Importar, vincular o mover datos a SharePoint

Importar, vincular o mover datos a SharePoint

¿Quiere combinar y mejorar tanto Access como SharePoint? Para ello, puede importar, vincular o mover datos entre ellos. La importación crea una copia de la lista de SharePoint en una base de datos de Access. La vinculación se conecta a los datos de otro programa, de modo que pueda ver y editar los datos más recientes en SharePoint y Access. Al mover, se crean listas en el sitio de SharePoint que permanecen vinculadas a las tablas de la base de datos y se mantienen sus relaciones.

Aparecerá    Aunque puede guardar un archivo de base de datos de Access en OneDrive o en una biblioteca de documentos de SharePoint, le recomendamos que evite abrir una base de datos de Access desde estas ubicaciones. El archivo se puede descargar de forma local para editarlo y, después, cargarlo de nuevo después de guardar los cambios en SharePoint. Si más de una persona abre la base de datos de Access desde SharePoint, es posible que se creen varias copias de la base de datos y que se produzcan comportamientos inesperados. Esta recomendación se aplica a todos los tipos de archivos de Access, como una única base de datos, una base de datos dividida y los formatos de archivo. accdb,. accdc,. accde y. accdr. Para obtener más información sobre cómo implementar Access, consulte implementar una aplicación de Access.

¿Qué quiere hacer?

Importar una lista de SharePoint

Vincular a una lista de SharePoint

Mover datos a SharePoint

Ventajas de vincular datos entre Access y SharePoint

Publicar una base de datos mediante servicios de Access

Importar una lista de SharePoint

Al importar datos, Access crea una tabla y copia en ella las columnas y los elementos de la lista (o vista) de origen a modo de campos y registros. Durante la tarea de importación, puede especificar las listas que desea copiar y, por cada lista seleccionada, puede especificar si desea importar toda la lista o solo una vista específica. Al final de la importación, puede optar por guardar los detalles de dicha tarea como una especificación. Una especificación de importación permite repetir la importación en el futuro sin tener que realizar cada vez los pasos del Asistente para importación.

Estos son algunos de los motivos habituales para importar una lista de SharePoint a una base de datos de Access:

  • Para mover datos (como una lista) a una base de datos de Access de manera permanente, ya que la información del sitio de SharePoint ya no es necesaria. La lista puede importarse a Access y, después, eliminarse del sitio de SharePoint.

  • Su departamento o grupo de trabajo usa Access, pero en ocasiones se hace referencia a datos adicionales contenidos en un sitio de SharePoint que deben combinarse en una de las bases de datos que se usan.

Completar estos pasos antes de importar la lista

  1. Busque el sitio de SharePoint que contenga las listas que quiera copiar y anote la dirección correspondiente.

    Una dirección de sitio válida comienza por http:// o https://, le sigue el nombre del servidor y finaliza con la ruta del sitio específico en el servidor.

  2. Identifique las listas que quiera copiar en la base de datos y decida si quiere la lista entera o solo una vista en concreto. Puede importar varias listas en una sola importación, pero solo se puede importar una vista de cada lista. En caso necesario, cree una vista que contenga solo las columnas y los elementos de su interés.

  3. Repase las columnas de la lista o vista de origen.

    En la siguiente tabla se recogen algunas consideraciones que conviene tener en cuenta al importar elementos diferentes:

    Elemento

    Consideraciones

    Columnas

    Access importa únicamente las primeras 256 columnas, puesto que admite solo 256 campos en una tabla. Para evitar este problema, cree una vista de la lista en SharePoint y agréguele solo las columnas que desee, asegurándose de que el número total de columnas no supere 256. A continuación, use la acción de macro ImportSharePointList para especificar el identificador de vista deseado.

    Carpetas

    Cada carpeta en la lista de SharePoint pasa a ser un registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta también aparecen como registros, justo debajo del registro que corresponda a esa carpeta.

    Columnas de búsqueda

    Si una columna de origen busca valores en otra lista, Access importa los valores de presentación como parte del campo. Access no importa la tabla buscada. Si desea volver a crear la búsqueda en otra tabla, vea vincular a una lista de SharePoint y mover datos a SharePoint.

    Columnas calculadas

    Los resultados de una columna calculada se copian en un campo cuyo tipo de datos depende del tipo de datos del resultado calculado. La expresión que efectúa el cálculo no se copia.

