Importar o vincular a una lista de SharePoint

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

If your department or workgroup uses Windows SharePoint Services 2.0 or later to communicate and collaborate with each other, you might encounter scenarios where you need to work with some of the SharePoint lists in Microsoft Office Access 2007 to take advantage of its rich querying and reporting features.

You can bring a list into Office Access 2007 in either of two ways — by importing, or by linking. This article describes the steps both for importing from and for linking to a SharePoint list.

¿Qué desea hacer?

Import a SharePoint list

Link to a SharePoint list

Importar una lista de SharePoint

Importing a SharePoint list creates a copy of the list in an Access database. During the import operation, you can specify the lists that you want to copy, and, for each selected list, you can specify whether you want to import the entire list or only a specific view.

The import operation creates a table in Access, and then copies the columns and items from the source list (or view) into that table as fields and records.

At the end of the import operation, you can choose to save the details of the import operation as a specification. An import specification helps you to repeat the import operation in the future without having to step through the Import Wizard each time.

Common scenarios for importing a list into Access

Typically, you import a SharePoint list into an Access database for these reasons:

  • You want to permanently move a list, such as the Contacts list, to an Access database, because you no longer need the list on your SharePoint site. You can import the list into Access, and then delete the list from the SharePoint site.

  • Your department or workgroup uses Access, but you are occasionally pointed to a SharePoint list for additional data that must be merged into one of your databases.

The following steps explain how to import a SharePoint list into a database.

Prepare for the import operation

  1. Busque el sitio de SharePoint que contenga las listas que quiera copiar y anote la dirección correspondiente.

    Una dirección de sitio válida comienza por http://, le sigue el nombre del servidor y finaliza con la ruta del sitio específico en el servidor.

  2. Identify the lists that you want to copy to the database, and then decide whether you want the entire list or just a particular view. You can import multiple lists in a single import operation, but you can import only one view of each list. If necessary, create a view that contains just the columns and items in which you are interested.

    Nota: You cannot import surveys or discussions.

  3. Review the columns in the source list or view. The following table explains some considerations to keep in mind when importing different elements.

Elemento

Consideraciones

Columnas

Access does not support more than 256 fields in a table, so Access imports only the first 256 columns. To avoid this problem, create a view and add to it only the columns that you want, ensuring that the total number of columns doesn't exceed 256.

Carpetas

Each folder in the SharePoint list or view appears as a record in the Access table. Items inside a folder also appear as records, immediately below the record corresponding to that folder.

Columnas de búsqueda

Si una columna de origen busca valores en otra lista, tiene dos opciones:

  • Importar los valores para mostrar como parte del propio campo. En este caso no es necesario importar la lista relacionada.

  • Obligar a que el campo de destino busque otra tabla. En este caso, si la base de datos no contiene una tabla que proporcione los valores de búsqueda, deberá importar también la lista relacionada.

Nota: Una columna de origen de tipo Persona o Grupo es un tipo especial de columna de búsqueda que busca valores en la lista Información sobre el usuario, de modo que debe decidir si quiere importar esta lista de información sobre el usuario junto con el resto de listas.

Columnas calculadas

Los resultados de una columna calculada se copian en un campo cuyo tipo de datos depende del tipo de datos del resultado calculado. La expresión que efectúa el cálculo no se copia.

Datos adjuntos

La columna de datos adjuntos de la lista se copia en un campo llamado Datos adjuntos.

Relaciones

Access no crea automáticamente relaciones entre tablas relacionadas al final de una operación de importación. Debe crear manualmente las relaciones entre las diversas tablas nuevas y existentes mediante las opciones en la ficha relaciones. Para mostrar la ficha relaciones:

On the Database Tools tab, in the Show/Hide group, click Relationships. Imagen del botón

Columnas multivalor

Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Cuando se importa una columna que admite varios valores, Access crea una columna que admite varios valores.

Formato de texto enriquecido

Columns containing rich text formatting are imported into Access as Memo fields. The Text Format property of the Memo Field is set to Rich Text, and the formatting is preserved.

  1. Identifique la base de datos a la que quiere importar las listas.

    Ensure that you have the necessary permissions to add data to the database. If you don't want to store the data in any of your existing databases, create a blank database by clicking the Microsoft Office Button Imagen del botón de Microsoft Office , and then clicking New.

