Información general de revisiones de disposición

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Cuando el contenido llega al final de su período de retención, existen varios motivos por qué desea revisar ese contenido para decidir si se puede eliminarse ("eliminado"). Por ejemplo, necesitará:

  • Suspender la eliminación ("disposición") del contenido relevante en caso de juicio o una auditoría.

  • Quitar el contenido de la lista de disposición para almacenar en un archivo, si dicho contenido tiene investigación o valor histórico.

  • Asignar un período de retención diferente para el contenido, si la directiva original era una solución temporal o provisional.

  • Devolver el contenido a los clientes o transferir a otra organización.

Cuando se crea una etiqueta que conserva el contenido en Office 365, puede desencadenar una revisión de la disposición del final del período de retención. En una revisión de la disposición:

  • Las personas que elija reciban una notificación de correo electrónico que tienen contenido para revisar. Estos revisores pueden ser usuarios individuales, distribución o grupos de seguridad o grupos de Office 365. Tenga en cuenta que las notificaciones se envían de forma semanal.

  • Los revisores vaya a la página de disposición en el centro de cumplimiento y seguridad para revisar su contenido.

  • Para cada documento, el revisor puede:

    • Aplicar una etiqueta diferente.

    • Ampliar su período de retención.

    • Eliminarlo de forma permanente.

  • Los revisores pueden ver disposiciones pendientes o históricas y exportar la lista como un archivo .csv.

Tenga en cuenta que disposición revisiones requieren una suscripción de Office 365 Enterprise E5.

Una revisión de la disposición puede incluir contenido en los buzones de Exchange, los sitios de SharePoint, OneDrive cuentas y grupos de Office 365. Esperando una revisión de la disposición de las ubicaciones de contenido se elimina después de un revisor elige eliminar el contenido de forma permanente.

Página de disposición

Configuración de la revisión de la disposición mediante la creación de una etiqueta

Este es el flujo de trabajo básico para configurar una revisión de la disposición. Tenga en cuenta que este flujo se muestra un etiqueta publicado y aplicado manualmente por un usuario; como alternativa, una etiqueta que desencadene una revisión disposición puede ser aplica automáticamente al contenido.

Gráfico que muestra el flujo del funcionamiento de la disposición

Una revisión de la disposición es una opción cuando se crea una etiqueta en Office 365. Tenga en cuenta que esta opción no está disponible en una directiva de retención, pero sólo en una etiqueta con la configuración de retención.

Para obtener más información sobre las etiquetas, vea Información general sobre etiquetas.

Configuración de retención para una etiqueta

Eliminar contenido

Cuando un revisor recibe una notificación por correo electrónico que el contenido está listo para revisar, que pueden ir a la página de disposición en el centro de cumplimiento y seguridad y seleccionar uno o varios elementos. El revisor puede:

  • Aplicar una etiqueta diferente.

  • Ampliar el período de retención.

  • Eliminar permanentemente el elemento.

Un revisor puede usar el vínculo para ver el documento en su ubicación original, si el revisor tiene permisos para esta ubicación. Durante una revisión de la disposición, el contenido nunca se mueve desde su ubicación original y no se eliminará hasta que el revisor elige hacerlo.

Tenga en cuenta que las notificaciones de correo electrónico se envían automáticamente a los revisores semanalmente. Por lo tanto, cuando el contenido llega al final de su período de retención, puede tardar hasta siete días para los revisores recibir la notificación de correo electrónico que el contenido está en espera de eliminación.

Tenga en cuenta que se van a auditar todas las acciones disposición. Para ello, debe activar la auditoría al menos un día antes de la primera acción de eliminación: para obtener más información, vea Buscar el registro de auditoría en el centro de cumplimiento y la seguridad de Office 365.

Opciones de eliminación de un documento

Permisos de disposición

Para obtener acceso a la página de la disposición, los revisores deben ser miembros de la Administración de la eliminación y la función de Los registros de auditoría con permiso de vista. Se recomienda crear un nuevo grupo de roles denominado disposición revisores, agregar estas dos funciones a ese grupo de roles y, a continuación, agregar miembros al grupo de funciones.

Para obtener más información, vea dar acceso a los usuarios para el centro de cumplimiento y la seguridad de Office 365

¿Cuánto tiempo hasta que se elimina permanentemente contenido eliminado

Esperando una revisión de la disposición de contenido se elimina después de un revisor elige eliminar el contenido de forma permanente. Cuando el revisor elige esta opción, el contenido en el sitio de SharePoint o una cuenta de OneDrive, pasa a ser elegible para el proceso de limpieza estándar descrito en esta sección: funcionamiento con el contenido en lugar de una directiva de retención.

Esto significa que:

  • Contenido en una biblioteca de documentos será mueve a la primera fase Papelera de reciclaje dentro de 7 días de la disposición y elimina permanentemente 93 días después de eso. La Papelera de reciclaje no está indizada por la búsqueda y, por tanto, su contenido no está disponible para una suspensión de exhibición de documentos electrónicos.

  • Contenido de la suspensión de conservación biblioteca quedará permanentemente eliminado dentro de 7 días de la disposición.

Ver pendientes y disposiciones completadas

En la página de la disposición de la seguridad y el centro de cumplimiento, puede ver disposiciones pendientes y completadas:

  • Disposiciones pendiente han llegado al final de su período de retención y requieren una revisión de la disposición. Después de revisar cada elemento, decida si desea aplicar una etiqueta diferente a él, ampliar su período de retención o eliminar de forma permanente.

  • Disposiciones de completado se han aprobado para su eliminación durante una revisión de disposición y están ahora en el proceso se elimina permanentemente. Elementos que tienen una etiqueta diferente aplicado o su período de retención extendido como parte de una revisión no aparecerá aquí.

Filtrar las vistas de disposición

Puede filtrar estas vistas por intervalo de etiqueta o una hora. Para pendientes disposiciones, el intervalo de tiempo se basa en la fecha de expiración. Para disposiciones históricos, el intervalo de tiempo se basa en la fecha de eliminación.

Opciones de filtro en la página de disposición

Exportar elementos de disposición

Además, puede exportar los elementos en la vista como un archivo .csv que se puede abrir en Excel.

Disposición exportado datos en Excel

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