Información general de etiquetas

En toda la organización, es probable que tenga diferentes tipos de contenido que requieran diferentes acciones con el fin de cumplir las normas de la industria y las directivas internas. Por ejemplo, es posible que tenga:

  • Formularios fiscales que deben conservarse durante un período mínimo de tiempo.

  • Materiales de prensa que deben eliminarse de forma permanente cuando llegan a una determinada edad.

  • Investigación competitiva que debe conservarse y después eliminarse de forma permanente.

  • Visados de trabajo que deben marcarse como un registro para que no se modifiquen ni eliminen.

En todos estos casos, las etiquetas de Office 365 pueden ayudarle a tomar las acciones adecuadas sobre el contenido adecuado. Con las etiquetas, se pueden clasificar los datos en toda la organización para el gobierno y aplicar las reglas de retención basadas en esa clasificación.

Con las etiquetas, se puede:

  • Permitir que personas de la organización apliquen una etiqueta manualmente a contenido en Outlook en la Web, Outlook 2010 y versiones posteriores, OneDrive, SharePoint y grupos de Office 365. Los usuarios a menudo conocen mejor el tipo de contenido con el que están trabajando, por lo que pueden clasificarlo y aplicar la directiva correspondiente.

  • Aplicar etiquetas automáticamente al contenido si cumple condiciones específicas, como cuando el contenido contiene:

    • Tipos específicos de información confidencial. Esto está disponible para contenido en SharePoint y OneDrive.

    • Palabras clave específicas que coinciden con una consulta que cree. Esto está disponible para contenido de Exchange, SharePoint, OneDrive y grupos de Office 365.

    La capacidad de aplicar etiquetas automáticamente al contenido es importante porque:

    • No es necesario entrenar a los usuarios en todas las clasificaciones.

    • No es necesario recurrir a los usuarios para clasificar todo el contenido correctamente.

    • Los usuarios ya no necesitan conocer las directivas de gobierno de datos: en su lugar pueden concentrarse en su trabajo.

    Tenga en cuenta que las etiquetas de aplicación automática requieren una suscripción a Office 365 Enterprise E5.

  • Aplicar una etiqueta predeterminada a una biblioteca de documentos en SharePoint y sitios de grupo de Office 365, para que todos los documentos de esa biblioteca reciban la etiqueta predeterminada.

  • Implementar la administración de registros en Office 365, incluido el correo electrónico y los documentos. Se puede usar una etiqueta para clasificar contenido como un registro. En ese caso, la etiqueta no se puede cambiar o quitar, y el contenido no se puede modificar ni eliminar.

Las etiquetas se crean y administran en la página Etiquetas del Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365.

Página Etiquetas

Contenido

Cómo funcionan las etiquetas con las directivas de etiqueta

Hacer que las etiquetas estén disponibles para las personas de su organización para que puedan clasificar contenido es un proceso de dos pasos: primero se crean las etiquetas y, después, se publican en las ubicaciones que elija. Al publicar etiquetas, se crea una directiva de etiqueta.

Diagrama de los roles y tareas para etiquetas

Las etiquetas son bloques de creación independientes y reutilizables que se incluyen en una directiva de etiqueta y se publican en diferentes ubicaciones. Las etiquetas se pueden reutilizar en muchas directivas. La finalidad principal de la directiva de etiqueta es agrupar un conjunto de etiquetas y especificar las ubicaciones donde quiere que aparezcan.

Diagrama de etiquetas, directivas de etiqueta y ubicaciones

  1. Al publicar etiquetas, se incluyen en una directiva de etiqueta. Una sola etiqueta puede incluirse en muchas directivas.

  2. Las directivas de etiqueta especifican las ubicaciones en las que se publican las etiquetas.

Solo una etiqueta a la vez

Es importante saber que el contenido como un mensaje de correo o un documento solo puede tener una etiqueta asignada a la vez:

  • Para las etiquetas asignadas manualmente por los usuarios finales, los usuarios pueden quitar o cambiar la etiqueta asignada.

