Indicaciones del panel: notas del producto

Estas notas del producto forman parte de nuestra colección "Desde las trincheras". En ellas se describen algunos de los problemas más comunes a los que puede enfrentarse cuando decide usar paneles en su entorno de EPM. Se describe cómo la belleza de un panel de aspecto profesional en ocasiones puede ocultar la necesidad de los usuarios de buscar la calidad de los datos: datos "de linaje" y datos actualizados, por ejemplo. Asimismo, mencionan cómo los datos de los paneles deben pasar por un proceso de aprobación para garantizar la integridad y la máxima calidad de los datos. Se incluyen algunas técnicas para impedir que los usuarios distorsionen la información bajo su control para tergiversar los datos que se muestran en el panel. Y, por último, se indican algunas reglas básicas que debe tener en cuenta en el momento de crear paneles para EPM.

Para descargar la versión en Word de estas notas del producto, consulte Directrices para los paneles.

Para ver más notas del producto, consulte las notas del producto "Desde las trincheras".

Directrices para los paneles

No cabe duda alguna. Los paneles están haciendo furor. Ya sea que se trate de un gráfico de barras, un histograma, un gráfico circular o una vista de advertencia de semáforo, los ejecutivos parecen adictos a la respuesta instantánea de un panel.

El sitio del Centro de inteligencia empresarial en SharePoint Server 2010

Con la creciente presión que tenemos en nuestra cultura empresarial para entregar resultados cada vez más rápidos, es poco probable que la demanda de paneles disminuya próximamente.

El sector del software de administración de proyectos es el ejemplo modelo de este tipo de visualización porque los datos de la administración de proyectos son perfectos para crear paneles. Cuando miramos el tipo de datos que se necesitan para los paneles, buscamos varias cualidades:

  • ¿Están agrupados de modo que se puedan mostrar y comprender?

  • ¿Son oportunos?

  • ¿Hay algún proceso de aprobación o escrutinio para los datos?

  • ¿Hay datos numéricos o de fecha y hora que puedan ayudar a hacer variaciones?

Esto es exactamente lo que encontramos en los datos de administración de proyectos de un sistema de administración de proyectos empresariales (EPM) como Microsoft Project Server.

No es ninguna sorpresa, por ende, que la mayoría de los sistemas EPM, incluido Project Server, tengan algunas capacidades de paneles. En el caso de Microsoft, las capacidades vienen como cortesía de SharePoint Server en el Centro de inteligencia empresarial. Este tipo de sistema puede buscar datos basados en SQL y generar una gama increíblemente amplia de presentaciones gráficas. Y, como los gatitos, no hay nada que le guste más a un ejecutivo que un juguete nuevo. El deseo de los altos ejecutivos de tener al instante retroalimentación de sus proyectos puede ser tan fuere que muchas oficinas de administración de proyectos se ven presionadas a entregar la presentación antes de que los datos subyacentes estén listos.

"Nos puede hacer un panel para EPM?", me preguntó una vez un alto ejecutivo de TI mientras visitaba su oficina para ayudarle a diseñar su entorno de EPM.

"Claro", le respondí.

"¿Podríamos tenerlo para el viernes?", preguntó el ejecutivo para mi sorpresa.

"Mmm, claro", respondí. "Bueno, no este viernes. Pero algún viernes en el futuro."

Mi sentido del humor no pareció causarle nada de gracia.

No era un director poco inteligente, pero detrás de ello está la presión a la que se someten este tipo de personas para poder tomar decisiones rápidas.

Los paneles son visualmente tan atractivos, que a menudo olvidamos que se espera que representen algo que genera la presentación. Así que antes de salir corriendo a averiguar cómo crear un panel y antes de empezar a dedicar demasiado tiempo eligiendo paletas de colores para el color de sus iconos, repasemos algunos de los problemas comunes en el ámbito de los paneles.

Síndrome del Mago de Oz

¿Recuerda en el Mago de Oz cuando al final suben la cortina y descubren a un tipo normal que empujaba palancas y giraba diales para crear la impresión de lo "mágico"?

