información en dicha celda, haga clic en la flecha y a continuación, haga clic en la entrada que desee.

Para crear una lista desplegable de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos en el grupo Herramientas de datos en la pestaña Datos.

  1. Para crear una lista de las entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una única fila o columna sin celdas en blanco. Por ejemplo:

 

A

1

Ventas

2

Finanzas

3

I+D

4

TI

  1. Nota: Es posible que desee ordenar los datos en el orden en que desee que aparezcan en la lista desplegable.

  2. Si quiere usar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, después, defina un nombre para la lista.

    Cómo definir un nombre

    1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que desee poner un nombre.

    2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo del barra de fórmulas.

      Cuadro Nombre

    3. Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, DeptsVálids.

    4. Presione ENTRAR.

      Nota: No puede escribir el nombre de la celda mientras está cambiando el contenido de esta.

  3. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde desee crear la lista desplegable.

  4. En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

    Imagen de la cinta de Excel

    Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

    Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

    Es posible que esté escribiendo datos en este momento.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la pestaña Datos mientras se escriben datos en una celda. Para terminar de escribir datos, presione ENTER o ESC.

    La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida     No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido. Para obtener más información sobre cómo dejar de compartir o quitar la protección de un libro, vea Proteger un libro.

  5. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

  6. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

  7. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, haga lo siguiente:

    1. Si la lista está en la hoja de cálculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen.

    2. Si la lista está en una hoja de cálculo diferente, escriba el nombre que haya definido en la lista en el cuadro Origen.

En ambos casos, asegúrese de que la referencia o nombre va precedido de un signo igual (=). Por ejemplo, escriba =DeptsVálids.

  1. Asegurarse de que la casilla Celda con lista desplegable esté activada

  2. Para especificar si la celda puede dejarse en blanco, active o desactive la casilla Omitir blancos

  3. Mostrar un mensaje de entrada al hacer clic en la celda.

Cómo mostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

  2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

  1. Especifique cómo quiere que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Cómo especificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la pestaña Mensaje de error y asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos está activada.

  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

    • Para mostrar un mensaje de información que no evite la introducción de datos no válidos, seleccione Información.

    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la introducción de datos no válidos, seleccione Advertencia.

    • Para evitar la introducción de datos no válidos, seleccione Detener.

  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

    Nota: Si no agrega un título o un texto, el título será "Microsoft Excel" y el mensaje, "El valor introducido no es válido. Los valores que el usuario puede introducir en esta celda están restringidos.".

Notas: 

  • Para eliminar una lista desplegable, seleccione la celda con la lista. Haga clic en la pestaña Datos y a continuación, en la grupo Datos, haga clic en Validación de datos. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración y a continuación, en Borrar todo. Más información sobre cómo eliminar validación de datos.

  • El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

  • El número máximo de entradas que se puede encontrar en una lista desplegable es 32.767.

  • Si la lista de validación está en otra hoja de cálculo y quiere evitar que los usuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo.

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