Insertar, crear o eliminar un campo que almacena datos de texto

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Agregar un campo de texto a una tabla cuando necesite almacenar pequeñas cantidades de datos de texto, como nombres, direcciones y números de teléfono. En este artículo se explica cómo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar y eliminar un campo de texto en tablas de base de datos nuevos y existentes.

En este artí­culo

Descripción de los campos de texto

Agregar un campo de texto en la vista Hoja de datos

Agregar un campo de texto en la vista Diseño

Eliminar un campo de texto

Referencia de propiedades de campo de texto

Descripción de los campos de texto

Si es nuevo en Office Access 2007, recuerde que los datos en una base de datos se almacenan en una o más tablas. Puede ver la información en una hoja de datos: una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo Microsoft Office Excel 2007 — o en una entrada de datos de formulario o un informe, pero la base de datos almacena todos los datos en una o más tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y cada campo está configurado para aceptar un tipo específico de datos. Por ejemplo, configure un campo a la fecha y hora del tipo de datos cuando necesite para almacenar fechas y horas, y se establece un campo en el tipo de datos de texto cuando necesite para almacenar datos textuales, como nombres, direcciones o números de teléfono. Si necesita almacenar grandes cantidades de texto (más de 256 caracteres), establezca el campo en el tipo de datos Memo.

Especificaciones de campo de texto

Campos de texto en Office Access 2007 pueden almacenar hasta 256 caracteres alfanuméricos. Puede mostrar los 256 caracteres en el campo de tabla y en un control en un formulario o informe. A diferencia de los campos Memo, no se puede aplicar formato de texto enriquecido a los datos en un campo de texto. Sin embargo, puede aplicar formatos de presentación personalizados, y también puede aplicar máscaras de entrada que controlan cómo los usuarios escriben datos.

Para obtener más información sobre formatos de los datos de texto, vea el artículo formato de datos en tablas, formularios e informes. Para obtener información acerca de las máscaras de entrada, vea el artículo crear una máscara de entrada para escribir el campo o controlar valores en un formato específico.

Métodos para crear un campo de texto

Office Access 2007 proporciona varias maneras de agregar un campo de texto a una tabla nueva o existente:

  • Vista Hoja de datos    Puede agregar un campo de texto a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de datos agregando un nuevo campo y, a continuación, escribir texto en una fila en blanco en el campo, o pegando hasta 256 caracteres de texto en una fila en blanco. También puede seleccionar el tipo de datos de una lista desplegable y establecer propiedades como se requiere, que obliga a los usuarios para introducir una fecha en el campo y Es única, que obliga a los usuarios especificar un valor no duplicado en el campo.

  • Vista Diseño    Use la vista Diseño para agregar un campo de texto y establecer las propiedades del campo que no se puede establecer en la vista Hoja de datos. Las propiedades incluyen las máscaras de entrada y un valor predeterminado para el campo. Para obtener más información acerca de las propiedades de campo que se pueden establecer en la vista Diseño, vea referencia de propiedades de campo de texto al final de este artículo.

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Agregar un campo de texto en la vista Hoja de datos

En esta sección se explica cómo agregar un campo de texto a una tabla existente y una nueva tabla en la vista Hoja de datos. Si es nuevo en Access, una hoja de datos es una cuadrícula similar en apariencia a una hoja de cálculo Office Excel 2007.

Agregar un campo de texto a una tabla existente

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

    Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  4. Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada, Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos.

  5. Haga doble clic en la fila de encabezado y, a continuación, escriba un nombre para el nuevo campo.

  6. Seleccione la primera fila en blanco en el encabezado y, a continuación, escriba un bloque de texto o una combinación de texto y números. Puede introducir un máximo de 256 caracteres. Access deduce el tipo de datos de texto para el campo cuando escriba texto o una combinación de texto y números, y escriba no más de 256 caracteres. Si escribe más de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo.

    o bien

    Pegue hasta 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

  7. Guarde los cambios.

Agregar un campo de texto a una tabla nueva

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

    Access abre la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta ilustración muestra una nueva tabla:

    Tabla nueva vacía en una nueva base de datos

  4. Haga clic en Guardar Imagen de botón y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

  5. Haga doble clic en la fila de encabezado para el primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo ) y, a continuación, escriba un nombre para el campo.

  6. Seleccione la primera fila en blanco en el encabezado y, a continuación, escriba un bloque de texto o una combinación de texto y números. Puede introducir un máximo de 256 caracteres. Access deduce el tipo de datos de texto para el campo cuando escriba texto o una combinación de texto y números, y escriba no más de 256 caracteres. Si escribe más de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo.

    o bien

    Pegue hasta 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

    o bien

    En la ficha hoja de datos, en el grupo formato y tipo de datos, en la lista Tipo de datos, seleccione texto.

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Agregar un campo de texto en la vista Diseño

Utilizar la vista Diseño para agregar un campo de texto a una tabla nueva o existente y, a continuación, para establecer o cambiar las propiedades de campo que no se puede establecer o cambiar en la hoja de datos ver. Por ejemplo, puede especificar una máscara de entrada o un valor predeterminado. En esta sección se explica cómo agregar un campo de texto y establecer las propiedades del campo.

Agregar un campo de texto a una tabla existente

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre para el campo.

  5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione el texto de la lista.

  6. Guarde los cambios.

Agregar un campo de texto a una tabla nueva

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

  4. Haga clic en Guardar Imagen de botón y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

  5. Haga clic en la pestaña de documento para la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño.

  6. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre para el campo.

  7. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione el texto de la lista.

