Information Rights Management en Office 2010

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo se describe cómo restringir los permisos al contenido de documentos, libros y presentaciones mediante Information Rights Management (IRM), que está disponible en Microsoft Office 2010. Para obtener información acerca de cómo puede restringir los permisos al contenido de los mensajes de correo electrónico, vea Introducción al uso de IRM para mensajes de correo electrónico.

Para obtener información sobre el uso de contraseñas en archivos de Word o Excel, vea restringir o permitir cambios de formato y proteger una hoja de cálculo.

En este artículo

El propósito de IRM y sus limitaciones

Administran tipos de archivo que puede derechos con IRM

Configurar el equipo para usar IRM

Descargar permisos

Restringir permiso al contenido de archivos

Usar una cuenta de usuario de Windows diferente para administrar archivos mediante derechos

Ver contenido con permiso restringido

Objetivo de IRM y sus limitaciones

Information Rights Management (IRM) permite a los usuarios y administradores especificar permisos de acceso a los documentos, los libros y las presentaciones. Esto ayuda a evitar que las personas no autorizadas impriman, reenvíen o copien información confidencial. Después de restringir el permiso para un archivo mediante IRM, las restricciones de acceso y uso se aplican con independencia de dónde se encuentre la información, ya que el permiso de un archivo se almacena en el propio documento, libro o presentación.

IRM ayuda a los usuarios a aplicar sus preferencias personales en relación con la transmisión de información personal o privada. IRM ayuda también a las organizaciones a exigir las directivas empresariales que regulan el control y la divulgación de información confidencial o de carácter propietario.

IRM ayuda a lograr los siguientes objetivos:

  • Evitar que un destinatario no autorizado del contenido restringido reenvíe, copie, modifique, imprima, envíe por fax o pegue el contenido para uso no autorizado

  • Evitar que se copie el contenido restringido mediante la característica Imprimir pantalla de Microsoft Windows

  • Restringir contenido con independencia del destino al que se envíe

  • Admitir la caducidad de archivo, de forma que el contenido de los documentos, los libros o las presentaciones no se pueda ver con posterioridad a un período de tiempo especificado

  • Exigir las directivas empresariales que regulan el uso y la divulgación de contenido en la empresa

IRM no puede impedir las siguientes acciones:

  • Eliminación, robo o captura y transmisión del contenido por parte de programas malintencionados como los caballos de Troya, capturadores de teclado y determinados tipos de programas spyware

  • Pérdida o daño del contenido debido a las acciones de virus informáticos

  • Copia manual o reescritura del contenido restringido desde la pantalla de un destinatario

  • Realización de una fotografía digital por parte de un destinatario del contenido restringido mostrado en una pantalla

  • Copia del contenido restringido mediante programas de captura de pantalla de otros fabricantes

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Tipos de archivos que puede administrar mediante derechos con IRM

Con IRM en Office 2010, puede derechos administrar archivos XML Paper Specification (.xps) y los tipos de archivo siguientes:

Archivos de Word

Tipo de archivo

Extensión

Documento

.doc

Documento

.docx

Documento habilitado para macros

.docm

Plantilla

.dot

Plantilla

.dotx

Plantilla habilitada para macros

.dotm

Archivos de Excel

Tipo de archivo

Extensión

Libro

.xls

Libro

.xlsx

Libro habilitado para macros

.xlsm

Plantilla

.xlt

Plantilla

.xltx

Plantilla habilitada para macros

.xltm

Libro binario no XML

.xlsb

Complemento habilitado para macros

.xla

Complemento habilitado para macros

.xlam

Archivos de PowerPoint

Tipo de archivo

Extensión

Presentación

.ppt

Presentación

.pptx

Presentación habilitada para macros

.pptm

Plantilla

.pot

Plantilla

.potx

Plantilla habilitada para macros

.potm

Presentación

.pps

Presentación

.ppsx

Presentación habilitada para macros

.ppsm

Tema de Office

.thmx

Notas: 

  • Si estos tipos de archivos se adjuntan a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados en Microsoft Outlook, también tendrán automáticamente derechos administrados.

  • Cuando se adjunta un archivo de mensaje (.msg) a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados, el mensaje adjunto no tendrá derechos administrados. IRM no confiere derechos administrados a archivos de tipo .msg.