    Datos adjuntos

    La columna de datos adjuntos de la lista se copia en un campo llamado Datos adjuntos.

    Columnas multivalor

    Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Cuando se importa una columna que admite varios valores, Access crea una columna que admite varios valores.

    Formato de texto enriquecido

    Las columnas que contienen formato de texto enriquecido se importan a Access como campos de texto largo. La propiedad formato de texto del campo de texto largo se establece en texto enriquecido, y se mantiene el formato.

    Relaciones

    Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al final de una operación de importación. Debe crear manualmente las relaciones entre las diversas tablas nuevas y existentes mediante las opciones de la pestaña relaciones . Para mostrar la pestaña relaciones , en la pestaña herramientas de base de datos , en el grupo relaciones , haga clic en relaciones.

  4. Identifique la base de datos a la que quiere importar las listas.

    Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no quiere almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.

  5. Revise las tablas de la base de datos.

    Durante la importación se crea una tabla con el mismo nombre que la lista de SharePoint. Si dicho nombre ya está en uso, Access le anexa "1" (por ejemplo, en el caso de Contactos1, si Contactos1 ya está en uso, Access creará Contactos2 y, así, sucesivamente).

Importar la lista

  1. Abra la base de datos de Access en la que se almacenarán los datos importados. Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.

  2. La ubicación del asistente para vinculación o importación de texto es ligeramente diferente según la versión de Access. Elija los pasos que coincidan con su versión de Access:

    • Si está usando Office 365 o Access 2019, en la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en nuevo origen de datos > de los servicios en línea > lista de SharePoint.

    • Si está usando Access 2016, Access 2013 o Access 2010, en la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el botón Más para mostrar una lista desplegable de opciones y, después, haga clic en Lista de SharePoint.

  3. Access abrirá el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Sitio de SharePoint.

    Seleccione importar o vincular a un sitio de SharePoint en el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Sitio de SharePoint.

  4. En el asistente, escriba la dirección del sitio de origen.

  5. Seleccione la opción Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y haga clic en Siguiente.

  6. En la lista que muestra el asistente, seleccione las listas que quiera importar.

    Nota    Puede vincular a bibliotecas de SharePoint, pero solo puede agregar documentos en SharePoint.

  7. En la columna Elementos para importar, seleccione la vista que quiera para cada una de las listas seleccionadas.

  8. La casilla Importar valores para mostrar en lugar de Id. para los campos que consultan valores almacenados en otra lista controla qué datos se importan para las columnas de búsqueda de las listas seleccionadas. Realice uno de los siguientes procedimientos:

    • Active la casilla para importar los valores para mostrar como parte del campo en sí. En este caso, el campo no buscará valores en otra tabla.

    • Desactive la casilla para que el campo de destino busque valores en otra tabla. Si lo hace, se copiarán los identificadores de las filas de valores para mostrar en el campo de destino. Estos identificadores son necesarios a la hora de definir un campo de búsqueda en Access.

    Cuando se importan identificadores, es necesario importar las listas que actualmente suministran los valores a las columnas de búsqueda (a menos que la base de datos de destino ya tenga tablas que actúen como tablas de búsqueda).

    Durante la importación, los identificadores se colocan en el campo correspondiente, pero no se definen todas las propiedades necesarias para que el campo funcione como un campo de búsqueda. para obtener más información sobre cómo establecer las propiedades de búsqueda de ese campo, vea crear o eliminar un campo de búsqueda.

  9. Haga clic en Aceptar.

Access importa las listas y, después, muestra el estado del proceso en la última página del asistente. Si tiene previsto repetir la importación más adelante, puede guardar los detalles como una especificación de importación. Access no sobrescribe una tabla de la base de datos como parte de la importación y no se puede anexar el contenido de una lista o vista a una tabla existente.

¿Qué más debo saber acerca de cómo importar?

Tareas relacionadas con la importación

Tras completar la importación, considere la posibilidad de realizar otras tareas:

Comprobar los tipos de datos    Access selecciona el tipo de datos adecuado para cada campo correspondiente a una columna de origen. Compruebe cada campo y su configuración para asegurarse de que todos los campos se configuran de la manera que desea.

