Insertar campos de combinación de correspondencia

Insertar campos de combinación de correspondencia

Al iniciar la combinación del correo electrónico, la combinación de etiquetas o la combinación de cartas y conectar el documento a la lista de distribución de correo, puede agregar campos de combinación de correspondencia para personalizar el contenido. Los campos de combinación proceden de los encabezados de columna en la lista de distribución (también conocidos como el "origen de datos"). Aquí tiene un ejemplo de cómo aparecen los campos en una lista de distribución de correo de Excel en el documento de combinación de correspondencia.

Datos colocados en los campos de combinación de correspondencia

Los campos de combinación de correspondencia que inserte extraen la información de la lista de distribución de correo, y personalizan el sobre, el mensaje de correo electrónico, la etiqueta o la carta.

Para ahorrarle el trabajo de colocar cada campo individual en el documento, Word incluye las herramientas de Bloque de direcciones y Línea de saludo, que agregan todos los campos de dirección o saludo para que no tenga que hacerlo usted de uno en uno.

Agregar un Bloque de direcciones.

Para agregar fácilmente un Bloque de direcciones a la carta, sobre o etiqueta, use la herramienta Bloque de direcciones.

  1. Haga clic en el lugar del documento donde quiere agregar el bloque de direcciones.

  2. Elija Bloque de direcciones

Insertar el campo de combinación de Bloque de dirección

Nota: Si el comando Bloque de direcciones está atenuado, haga clic en Seleccionar destinatarios y elija el tipo de lista de distribución de correo que usa: contactos de Outlook, una hoja de cálculo de Excel o un archivo .mdb que creó previamente en Word. Si todavía no tiene una lista de distribución de correo, haga clic en Escribir nueva lista para crear una lista en Word.

Word ofrece opciones para que el nombre de la dirección sea más o menos formal.

Sugerencia: Para que las etiquetas postales tengan espacios sencillos, seleccione el campo Bloque de direcciones, haga clic en Diseño de página (Word 2013) o Diseño (Word 2016) y escriba 0 en los cuadros Anterior y Posterior, en Espaciado.

Espaciado entre párrafos

Para asegurarse de que las direcciones de una hoja de cálculo de Excel se muestren correctamente en la combinación de correspondencia, vea Dar formato a números, fechas y otros valores de la combinación de correspondencia.

Agregar una Línea de saludo

Para agregar un saludo estándar al mensaje de correo o la carta, use la herramienta Línea de saludo.

  1. Haga clic en el lugar del documento donde quiera agregar el saludo.

  2. Elija Línea de saludo.

    Captura de pantalla de la pestaña Correspondencia de Word, donde se muestra el comando Línea de saludo resaltado.

    Nota: Si el comando Línea de saludo está atenuado, elija Seleccionar destinatarios y seleccione el tipo de lista de distribución de correo que usa: contactos de Outlook, una hoja de cálculo de Excel o un archivo .mdb que creó previamente en Word. Si todavía no tiene una lista de distribución de correo, haga clic en Escribir nueva lista para crear una lista en Word.

  3. Elija el estilo de nombre que desee usar y establezca otras opciones.

    Opciones de Línea de saludo

    Sugerencia: Para asegurarse de que Word encuentre los nombres y direcciones de la lista, elija Asignar campos. Compruebe si en la lista aparecen los campos deseados. Si un campo de los que quiere dice No coincide, seleccione la lista desplegable de ese campo y luego haga clic en el nombre de la columna que se corresponde con la columna de su lista.

  4. Para asegurarse de que el campo tenga el formato que desea, resalte todo el campo, incluidas las marcas de los extremos.

    Campo Línea de saludo en un documento de combinación de correspondencia

  5. Elija Inicio y compruebe el tipo y el tamaño de la fuente.

    Grupo Fuente de la pestaña Inicio

  6. Elija Interlineado para asegurarse de que el interlineado coincide con el espaciado del resto del documento.

    Interlineado en la pestaña Inicio

Después de agregar los campos que quiere combinar, escriba la información que quiere que aparezca en cada carta, correo electrónico, sobre o etiqueta que cree durante la combinación.

Agregar campos de combinación individuales

Para agregar a su documento información de su lista de correo, puede agregar los campos de combinación de uno en uno.

  1. Haga clic en el lugar del documento donde quiere agregar el campo de combinación de correspondencia.

  2. Elija la flecha situada junto a Insertar campo de combinación y, después, seleccione el nombre del campo.

    Menú de campos disponibles Insertar campo de combinación

  3. Si no ve el nombre del campo en la lista, elija el botón Insertar campo de combinación.

    Botón Insertar campo de combinación

  4. Elija Campos de base de datos para ver la lista de campos que están en el origen de datos.

  5. Nota: Si no ve los campos del origen de datos, compruebe si el documento está conectado al origen de datos correcto. Elija Editar lista de destinatarios y confirme que el campo Origen de datos coincide con el origen quería usar.

  6. Elija Insertar.

Nota: Si algunos números, monedas o fechas no tienen el formato correcto, vea Dar formato a números, fechas y otros campos de la combinación de correspondencia para obtener ayuda.

Usar los campos de combinación de correspondencia avanzada

Al crear una carta o un correo electrónico para todos sus clientes, si quiere que el mensaje tenga un contenido distinto según los valores de campos específicos del origen de datos, puede configurar una regla para que complete un campo. Por ejemplo, las facturas podrían incluir las palabras "Vencido", si la fecha de vencimiento para el saldo adeudado se encuentra en el pasado.

Para establecer una regla y un campo avanzado, en la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, elija Reglas y seleccione el tipo de campo que quiera agregar.

Botón Reglas que permite abrir el menú de reglas

Para obtener más información sobre cómo puede usar las reglas de combinación de correspondencia, consulte Configurar reglas de combinación de correspondencia.

Para conocer al completo los pasos de la combinación de correspondencia, vea Usar la combinación de correspondencia de Word para el correo electrónico, Combinación de correspondencia para etiquetas, o Usar la combinación de correspondencia para personalizar cartas.

Agregar fecha u hora

Para insertar la fecha y hora actual en el documento vaya la pestaña Insertar de la cinta de opciones y seleccione Fecha y hora desde el grupo Texto. En el cuadro de diálogo Fecha y hora seleccione el formato que coincida con lo que quiere insertar. Haga clic en Aceptar para insertar la selección.

Sugerencia: Si quiere que la fecha u hora se actualice automáticamente a la fecha y hora actuales cada vez que abra este documento en el futuro, elija la casilla Actualizar automáticamente antes de hacer clic en Aceptar.

Vea también

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