Cuadro de mandos de Reporting Services con estado del proyecto

Algo que vemos todo el tiempo en los paneles son bellas presentaciones controladas por la intervención humana. Una gran parte del trabajo se concentra en el diseño y la presentación, lo que incluye gráficos, iconos y colores fantásticos, e incluso efectos de animación y sonido. El problema es que nadie ha trazado un camino entre los datos y el panel, y el resultado es que alguien tiene que sentarse frente a un escritorio y decidir de forma manual los indicadores que se van a usar para crear ciertos colores.

Cuando vemos un panel existente por primera vez, siempre vale la pena pedir que nos muestren los datos sin procesar con los que se creó la presentación. "¿Qué significa esto y me puede mostrar de dónde sale este indicador?" es una pregunta clave. Realice una pequeña auditoría de unos cuantos indicadores y sígales la pista hasta sus datos de origen.

El mismo principio se aplica si está diseñando un panel. Para cada indicador, tiene que haber una pista que lleve a alguna fuente y es mejor si eso está documentado. Si el panel está controlado por Roberto quien rellena una hoja de cálculo con datos de cómo se siente acerca de los proyectos, simplemente pídale que se lo indique. Será mucho más rápido.

Medirlo todo

"Si lo podemos medir, lo colocaremos en el panel", parece ser el mantra de algunos diseñadores de paneles.

Cuadro de mando que muestra el estado de varios proyectos

Es fácil dejarse atrapar por la tecnología de los paneles y existe cierta emoción visceral cuando uno encuentra algunos datos que parecen cuantificables y comprensibles, y puede crear un indicador a partir de estos. De pronto, en lugar de una vieja y aburrida lista de costos, tiene termómetros que se llenan de rojo, tacómetros que se aceleran en la zona roja o flechas de diferentes colores. ¿No le parece divertido? Pruébelo en Excel durante media hora usando la nueva funcionalidad de Formato condicional en Excel 2010 (o Excel 2013).

Siempre hay problemas cuando alguien que está creando un panel se ve demasiado envuelto por su capacidad de crear un indicador que no se detiene a pensar si realmente es necesario crearlo. No siempre se trata de "¿cómo hacerlo?"; a veces, se trata de "¿hay que hacerlo?"

Cuando haya tantos indicadores visualmente atractivos en la página que parezca el panel de un transbordador espacial, sabrá que necesitará años de entrenamiento como un astronauta o que necesitará simplificarse la vida.

Esta es una regla básica que debe crear para menos presentaciones: todos los indicadores necesitan una acción potencial; todos. Por ello, si tiene un indicador de semáforo y es rojo, debe haber una acción apropiada que ses espere que alguien tenga que realizar cuando eso suceda. Puede ser tan simple como "cuando el semáforo se pone en rojo, un jefe de proyectos debe darle un informe detallado al director del departamento de gestión de proyectos". Independientemente de cuál sea la acción, es necesario que haya una.

Planes a medias

Usted no se comería una tarta que solo tuviera la mitad de los ingredientes, sobre todo si no supiera qué mitad le falta. En un panel, ¿cómo sabe que tiene todos los datos?

Indicadores de estado de varias métricas del proyecto (Costo, Salud, Calidad, Recursos y Programa)

Veamos un ejemplo de informe de capacidad de recursos. El semáforo de recursos está en rojo para TI (¿no lo está siempre?). Ahora, el departamento de administración quiere ver el problema y cuando lo observan detalladamente, ven la respuesta más obvia. ¡El indicador debe estar en rojo porque TI tiene exceso de personal!

Histograma que muestra proyectos en comparación con la capacidad de organización

Este primer histograma muestra el problema. La línea roja muestra la capacidad de la organización. Los histogramas apilados muestran las necesidades combinadas proyectadas agregando los requisitos de todos los proyectos juntos. Si este es el panel que presentamos al departamento de administración, la decisión de aceptar aún más trabajo o reducir nuestros niveles de personal se vuelve obvia de inmediato.

Ah, pero espere un momento. Justo antes de que el plan de reducción de los niveles de personal entre en vigor, a alguien se le ocurre comprobar si todos los proyectos están representados en la vista del panel.

Histograma ajustado que muestra el estado del proyecto en el que se ha tenido en cuenta la reducción de personal

No lo estaban.