  • Si el contenido tiene una etiqueta de aplicación automática asignada, una etiqueta de aplicación automática se puede sustituir por una etiqueta asignada manualmente por un usuario final.

  • Si el contenido tiene una etiqueta asignada manualmente por un usuario final, una etiqueta de aplicación automática no puede reemplazar la etiqueta asignada manualmente.

  • Si hay varias reglas que asignan una etiqueta de aplicación automática y el contenido cumple las condiciones de varias reglas, se asigna la etiqueta para la regla más antigua.

Las etiquetas asignadas manualmente se asignan explícitamente, las etiquetas de aplicación automática se asignan implícitamente y una etiqueta explícita tiene prioridad sobre una etiqueta implícita. Para obtener más información, vea la sección siguiente sobre los principios de la retención.

Cuánto tardan las etiquetas en surtir efecto

Al publicar o aplicar automáticamente etiquetas, no surten efecto inmediatamente:

  1. En primer lugar, la directiva de etiqueta debe sincronizarse desde el Centro de seguridad y cumplimiento con las ubicaciones de la directiva.

  2. Después, la ubicación puede necesitar tiempo para hacer que las etiquetas manuales estén disponibles para los usuarios finales o las etiquetas de aplicación automática para el contenido. El tiempo que se tarda depende de la ubicación y el tipo de etiqueta.

Etiquetas manuales

Si publica etiquetas en SharePoint o OneDrive, pueden tardar un día en aparecer para los usuarios finales. Además, si publica etiquetas en Exchange, pueden pasar siete días hasta que esas etiquetas aparezcan para los usuarios finales y el buzón debe contener al menos 10 MB de datos.

Diagrama sobre cuándo surten efecto las etiquetas manuales

Etiquetas de aplicación automática

Si aplica automáticamente etiquetas a contenido que coincide con condiciones específicas, pueden pasar siete días hasta que las etiquetas se apliquen a todo el contenido que coincida con las condiciones.

Diagrama sobre cuándo surten efecto las etiquetas de aplicación automática

Cómo comprobar el estado de las etiquetas de Exchange

En Exchange Online, las etiquetas están disponibles para los usuarios finales mediante un proceso que se ejecuta cada siete días. Mediante el uso de Powershell, se puede ver cuándo se ejecutó este proceso por última vez y así determinar cuándo se volverá a ejecutar.

  1. Conexión a Exchange Online PowerShell.

  2. Ejecute estos comandos.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

    En los resultados, la propiedad ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) muestra cuándo fue la última vez que el sistema procesó el buzón. Si esto no ha ocurrido desde el momento en que se creó la directiva, las etiquetas no van a aparecer. Para forzar el procesamiento, ejecute Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

    Si las etiquetas no aparecen en Outlook en la Web y cree que deberían aparecer, asegúrese de borrar la memoria caché en el explorador (CTRL+F5).

Directivas de etiqueta y ubicaciones

Se pueden publicar diferentes tipos de etiquetas en diferentes ubicaciones, en función de lo que haga la etiqueta.

Si la etiqueta...

Entonces, se puede aplicar la directiva de etiqueta a...

Se publica a los usuarios finales

Exchange, SharePoint, OneDrive, grupos de Office 365

Se aplica automáticamente basándose en los tipos de información confidencial

SharePoint, OneDrive

Se aplica automáticamente basándose en una consulta

Exchange, SharePoint, OneDrive, grupos de Office 365

Tenga en cuenta que las carpetas públicas de Exchange y Skype no admiten etiquetas.

Cómo aplican las etiquetas la retención

Las etiquetas pueden aplicar exactamente las mismas acciones de retención que una directiva de retención. Se pueden usar etiquetas para implementar un plan de contenido sofisticado (o un plan de archivos). Para obtener más información sobre cómo funciona la retención, vea Introducción a las directivas de retención.

Además, una etiqueta tiene dos opciones de retención que están disponibles solo en una etiqueta y no en una directiva de retención. Con una etiqueta, puede:

  • Desencadenar una revisión de disposición al final del período de retención, de modo que deben revisarse documentos de SharePoint y OneDrive antes de que se puedan eliminar. Para obtener más información, vea Información general de revisiones de disposición.