  2. Revise las tablas de la base de datos.

    The import operation creates a table with the same name as the SharePoint list. If that name is already in use, Access appends "1" to the new table name — for example, Contacts1. (If Contacts1 is also already in use, Access will create Contacts2, and so on.)

    Nota: Access never overwrites a table in the database as part of an import operation, and you cannot append the contents of a list or view to an existing table.

Import the data

  1. Abra la base de datos de destino.

    On the External Data tab, in the Import group, click SharePoint List. Imagen del botón

  2. En el asistente, escriba la dirección del sitio de origen.

  3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y luego haga clic en Siguiente.

  4. En la lista que muestra el asistente, seleccione las listas que quiera importar.

  5. In the Items to Import column, select the view that you want for each selected list. Choose an All Elements view (for example, All Items, All Contacts, or All Documents) to import the entire list.

  6. La casilla Importar valores para mostrar en lugar de Id. para los campos que consultan valores almacenados en otra lista controla qué datos se importan para las columnas de búsqueda de las listas seleccionadas. Realice uno de los siguientes procedimientos:

    • If you want to import the display values as part of the field itself, select the check box. In this case, the field will not look up another table for values.

    • If you want the destination field to look up another table for values, clear the check box. Doing this will copy the IDs of the display value rows to the destination field. The IDs are necessary for defining a lookup field in Access.

      Cuando se importan identificadores, es necesario importar las listas que actualmente suministran los valores a las columnas de búsqueda (a menos que la base de datos de destino ya tenga tablas que actúen como tablas de búsqueda).

  7. Nota: It is important to remember that the import operation places the IDs in the corresponding field, but it does not set all of the properties necessary to make the field work like a lookup field. The steps for setting the lookup properties of such a field are described under Set lookup fields in the section Related tasks in this article.

  8. Haga clic en Aceptar.

Access imports the lists, and then displays the status of the operation on the last page of the wizard. If you plan to repeat the import operation, save the details as an import specification. Go to the next steps to complete that task.

Guardar la configuración de importación como una especificación

  1. En la última pantalla del asistente, active la casilla Guardar los pasos de la importación.

    Aparece un conjunto de controles extra.

  2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación. Si quiere, escriba una descripción en el cuadro Descripción.

  3. If you want to perform the operation at fixed intervals (such as weekly or monthly), select the Create Outlook Task check box. This creates a task in Microsoft Office Outlook 2007 that lets you run the specification.

  4. Haga clic en Guardar importación.

Configurar la tarea de Outlook

If you selected the Create Outlook Task check box in the previous procedure, Access starts Outlook and displays a new task. Follow these steps to configure the task.

Nota: If Outlook is not installed, Access displays an error message. If Outlook is not configured properly, the Outlook Configuration Wizard starts. Follow the instructions in the wizard to configure Outlook.

  1. In the Import-Name-Task window in Outlook, review and modify the task settings, such as Due date and Reminder.

    To make the task recur, click Recurrence. This figure shows the task scheduler with some typical settings:

    Programador de tareas de Outlook

    For information about scheduling Outlook tasks, see the article Schedule an import or export operation.

  2. Una vez finalizada la configuración, haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada

  1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea ejecutar.

  2. En la pestaña tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación Imagen del botón .

  3. Vuelva a Access y, a continuación, abra la tabla importada en la vista Hoja de datos. Asegúrese de que todos los campos y registros se importaron y que no hay ningún error. Cambiar a la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otras propiedades de campo.

Tareas relacionadas

Tras completar la importación, considere la posibilidad de realizar otras tareas:

Verify the data types    Access selects the appropriate data type for each field corresponding to a source column. To see a list of how Access and Windows SharePoint Services data types map to each other during importing or linking, and which field settings are imported for each data type, see How Windows SharePoint Services data types map to Access data types, later in this article.

Investigate additional fields    Depending on the type of list on which the table is based, you might also notice the presence in the table of a few extra fields (such as Edit, Modified, and Type). For more information about these fields and the information that they contain, see Windows SharePoint Services Help. If you don't need these fields in the Access database, you can safely delete them.

Definir campos de búsqueda    Si importó los identificadores de las columnas de búsqueda, deberá definir manualmente las propiedades de búsqueda de los campos correspondientes.

  1. En la vista Diseño de la tabla, en la lista Tipo de datos del campo, haga clic en Asistente para búsquedas.

  2. En el asistente, acepte la selección predeterminada (Deseo que la columna de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta) y haga clic en Siguiente.

