Información general sobre buzones inactivos en Office 365

Puede que su organización tenga que retener el correo electrónico de los antiguos empleados después de que dejen la organización. Según los requisitos de retención de la organización, quizás tenga que retener el contenido de los buzones durante unos meses o años después de que finalice el empleo, o quizás tenga que conservarlo indefinidamente. Independientemente de cuánto tiempo tenga que conservar el correo electrónico, puede crear buzones inactivos en Office 365 para conservar el buzón de empleados antiguos.

Contenido

¿Qué son los buzones inactivos?

Buzones inactivos y directivas de retención de Office 365

Buzones inactivos y retenciones de caso de exhibición de documentos electrónicos

Buzones inactivos y etiquetas de Office 365

Buzones inactivos y directivas de retención de Exchange MRM

Crear un buzón inactivo

Administrar buzones inactivos

¿Qué son los buzones inactivos?

Cuando un empleado deja su organización (o estará en un permiso o ausencia prolongada), puede quitar su cuenta de Office 365. Los datos de los buzones de los empleados se conservan durante 30 días después de quitar la cuenta. Durante este período, todavía puede recuperar los datos del buzón anulando la eliminación de la cuenta. Después de 30 días, los datos se eliminan permanentemente.

Pero si su organización debe conservar el contenido del buzón para los empleados antiguos, puede convertir el buzón en un buzón inactivo poniendo el buzón en una retención por juicio o aplicando una directiva de retención de Office 365 para el buzón en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365 y luego quitando la cuenta de Office 365 correspondiente. El contenido de un buzón inactivo se retiene durante el periodo de tiempo de la retención por juicio que se haya colocado en el buzón de correo o el período de retención de la directiva de retención de Office 365 aplicada antes de que se eliminase el buzón. Podrá recuperar la cuenta de usuario correspondiente durante un período de 30 días. Sin embargo, después de 30 días, el buzón inactivo se conserva en Office 365 hasta que se quita la directiva de retención o de retención.

Importante: Hemos aplazado la fecha límite del 1 de julio de 2017 para crear nuevas retenciones locales para hacer que un buzón esté inactivo. Pero, a partir de finales de este año o principios del siguiente, ya no podrá crear retenciones locales en Exchange Online. A partir de ese momento, solo se podrán usar retenciones por juicio y directivas de retención de Office 365 para crear un buzón inactivo. Sin embargo, los buzones inactivos existentes que están en una retención local seguirán siendo compatibles y podrá seguir administrando las retenciones locales en buzones inactivos. Esto incluye el cambio de la duración de una retención local y la eliminación permanente de un buzón inactivo mediante la eliminación de la retención local.

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Buzones inactivos y directivas de retención de Office 365

Además de retenciones por juicio, otra forma de poner el buzón en estado inactivo es con la nueva característica directiva de retención de Office 365 en el Centro de cumplimiento y seguridad. Utilizar una directiva de retención para poner un buzón en estado inactivo:

  • Se debe aplicar a los buzones de Exchange o a las ubicaciones de Skype Empresarial (porque el contenido relacionado con Skype se almacena en el buzón del usuario).

  • Tiene que configurarse para retener el contenido o retenerlo y después eliminarlo. Si se configura una directiva de retención solo para eliminar contenido, un buzón al que se aplique la directiva no estará inactivo cuando se elimine.

  • Puede hacerse basado en consultas para que conserve solo los elementos que coinciden con una consulta de búsqueda.

Para obtener más información sobre cómo configurar las directivas de retención de Office 365, consulte Introducción a las directivas de retención de Office 365.

Si usa una directiva de retención de Office 365 para poner un buzón en estado inactivo, Office 365 seguirá procesando la directiva de retención en el buzón inactivo. Esto implica que si se configura la directiva de retención para retener y después eliminar contenido, los elementos se moverán a la carpeta Elementos recuperables cuando expire la duración de la retención y finalmente se purgarán del buzón inactivo. Si no se configura la directiva de retención de Office 365 para los elementos eliminados, los elementos que aún no ha eliminado permanentemente el usuario (antes de que el buzón pase al estado inactivo) no se moverán a la carpeta Elementos recuperables y se retendrán indefinidamente después de que el buzón pase al estado inactivo.

Considere la creación de una directiva de retención de Office 365 específicamente para buzones inactivos. Estos son algunos motivos posibles para realizar esta acción y factores que debe tener en cuenta.

  • Puede configurar la directiva de retención para retener el contenido del buzón solo durante el tiempo necesario para cumplir los requisitos de la organización para los antiguos empleados.

