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Información general sobre la suspensión en contexto en SharePoint Server 2016

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Para satisfacer las normas de la empresa o los requisitos de cumplimiento, puede lugar contenido en sitios de mantenga durante un período de tiempo, como un número específico de días, meses o años. Por ejemplo, necesitará mantenga todos los documentos que residen en el sitio del departamento de ventas para siete años.

Puede elegir que si el período de tiempo que se inicia desde el momento de que crea el documento o la última vez que alguien cambia. Y la suspensión puede incluir una consulta de búsqueda para restringir el contenido que se mantiene: por ejemplo, si desea mantener solo los documentos relacionados con un cliente específico, puede usar el nombre del cliente como una palabra clave en la consulta de búsqueda para la suspensión.

Al colocar contenido en espera, las personas pueden continuar modificando los documentos como si no se cambia nada porque se mantiene el contenido en su lugar, en su ubicación original. La suspensión garantiza que se conserve una copia del contenido mientras permitiendo a los usuarios a trabajar con su contenido.

Una suspensión en contexto tiempo funciona del mismo modo una suspensión en contexto de exhibición de documentos electrónicos, salvo que con una suspensión en contexto tiempo puede especificar un período de tiempo (una exhibición mantenga dura indefinidamente, hasta que lo quite) y no es necesario crear un sitio de caso de exhibición de documentos electrónicos o un conjunto de exhibición de documentos electrónicos.

Crear y administrar suspensiones mediante un centro de directiva de suspensión en contexto.

Centro de directivas de suspensión en contexto

¿Cómo in situ mantenga works

Cuando se coloca un sitio en espera, el contenido de ese sitio permanece en su ubicación original. Personas pueden seguir trabajando con sus documentos, pero una copia del contenido, tal y como era cuando inicia que la suspensión se conserva. Además de contenido existente, se conservará el contenido nuevo que se creó o se agrega al sitio después de se puso en espera si se elimina el contenido. Con una suspensión en contexto, las personas no es necesario incluso saber que su contenido está en espera.

Se aplica una suspensión en contexto en el nivel de un sitio. Cuando se coloca un sitio en espera, se crea una biblioteca mantenga conservación, si todavía no existe. La mayoría de los usuarios no pueden ver la biblioteca mantenga conservación porque solo está visible para los propietarios de colecciones de sitios.

Si una persona intenta cambiar o eliminar contenido en un sitio que está en espera, la directiva de retención comprueba primero si se ha cambiado el contenido desde que se aplicó la suspensión. Si es el primer cambio desde que se aplicó la suspensión, la directiva de retención copia el contenido a la biblioteca mantenga conservación y permite a la persona para cambiar o eliminar el contenido original. Tenga en cuenta que ningún contenido en el sitio puede ser copiado a la biblioteca mantenga conservación, incluso si el contenido no coincide con el filtro de la consulta que usa la suspensión.

A continuación, el trabajo del temporizador limpia la biblioteca mantenga conservación. El trabajo del temporizador se ejecuta periódicamente y compara todo el contenido de la biblioteca de conservación mantenga a los filtros de las suspensiones en el sitio. A menos que el contenido coincide con al menos uno de los filtros, el trabajo del temporizador elimina el contenido de la biblioteca mantenga conservación. Por ejemplo, si una suspensión solo se aplica a un sitio y que mantenga conserva el contenido de siete años desde su fecha de creación, se eliminará cualquier contenido más de siete años desde la biblioteca mantenga conservación. Además, mantenga más de una se puede aplicar a un sitio, por ejemplo, un documento puede que forme parte de una suspensión legal de exhibición de documentos electrónicos y una suspensión de tiempo de siete años para cumplir las normas de la industria. Contenido se mantiene según la suspensión con mayor duración.

La duración de una suspensión de tiempo empieza en la fecha en que el documento se creó o se modificó por última vez y no el tiempo que se creó la suspensión.

Opción de período de tiempo

Una suspensión en contexto hace un uso eficiente de espacio de almacenamiento, especialmente si tiene un gran número de documentos y personas cambian sólo algunos de ellos, ya que no se copia contenido que no se cambia a la biblioteca mantenga conservación.