  • Inicie el período de retención desde el momento en que se etiquetó el contenido, en lugar de la edad del contenido o cuándo se modificó por última vez.

Configuración de retención con opciones específicas para etiquetas

Dónde pueden aparecer las etiquetas publicadas para los usuarios finales

Si los usuarios finales van a asignar la etiqueta al contenido, se puede publicar para:

  • Outlook en la Web

  • Outlook 2010 y versiones posteriores

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Grupos de Office 365 (tanto el sitio de grupo como el buzón de grupo en Outlook en la Web)

En las secciones siguientes, se muestra cómo aparecerán las etiquetas en las distintas aplicaciones para las personas de la organización.

Outlook en la Web

Para etiquetar un elemento en Outlook en la Web, haga clic con el botón derecho en el elemento > Asignar directiva > seleccione la etiqueta.

Menú Asignar directiva en Outlook en la Web

Después de aplicar la etiqueta, puede verla y la acción que realiza en la parte superior del elemento. Si un mensaje de correo está clasificado y tiene un período de retención asociado, puede saber a simple vista cuándo va a expirar el mensaje de correo.

Etiqueta asignada a correo de Outlook en la Web

También se pueden aplicar etiquetas a carpetas, en cuyo caso:

  • Todos los elementos de la carpeta reciben automáticamente la misma etiqueta, excepto los elementos a los que se ha aplicado explícitamente una etiqueta. Los elementos etiquetados explícitamente mantienen su etiqueta existente. Para obtener más información, vea la sección siguiente sobre los principios de la retención.

  • Si se cambia o quita la etiqueta predeterminada de una carpeta, la etiqueta también cambia o se elimina en todos los elementos de la carpeta, excepto en los elementos con etiquetas explícitas.

  • Si se mueve un elemento con una etiqueta predeterminada de una carpeta a otra con una etiqueta predeterminada diferente, el elemento obtendrá la nueva etiqueta predeterminada.

  • Si se mueve un elemento con una etiqueta predeterminada de una carpeta a otra sin ninguna etiqueta predeterminada, la etiqueta predeterminada antigua se elimina.

Outlook 2010 y versiones posteriores

Para etiquetar un elemento en Outlook en la Web, haga clic con el botón derecho en el elemento > y seleccione la etiqueta en la Cinta > Asignar directiva.

Botón Asignar directiva

Después de aplicar la etiqueta, puede verla y la acción que realiza en la parte superior del elemento. Si un mensaje de correo está clasificado y tiene un período de retención asociado, puede saber a simple vista cuándo va a expirar el mensaje de correo.

También se pueden aplicar etiquetas a carpetas. Esto funciona igual en Outlook 2010 y versiones posteriores, que en Outlook en la Web: vea la sección anterior para obtener más información.

OneDrive y SharePoint

Para etiquetar un documento (incluidos los archivos de OneNote) en OneDrive o SharePoint, seleccione el elemento > en la esquina superior derecha, elija Abrir el panel de detalles Icono del panel de información > Aplicar etiqueta > elija la etiqueta.

Tenga en cuenta que también se puede aplicar una etiqueta a un conjunto de carpetas o documentos y puede establecer una etiqueta predeterminada para una biblioteca de documentos (vea la sección siguiente para obtener más información).

Lista Aplicar etiqueta para un elemento de SharePoint

Después de aplicar una etiqueta a un elemento, puede verla en el panel de detalles cuando ese elemento está seleccionado.

Etiqueta aplicada mostrada en el panel de detalles

También puede crear una vista de la biblioteca que contiene la columna Etiquetas o El elemento es un registro para poder ver de forma rápida las etiquetas asignadas a todos los elementos y qué artículos son registros. Sin embargo, tenga en cuenta que no se puede filtrar la vista con la columna El elemento es un registro.

Columna de la biblioteca de etiquetas mostrada en la vista personalizada

Grupos de Office 365

Al publicar etiquetas en un grupo de Office 365, las etiquetas aparecen en el sitio de grupo y el buzón de grupo en Outlook en la Web. La experiencia de aplicar una etiqueta a contenido es idéntica a la mostrada anteriormente para correo electrónico y documentos.