Investigar otros campos    Según el tipo de lista en el que se basa la tabla, también puede observar la presencia en la tabla de algunos campos adicionales (como título, modificado o CreatedBy). Si no necesita estos campos en la base de datos de Access, puede eliminarlos sin riesgo alguno.

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Vincular a una lista de SharePoint

Al vincular a una lista de SharePoint, Access crea una tabla (que se suele conocer como tabla vinculada) donde se refleja la estructura y el contenido de la lista de origen. A diferencia de la importación, la vinculación crea un vínculo solamente a la lista, no a ninguna de las vistas específicas relacionadas con la lista.

La vinculación resulta más eficaz que la importación en dos aspectos:

  • Adición y actualización de los datos    Puede hacer cambios en los datos, ya sea a través del sitio de SharePoint o trabajando en las vistas Hoja de datos o Formulario de Access. Los cambios que aplique en un lado se reflejarán en el otro. Sin embargo, si estos cambios son estructurales (como quitar o cambiar una columna), deberán realizarse abriendo la lista en el sitio de SharePoint. No puede agregar, eliminar o modificar los campos de una tabla vinculada mientras trabaja en Access.

  • Tablas de búsqueda    Cuando establece un vínculo a una lista de SharePoint, Access crea automáticamente tablas vinculadas para todas las listas de búsqueda (a menos que estas ya estén vinculadas a la base de datos). Si las listas de búsqueda contienen columnas que buscan otras listas, dichas listas también se contemplarán en la tarea de vinculación, de manera que la lista de búsqueda de cada tabla vinculada tendrá su tabla vinculada correspondiente en la base de datos. Access también crea relaciones entre estas tablas vinculadas.

Situaciones habituales en las que vincular a una lista de SharePoint

Por lo general, una lista de SharePoint se vincula desde una base de datos de Access por lo siguiente:

  • Su departamento o grupo de trabajo usa Access para informes y consultas completos, y usa SharePoint para la colaboración y la comunicación entre equipos. Los equipos individuales crean listas para llevar un seguimiento de diversos aspectos (como contactos y problemas) pero, con frecuencia, es preciso reunir estos datos de lista en una base de datos con fines de agregación y elaboración de informes. En estos casos lo mejor es recurrir a la vinculación, porque así los usuarios tanto del sitio de SharePoint como de la base de datos pueden agregar y actualizar datos, así como ver y usar los datos más recientes.

  • Es un usuario de Access que solo ha comenzado a usar SharePoint recientemente. Ha migrado algunas de sus bases de datos al sitio de SharePoint del equipo, y la mayoría de las tablas de estas bases de datos son vinculadas. A partir de ahora, en lugar de crear tablas locales, creará listas de SharePoint y las vinculará desde las bases de datos.

  • Quiere seguir almacenando las listas en sitios de SharePoint, pero también quiere trabajar con los datos más recientes en Access para realizar consultas e imprimir informes.

Prepararse para vincular a una lista de SharePoint

  1. Busque el sitio de SharePoint que tenga las listas a las que quiera vincular y anote la dirección correspondiente.

    Una dirección de sitio válida comienza por http:// o https://, le sigue el nombre del servidor y finaliza con la ruta del sitio específico en el servidor.

  2. Identifique las listas a las que desea vincular. Puede vincular varias listas en una sola operación de vinculación, pero no puede vincular encuestas, discusiones ni una vista específica de ninguna lista.

  3. Repase las columnas de la lista de origen. En la siguiente tabla se recogen algunas consideraciones que conviene tener en cuenta al vincular a elementos diferentes.

    Elemento

    Consideraciones

    Columnas

    Access vincula solo las primeras 256 columnas, ya que admite solo los campos 256 de una tabla. Para evitar este problema, cree una vista de la lista en SharePoint y agréguele solo las columnas que desee, asegurándose de que el número total de columnas no supere 256. A continuación, use la acción de macro ImportSharePointList para crear la tabla vinculada que especifica el identificador de la vista deseada.

    Carpetas

    Cada carpeta en la lista de SharePoint aparece como un registro en la tabla de Access. Los elementos dentro de una carpeta también aparecen como registros, inmediatamente debajo del registro que corresponde a esa carpeta.

    Columnas de búsqueda

    Si una columna de origen busca valores en otra lista y la lista relacionada aún no se encuentra en la base de datos, Access crea automáticamente tablas vinculadas para las listas relacionadas.