  3. Seleccione la tabla o consulta que va a suministrar los valores de búsqueda para el campo y haga clic en Siguiente.

    Esta tabla puede ser una ya existente o una que se acabe de importar.

  4. En el panel Lista de campos, seleccione el campo de identificador y el campo que contiene los valores para mostrar y, después, haga clic en Siguiente.

  5. Indique un orden y haga clic en Siguiente.

  6. Haga clic en Finalizar.

Volver al principio

Vincular a una lista de SharePoint

Vinculación le permite que conectarse a datos en otro programa sin importar esa información, para que puedan ver y editar los datos más recientes en el programa original y la base de datos de Access sin crear ni mantener una copia de los datos en Access. Si no desea copiar una lista de SharePoint en la base de datos de Access, pero desea ejecutar consultas y generar informes basados en el contenido de la lista, debe establecer un vínculo en lugar de importar.

When you link to a SharePoint list, Access creates a new table, often referred to as a linked table, that reflects the structure and contents of the source list. Unlike importing, linking creates a link only to the list, not to any specific views of the list.

La vinculación resulta más eficaz que la importación en dos aspectos:

  • Adding and updating data    You can make changes to data either by browsing to the SharePoint site or by working in Datasheet or Form view within Access. The changes that you make in one place are reflected in the other.

    Sin embargo, si desea realizar cambios estructurales, como eliminar o cambiar una columna, debe hacerlo abriendo la lista en el sitio de SharePoint. No puede agregar, eliminar o modificar los campos de una tabla vinculada mientras trabaja en Access.

  • Tablas de búsqueda    Cuando se vincula a una lista de SharePoint, Access crea automáticamente tablas vinculadas para todas las listas de búsqueda (a menos que las listas de búsqueda ya están vinculadas a la base de datos). Si las listas de búsqueda contienen columnas que buscar otras listas, esas listas también se incluyen en la operación de vinculación, de modo que la lista de búsqueda de cada tabla vinculada correspondiente tabla vinculada en la base de datos. Access crea igualmente relaciones entre estas tablas vinculadas.

Situaciones habituales en las que vincular a una lista de SharePoint

Normalmente, se vincula a una lista de SharePoint desde una base de datos de Access para estas razones:

  • Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access para informes enriquecidos y las consultas y usa Windows SharePoint Services para la comunicación y colaboración en equipo. Equipos individuales crean listas para realizar un seguimiento de varios elementos (como contactos y problemas), pero a menudo se debe dio lugar a esta lista de datos en una base de datos de informes y agregación. Vinculación es la opción adecuada, ya que permite a los usuarios del sitio de SharePoint y la base de datos para agregar y actualizar los datos y ver y trabajar con los datos más recientes siempre.

  • Es un usuario de Access que inició recientemente con Windows SharePoint Services. Migró varias de las bases de datos a su sitio de SharePoint del equipo y la mayoría de las tablas de estas bases de datos son las tablas vinculadas. En el futuro, en lugar de crear tablas locales, creará listas de SharePoint y vincular a estas listas de las bases de datos.

  • Desea seguir almacenando las listas en sitios de SharePoint, pero también quiere trabajar con los datos más recientes en Access para realizar consultas e imprimir informes.

Prepararse para vincular a una lista de SharePoint

  1. Busque el sitio de SharePoint que tenga las listas a las que quiera vincular y anote la dirección correspondiente.

    Una dirección de sitio válida comienza por http://, le sigue el nombre del servidor y finaliza con la ruta del sitio específico en el servidor.

  2. Identifique las listas a las que desea vincular. Puede vincular a varias listas en una sola operación de vinculación, pero no se puede vincular a una vista concreta de una lista.

    Nota: De igual modo, tampoco se puede vincular a encuestas o debates.

  3. Repase las columnas de la lista de origen. En la siguiente tabla se recogen algunas consideraciones que conviene tener en cuenta al importar elementos diferentes.

Elemento

Consideraciones

Columnas

Access no admite más de 256 campos en una tabla, por lo que la tabla vinculada incluye sólo las primeras 256 columnas.

Carpetas

Cada carpeta de la lista de SharePoint aparece como un registro en la tabla de Access. Elementos dentro de una carpeta también aparecen como registros, inmediatamente debajo del registro correspondiente a dicha carpeta.

Columnas de búsqueda

Si una columna de origen busca valores en otra lista y la lista relacionada no está en la base de datos, Access crea automáticamente tablas vinculadas para las listas relacionadas.