  • Es una forma sencilla de identificar buzones inactivos, pues la directiva de retención solo se aplicará a estos.

  • Podrá identificar fácilmente la directiva de retención que se asigna a los buzones inactivos en su organización. Esto facilitará cambiar la configuración de retención (o eliminación) si es necesario. También facilitará la eliminación permanente de un buzón inactivo ya que solo tendrá que quitarlo de la directiva utilizando el Centro de cumplimiento y seguridad. En caso contrario, tendrá que usar Exchange Online PowerShell para quitar una retención por juicio de un buzón inactivo o usar Centro de cumplimiento y seguridad PowerShell para excluir un buzón inactivo de una directiva de retención de Office 365 que se aplique a toda la organización.

  • Si crea una directiva de retención de Office 365 específicamente para buzones inactivos, puede agregar un máximo de 1000 buzones a la directiva. En el caso de las organizaciones de gran tamaño, es posible que sea necesario crear más de una directiva de retención de Office 365 para los buzones inactivos.

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Buzones inactivos y retenciones de caso de exhibición de documentos electrónicos

Si la retención que está asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos en la Centro de cumplimiento y seguridad se coloca en un buzón y después se elimina el buzón o la cuenta de Office 365 de usuario, el buzón se convertirá en un buzón inactivo. Sin embargo, se desaconseja el uso de retenciones de casos de exhibición de documentos electrónicos para poner un buzón en estado inactivo. Esto se debe a que los casos de exhibición de documentos electrónicos están destinados a casos específicos limitados por tiempo relacionados con un problema legal. En algún momento, probablemente termine un caso legal y se quitarán las retenciones asociadas al caso y este se cerrará. De hecho, si una retención colocada en un buzón inactivo está asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos y después se libera la retención o se cierra o elimina el caso, el buzón inactivo se eliminará permanentemente. Además, no puede crear retenciones de exhibición de documentos electrónicos basadas en tiempo. Esto implica que el contenido en un buzón inactivo se conservará de forma indefinida o hasta que se quite la retención y se elimine el buzón inactivo. Por lo tanto, se recomienda usar una retención por juicio o una directiva de retención de Office 365 para los buzones inactivos.

Para más información sobre casos de exhibición de documentos electrónicos y retenciones, consulte Administrar casos de exhibición de documentos electrónicos del Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365.

Buzones inactivos y etiquetas de Office 365

Las etiquetas en Office 365 le ayudan a clasificar los datos del correo electrónico de la organización para el gobierno de estos y aplicar las reglas de retención en función de esa clasificación. Una etiqueta puede aplicarse a un elemento de correo electrónico manualmente por parte de los usuarios o automáticamente por parte de los administradores, y cada elemento de correo electrónico solo puede tener una etiqueta asignada. Si un elemento de correo electrónico único del buzón de un usuario tiene una etiqueta asignada y el buzón o la cuenta de Office 365 del usuario se elimina, el buzón pasará a estar inactivo. De forma similar a los casos de eDiscovery, no recomendamos el uso de etiquetas para pasar un buzón a estado inactivo. En su lugar, recomendamos usar una retención por juicio o una directiva de retención de Office 365. Tenga en cuenta que, en el caso de las etiquetas, es posible que no note que se ha aplicado una etiqueta a un elemento de correo electrónico y que, después, sin darse cuenta haga que un buzón pase a estar inactivo al eliminar la cuenta del usuario.

Para obtener más información sobre las etiquetas, consulte Información general sobre las etiquetas en Office 365.

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Buzones inactivos y directivas de retención de Exchange MRM

Si se aplicó una directiva de retención de Exchange (la característica administración de registros de mensajes, o MRM, de Exchange Online) al buzón cuando se convirtió en inactivo, cualquier directiva de eliminación (que son etiquetas de retención configuradas con una acción de retención Eliminar) seguirán procesándose en el buzón inactivo. Esto significa que los elementos etiquetados con una directiva de eliminación se moverán a la carpeta Elementos recuperables cuando expire el período de retención. Esos elementos se purgan del buzón inactivo cuando expira la duración de retención. Si no se especifica una duración de retención del buzón inactivo, los elementos de la carpeta Elementos recuperables se conservarán indefinidamente.

Por el contrario, se ignora cualquier directiva de archivo (que son etiquetas de retención configuradas con una acción de retención MoveToArchive) que esté incluida en la directiva de retención asignada a un buzón inactivo. Eso significa que los elementos de un buzón inactivo etiquetados con una directiva de archivo permanecerán en el buzón principal cuando expire el período de retención. No se mueven al buzón de archivo o a la carpeta Elementos recuperables en el buzón de archivo. Se retendrán indefinidamente.