Aplicar una etiqueta automáticamente en función de condiciones

Una de las características más eficaces de las etiquetas es la capacidad de aplicarlas automáticamente a contenido que coincide con determinadas condiciones. En este caso, no es necesario que las personas de la organización apliquen las etiquetas: Office 365 realiza el trabajo por ellos.

Diagrama de los roles y tareas para etiquetas de aplicación automática

Las etiquetas de aplicación automática son eficaces porque:

  • No es necesario entrenar a los usuarios en todas las clasificaciones.

  • No es necesario recurrir a los usuarios para clasificar todo el contenido correctamente.

  • Los usuarios ya no necesitan conocer las directivas de gobierno de datos: pueden concentrarse en su trabajo.

Puede aplicar etiquetas automáticamente al contenido cuando ese contenido contenga:

  • Tipos específicos de información confidencial.

  • Palabras clave específicas que coinciden con una consulta que cree.

Página Elegir condición para una etiqueta de aplicación automática

Tenga en cuenta las etiquetas de aplicación automática requieren una suscripción a Office 365 Enterprise E5 y que pueden pasar hasta siete días hasta que se apliquen a todo el contenido que coincida con las condiciones, como se describió anteriormente.

Aplicar etiquetas automáticamente a contenido con determinados tipos de información confidencial

Al crear etiquetas de aplicación automática para información confidencial, verá la misma lista de plantillas de directiva que cuando se crea una directiva de prevención de pérdida de datos (DLP). Cada plantilla de directiva está preconfigurada para buscar determinados tipos de información confidencial: por ejemplo, la plantilla que se muestra aquí busca números de identificación del contribuyente individual (ITIN) de Estados Unidos, de la seguridad social y de pasaporte. Para obtener más información sobre DLP, vea Información general sobre directivas de prevención de pérdida de datos.

Plantillas de directiva con tipos de información confidencial

Después de seleccionar una plantilla de directiva, puede agregar o quitar cualquier tipo de información confidencial, y puede cambiar el recuento de instancias y la precisión de coincidencia. En el ejemplo que se muestra aquí, una etiqueta se aplica de forma automática solo cuando:

  • El contenido contiene entre 1 y 9 instancias de cualquiera de estos tres tipos de información confidencial. Puede eliminar el valor max para cambiarlo a cualquiera.

  • El tipo de información confidencial que se detecta tiene una precisión de coincidencia (o nivel de confianza) de al menos 75. Muchos tipos de información confidencial se definen con varios patrones, donde un patrón con una mayor precisión de coincidencia requiere más pruebas para ser encontrado (por ejemplo, palabras clave, fechas o direcciones), mientras que un patrón con una precisión de coincidencia inferior requiere menos pruebas. En pocas palabras, cuanto menor sea la precisión de coincidencia min, más fácil será que el contenido coincida con la condición.

    Si se cambia la precisión de coincidencia (o el nivel de confianza), se debe usar uno de los niveles de confianza usados en un patrón para ese tipo de información confidencial, según se define en Qué buscan los tipos de información confidencial.

Opciones para identificar los tipos de información confidencial

Aplicar etiquetas de forma automática al contenido con palabras clave específicas

Puede aplicar etiquetas de forma automática a contenido que cumpla determinadas condiciones. Las condiciones disponibles ahora admiten aplicar una etiqueta al contenido que contiene palabras o frases específicas. Puede restringir su consulta usando operadores de búsqueda como AND, OR o NOT. Para obtener más información sobre los operadores, vea Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda para la búsqueda de contenido.

La compatibilidad para agregar propiedades susceptibles de búsqueda (por ejemplo, asunto: ) estará disponible próximamente.

Tenga en cuenta que las etiquetas basadas en consultas usan el índice de búsqueda para identificar el contenido.