Contenido del sitio que puede colocar en espera

Una suspensión en contexto tiempo incluye este contenido:

Una suspensión en contexto tiempo no incluye este contenido:

  • Una conjunto de documentos (la carpeta propio)

  • Páginas maestras y diseños de página

  • Blocs de notas de OneNote

  • Elementos de flujo de trabajo

¿Cómo in situ mantenga funciona con control de versiones

Una suspensión de hora no conserva automáticamente todas las versiones de un documento. Para conservar todas las versiones de documentos en un sitio, debe activar el control de versiones de las bibliotecas de documentos del sitio. Para obtener más información, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Si se elimina un documento desde un sitio que está en espera y está activado el control de versiones de documento, se conservan todas las versiones del documento eliminado.

Si no está activado el control de versiones del documento y se coloca un elemento en contener varias veces, la versión que se mantiene es el que está activo cuando se coloca cada suspensión. Por ejemplo, si la versión 27 de un elemento más reciente cuando se coloca el sitio en mantenga la primera vez y versión 51 es que más reciente cuando se coloca el sitio en mantenga la segunda vez, se conservan las versiones 27 y 51.

Como se mencionó anteriormente, si un sitio se coloca en espera, cualquier contenido nuevo que se creó o se agrega al sitio después de se puso en espera se conservarán si se elimina.

Filtrar una suspensión en contexto

Al crear mantenga en contexto, también puede especificar una consulta para filtrar el contenido que desea mantener. Por ejemplo, puede contener sólo el contenido que contiene palabras clave específicas. Para obtener más información, consulte Buscar y usar palabras clave en la exhibición de documentos electrónicos --este tema también se aplica a suspensiones en contexto.

Cuadro Filtro

Deshabilitar una suspensión de tiempo

Puede liberar una suspensión de tiempo en cualquier momento, incluso antes del final del período de tiempo especificado por la suspensión. Para ello, simplemente deshabilitar la suspensión.

Opción de deshabilitar la suspensión en contexto

Tenga en cuenta que no se puede eliminar una directiva de tiempo de espera mientras la suspensión está activa. Para eliminar una directiva de retención, deshabilitar la suspensión y, a continuación, elimine la directiva de retención.

Después de deshabilitar una suspensión, todos los elementos están sujetos a que se mantenga en la biblioteca de conservación mantenga son válidas para el proceso de limpieza estándar descrito anteriormente. Tenga en cuenta que esto significa que libera del bloqueo de elementos no se eliminan automáticamente de la biblioteca mantenga conservación; en su lugar, permanecen allí hasta que el trabajo del temporizador de limpiar la biblioteca.

¿Cómo suspensión en contexto directivas de trabajo con las directivas de eliminación del documento

Una suspensión en contexto tiempo garantiza que todo el contenido se mantiene durante un período específico de tiempo, mientras que una directiva de eliminación de documento asegura que todo el contenido se elimina después de un período de tiempo específico.

Si necesita conservar los documentos durante un período de tiempo determinado, puede utilizar una directiva de suspensión en contexto junto con una directiva de eliminación. Por ejemplo, podría contener documentos siete años después de que se modifican y luego configurar una directiva de eliminación para eliminarlos siete años después de que se modificaron por última vez.

Si una directiva de eliminación de documento elimina el contenido que está en espera, aún se conservará el contenido en la biblioteca mantenga conservación. Por ejemplo, si una suspensión de tiempo conserva el contenido de dos años, pero una directiva de eliminación de documento elimina el contenido después de un año, aún se conservará cualquier contenido que se elimina mientras está en espera.

Para obtener más información, vea Introducción a las directivas de eliminación de documentos en SharePoint Server 2016.

Permisos

Miembros de su equipo de cumplimiento que usarán el centro de directiva de suspensión en contexto necesitan permisos para ambas la directiva centro y sitio colecciones a la que se aplicará directivas. Se recomienda:

  1. Crear un grupo de seguridad que contiene todos los usuarios del centro de directiva de suspensión en contexto, más probable es que el equipo de cumplimiento.

  2. En el centro de directiva de suspensión en contexto, agregue el grupo de seguridad al grupo de propietarios de la colección de sitios.

  3. En cada colección de sitios a los que debe asignar en lugar mantenga directivas, agregue el grupo de seguridad al grupo de propietarios de la colección de sitios.

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