Algunos proyectos aparecían en la leyenda, pero no se mostraban resultados para estos proyectos en el histograma. ¿Dónde estaban los resultados? Quizá no se habían publicado aún estos proyectos. Quizá todavía se estaba determinando el ámbito del proyecto completo. Quizá no se habían definido en el nivel adecuado las necesidades de recursos. Cuando se revisan los datos, podemos ver en el segundo histograma que, de hecho, ahora hay más trabajo que personal y que deberíamos considerar la posibilidad de contratar más personal, agregando capacidad para contratar o retrasando algunos proyectos en el futuro. Esta es exactamente la decisión opuesta que habríamos tomado al ver la misma vista con solo una parte de los datos.

El problema no es el diseño del panel; tampoco la calidad de los datos. El problema está en la integridad de los datos. En este ejemplo obvio, podemos ver el problema con nuestros propios ojos, pero imagínese un entorno de proyecto con cientos o incluso miles de proyectos o subproyectos en el mismo conjunto de datos.

Las decisiones que se toman con solo una parte de los datos suelen ser decisiones inapropiadas. Las decisiones que toma un ejecutivo sin siquiera saber que los datos están incompletos son, en el mejor de los casos, desacreditadoras para ellos.

Podemos resolver esto con una revisión de los datos en algún tipo de proceso de aprobación o, quizás, con la combinación de un proceso de validación y un indicador basado en base de datos que nos diga que solo estamos viendo una imagen parcial de nuestro indicador.

Fechas de caducidad

Si usted es como yo, seguramente abre el refrigerador y toma el queso más cercano, pero ¿no debería consultar la fecha de "caducidad"? Ya que estamos en el tema de los datos de origen que conformaron esa bella imagen en el panel, ¿tiene alguna idea de la antigüedad de los datos que generan ese indicador?

No es raro realizar una auditoría de un indicador de panel indicador y darse cuenta de que los datos que originan el indicador no se han actualizado en mucho tiempo. Por lo general es un ejecutivo brillante el que capta esto durante una reunión de revisión. Se trata de la típica persona que no solo lleva sus notas de la última reunión de revisión, sino también copias de todos los documentos que le entregaron la última vez. Su ojo experto echa un vistazo en los últimos documentos y en los nuevos documentos, y compara todos los datos.

La presencia de indicadores idénticos significa que las cosas no han cambiado (poco probable en la mayoría de los entornos de proyectos) o que no se han actualizado los datos (mucho más probable en la mayoría de las organizaciones). Para las personas del área de finanzas, que suelen vivir y morir de los resultados de su hoja de cálculo, o de un enorme conjunto de hojas de cálculo conformado por muchos sublibros de contabilidad, este es un error común. Los jefes de proyectos y aquellos usuarios que miran los datos de los proyectos pueden ser menos propensos a detectar esos errores sin una atención rigurosa.

Gráfico de barras apiladas que muestra la información de costos por año de los diferentes departamentos

El peor de los casos es aquel en el que algunos de los datos se han actualizado y están al día, y otros datos no se han actualizado en absoluto. Por lo tanto, quizás el plan previsto se haya actualizado en la mitad de los proyectos y los datos reales para el último período se hayan publicado en esos proyectos, pero la otra mitad de los proyectos no tenían datos reales publicados o tienen su plan actualizado. Si se van a tomar decisiones con base en la vista del panel o los datos resultantes que provienen de este, se debe mostrar el estado de los datos actuales en algún lugar.

Este tipo de problema también se puede resolver con algunos controles y contrapesos básicos en los datos que después se pueden mostrar en el panel. Por ejemplo, una simple prueba podría garantizar que:

  1. se hayan recopilado todas las planillas de horas trabajadas para el período que se muestra; y

  2. el total de horas de las planillas de horas trabajadas recopiladas equivalen aproximadamente al total de horas que se muestra.