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Configurar el equipo para usar IRM

Para usar IRM en Office 2010, el software mínimo necesario es cliente de Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1). Si usa un equipo que ejecuta Windows Vista, ya está instalado el cliente de Windows Rights Management Services (RMS). Si usa un equipo que ejecuta Windows XP, el cliente de Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1) debe estar instalado en su equipo, ya sea por usted o el Administrador de RMS. El Administrador de RMS puede configurar directivas IRM específicas de la empresa que definan quién puede tener acceso a la información y el nivel de edición está permitido para un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, un administrador de empresa puede definir una plantilla de derechos denominada "Información confidencial de la compañía", en la que se especifica que se puede abrir un mensaje de correo electrónico que utilice esa directiva sólo por los usuarios dentro del dominio de la compañía.

Instalar el cliente de los Servicios de Windows Rights Management (RMS)

Windows Vista

  1. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Panel de control.

  2. Haga clic en Programas y, a continuación, en Programas y características. En el panel izquierdo, haga clic en Instalar un programa desde la red. En la lista de programas, haga clic en Cliente de Windows Rights Management Services y, a continuación, en Agregar.

    Nota: En Vista clásica, haga doble clic en Programas y características y, a continuación, en el panel izquierdo, haga clic en Instalar un programa desde la red. En la lista de programas, haga clic en Cliente de Windows Rights Management Services y, a continuación, haga clic en Agregar.

Windows XP

  1. Haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de control.

  2. Haga clic en Agregar o quitar programas y, a continuación, haga clic en Agregar o quitar programas. En el panel izquierdo, haga clic en Agregar nuevos programas. En la lista de programas, haga clic en Cliente de los Servicios de Windows Rights Management y, a continuación, en Agregar.

    Nota: En la Vista clásica, haga doble clic en Agregar o quitar programas y, a continuación, en el panel izquierdo, haga clic en Agregar nuevos programas. En la lista de programas, haga clic en Cliente de los Servicios de Windows Rights Management y, a continuación, en Agregar.

O bien, cuando intenta abrir los archivos que se han con derechos administrados mediante IRM en primer lugar, la Office 2010 le pide que descargue al cliente de servicios de Windows Rights Management si está ejecutando un equipo sin que el software. Para obtener más información sobre el cliente de servicios de Windows Rights Management, vea el sitio Web deWindows Rights Management Services Client .

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Descargar permisos

La primera vez que intenta abrir un documento, libro o presentación con permiso restringido, debe conectarse al servidor de licencias para comprobar sus credenciales y descargar una licencia de uso. La licencia de uso define el nivel de acceso que tiene un archivo. Este proceso es necesario para cada archivo que tiene permisos restringidos. En otras palabras, el contenido con permiso restringido no se puede abrir sin una licencia de uso. Descarga de permisos requiere que Microsoft Office envíe sus credenciales (que incluye su dirección de correo electrónico) e información sobre sus permisos para el servidor de licencias. La información contenida en el documento, libro o presentación no se envía al servidor de licencias. Para obtener más información, lea los Elementos destacados declaración de privacidad de Microsoft Office 2010.

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Restringir el permiso de acceso al contenido de los archivos

Los autores pueden restringir permisos para documentos, libros y presentaciones por usuario, por archivo o por grupo (permisos de grupo requieren el servicio de directorio de Active Directory para la expansión de grupo). Autores use el cuadro de diálogo permiso para conceder a los usuarios acceso de lectura y cambio y establecer fechas de caducidad para el contenido. Por ejemplo, el autor Diego puede dar Almudena permiso para leer un documento de Word, pero no para modificarla. A continuación, Diego puede conceder a Antonio permiso para cambiar el documento y guardarlo en el documento. Diego puede decidir también limitar el acceso de Almudena y de Enrique a este documento durante cinco días antes de que caduque el permiso para el documento. Para obtener información sobre cómo establecer una fecha de caducidad para un documento, libro o presentación, vea establecer una fecha de caducidad para un archivo.

Permiso

  1. Guarde el documento, libro o presentación.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • En Word, en la ficha Información, haga clic en Proteger documento, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    • En Excel, en la ficha Información, haga clic en Proteger libro, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    • En PowerPoint, en la ficha Información, haga clic en Proteger presentación, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

  4. En el cuadro de diálogo Permisos, realice una de las siguientes acciones:

    • En Word, seleccione Restringir el acceso a este documento y, a continuación, asigne los niveles de acceso que desee para cada usuario.

    • En Excel, seleccione Restringir el acceso a este libro y, a continuación, asigne los niveles de acceso que desee para cada usuario.

    • En PowerPoint, seleccione Restringir el acceso a esta presentación y, a continuación, asigne los niveles de acceso que desee para cada usuario.

      Las opciones pueden ser limitadas si un administrador ha establecido directivas de permisos personalizadas que los usuarios no pueden cambiar.

      niveles de permisos

    • Lectura     Los usuarios con permiso de lectura pueden leer un documento, libro o presentación, pero no tienen permiso para modificarlo, imprimirlo o copiarlo.