Nota: Una columna de origen de tipo persona o grupo es un tipo especial de columna de búsqueda que busca valores en la lista de información del usuario. Si crea un vínculo a una lista que contiene una columna persona o grupo, Access crea automáticamente una tabla vinculada para la lista de información del usuario.

Columnas calculadas

Los resultados en una columna calculada se muestran en el campo correspondiente pero no es posible ver o modificar la fórmula en Access.

Datos adjuntos

La columna de datos adjuntos de la lista se muestra como un campo llamado Datos adjuntos.

Columnas de solo lectura

Las columnas que son de solo lectura en una lista de SharePoint continuarán sea de sólo lectura en Access. Además, es posible que no pueda agregar, eliminar o modificar columnas en Access.

Columnas multivalor

Una columna de tipo Opción o Búsqueda puede contener varios valores. Para esas columnas, la operación de vinculación crea campos que admiten varios valores. Las columnas de búsqueda multivalor se crean en la tabla vinculada si la columna de origen es del tipo Búsqueda.

  1. Identifique la base de datos en la que desea crear las tablas vinculadas. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.

    Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, después, haga clic en Nuevo.

  2. Revise las tablas de la base de datos. Al importar una lista de SharePoint, se creará una tabla con el mismo nombre que la lista de origen. Si ese nombre ya está en uso, Access anexará "1" al nuevo nombre de tabla, por ejemplo, Contactos1. (Si Contactos1 ya está en uso, Access se Contactos2 etc.) Se aplican las mismas reglas para las listas relacionadas.

    Nota: Durante el proceso, recuerde que Access nunca sobrescribe una tabla en la base de datos como parte de una operación de importación. Además, no se puede anexar el contenido de una lista de SharePoint a una tabla existente.

Vincular a los datos

  1. Abra la base de datos de destino.

    En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Lista de SharePoint. Imagen del botón

  2. En el asistente, escriba la dirección del sitio de origen.

  3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y luego haga clic en Siguiente.

    El asistente muestra las listas disponibles para vincularse.

  4. Seleccione las listas que quiera vincular y, después, haga clic en Aceptar.

    Nota: Si algunas de las listas ya están vinculadas a la base de datos actual, se selecciona las casillas correspondientes a dichas listas. Si desea quitar todos los vínculos en este momento, desactive las casillas de verificación de los vínculos que desea quitar. En caso contrario, deje las casillas de verificación seleccionadas para mantener los vínculos.

    Access intenta crear tablas vinculadas para las listas que seleccionó durante esta operación y para cada una de las listas relacionadas. Además, Access intenta actualizar las tablas vinculadas correspondientes a las listas seleccionadas en el asistente. Access crea también las relaciones entre las tablas.

    Nota: A diferencia de una operación de importación, una operación de vinculación mantiene la configuración de la propiedad de búsqueda entre un campo de búsqueda y la tabla relacionada. No necesita establecer manualmente las propiedades del campo de búsqueda en la vista Diseño de tabla.

  5. Revise las nuevas tablas vinculadas en la vista Hoja de datos y asegúrese de que todos los campos y registros se muestran correctamente.

    Nota: Access selecciona el tipo de datos correcto para cada campo que corresponde a una columna de origen. Para ver una lista de cómo se asignan los tipos de datos de Access y Windows SharePoint Services entre sí, vea la sección tipos de datos de cómo Windows SharePoint Services se asignan a los tipos de datos de Access en este artículo.

Es importante que tenga en cuenta que cada vez que abra una tabla vinculada o la lista de origen, verá los datos más recientes que se muestran en ella. Sin embargo, los cambios estructurales realizados en una lista no se reflejan automáticamente en una tabla vinculada. Para actualizar una tabla vinculada aplicando la estructura más reciente de la lista, haga clic en la tabla en el panel de navegación, elija Opciones de la lista de SharePoint y, a continuación, haga clic en Actualizar lista Imagen del botón .

Cómo se asignan los tipos de datos de Windows SharePoint Services a los tipos de datos de Access

La tabla siguiente muestra cómo decide Access los tipos de datos de los campos de la tabla importada al importar o vincular a una lista de SharePoint.

Tipo de datos de Windows SharePoint Services

Tipo de datos de Access

Configuración de la propiedad importante

Notas

ID

Autonumeración

Tamaño del campo    Entero largo

Nuevos valores    Incremento

Indizado    Sí (sin duplicados)

Sólo lectura.