Linaje de los datos

Cuanto más bella sea la presentación, menos probable será que preguntemos "¿de dónde salieron esos datos y cuán confiables son?". La pulcritud también es importante cuando ponemos los datos en una presentación gráfica de aspecto profesional. Para las personas que crean datos a partir de una base de datos, a menudo pueden mantenerse a la distancia con respecto al origen de los datos. Un diseñador gráfico encuentra un par de campos útiles y formas para calcular los indicadores a partir de estos, y fácilmente puede omitir hacer preguntas sobre si estos campos se rellenan a través de un proceso validado, con algún tipo de supervisión, por cálculo o si los datos no son de "calidad corporativa" para las personas que los introducen.

Quizás estamos trabajando en un proyecto de desarrollo software y una lista de tareas pendientes y problemas de software agregados recientemente, y el departamento de control de calidad cree una exhaustiva lista de SharePoint de problemas a medida que se aproxima la fecha de lanzamiento de un fragmento del software. Este tipo de lista puede ser un indicador clave de cuán listo está el software para su lanzamiento. Sin embargo, si muchos grupos diferentes están usando la misma lista para ideas de nuevas funcionalidades y solicitudes de mejoras, simplemente considerar la lista de problemas nos dará un indicador inadecuado porque la lista se ha contaminado con los datos utilizados para un fin diferente.

Los datos que se van a mostrar en un indicador en un panel tienen que pasar por algún proceso y alguna validación de su calidad.

¿Estamos contemplando el panorama general?

Volvamos al informe de semáforo del panel y veamos la línea de TI nuevamente.

Métricas del proyecto (costo, salud, calidad, recursos y programa) para el departamento de TI

Imaginemos que TI tiene luces rojas para los indicadores de programación y de costos en determinado proyecto de un año porque es junio y ambos indicadores están por debajo por más de 20 %.

El director financiero ya ha examinado los resultados detallados y está bastante molesto. Los datos reales de enero a junio muestran la historia:

( $.000)

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Presupuesto

80

100

120

120

120

120

Real

100

120

140

140

140

140

Varianza

20

20

20

20

20

20

Varianza acumulada

20

40

60

80

100

120

¡Hasta el momento el proyecto ha implicado 120.000 de dólares por encima del presupuesto y solo está a la mitad! A este ritmo, señala el director financiero, el proyecto costará 18 % más que el presupuesto original de 1,3 millones de dólares y tal vez se deberían reducir las pérdidas y cancelar el proyecto.

Sin embargo, si examinamos con más detalle, el panorama es muy diferente. Los costos y calendarios previstos hasta el final del proyecto tienen este aspecto:

(.000)

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Oct

Nov

Dic

Total

Presupuesto

80

100

120

120

120

120

120

120

120

120

100

80

1.320

Real

100

120

140

140

140

140

120

100

80

40

{0}

{0}

1.120

Varianza

20

20

20

20

20

20

{0}

(20)

(40)

(80)

(100)

(80)

(200)

Varianza acumulada

20

40

60

80

100

120

120

100

60

(20)

(120)

(200)

Ahora podemos ver mejor la historia. El proyecto se está ejecutando más rápidamente que lo anticipado. De hecho, va a finalizar a mediados de octubre en lugar de en diciembre y está previsto que termine 200.000 de dólares por debajo del presupuesto.

Este es el problema con los paneles sencillos y la forma en que se interpretan. El panel era totalmente preciso pero la razón por la que estaba en rojo era buena, no mala.

Los indicadores de los paneles deben alertar a los ejecutivos que es necesario tomar medidas y dónde buscar, pero también deben dirigir a ese mismo ejecutivo a los datos más detallados que le mostrarán el panorama completo.

Jugadores a montones

Bien, ya tiene algunas cosas que puede hacer para asegurarse de que los paneles no confundan al departamento de administración para tomar decisiones inadecuadas. Ese es un gran paso. Sin embargo, tenga en cuenta que, tan pronto como los indicadores de tipo panel estén disponibles, las personas van a usarlos para su propio beneficio. Es perfectamente comprensible que las personas manipulen el proceso, si pueden, sesgando los datos bajo su control para que no se vean tan mal.

