Informes de Office 365 en el Centro de administración: Uso del Sitio de SharePoint

Como administrador de Office 365, en el panel Informes se muestra la información general de la actividad de los distintos productos de Office 365 de su organización. Le permite explorar para obtener una visión más detallada de las actividades específicas de cada producto.  Por ejemplo, puede obtener una vista de alto nivel del valor que se genera desde SharePoint en cuanto al número total de archivos que almacenan los usuarios en sitios de SharePoint, el número de archivos que se usan de manera activa y el almacenamiento consumido en todos estos sitios. Luego, puede explorar el informe de uso del sitio de SharePoint para analizar las tendencias y los detalles de nivel de cada sitio.

Nota: Para ver los informes de Office 365, debe ser un administrador global de Office 365, un administrador de Exchange, SharePoint o Skype Empresarial o un lector de informes.

Obtener acceso al informe de uso del sitio de SharePoint

  1. En el centro de administración de Office 365, seleccione Informes en el menú de la izquierda o haga clic en el widget Informes. Consulte los nuevos informes de actividades de Office 365

  2. Use el menú desplegable Seleccionar un informe de la parte superior izquierda y seleccione Uso del sitio de SharePoint. Seleccionar un informe

Interpretar el informe de uso del sitio de SharePoint

Informe de uso del Sitio de SharePoint

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Puede visualizar el informe Uso del sitio de SharePoint para ver las tendencias de los últimos 7, 30, 90 o 180 días. Sin embargo, si hace clic en un día concreto en el informe, la tabla (8) mostrará los datos de 30 días, hasta la fecha (2) en la que se generó el informe.

2

Cada informe tiene la fecha del momento en que se generó. Normalmente, el informe refleja una latencia de 24 a 48 horas desde el momento de actividad.

Nota: Es posible que en ocasiones haya retrasos impredecibles en la recopilación y el procesamiento de los datos, lo que puede retrasar la generación de informes. La fecha mostrada del informe siempre refleja la fecha actual para la que el sistema ha procesado los datos del informe. Nos esforzamos para mantenerlas entre 24 y 48 horas desde el momento de la actividad.

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En el gráfico Sitios se muestra el número total de sitios y el número de sitios activos. Cualquier sitio en el que los usuarios hayan visto, modificado, subido, descargado, compartido o sincronizado un archivo o visitado una página durante el período de informe.

4

En el gráfico Archivos se muestra el número de archivos que hay en todos los sitios y el número de archivos activos. El número total de archivos incluye los archivos de usuario y de sistema. Un archivo se considera activo si se ha guardado, sincronizado, modificado o compartido durante el período de tiempo determinado.

Nota: Una actividad de archivo se puede producir varias veces para un solo archivo, pero solo se contará como un archivo activo. Por ejemplo, puede guardar y sincronizar el mismo archivo varias veces durante un período de tiempo especificado, pero solo contará como un único archivo activo y como un único archivo sincronizado en los datos.

5

En el gráfico Almacenamiento se muestra la tendencia del almacenamiento asignado y consumido durante el período de informe.

6

El gráfico Páginas muestra el número de páginas que se han visto en todos los sitios.

7

Para filtrar los gráficos que ve, haga clic en un elemento de la leyenda. Por ejemplo, en el gráfico Archivos, haga clic o pulse Archivos o Archivos activos. En el gráfico Sitios, puede hacer clic o pulsar Sitios totaleso Sitios activos. En el gráfico Almacenamiento, puede hacer clic en Almacenamiento asignado o en Almacenamiento consumido. Al cambiar esta selección no se cambia la información de la tabla de cuadrícula.

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En la tabla se muestra un desglose de las actividades en el nivel de cada sitio.

Opciones de columna para el informe de uso de SharePoint

  • Dirección URL del sitio es la dirección URL completa del sitio.

  • Eliminado es el estado de eliminación del sitio. Se tarda como mínimo siete días para que los sitios se marquen como eliminados.

  • Propietario del sitio es el nombre de usuario del propietario principal del sitio.

  • Fecha de la última actividad (UTC) hace referencia a la fecha de la última vez que se detectó actividad de archivos o páginas vistas en el sitio.

  • Archivos es el número de archivos que hay en el sitio.

  • Archivos activos es el número de archivos activos que hay en el sitio. Un archivo se considera activo si se ha guardado, sincronizado, modificado o compartido durante el período de tiempo determinado.

    Notas: 

    • Una actividad de archivo se puede producir varias veces para un solo archivo, pero solo se contará como un archivo activo. Por ejemplo, puede guardar y sincronizar el mismo archivo varias veces durante un período de tiempo especificado, pero solo contará como un único archivo activo y como un único archivo sincronizado en los datos.

    • Si los archivos se quitaron durante el período de tiempo especificado para el informe, el número de archivos activos que se muestra en el informe podría ser mayor que el número actual de archivos que hay en el sitio.

  • Almacenamiento usado (MB) es la cantidad de almacenamiento usado actualmente en el sitio.

  • Almacenamiento asignado (MB) es la cantidad máxima de almacenamiento asignado para el sitio.

  • Vistas de página es el número de veces que las páginas se han visto en el sitio.

  • Páginas visitadas es el número de páginas únicas que se han visitado en el sitio.

  • Plantilla web raíz es la plantilla utilizada para crear el sitio.

Nota: Si desea filtrar los datos por los diferentes tipos de sitio, entonces exporte los datos y use la columna de Plantilla web raíz.

Si las directivas de la organización le impiden ver los informes en los que la información del usuario es identificable, puede cambiar la configuración de privacidad de todos estos informes. Vea la sección Cómo ocultar los detalles del nivel de usuario en Informes de actividad en el Centro de administración de Office 365.

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Haga clic o pulse Administrar columnas Administrar columnas para agregar o quitar columnas del informe.

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También puede exportar los datos del informe a un archivo .csv de Excel; para ello, haga clic o pulse el vínculo Exportar Exportar . Se exportarán los datos de todos los sitios y podrá efectuar una ordenación y un filtrado sencillos para un análisis más detallado. Si tiene menos de 2000 sitios, puede ordenar y filtrar en la tabla en el propio informe. Si tiene más de 2000 sitios, para poder filtrar y ordenar, tendrá que exportar los datos.

Nota: Al exportar los datos a un archivo de Excel, tenga en cuenta que la fecha de generación del informe de contenido se refleja en la columna Datos a partir de del archivo.

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