Crear un buzón inactivo

Para pasar un buzón a inactivo, este debe tener asignada una licencia de Exchange Online (Plan 2) para que se pueda aplicar al buzón una retención por juicio o una directiva de retención de Office 365 antes de eliminarlo. Una vez eliminado el buzón, la licencia de Exchange Online a la que estaba asociado estará disponible para asignarla a un nuevo usuario. Los buzones inactivos no necesitan licencias en curso.

La siguiente tabla resume el proceso de poner un buzón en estado inactivo para diferentes escenarios de retención. Para obtener más información, vea Administrar buzones de correo inactivos en Office 365.

Para...

Haga lo siguiente...

Resultado

Retener el contenido del buzón indefinidamente después de que un empleado deje la organización

  • Poner el buzón en retención por juicio o aplicar una directiva de retención de Office 365 al buzón.

  • No especifique una duración de retención de la retención por juicio o no configure la directiva de retención de Office 365 para eliminar elementos, o bien puede usar una directiva de retención que retenga los elementos para siempre.

  • Quite la cuenta de Office 365 del usuario.

Se retiene de forma indefinida todo el contenido del buzón inactivo, incluidos los elementos de la carpeta Elementos recuperables.

Retener el contenido del buzón durante un período específico después de que un empleado deje la organización y después eliminarlo

  • Poner el buzón en retención por juicio o aplicar una directiva de retención de Office 365 al buzón.

  • Especifique una duración de retención para la retención por juicios, aplique una directiva de retención que conserve y elimine elementos.

  • Quite la cuenta de Office 365 del usuario.

Cuando la duración de la retención de un elemento de buzón expire, el elemento se moverá a la carpeta Elementos recuperables y después se eliminará permanentemente (purgará) del buzón inactivo cuando finalice el período de retención de elementos eliminados. La duración de la retención se calcula desde la fecha original de recepción o creación de un elemento de buzón. Se retendrá el resto del contenido en el buzón inactivo.

Nota: Si ya se ha colocado una retención por juicio en un buzón, o si ya se le ha aplicado una directiva de retención de Office 365, lo único que hay que hacer es eliminar la cuenta de Office 365 del usuario correspondiente para crear un buzón inactivo.

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Administrar buzones inactivos

Después de poner un buzón en estado inactivo, puede realizar varias tareas de administración en los buzones inactivos.

  • Cambiar la duración de la retención para un buzón inactivo    Después de convertir un buzón en inactivo, puede cambiar la duración de la retención por juicio o la directiva de retención de Office 365 aplicada al buzón inactivo. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Cambiar la duración de retención para un buzón inactivo en Office 365.

  • Recuperar un buzón inactivo    Si un antiguo empleado (o un empleado en un permiso) vuelve a la organización o si se contrata a un nuevo empleado para que asuma las responsabilidades del empleado anterior, puede recuperar el contenido del buzón inactivo. Al recuperar un buzón inactivo, el buzón se convierte en un nuevo buzón, el contenido y la estructura de carpetas del buzón inactivo se conservan y el buzón se vincula a una nueva cuenta de usuario. Una vez recuperado, el buzón inactivo deja de existir. Para conocer los procedimientos detallados y obtener información sobre lo que sucede cuando se recupera un buzón inactivo, consulte Recuperar un buzón inactivo en Office 365.

  • Restaurar un buzón inactivo    Si otro empleado asume las responsabilidades de un antiguo empleado o si otra persona necesita acceso al contenido del buzón inactivo, puede restaurar (o combinar) el contenido del buzón inactivo en un buzón existente. Cuando se restaura un buzón inactivo, el contenido se copia a otro buzón. El buzón inactivo se conserva y sigue siendo un buzón inactivo. Todavía se pueden realizar búsquedas en el buzón inactivo mediante herramientas de exhibición de documentos electrónicos, su contenido se puede restaurar en otro buzón, o se puede recuperar o eliminar en una fecha posterior. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Restaurar un buzón inactivo en Office 365.

  • Eliminar un buzón inactivo    Cuando ya no necesite conservar el contenido de un buzón inactivo, puede eliminarlo permanentemente quitando todas las retenciones o directivas de retención de Office 365 que se aplicaron al buzón inactivo. Si un buzón se puso en estado inactivo hace más de 30 días, se marcará para su eliminación permanente cuando se elimine la retención. Si el buzón se puso en estado inactivo durante los últimos 30 días, puede volver a ponerlo en estado activo después de eliminar la retención o la directiva de retención. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Eliminar un buzón inactivo en Office 365.

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