No hay forma de evitar que otras personas intenten manipular el proceso, pero hay algunas técnicas para evitar los eventos de estos jugadores:

Cambiar el proceso

Puede dificultar la manipulación del proceso cambiándolo todo el tiempo. Intente adelantarse a quienes piensan que ya entendieron el proceso. Todos los que trabajan en el negocio de los motores de búsqueda en optimización del motor de búsqueda lo saben, pero el reto con esto es la enorme cantidad de trabajo que implica estar cambiando el proceso y entrenando a todo el mundo en los cambios.

No hay zanahoria, solo palo

Otra opción es sancionar a quienes se les descubra manipulando el proceso. Eso puede ser complicado. Las personas que mienten descaradamente sobre sus datos deben meterse en líos, pero castigar a quienes solo encuentran lagunas en el proceso es normalmente malo para la moral.

Controles y contrapesos

Normalmente, esta es la herramienta más eficaz contra los jugadores. Si tiene datos de distintos orígenes que deba sopesar con otros datos, se vuelve extremadamente difícil que alguien manipule solo los datos bajo su control y use el proceso del panel a su favor. Por supuesto, no siempre es posible encontrar esos controles y contrapesos dentro de los datos, de modo que la vigilancia siempre es algo útil.

Algunas reglas básicas

Bien, vamos a recapitular algunas de las cosas que hemos dicho. La creación de paneles eficaces no es técnicamente difícil, pero hay algunas reglas básicas que puede implementar en el diseño de su panel y el proceso de administración de proyectos puede garantizar que las decisiones que se tomen a partir de tales paneles sean adecuadas y eficaces.

El siguiente es un resumen de algunos de los conceptos básicos que hemos descrito anteriormente:

Los indicadores deben rastrear los datos de origen

Asegúrese de que los indicadores no sean solamente opiniones o sentimientos introducidos de forma manual por alguien, sino que en realidad representen algo en los datos detallados del entorno.

Todo indicador necesita una acción

Todos los indicadores necesitan una acción; todos. Independientemente de cuál sea la acción, es necesario que haya una. Probablemente esto también ayudará a mantener el número de indicadores en un nivel razonable.

Los datos deben estar completos o mostrar que no lo están

Asegúrese de que quede claro en la presentación que los datos están completos o incompletos para que no se tomen decisiones inadecuadas por tener solo un panorama parcial.

La presentación debe mostrar su oportunidad

Si es posible tener algunos datos actualizados y otros datos que no lo están, la fecha de actualización de los datos debe mostrarse en el panel a fin de evitar decisiones inadecuadas con base en datos antiguos o en una combinación de datos antiguos y nuevos.

Comprobar la calidad de los datos de forma continua

Un panel debe tener revisiones periódicas de los datos que impulsan los indicadores y actualizaciones periódicas para evitar que otras personas manipulen el proceso de toma de decisiones. Algunas organizaciones implementarán un proceso de auditoría periódico que examine los indicadores clave y rastree los datos de origen de los resultados, comprobando las fórmulas y la calidad de los datos, para asegurarse de que no han cambiado. Desde luego, no puede hacerlo todo el tiempo, pero una revisión periódica de lo que hace que esos lindos semáforos cambien a verde, amarillo o rojo es una idea muy sana.

¡Disfrute la creación de paneles!

Referencias

Para obtener más información sobre cómo hacer paneles con Microsoft Project Server, le sugiero la lectura de un par de excelentes artículos en TechNet:

Acerca del autor

Chris Vandersluis es presidente y fundador de la empresa HMS Software, establecida en Montreal, Canadá, un asociado certificado de Microsoft. Cuenta con unos estudios en Economía en la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es miembro del Project Management Institute (PMI) y participó en la creación de las secciones de Microsoft Project Users Group en Montreal, Toronto y Quebec. (MPUG). Entre las publicaciones en las que ha escrito Chris se encuentran Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine y PMNetwork de PMI; también es columnista habitual en Project Times. Es profesor de Administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo es ponente en actos de asociaciones de administración de proyectos de Norteamérica y el resto del mundo. HMS Software es el proveedor del sistema de control para los proyectos de TimeControl y es asociado de la solución Microsoft Project desde 1995.

Puede ponerse en contacto con Chris Vandersluis por correo electrónico: chris.vandersluis@hms.ca

Si desea leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, consulte el sitio de orientación EPM de HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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