  8. Guarde los cambios. Si desea configurar propiedades del campo, deje la tabla abierta en la vista Diseño y vaya a los siguientes pasos.

Establecer o cambiar propiedades de campo

  1. En la pestaña General, en la sección inferior del Diseñador de tablas, en Propiedades de campo, busque la propiedad que desea cambiar.

  2. Seleccione el campo junto al nombre de propiedad. Según la propiedad, puede escribir datos (como texto predeterminado o una máscara de entrada), iniciar el generador de expresiones haciendo clic en Botón Generador o seleccione una opción de una lista.

    Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y, a continuación, presione F1.

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Eliminar un campo de texto

Puede usar la vista Hoja de datos o la vista Diseño para eliminar un campo de texto de una tabla. Sin embargo, cuando se elimina un campo de texto que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente, no se puede deshacer la eliminación. Para ello, debe hacer la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de base de datos.

Eliminar un campo de texto en la vista Hoja de datos

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

    Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  4. Busque el campo de texto, haga clic en la fila de encabezado (el nombre) y, a continuación, haga clic en Eliminar columna.

Eliminar un campo de texto en la vista Diseño

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

    Access abre la tabla en la vista Diseño.

  4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo de texto y, a continuación, presione la tecla Suprimir.

    o bien

    Haga clic en el selector de fila y, a continuación, haga clic en Eliminar filas.

  5. Haga clic en para confirmar la eliminación.

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Referencia de propiedades de campo de texto

Al usar la vista Diseño para agregar un campo de texto a una tabla, puede establecer y cambiar un número de propiedades del campo. Esta tabla se enumeran las propiedades de campo de texto, se describe lo que cada uno y explica las implicaciones de establecer o cambiar a ellas.

Propiedad

Uso

Tamaño del campo

Controla el tamaño de los campos de texto. Valores válidos: 0 y 255. Si deja en blanco esta propiedad, el campo acepta 256 caracteres.

Formato

Escriba los caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Formatos definidos aquí aparecen en las hojas de datos, formularios e informes.

Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea el artículo formato de datos en tablas, formularios e informes.

Máscara de entrada

Definir una máscara de entrada cuando necesite controlar cómo los usuarios escriben datos en el campo.

Para obtener más información sobre el uso de máscaras de entrada, vea el artículo crear una máscara de entrada para escribir el campo o controlar valores en un formato específico.

Título

Especifica el nombre de campo de texto. Esta propiedad acepta hasta 2048 caracteres. Si no especifica un título, Access aplica el nombre de campo predeterminado.

Valor predeterminado

Especifica el valor que aparece automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en una tabla de direcciones, puede establecer el valor predeterminado para el campo Ciudad en una determinada ciudad. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, puede aceptar este valor o escriba el nombre de una ciudad diferente. Longitud máxima: 255 caracteres.

Regla de validación

Especifica los requisitos de los datos introducidos en un registro completo, un campo individual o un control. Cuando un usuario escribe datos que infringe la regla, puede usar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2048 caracteres.

Para obtener más información sobre cómo crear reglas de validación, vea el artículo crear una regla de validación para validar los datos en un campo.

Texto de validación

Especifica el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación. Longitud máxima: 255 caracteres.

Para obtener más información sobre cómo crear reglas de validación, vea el artículo crear una regla de validación para validar los datos en un campo.

Requerido

Cuando esta propiedad está establecida en , debe escribir un valor en el campo o en los controles que están enlazados al campo. Además, el valor no puede ser null.

Permitir longitud cero

Cuando esta propiedad está establecida en , puede escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de longitud cero no contiene caracteres. Se usa para indicar que sabe que no hay ningún valor para un campo. Escriba una cadena de longitud cero escribiendo dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

Indizado

Utilizar un índice para acelerar las consultas, ordenar, y las operaciones de agrupamiento se ejecuten en grandes cantidades de datos. También puede usar índices para impedir que los usuarios introduzcan valores duplicados. Opciones:

  • N     Desactiva la indización (predeterminado).

  • Sí (con duplicados)     Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede tener nombres y apellidos duplicados.

  • Sí (sin duplicados)     Indiza el campo y no permite valores duplicados.

Compresión Unicode

Access usa Unicode para representar datos en los campos de texto, Memo e hipervínculo. Como Unicode usa 2 bytes por carácter en lugar de 1, ocupa más espacio de almacenamiento.

Para desplazar este efecto y ayudar a garantizar un rendimiento óptimo, Access establece el valor predeterminado de esta propiedad en para los campos texto, Memo e hipervínculo. Cuando la propiedad está establecida en , cualquier carácter cuyo primer byte es 0 se comprime cuando se almacenan y sin comprimir cuando se recuperan.

Modo IME

Especifica un Editor de métodos de entrada, una herramienta para usar las versiones de Access en inglés con archivos creados en versiones coreanas o japonés de Access. Valor predeterminado: Sin Control. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Modo de oraciones IME

Especifica el tipo de datos que puede escribir mediante un Editor de métodos de entrada. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Etiquetas inteligentes

Especifique una o más etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos en un campo y le permiten realizar acciones en función de ese tipo. Por ejemplo, en un campo de dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente puede crear un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.

Haga clic en Botón Generador para ver una lista de etiquetas inteligentes disponibles.

Alineación del texto

Especifica la alineación de los datos en un campo de texto. Opciones:

  • General     Alinea el texto a la izquierda.

  • Izquierda     Alinea el texto a la izquierda.

  • Centro     Centros de todo el texto.

  • Derecha     Alinea el texto a la derecha.

  • Distribuir     Alinea todo el texto uniformemente frente a ambos lados del cuadro de texto o campo.

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