Editor de consultas

Aplicar una etiqueta predeterminada a todo el contenido de una biblioteca, una carpeta o un conjunto de documentos de SharePoint

Además de permitir que los usuarios apliquen una etiqueta a documentos individuales, también se puede aplicar una etiqueta predeterminada a una biblioteca de SharePoint, para que todos los documentos en esa ubicación obtengan la etiqueta predeterminada.

Para una biblioteca de documentos, esto se realiza en la página Configuración de biblioteca de una biblioteca de documentos. Al seleccionar la etiqueta predeterminada, también puede elegir aplicarla a todos los elementos existentes en la biblioteca.

Por ejemplo, si tiene una etiqueta para materiales de marketing y sabe que una biblioteca de documentos específica contendrá solo ese tipo de contenido, puede convertir la etiqueta Materiales de marketing en la predeterminada para todos los documentos de dicha biblioteca.

Opción Aplicar etiqueta en la página Configuración de biblioteca

Si se aplica una etiqueta predeterminada a los elementos existentes de la biblioteca, carpeta o conjunto de documentos:

  • Todos los elementos de la biblioteca reciben automáticamente la misma etiqueta, excepto los elementos a los que se ha aplicado explícitamente una etiqueta. Los elementos etiquetados explícitamente mantienen su etiqueta existente. Para obtener más información, vea la sección siguiente sobre los principios de la retención.Los principios de la retención o ¿qué tiene prioridad?.

  • Si cambia o quita la etiqueta predeterminada para una biblioteca, una carpeta o un conjunto de documentos, la etiqueta también se cambia o quita de todos los elementos de la biblioteca, carpeta o conjunto de documentos, excepto los elementos con etiquetas explícitas.

  • Si se mueve un elemento con una etiqueta predeterminada de una biblioteca, carpeta o conjunto de documentos a otra con una etiqueta predeterminada diferente, el elemento obtendrá la nueva etiqueta predeterminada.

  • Si se mueve un elemento con una etiqueta predeterminada de una biblioteca, carpeta o conjunto de documentos a otra con una etiqueta no predeterminada, la nueva etiqueta predeterminada antigua se eliminará.

Aplicar una etiqueta a correo electrónico mediante reglas

En Outlook 2010 o versiones posteriores, puede crear reglas para aplicar una etiqueta o directiva de retención.

Por ejemplo, puede crear una regla que aplique una etiqueta específica a todos los mensajes enviados a o desde un grupo de distribución específico.

Para crear una regla, haga clic con el botón derecho en un elemento > Reglas > Crear regla > Opciones avanzadas > Asistente para reglas > aplicar la directiva de retención.

Asistente para reglas con la opción para aplicar directivas de retención

Clasificación del contenido sin aplicar acciones

Cuando se crea una etiqueta, puede hacerlo sin activar ninguna retención u otras acciones, como se muestra a continuación. En este caso, se puede usar una etiqueta simplemente como una etiqueta de texto, sin aplicar ninguna acción.

Por ejemplo, se puede crear una etiqueta denominada "Revisar más adelante" sin acciones y, después, aplicarla automáticamente a contenido con tipos de información confidencial o contenido consultado.

Página de configuración de etiqueta con la retención desactivada

Uso de etiquetas para la administración de registros

En un nivel general, la administración de registros significa:

  • Que los usuarios clasifican el contenido importante como un registro.

  • Que un registro no se puede modificar o eliminar.

  • Que los registros se eliminan definitivamente cuando pasa su vigencia indicada.

Se pueden usar etiquetas para implementar una única estrategia coherente de administración de registros en Office 365, mientras que otras características de administración de registros, como el Centro de registros, solo se aplican a contenido de SharePoint. Y se pueden aplicar acciones de retención de registros, para que se eliminen automáticamente al final de su ciclo de vida.

Cuando se crea una etiqueta, tiene la opción de usarla para clasificar el contenido como un registro.

Clasificar contenido como una casilla Registro

Cuando un elemento se etiqueta como un registro, se producen cuatro cosas:

  • El elemento no se puede eliminar de forma permanente.

  • El elemento no se puede editar.

  • La etiqueta no se puede cambiar.

  • La etiqueta no se puede eliminar.