    Nota    Access también crea una tabla UserInfo correspondiente a la lista de información de usuarios de SharePoint. SharePoint usa esta lista para buscar información de la cuenta de usuario, como correo electrónico, imagen, nombre de usuario, para columnas de SharePoint, como CreatedBy, ModifiedBy, y persona o grupo. Esta lista de información de usuario de SharePoint solo está visible para los administradores del sitio.

    Columnas calculadas

    Los resultados en una columna calculada se muestran en el campo correspondiente, pero no se puede ver ni modificar la fórmula en Access.

    Datos adjuntos

    La columna de datos adjuntos de la lista se muestra como un campo llamado Datos adjuntos.

    Columnas de solo lectura

    Las columnas que son de solo lectura en una lista de SharePoint seguirán siendo de solo lectura en Access. Además, es posible que no pueda agregar, eliminar o modificar columnas en Access.

    Columnas multivalor

    Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Para esas columnas, la operación de vinculación crea campos que admiten varios valores. Las columnas de búsqueda multivalor se crean en la tabla vinculada si la columna de origen es del tipo Búsqueda.

  4. Identifique la base de datos en la que desea crear las tablas vinculadas. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.

  5. Revise las tablas de la base de datos. Al vincular a una lista de SharePoint, se creará una tabla con el mismo nombre que la lista de origen. Si ese nombre ya está en uso, Access anexará "1" al nuevo nombre de la tabla, por ejemplo, Contacts1. (Si Contacts1 también está en uso, Access creará Contacts2, y así sucesivamente). Se aplican las mismas reglas para las listas relacionadas.

Vincular a los datos

  1. Abra la base de datos de destino.

  2. La ubicación del asistente para vinculación o importación de texto es ligeramente diferente según la versión de Access. Elija los pasos que coincidan con su versión de Access:

    • Si está usando Office 365 o Access 2019, en la pestaña datos externos , en el grupo importar & vínculo , haga clic en nuevo origen de datos > de los servicios en línea > lista de SharePoint.

    • Si está usando Access 2016, Access 2013 o Access 2010, en la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el botón Más para mostrar una lista desplegable de opciones y, después, haga clic en Lista de SharePoint.

  3. Access abrirá el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Sitio de SharePoint.

    Seleccione importar o vincular a un sitio de SharePoint en el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Sitio de SharePoint.

  4. En el asistente, escriba la dirección del sitio de origen.

  5. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Siguiente.

    El asistente muestra las listas disponibles para vincularse.

  6. Seleccione las listas que quiera vincular y, después, haga clic en Aceptar.

    Nota    Si algunas listas ya están vinculadas a la base de datos activa, se activarán las casillas relativas a dichas listas. Si quiere quitar algún vínculo, desactive las casillas correspondientes.

    Access intentos de crear tablas vinculadas, tanto para las listas que seleccionó durante esta operación como para cada una de las listas relacionadas. Además, Access intenta actualizar las tablas vinculadas que corresponden a las listas que se seleccionaron en el asistente. Access también crea las relaciones entre las tablas. A diferencia de una operación de importación, una operación de vinculación mantiene la configuración de la propiedad de búsqueda entre un campo de búsqueda y la tabla relacionada. No es necesario establecer manualmente las propiedades del campo de búsqueda en la vista Diseño de la tabla.

  7. Revise las nuevas tablas vinculadas en la vista Hoja de información. Asegúrese de que todos los campos y registros se muestran correctamente.

    Access selecciona el tipo de datos correcto para cada campo que corresponde a una columna de origen. Es importante tener en cuenta que cada vez que abra una tabla vinculada o la lista de origen, verá los datos más recientes en ella. Sin embargo, los cambios estructurales realizados en una lista no se reflejan automáticamente en una tabla vinculada. Para actualizar una tabla vinculada aplicando la estructura de lista más reciente, haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de navegación, seleccione más opcionesy, a continuación, haga clic en actualizar la lista.

Nota   Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos como parte de una operación de vinculación. Además, no se puede anexar el contenido de una lista de SharePoint a una tabla existente.