    • Modificación     Los usuarios con permiso de modificación pueden leer, modificar y guardar los cambios en un documento, libro o presentación, pero no pueden imprimirlo.

    • Control total     Los usuarios con permiso Control total disponen de permisos completos de creación y pueden realizar las mismas acciones en el documento, libro o presentación que un autor, como establecer fechas de caducidad del contenido, impedir la impresión y conceder permisos a los usuarios. Después de que caduque el permiso de los usuarios autorizados para un documento, libro o presentación, el documento, libro o presentación sólo puede abrirlo su autor o los usuarios que tengan el permiso Control total en el documento, libro o presentación. Los autores siempre tienen el permiso Control total.

  5. Para conceder a un usuario el permiso Control total, en el cuadro de diálogo Permisos, haga clic en Más opciones y, a continuación, en la columna Nivel de acceso, haga clic en la flecha y después en Control total en la lista Nivel de acceso.

    Más opciones del cuadro de diálogo Permiso

  6. Después de asignar los niveles de permisos, haga clic en Aceptar.

    Aparece la barra de mensajes, que indica que el documento, libro o presentación tiene derechos administrados. Si debe realizar cambios en los permisos de acceso del documento, libro o presentación, haga clic en Cambiar permisos.

    Barra de mensajes en Word

    Si se reenvía un documento, libro o presentación que tiene permisos restringidos a una persona no autorizada, aparece un mensaje con la dirección de correo electrónico o la dirección del sitio web del autor para que el usuario pueda solicitar permiso para el documento, libro o presentación.

    Cuadro de diálogo en Word con un documento con permisos restringidos reenviado a una persona no autorizada

    Si el autor no incluye una dirección de correo electrónico, los usuarios no autorizados recibirán un mensaje de error.

Establecer una fecha de caducidad para un archivo

  1. Abra el archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo.

  3. Siga uno de estos pasos:

    • En Word, en la ficha Información, haga clic en Proteger documento, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    • En Excel, en la ficha Información, haga clic en Proteger libro, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    • En PowerPoint, en la ficha Información, haga clic en Proteger presentación, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

  4. En el cuadro de diálogo Permisos, realice una de las siguientes acciones:

    • En Word, active la casilla de verificación Restringir el acceso a este documento y, a continuación, haga clic en Más opciones.

    • En Excel, active la casilla de verificación Restringir el acceso a este libro y, a continuación, haga clic en Más opciones.

    • En PowerPoint, active la casilla de verificación Restringir el acceso a esta presentación y, a continuación, haga clic en Más opciones.

  5. En Permisos adicionales para los usuarios, siga uno de los siguientes:

    • En Word, active la casilla de verificación La fecha de caducidad del documento es y, a continuación, escriba una fecha.

    • En Excel, active la casilla de verificación La fecha de caducidad del libro es y, a continuación, escriba una fecha.

    • En PowerPoint, active la casilla de verificación La fecha de caducidad de la presentación es y, a continuación, escriba una fecha.

  6. Haga clic en Aceptar dos veces.

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Usar una cuenta de usuario de Windows diferente para administrar archivos mediante derechos

  1. Abra el documento, libro o presentación.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo.

  3. Siga uno de estos pasos:

    • En Word, en la ficha Información, haga clic en Proteger documento, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Administrar credenciales.

    • En Excel, en la ficha Información, haga clic en Proteger libro, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Administrar credenciales.

    • En PowerPoint, en la ficha Información, haga clic en Proteger presentación, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Administrar credenciales.

  4. Siga uno de estos pasos:

    • En el cuadro de diálogo Seleccionar usuario, seleccione la dirección de correo electrónico de la cuenta que desee usar y haga clic en Aceptar.

    • En el cuadro de diálogo Seleccionar usuario, haga clic en Agregar, escriba las credenciales de la nueva cuenta y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

      Cuadro de diálogo Seleccionar usuario

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Ver contenido con permiso restringido

Para ver el contenido con derechos administrados que tienen permisos para usando el Office 2010, abra el documento, libro o presentación.

Si desea ver los permisos que tiene, haga clic en Ver permisos en la barra de mensajes o haga clic en una de las siguientes barras de estado situadas en la parte inferior de la pantalla.

  • Este documento contiene una directiva de permisos Botón que muestra que este documento, libro o presentación contiene una directiva de permisos  

  • Este libro contiene una directiva de permisos Botón que muestra que este documento, libro o presentación contiene una directiva de permisos  

  • Esta presentación contiene una directiva de permisos Botón que muestra que este documento, libro o presentación contiene una directiva de permisos  

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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