Quién puede clasificar el contenido como un registro

Cualquier usuario del grupo predeterminado Miembros (con nivel de permisos Colaborar) puede aplicar una etiqueta de registro al contenido de SharePoint. Solo el administrador de la colección de sitios puede quitar o cambiar una etiqueta después de aplicarla. Además, es necesario aplicar de forma manual la etiqueta que clasifica el contenido como un registro; no se puede aplicar automáticamente.

Registros y carpetas

Se puede aplicar una etiqueta a una carpeta de Exchange, SharePoint o OneDrive. Si una carpeta se etiqueta como registro y se mueve un elemento a la carpeta, el elemento se etiquetará como registro. Al mover el elemento fuera de la carpeta, el elemento seguirá etiquetado como registro.

Los registros no se pueden eliminar

Si intenta eliminar un registro en Exchange, el elemento se mueve a la carpeta Elementos recuperables, como se describe en Introducción a las directivas de retención.

Si intenta eliminar un registro en SharePoint, verá un error que indica que el elemento no se eliminó y se mantiene en la biblioteca.

Mensaje de que no eliminó el elemento de SharePoint

Si intenta eliminar un registro en OneDrive, el elemento se mueve a la biblioteca de conservación de documentos, como se describe en Introducción a las directivas de retención.

Usar una etiqueta como una condición en una directiva DLP

Una etiqueta puede aplicar acciones de retención en contenido. Además, puede usar etiquetas como condición en una directiva de Prevención de pérdida de datos (DLP). Esto significa que una directiva DLP puede aplicar acciones de protección, como restringir el acceso a contenido que está marcado con una etiqueta específica.

Para obtener más información, consulte la sección Usar una etiqueta como una condición en una directiva DLP.

Usar el Explorador de actividad de etiqueta y los informes de gobierno de datos

Después de publicar o aplicar automáticamente las etiquetas, deberá comprobar que se aplican al contenido según lo previsto. Para supervisar las etiquetas, puede usar el:

  • Explorador de actividad de etiqueta. Con el explorador (que se muestra a continuación), puede buscar rápidamente y ver la actividad de etiqueta de todo el contenido en SharePoint y OneDrive para la empresa durante los últimos 30 días. Para obtener más información, consulte Ver la actividad de etiqueta de documentos.

  • Informes de gobierno de datos. Con estos informes, puede ver rápidamente las tendencias de etiqueta y la actividad de todo el contenido en Exchange, SharePoint y OneDrive para la empresa en los últimos 90 días. Para obtener más información, consulte Ver los informes de gobierno de datos.

Explorador de actividad de etiqueta

Usar Búsqueda de contenido para buscar todo el contenido con una etiqueta específica aplicada

Una vez que las etiquetas se han asignado al contenido, ya sea por las acciones de los usuarios o de forma automática, podrá usar la búsqueda de contenido del Centro de seguridad y cumplimiento para buscar todo el contenido que esté clasificado con una etiqueta específica.

Página Búsqueda de contenido

Al crear una búsqueda de contenido, elija la condición Etiqueta de cumplimiento y, a continuación, escriba el nombre de etiqueta completo o parte de este y use un carácter comodín. Para obtener más información, consulte Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda para la búsqueda de contenido.

Condición Etiqueta de cumplimiento

Los principios de la retención o qué tiene prioridad

Es posible o incluso probable que el contenido tenga varias directivas de retención aplicadas, cada una con una acción (conservar, eliminar o ambas) y un período de retención diferentes. ¿Qué tiene prioridad? En el nivel más alto, puede estar seguro de que el contenido que se conserva por una directiva no lo puede eliminar de forma permanente otra directiva.

Diagrama de los principios de retención

Para entender cómo se aplican las diferentes etiquetas con acciones de retención al contenido, tenga en cuenta estos principios de retención:

  1. La retención gana a la eliminación. Suponga que una directiva de retención dice que se elimine el correo electrónico de Exchange después de tres años, pero otra directiva de retención dice que se conserve el correo electrónico de Exchange durante cinco años y después se elimine. Todo el contenido que llegue a los tres años de antigüedad se eliminará y se ocultará de la vista de los usuarios, pero se sigue conservando en la carpeta Elementos recuperables hasta que llegue a los cinco años de antigüedad, momento en el que se eliminará permanentemente.