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Mover datos a SharePoint

Mover datos a SharePoint es una forma eficaz de crear una base de datos back-end, pero en este caso, los datos están contenidos en listas de SharePoint. El front-end sigue siendo una base de datos de Access y puede implementarla de forma similar a una base de datos dividida. Cuando es posible, el Asistente para exportar tablas a SharePoint mueve los datos a listas que se basan en plantillas de listas en el sitio de SharePoint, como una lista de contactos . Si una tabla no puede coincidir con una plantilla de lista, la tabla se convierte en una lista personalizada en el sitio de SharePoint. Dependiendo del tamaño de la base de datos, el número de objetos y el rendimiento del sistema, la operación puede tardar algún tiempo. Si cambia de opinión durante el proceso, puede hacer clic en Detener para cancelarlo.

El asistente crea una copia de seguridad de la base de datos en el equipo. En Access, crea vínculos a las listas desde las tablas, por lo que resulta fácil localizar los datos en el sitio de SharePoint cuando trabaja en Access. Si surgen problemas, el Asistente para exportar tablas a SharePoint informa de los problemas y los guarda en la base de datos de Access como una tabla de registro que puede usar para solucionar problemas.

Sugerencia    Considere la posibilidad de crear un sitio de SharePoint independiente para mantener las listas en una ubicación independiente.

Nota    En Access 2007, el Asistente exportar tablas a SharePoint se denomina Asistente para mover a SharePoint y no crea integridad referencial en las listas de SharePoint.

Usar el Asistente para exportar tablas a SharePoint

  1. En la pestaña Herramientas de la base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en SharePoint. Esta opción solo está disponible si la base de datos está guardada en el formato de archivo. accdb.

  2. Siga los pasos que se indican en el Asistente exportar tablas a SharePoint, incluida la especificación de la ubicación del sitio de SharePoint.

    Para cancelar el proceso, haga clic en Detener.

  3. En la última página del asistente, seleccione la casilla Mostrar detalles para ver más detalles sobre la migración.

    Esta página del asistente describe qué tablas se han vinculado a las listas y proporciona información sobre la ubicación de una copia de seguridad y la dirección URL de la base de datos. También proporciona una advertencia en caso de que se encuentren problemas de migración y proporciona la ubicación de una tabla de registro en la que se pueden ver más detalles sobre los problemas.

  4. Haga clic en Finalizar una vez que el asistente finalice sus acciones.

    Si el asistente muestra una advertencia, revise la tabla de registro y tome las medidas oportunas para asegurarse de que los datos se han migrado correctamente. Por ejemplo, algunos campos pueden no haberse movido o pueden haberse convertido en otro tipo de datos que sea compatible con una lista de SharePoint.

Nota    Access también crea una tabla UserInfo correspondiente a la lista de información de usuarios de SharePoint. SharePoint usa esta lista para buscar información de la cuenta de usuario, como correo electrónico, imagen, nombre de usuario, para columnas de SharePoint, como CreatedBy, ModifiedBy, y persona o grupo. Esta lista de información de usuario de SharePoint solo está visible para los administradores del sitio.

Limitaciones que pueden surgir

Cuando finalice el Asistente exportar tablas a SharePoint , verá un mensaje si Access ha encontrado problemas con los datos. Access crea una tabla de registro denominada Problemas de mover a SharePoint y agrega la tabla a la base de datos. La tabla Problemas de mover a SharePoint se almacena en la base de datos, pero no se publica como una lista en el sitio de SharePoint.

En la tabla siguiente se enumeran las limitaciones de la migración de datos, por lo general, cuando Access y SharePoint no comparten la misma característica o, en algunos casos, no comparten un tipo de datos. Por ejemplo, si su tabla de Access admite integridad referencial, se aplica en la lista del sitio de SharePoint. La información de la siguiente tabla puede ayudarle a decidir si migrar los datos y puede ser útil si está revisando los problemas notificados en la tabla mover a problemas del sitio de SharePoint .

Tipo de datos o problema

Problema

Resultado

Tipo de datos Objeto COM

Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos Objeto COM.

No se mueve el campo.

Tipo de datos binario

Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos binario.

No se mueve el campo.

Fecha

Los sitios de SharePoint no admiten fechas anteriores a 1900.

No se mueven los datos con fechas anteriores a 1900.

Caracteres de nueva línea en campos de texto

Los sitios de SharePoint no admiten caracteres de nueva línea en un campo de una línea de texto.

