Insertar, cambiar o eliminar un campo Memo

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Use un campo Memo cuando necesite para almacenar grandes cantidades de texto en una base de datos. En este tema se explica cómo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar un campo memo a tablas de base de datos nuevos y existentes.

¿Qué desea hacer?

Descripción de los campos de memorando

Agregar un campo Memo en la vista Hoja de datos

Agregar un campo Memo en la vista Diseño

Eliminar un campo Memo

Referencia de propiedades de campo Memo

Descripción de los campos de memorando

Si es nuevo en Access, recuerde que los datos en una base de datos residen en una o más tablas. Puede ver la información en una hoja de datos: una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Excel, en una entrada de datos de formulario o un informe, pero los datos finalmente residen en una o más tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y cada campo está configurado para aceptar un tipo específico de datos. Por ejemplo, configure un campo a la fecha y hora del tipo de datos cuando necesite para almacenar fechas y horas, y se establece un campo en el tipo de datos Memo cuando necesite para almacenar grandes cantidades de texto.

Especificaciones de campo Memo

Los campos de memorando de Office Access 2007 pueden almacenar hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control en un formulario o informe. Además, ahora puede aplicar formato de texto enriquecido a los datos en un campo Memo. Por ejemplo, puede establecer colores, cambiar las fuentes y aplicar datos negrita o cursiva.

Para obtener más información sobre cómo aplicar formato a datos de texto enriquecido en un campo Memo, vea el artículo formato de datos en tablas, formularios e informes.

Formas de crear un campo Memo

Office Access 2007 proporciona varias maneras de agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente:

  • Vista Hoja de datos    Puede agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de datos agregando un nuevo campo y pegando más de 256 caracteres de texto en una fila en blanco en el campo o seleccionar el tipo de datos Memo de una lista desplegable.

  • Vista Diseño    Usar la vista Diseño al que desea agregar un campo Memo, habilitar la edición de texto enriquecido para el campo y establecer las propiedades que no se puede establecer en la vista Diseño, como un valor predeterminado. Para obtener más información acerca de las propiedades que se pueden establecer para un campo Memo, vea la sección referencia de propiedad de campo Memo.

Puede usar cualquiera de estas técnicas al crear tablas nuevas o modificar tablas existentes.

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Agregar un campo Memo en la vista Hoja de datos

En esta sección se explica cómo agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de datos. Si es nuevo en Access, una hoja de datos es una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel.

Agregar un nuevo campo Memo a una tabla existente

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

    Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  4. Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco.

    De forma predeterminada, Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, así:

    Un nuevo campo en una hoja de datos

  5. Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo.

    Normalmente, los nombres como "Comentarios" o "Notas" que se aplican a un campo Memo.

  6. Seleccione la primera fila en blanco en el encabezado y escriba un bloque de texto más de 256 caracteres.

    Access aplica el tipo de datos Memo al campo porque el campo contiene más de 256 caracteres. Como alternativa, puede pegar más de 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

  7. Guarde los cambios.

Agregar un campo Memo a una tabla nueva

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

    Access abre la nueva tabla en la vista Hoja de datos.

  4. Haga doble clic en la fila de encabezado para el primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo ) y a continuación, escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres como "Comentarios" o "Notas" se aplican a un campo Memo.

  5. Seleccione la primera fila en blanco en el encabezado y escriba un bloque de texto más de 256 caracteres. Access aplica el tipo de datos Memo al campo porque el campo contiene más de 256 caracteres. Como alternativa, puede pegar más de 256 caracteres de datos de texto en el campo.

  6. Guarde los cambios.

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Agregar un campo Memo en la vista Diseño

Usar la vista Diseño cuando tenga que agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente y, a continuación, establezca el campo para que admita formato de texto enriquecido. En esta sección se explica cómo agregar un campo Memo a tablas nuevas y existentes y cómo se configura el campo Memo de edición de texto enriquecido.

Agregar un campo Memo a una tabla existente

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea cambiar y haga clic en Vista Diseño.

  4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres como "Comentarios" o "Notas" se aplican a un campo Memo.

  5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Memo en la lista.

  6. Guarde los cambios.

Agregar un campo Memo a una tabla nueva

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

  4. Haga clic en la pestaña de documento para la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  5. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres como "Comentarios" o "Notas" se aplican a un campo Memo.

  6. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Memo en la lista.

  7. Guardar los cambios y si desea habilitar la edición de texto enriquecido para el campo, continúe con los siguientes pasos.

Habilitar la edición de texto enriquecido

  • Propiedades de campo en la pestaña General, busque el cuadro de propiedad Formato de texto y cambie el valor de texto sin formato a Texto enriquecido.

Nota: Si enlaza un cuadro de texto al campo memo, también debe establecer la propiedad Formato de texto del cuadro de texto a Texto enriquecido.

Para obtener información sobre cómo dar formato a los datos como texto enriquecido, vea los artículos formato de datos en tablas, formularios e informes y escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

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Eliminar un campo Memo

Puede usar la vista Hoja de datos o la vista Diseño para quitar un campo Memo de una tabla. Sin embargo, al eliminar un campo Memo que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede deshacer la eliminación. Para ello, debe hacer la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de base de datos.

Eliminar un campo Memo en la vista Hoja de datos

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

    Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  4. Busque el campo Memo, haga clic en la fila de encabezado (el nombre) y haga clic en Eliminar columna.