  2. El período de retención más largo gana. Si el contenido está sujeto a varias directivas de conservación, se conservará hasta el final del período de retención más largo.

  3. La inclusión explícita gana a la inclusión implícita. Esto significa que:

    1. Si un usuario asigna automáticamente una etiqueta con la configuración de retención a un elemento, como un correo electrónico de Exchange o un documento de OneDrive, esa etiqueta tiene prioridad sobre una directiva asignada en el nivel de sitio o buzón, y una etiqueta predeterminada asignada por la biblioteca de documentos. Por ejemplo, si la etiqueta explícita dice que la conservación es de diez años, pero la directiva asignada al sitio dice que la conservación es de solo cinco años, la etiqueta tiene prioridad. Tenga en cuenta que las etiquetas de aplicación automática se consideran implícitas, no explícitas, porque Office 365 las aplica automáticamente.

    2. Si una directiva de retención incluye una ubicación específica, como el buzón o la cuenta de OneDrive para la Empresa de un usuario específico, esa directiva tiene prioridad sobre otra directiva de retención que se aplique a todos los buzones o cuentas de OneDrive para la Empresa del usuario, pero no incluye específicamente el buzón de ese usuario.

  4. El período de eliminación más corto gana. De forma similar, si el contenido está sujeto a varias directivas que eliminan contenido (sin ninguna retención), se eliminará al final del período de retención más corto.

Tenga en cuenta que los principios de la retención funcionan como un flujo de desempate de arriba a abajo: Si las reglas aplicadas por todas las directivas o etiquetas son las mismas en un nivel, el flujo baja al siguiente nivel para determinar la prioridad de la regla que se aplica.

Por último, una directiva de retención o una etiqueta no puede eliminar de forma permanente todo el contenido que está en espera para eDiscovery. Cuando se libere la retención, el contenido vuelve a ser apto para el proceso de limpieza descrito anteriormente.

Usar etiquetas en lugar de estas características

Es sencillo hacer que las etiquetas estén disponibles para toda la organización y su contenido en Office 365, incluido Exchange, SharePoint, OneDrive y grupos de Office 365. Si es necesario clasificar contenido o administrar registros en cualquier lugar en Office 365, le recomendamos que use etiquetas.

Hay otras características que ya se han usado para clasificar contenido o administrar registros en Office 365. Se muestran a continuación. Estas características seguirán funcionando en paralelo con las etiquetas creadas en el Centro de seguridad y cumplimiento. Tenga en cuenta que aunque en algunos casos la implementación de etiquetas difiere de las características anteriores, la evolución de las etiquetas determinarán el futuro de la administración de registros en Office 365. Por lo tanto, en adelante, se recomienda usar etiquetas para el gobierno de datos en lugar de estas características.

Exchange Online

SharePoint Online y OneDrive para la Empresa

Permisos

Los miembros de su equipo de cumplimiento normativo que vayan a crear las etiquetas necesitan permisos para el Centro de seguridad y cumplimiento. De forma predeterminada, el administrador de inquilinos tendrá acceso a esta ubicación y puede conceder a los responsables de cumplimiento y a otros usuarios acceso al Centro de seguridad y cumplimiento, sin darles todos los permisos de un administrador de inquilinos. Para ello, se recomienda ir a la página Permisos del Centro de seguridad y cumplimiento, editar el grupo de roles Administrador de cumplimiento y agregar miembros a ese grupo de roles.

Para más información, vea Conceder acceso a los usuarios para el Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365.

Estos permisos son necesarios solo para crear y aplicar etiquetas y una directiva de etiqueta. La aplicación de directivas no requiere acceso al contenido.

Buscar los cmdlets de PowerShell para directivas de retención

Para usar los cmdlets de etiqueta, es necesario:

  1. Conectarse al Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365 con el PowerShell remoto

  2. Usar estos Cmdlets del Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365

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