El campo se convierte en un campo de varias líneas de texto o en un campo Memo.

Tipo de datos decimal

Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos decimal.

En su lugar se utiliza el campo de número o el campo numérico entero doble.

Tipo de datos de Id. de replicación

Los sitios de SharePoint no admiten el tipo de datos de Id. de replicación.

En su lugar se utiliza un tipo de datos de una la línea de texto, según el tipo de datos.

Valores predeterminados que no son compatibles con una lista de SharePoint

Los sitios de SharePoint aceptan valores predeterminados que son estáticos, como texto o un número, así como fechas estándar. No se migran los valores predeterminados de Access que son dinámicos.

No se mueven determinadas propiedades de valores predeterminados.

Campos de índice único

Los sitios de SharePoint utilizan un campo de índice único para su columna Id. en una lista.

No se mueven otros campos de índice único u otros conjuntos de campos.

Enumeración automática de campos (aparte del campo Id.)

Los sitios de SharePoint solo admiten la numeración automática en el campo que se utiliza para la columna Id. de una lista.

La numeración automática solo se aplica a la columna Id.

Relaciones en las que no se pueden crear búsquedas

Algunas relaciones no son compatibles con los sitios de SharePoint, como cuando la clave principal no está relacionada con la columna Id. o no es un entero.

No se mueve la relación.

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Ventajas de vincular datos entre Access y SharePoint

Después de crear listas de SharePoint vinculadas, las personas pueden trabajar con las listas en el sitio de SharePoint o en las tablas vinculadas en Access. Puede introducir los datos utilizando una tabla o un formulario en Access o modificando la lista en el sitio de SharePoint. Las siguientes instrucciones y consejos pueden ayudarle a aprovechar las listas vinculadas entre Access y SharePoint y a aprovechar la combinación de ambas.

Seguimiento de problemas    Access tiene una plantilla de seguimiento de problemas que interactúa directamente con la lista seguimiento de asuntos en un sitio de SharePoint. Los esquemas son los mismos y la solución de Access se puede usar como front-end (por ejemplo, con formularios y consultas) contra los datos de un sitio de SharePoint.

Recuperar datos de la papelera de reciclaje    Puede usar la papelera de reciclaje en un sitio de SharePoint para ver fácilmente los registros eliminados y recuperar información que se haya eliminado por accidente.

Inicio rápido    Para ver las listas en el sitio de SharePoint, haga clic en ver todo el contenido del sitio en el inicio rápido. Es posible que deba actualizar la página en el explorador web. Para que las listas aparezcan en el inicio rápido del sitio de SharePoint, puede cambiar la configuración de la lista en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea personalizar la navegación en un sitio de SharePoint.

Seguimiento del historial de cambios    En Access, puede establecer la propiedad Append de un campo de texto largo en sí para que Access conserve un historial de cambios en ese campo. De forma similar en SharePoint, puede ver el historial de versiones de una columna. Por ejemplo, puede recuperar una versión anterior de una columna o realizar un seguimiento de los cambios que se han producido. Si vincula a una lista de SharePoint con el historial de versiones habilitado, Access crea un campo de texto largo con la propiedad anexar establecida en sí. Si mueve una tabla de Access que tiene un campo de texto largo con la propiedad anexar establecida en sí, se crea una lista de SharePoint con el historial de versiones.

En resumir, Access puede ver los cambios históricos realizados en SharePoint y SharePoint puede ver los cambios históricos realizados en Access. Para obtener más información, vea crear o eliminar un campo de texto largo y ver el historial de versiones de un elemento o archivo en una lista o biblioteca.

Trabajar sin conexión    Puede usar Access para trabajar sin conexión con datos vinculados a listas de SharePoint. Esto puede ser útil si necesita continuar trabajando cuando SharePoint no está disponible. Cuando SharePoint esté disponible, podrá sincronizar los cambios y resolver cualquier conflicto fácilmente. Para obtener más información, vea trabajar sin conexión con tablas vinculadas a listas de SharePoint.

Suscribirse a alertas    Puede suscribirse a alertas para que sepa cuándo se realizan cambios en los elementos de la lista. Puede recibir las alertas de correo electrónico o mensajes de texto (SMS). Para obtener más información, vea crear una alerta para recibir una notificación cuando un archivo o carpeta cambie en SharePoint.

