Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Para almacenar nuevos datos sobre algo para lo que ya tiene una tabla de Access, considere la posibilidad de agregar un campo a la tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que almacena los apellidos, el nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de correo postal de cada uno de sus clientes. Si quiere comenzar a realizar un seguimiento del medio de comunicación preferido de cada cliente, agregue un campo para almacenar esa información.

No agregue un campo si espera que cada entidad única representada en la tabla podrá requerir un valor mayor que para el campo. Continuando con el ejemplo anterior, si desea comenzar a realizar un seguimiento de pedidos realizados por sus clientes, no agregue un campo a la tabla ya que cada cliente tendrá más de un pedido. En lugar de eso, cree una nueva tabla para almacenar los pedidos y, a continuación, cree una relación entre las dos tablas. Para obtener más información sobre cómo crear una tabla, vea la introducción a las tablas. Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo sobre la guía de relaciones de tablas.

En este artículo

Información general

Agregar un campo automáticamente escribiendo datos

Agregar un campo seleccionándolo de una lista de la hoja de datos

Agregar un campo en medio de una tabla

Cambiar un campo recién agregado

Información general

Cada campo tiene ciertas características esenciales, como un nombre que lo identifica de manera única dentro de una tabla, un tipo de datos que define la naturaleza de los datos, las operaciones que se pueden realizar en los datos y la cantidad de espacio de almacenamiento reservada para cada valor.

Además, un campo tiene propiedades que definen la apariencia o el comportamiento de los datos en el campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define cómo aparecerán los datos en una hoja de datos o formulario que contenga ese campo.

Es importante planear cómo se usará la información almacenada en los campos. Intente reducir la información a su mínima expresión lógica por campo. Por ejemplo, en lugar de almacenar el nombre de una persona en un campo, debería almacenar los componentes en campos separados para el nombre y el apellido. En términos generales, si necesita generar informes, ordenar, buscar o realizar cálculos a partir de los datos de un elemento, debe incluir ese elemento en un campo propio.

Para más información sobre los procedimientos para diseñar una base de datos y elegir los campos, vea el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Agregar un campo automáticamente escribiendo datos

Puede agregar un campo a una tabla escribiendo en la última columna de la vista Hoja de datos. Access asigna automáticamente un tipo de datos, según los datos que se escriban. Access también puede establecer de forma automática la propiedad Formato para un nuevo campo. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos como Fecha/Hora y la propiedad Formato como Hora mediana.

  1. Abra la tabla a la que desee agregar un campo.

  2. Escriba los datos en la celda situada debajo del encabezado de columna Haga clic para agregar.

Agregar un campo seleccionándolo de una lista de la hoja de datos

Puede agregar un campo al final de una tabla seleccionándolo de una lista:

  • Abra la tabla y, en la última columna, haga clic en Haga clic para agregar.

Agregar un campo en medio de una tabla

Si desea agregar un nuevo campo en medio de la tabla, puede elegir un campo de la pestaña Campos en la cinta de opciones. La pestaña Campos muestra los campos predefinidos que puede agregar a una tabla mientras trabaja en la vista Hoja de datos.

  1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

  2. Seleccione el campo inmediatamente anterior a la ubicación donde desea agregar un nuevo campo. Por ejemplo, si desea que el nuevo campo sea el tercer campo de la tabla, seleccione el segundo campo.

  3. En la pestaña Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en el tipo de campo que desee.

    Sugerencia: Si no ve el tipo de campo que desea, haga clic en Más campos.

Cambiar un campo recién agregado

Puede cambiar varios aspectos de un campo después de crearlo.

Advertencia: Además, puede cambiar estos aspectos de un campo que no ha creado. Sin embargo, si los datos ya existen en el campo, no se podrán realizar algunas de las acciones o se podrá perder la información.

Cambiar el nombre de un campo

Para cambiar el nombre de un campo, haga doble clic en la etiqueta del campo y escriba el nuevo nombre.

Mover un campo

Para mover un campo, arrástrelo a la ubicación que desee. Para seleccionar y mover varios campos contiguos, haga clic en el primer campo, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el último campo. A continuación, podrá arrastrar el grupo de campos seleccionados hasta la nueva ubicación.

Importante:  Al arrastrar un campo cambia su posición en la hoja de datos, pero no cambia el orden de los campos en el diseño de la tabla. Si obtiene acceso a los campos mediante programación, se mantiene el orden original. Por ejemplo, si arrastra un campo a una nueva posición en la hoja de datos y, a continuación, crea un formulario desde la tabla usando el botón Formulario, el campo estará en su posición original.

Cambiar el tipo de datos o el formato

  1. Seleccione el campo que desee cambiar.

  2. En la pestaña Campos, en el grupo Formato, seleccione el tipo de datos y el formato que desee.

    Nota: No todos los formatos están disponibles para todos los tipos de datos. Primero establezca el tipo de datos y a continuación el formato, si es necesario.

Otras configuraciones

Se pueden hacer otras modificaciones a un campo mediante los comandos de la pestañaCampos. No todos estos comandos están disponibles para todos los tipos de datos. Para obtener ayuda para usar estos comandos, busque en la Ayuda con el nombre del comando específico o el tipo de datos del campo. Si desea cambiar el tipo de datos, busque mediante el tipo de datos que desea usar.

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