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Informes, la forma fácil

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Las partes de un informe

Su jefe quiere lo que ha hecho con una base de datos de seguimiento de activos, pero necesita presentar información en una reunión, y lo necesita rápido. Es el momento de crear informes.

Los informes son el producto final de su base de datos. Combinan los datos sin formato de su base de datos con información suficiente como para proporcionar a esos datos significado, y presentan los resultados de forma visual. Por ejemplo, si necesita usar gráficos, puede usar un informe. Los informes también son la mejor forma de dar formato e imprimir los datos, y son una buena forma de resumir datos. Por ejemplo, puede agrupar sus activos por proveedor y calcular un subtotal para cada grupo, así como un total general para todos los grupos.

En Access, un informe se compone de secciones.

  1. Las secciones de encabezado pueden aparecer en la parte superior de un informe, o, en caso de las secciones de encabezado de página, en la parte superior de cada página del informe. Los encabezados de informe suelen contener títulos e imágenes, como logotipos de empresa. Los encabezados de página suelen contener encabezados de columna.

  2. Si desea agrupar los datos en un informe, verá un encabezado de grupo. Esta sección enumerará los campos en los que puede agrupar sus datos. Por ejemplo, si necesita ver quién repara un equipo en concreto, puede agrupar los datos por técnico de reparación.

  3. La sección Detalle es el cuerpo del informe, los datos que los usuarios deben ver. Todos los informes deben tener esta sección.

  4. Las secciones de pie de página pueden aparecer en varios lugares. Por ejemplo, puede crear pies de página de grupos que muestren sumas, cuentas o promedios para un grupo de datos. También puede crear pies de página en la parte inferior de cada página de informe y mostrar elementos como números de página.

Las secciones de encabezado y pie de página son opcionales. Por ejemplo, si no desea agrupar los datos, no es necesario grupo encabezados o pies. Sin embargo, asegúrese de que los informes contienen suficiente información para hacerlos significativo y fácil de entender.

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