  5. Haga clic en para confirmar la eliminación.

Eliminar un campo Memo en la vista Diseño

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Office y, a continuación, en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

  3. En el panel de navegación, haga clic en la tabla que desea cambiar y haga clic en Vista Diseño.

    Access abre la tabla en la vista Diseño.

  4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Memo y presione SUPRIMIR.

    o

    Haga clic en el selector de fila y haga clic en Eliminar filas.

  5. Haga clic en para confirmar la eliminación.

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Referencia de propiedades de campo Memo

Al usar la vista Diseño para agregar un campo Memo a una tabla, puede establecer y cambiar un número de propiedades del campo. Esta tabla enumera las propiedades de campo Memo y describe lo que hace cada uno de ellos, como las implicaciones de establecer o cambiar las propiedades.

Propiedad

Uso

Formato

Escriba los caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Formatos definidos aquí aparece en hojas de datos, formularios e informes.

Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea el artículo formato de datos en tablas, formularios e informes.

Título

Especifica el nombre de campo de texto. Propiedad acepta hasta 2048 caracteres. Si no especifica un título, Access aplica el nombre de campo predeterminado.

Valor predeterminado

Especifica el valor que aparece automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, puede especificar un valor como "Escriba hasta 65 KB de texto." Si lo hace, se recuerda a los usuarios que están trabajando con un campo Memo. Longitud máxima (del valor predeterminado): 255 caracteres.

Regla de validación

Especifica los requisitos de los datos introducidos en un registro, campo o control. Cuando escribe datos que infringe la regla definida para el campo, puede usar la propiedad texto de validación para especificar el mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2048 caracteres.

Para obtener más información sobre cómo crear reglas de validación, vea el artículo crear una regla de validación para validar los datos en un campo.

Texto de validación

Especifica el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación. Longitud máxima: 255 caracteres.

Para obtener más información sobre cómo crear reglas de validación, vea el artículo crear una regla de validación para validar los datos en un campo.

Necesario

Cuando se establece en , debe escribir un valor en el campo o en los controles enlazados al campo y el valor no puede ser Null.

Permitir longitud cero

Cuando se establece en Sí, puede escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de longitud cero no contiene caracteres y usarlos para indicar que sabe que no hay ningún valor para un campo. Escriba una cadena de longitud cero escribiendo dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

Indizado

Puede usar índices para acelerar las consultas, ordenar, y las operaciones de agrupamiento se ejecuten en grandes cantidades de datos. También puede usar índices para impedir que los usuarios especifiquen información duplicada. Opciones:

  • No    Desactiva la indización (predeterminado)

  • Sí (con duplicados)    Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede tener nombres y apellidos duplicados.

  • Sí (sin duplicados)    Indiza el campo y no permite valores duplicados.

Compresión Unicode

Access usa Unicode para representar datos en los campos de texto, Memo e hipervínculo. Unicode ocupa más espacio de almacenamiento porque usa 2 bytes por carácter en lugar de uno. Para reducir el tamaño de archivo, el valor predeterminado de la propiedad Compresión Unicode para un campo de texto, Memo o hipervínculo es . Cuando se establece en , cualquier carácter cuyo primer byte es 0 se comprimen cuando se almacenan y sin comprimir cuando se recuperan.

Datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requiera 4.096 bytes o menos de espacio de almacenamiento tras la compresión. Como resultado, el contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprima en otro registro.

Modo IME

Especifica un Editor de métodos de entrada, una herramienta para usar las versiones de Access en inglés con archivos creados en japonés o coreano. Valor predeterminado: Sin Control. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Modo de oraciones IME

Especifica el tipo de datos que se puede escribir con un Editor de métodos de entrada. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Etiquetas inteligentes

Especifique una o más etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos en un campo y le permiten realizar acciones en función de ese tipo. Por ejemplo, en un campo de dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente puede iniciar un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.

Haga clic en Botón Generador para ver una lista de etiquetas inteligentes disponibles.

Formato del texto

Habilita o deshabilita la edición de texto enriquecido. Seleccione Texto enriquecido para habilitar la edición de texto enriquecido.

Nota: Si habilita la edición de texto enriquecido para el campo y, a continuación, enlaza un control de cuadro de texto al campo, también debe habilitar la edición de texto enriquecido del control.

Para obtener más información sobre cómo habilitar la edición de texto enriquecido para un control y cómo usar el formato en general, vea el artículo formato de datos en tablas, formularios e informes.

Alineación del texto

Especifica la alineación de los datos en un campo Memo. Tiene estas opciones:

  • General    Alinea el texto a la izquierda, números y fechas a la derecha

  • Izquierda    Alinea el texto, fechas y números a la izquierda

  • Centro    Centros de todos los números, fechas y texto

  • Derecha    Alinea el texto, fechas y números a la derecha

  • Distribuir    Justifique todas texto, fechas y números uniformemente con respecto a ambos lados del cuadro de texto o campo

Sólo anexar

Determina si se va a realizar el seguimiento de cambios de valor de campo. Existen dos opciones:

  •    Realiza el seguimiento de cambios. Para ver el historial de valor de campo, haga clic en el campo y, a continuación, haga clic en Mostrar historial de columna.

  • No   No se realiza un seguimiento de cambios.

    Advertencia: Establecer esta propiedad en No elimina el historial de valor de campo existente.


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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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