Administrar permisos de lista de SharePoint    Es buena idea comprobar los permisos de SharePoint en listas vinculadas para asegurarse de no dar acceso a los datos confidenciales o privados por error. En SharePoint, puede asignar distintos niveles de permisos y puede permitir o denegar selectivamente el acceso a determinados usuarios. Si necesita limitar el acceso a solo unos pocos elementos confidenciales en una base de datos, puede incluso establecer permisos en elementos de lista específicos en un sitio de SharePoint. Para obtener más información, consulte personalizar permisos para una lista o biblioteca de SharePoint.

Ediciones en masa    En ocasiones, es necesario realizar muchos cambios en los datos de la lista, como ponerse al día sobre los campos de estado, agregar muchos comentarios y reunir los datos. Esto se denomina edición masiva y, generalmente, es más eficaz usar Access para realizar estos cambios.

Distribución de informes    Si desea usar Access para crear informes a partir de datos de listas vinculadas, puede distribuirlos de forma generalizada como archivos PDF exportándolos a una biblioteca de SharePoint. Esta biblioteca puede actuar de manera eficaz como un centro de informes porque los archivos PDF se abren en Adobe Acrobat Reader para facilitar la lectura, la paginación y la búsqueda. Siempre es una buena idea Mostrar la marca horaria de un informe para que las personas comprendan Cuándo se capturan los datos.

Usar SharePoint para crear una tabla de Access    Puede crear una tabla de Access basada en una lista de SharePoint. Es posible que le resulte una forma cómoda y rápida de crear una tabla con un propósito y campos similares a las listas contactos, tareas, problemas y eventos. Access creará también una tabla UserInfo correspondiente. Para obtener más información, vea la sección "usar un sitio de SharePoint para crear una tabla" en crear una tabla y agregar campos.

Plataforma de energía de Microsoft   Hay varias maneras en las que puede puntear en la funcionalidad de Microsoft Power Platform usando una lista de SharePoint vinculada en Access para presentar la información en muchos dispositivos:

Aplicaciones móviles    Puede trabajar con los datos de Access vinculados a listas de SharePoint con un dispositivo móvil. Puede ver los elementos de la lista y hacer la edición de luz. Para obtener más información, vea aplicación móvil de SharePoint para Android y aplicación móvil de SharePoint para iOS.

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Publicar una base de datos mediante servicios de Access

Importante    Microsoft ya no recomienda crear ni usar aplicaciones web de Access en SharePoint. Como alternativa, puede usar Microsoft PowerApps para crear soluciones de negocio sin código para la web y dispositivos móviles.

Cuando usted publica una base de datos web, Access Services crea un sitio de SharePoint que contiene la base de datos. Todos los datos y los objetos de la base de datos se trasladan a listas de SharePoint ubicadas en dicho sitio.

Cuando publica una base de datos, la traslada a la Web. Puede crear formularios e informes web que se ejecuten en una ventana del explorador y también puede crear objetos de Access estándar (denominados en ocasiones objetos "de cliente" para distinguirlos de los objetos web). Para usar los objetos de cliente de Access, es necesario que Access esté instalado, pero todos los objetos de base de datos se comparten.

Nota: Si tiene Access instalado en el equipo, puede usar los objetos de cliente desde una base de datos web; si no, solo podrá usar los objetos de base de datos web.

Servicios de Access ofrece una plataforma para que el usuario cree bases de datos que se puedan usar en la Web. El usuario diseña y publica una base de datos web con Access 2010 y SharePoint y, luego, los usuarios usan esta base de datos en un explorador web.

Nota: Necesita permisos de diseñador en el sitio de SharePoint donde desee publicar la base de datos.

Los formularios, informes y macros de interfaz de usuario se ejecutan en el explorador.

Los datos se almacenan en listas de SharePoint si utiliza una base de datos web: todas las tablas se convierten en listas de SharePoint y los registros en elementos de lista. Puede usar los permisos de SharePoint para controlar el acceso a la base de datos web.

Las macros de datos y consultas se ejecutan en el servidor: todo el procesamiento SQL tiene lugar en el servidor. Esto permite aumentar el rendimiento de la red, ya que el tráfico se limita a los conjuntos de resultados.

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Vea también

Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint

Formas de compartir una base de datos de escritorio de Access

Implementar una aplicación de Access

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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