Una línea de texto

Texto

Tamaño del campo    255

Valor predeterminado    Refleja el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Regla de validación    Refleja los valores establecidos para las propiedades Mín y Máx en Windows SharePoint Services.

Varias líneas de texto

Memo

Obligatorio    Refleja el valor de requerido en Windows SharePoint Services.

Valor predeterminado    Refleja el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Access puede mostrar hasta 64 KB de datos en un cuadro de texto. Si el campo contiene más de 64 KB de texto, se truncan los resultados mostrados.

Se omite la propiedad número de líneas que desea mostrar .

Número

Número

Tamaño del campo    Doble

Posiciones decimales    Refleja el valor de número de lugares decimales en Windows SharePoint Services.

Valor predeterminado    Refleja el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Obligatorio    Refleja el valor de requerido en Windows SharePoint Services.

Regla de validación    Refleja los valores establecidos para las propiedades Mín y Máx en Windows SharePoint Services.

Moneda

Moneda

Valor predeterminado    Refleja el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Posiciones decimales    Refleja el valor de número de lugares decimales en Windows SharePoint Services.

Validation Rule    Mirrors the values set for the Min and Max properties in Windows SharePoint Services.

Format    Mirrors the Currency format setting in Windows SharePoint Services.

Obligatorio    Refleja el valor de requerido en Windows SharePoint Services.

Fecha u hora

Fecha y hora

Obligatorio    Refleja el valor de requerido en Windows SharePoint Services.

La propiedad formato se establece en Fecha corta si el formato de fecha y hora se establece en Sólo fecha en Windows SharePoint Services. En caso contrario, la propiedad formato está en blanco.

Búsqueda y persona o grupo

Número o Memo

Tamaño del campo    Entero largo (si el tipo de datos es número)

The following properties are set only when linking to a list:

Control de pantalla    Cuadro combinado

Obligatorio    No

Tipo de origen de fila    Tabla o consulta

Origen de la fila    Seleccione ID, < campo de búsqueda > de < búsqueda > Order By < campo de búsqueda >;

Columna enlazada    1

Número de columnas    2

Encabezados de columna    No

Anchos de columna    0

Filas en lista    8

Ancho de la lista    Automático

Limitar a la lista    Sí

Al importar, el tipo de datos depende de si está recuperando identificadores o mostrar los valores. Cuando se vincula, el tipo de datos de estas columnas se establece en número.

Opción (única)

Texto

Tamaño del campo    255

Valor predeterminado    Refleja el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Control de pantalla    Cuadro combinado

Tipo de origen de fila    Lista de valores

Origen de la fila    = "< opción 1 >"; " < opción 2 >";..."< opción n >"

Opción (múltiple)

Texto

Control de pantalla    Cuadro de texto

Valor predeterminado    Refleja el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Obligatorio    Refleja el valor de requerido en Windows SharePoint Services.

Allow multiple values    Yes

The Choices, Display choices using, and Allow Fill-in choices settings in Windows SharePoint Services are ignored.

Sí/No

Sí/No

Control de pantalla    Casilla de verificación

Valor predeterminado    Refleja el valor de Valor predeterminado en Windows SharePoint Services.

Hipervínculo

Hipervínculo

Obligatorio    Refleja el valor de requerido en Windows SharePoint Services.

Se omite la configuración de Formato de dirección URL como SharePoint .

Datos adjuntos

Datos adjuntos

Calculado

Depende del tipo de datos del valor resultante

Se omite la fórmula.

Sólo lectura en una tabla vinculada.

Texto enriquecido

Memo

Control de pantalla    Cuadro de texto

Obligatorio    Refleja el valor de requerido en Windows SharePoint Services.

Formato de texto    Texto enriquecido

Access puede mostrar hasta 64 KB de datos en un cuadro de texto. Si el campo contiene más de 64 KB de texto, se truncan los resultados mostrados.

Se omite el valor de número de líneas que desea mostrar en Windows SharePoint Services.

Texto enriquecido mejorado

Memo

Control de pantalla    Cuadro de texto

Obligatorio    Refleja el valor de requerido en Windows SharePoint Services.

Formato de texto    Texto enriquecido

Sólo lectura.

Access puede mostrar hasta 64 KB de datos en un cuadro de texto. Si el campo contiene más de 64 KB de texto, se truncan los resultados mostrados.

Se omite el valor de número de líneas que desea mostrar en Windows SharePoint Services.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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