Importar o vincular a los datos de un archivo de texto

Importar o vincular a los datos de un archivo de texto

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede reunir datos desde un archivo de texto a Access de dos maneras. Si desea una copia de los datos que se pueden editar en Access, importar el archivo en una tabla nueva o existente mediante el Asistente para importar texto. Si simplemente desea ver el origen de datos más recientes en Access para consultar más rica e informes, cree un vínculo al archivo de texto en la base de datos mediante el Asistente para vinculación de texto.

En este artículo se explica cómo importar y vincular a un archivo de texto mediante estos asistentes.

En este artículo

Acerca de los archivos de texto y formatos admitidos

Importar datos desde un archivo de texto

¿Qué más debo saber sobre la importación?

Solucionar valores que faltan o son incorrectos en una tabla importada

Vincular un archivo de texto

¡Solucionar #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada

Acerca de los archivos de texto y formatos admitidos

Un archivo de texto contiene caracteres legibles sin formato, como letras y números, y caracteres especiales como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro. Access admite las siguientes extensiones de nombre de archivo: .txt, .csv, .asc y. pestaña.

Para usar un archivo de texto como un archivo de origen para importar o vincular, el contenido del archivo se debe organizar de manera que los asistentes de importación y la vinculación pueden dividir el contenido en un conjunto de registros (filas) y cada registro en un conjunto de campos (columnas). Archivos de texto que están correctamente organizados se dividen en dos tipos:

  • Archivos delimitados    En un archivo delimitado, cada registro aparece en una línea independiente y los campos están separados por un único carácter, denominado delimitador. El delimitador puede ser cualquier carácter que no aparecen en los valores de campo, como una pestaña, punto y coma, coma, espacio y así sucesivamente. A continuación se muestra un ejemplo de texto delimitado por comas.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Archivos de ancho fijo    En un archivo de ancho fijo, cada registro aparece en una línea independiente y el ancho de cada campo sigue siendo coherente en todos los registros. Por ejemplo, el primer campo de cada registro siempre es siete caracteres, el segundo campo de cada registro siempre es 12 caracteres cuánto tiempo, y así sucesivamente. Si la longitud real del valor del campo varía entre los registros, los valores que no llegan al ancho requerido deben estar rellena con espacios finales. A continuación se muestra un ejemplo de texto de ancho fijo.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

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Importar datos de un archivo de texto

Si su objetivo es almacenar algunos o todos los datos que se están en un archivo de texto en una base de datos de Access, debe importar el contenido del archivo en una nueva tabla o anexar los datos a una tabla existente. Puede ver y editar los datos importados, y los cambios que realice a los datos no afectan el archivo de texto de origen.

Durante la operación de importación, puede especificar cómo está organizado el archivo de origen y, si desea crear una nueva tabla o anexar los datos a una tabla existente.

Sugerencia: Si no está familiarizado con las tablas o cómo está estructurada una base de datos, vea los artículos crear tablas en una base de datos o conceptos básicos del diseño de base de datos.

Al final de la operación de importación, puede guardar los detalles de la operación de importación como una especificación. Una especificación de importación le ayuda a repetir la operación posteriormente sin necesidad de completar el Asistente para importación de texto cada vez.

Escenarios comunes para importar un archivo de texto en Access

Normalmente, importa datos de texto a Access por estas razones:

  • Algunos de los datos está en un formato no reconocido por Access y desea usar esos datos en una de las bases de datos. Puede exportar los datos de origen como un archivo de texto y, a continuación, importar el contenido del archivo de texto en una tabla de Access.

  • Usar Access para administrar los datos pero recibe con regularidad datos en formato de texto de los usuarios de un programa diferente. Importar los datos a intervalos regulares, y desea simplificar el proceso de importación para ahorrar tiempo y esfuerzo.

Nota: Cuando abre un archivo de texto en Access (, cambiando el cuadro de lista de Archivos de tipo a Todos los archivos en el cuadro de diálogo Abrir y, a continuación, seleccionar el archivo de texto), Access inicia el Asistente de texto del vínculo, que le permite crear un vínculo al archivo de texto en lugar de importar un IFF su contenido. Vincular a un archivo es distinto de importar su contenido. Para obtener más información sobre cómo vincular a archivos de texto, vea la sección Vincular a un archivo de texto, más adelante en este artículo.

Preparar el archivo de origen

  1. Abra el archivo de origen en un editor de texto, como el Bloc de notas.

    Nota: Puede importar un solo archivo durante una operación de importación. Para importar varios archivos, repita la operación de importación para cada archivo.

  2. Revisar el contenido del archivo de origen y ejecute una acción tal como se describe en esta tabla.

    Elemento

    Descripción

    Delimitado o ancho fijo

    Asegúrese de que el archivo de forma coherente sigue uno de los formatos. Si el archivo está delimitado, identifique el delimitador. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que cada campo tiene el mismo ancho en cada registro.

    Cualificadores de texto

    Algunos archivos delimitados podrían contener valores de campo que están entre comillas simples o dobles, como se muestra aquí:

    • "Cecilia Cornejo", 25, 4/5/2017, "Nueva York"

    • "Arturo López", 27,2018, "Chicago"

    El carácter que incluye un valor de campo se denomina cualificador de texto. Cualificadores de texto no son obligatorios pero son fundamentales si se cumple alguna de las siguientes acciones:

    • El delimitador de campo aparece como parte de los valores de campo. Por ejemplo, si se utiliza una coma como delimitador de campo, y Nueva York, Chicago es un valor de campo válido, debe incluir el valor dentro de un par de cualificadores, como por ejemplo: "Nueva York, Chicago".

    • Desea que Access trate valores no textuales, como 0452934 y 0034539, como valores de texto y los guarda en un campo de texto.

    Durante la operación de importación, puede especificar si el archivo utiliza un cualificador y, si es así, especifique el carácter que actúa como cualificador.

    Asegúrese de que se utiliza el mismo cualificador de texto en el archivo y que se incluyen solo los valores de texto dentro de un par de cualificadores.

    Número de campos

    El número de campos de origen no debe superar 255, Access no admite más de 255 campos en una tabla.

    Omitir registros y valores

    Si está interesado en sólo una parte del archivo de texto, edite el archivo de origen antes de iniciar la operación de importación. No puede omitir registros durante la operación de importación.

    Si está agregando los datos a una tabla nueva, puede omitir campos determinados, pero esta opción no está disponible si va a anexar el contenido a una tabla existente. Cuando anexar datos a una tabla existente, la estructura de los datos de origen debe coincidir con la estructura de la tabla de destino. En otras palabras, los datos de origen deben tener el mismo número de columnas que la tabla de destino y los tipos de datos de los datos de origen deben coincidir con los tipos de datos de la tabla de destino.

    Líneas y campos en blanco

    Eliminar todas las líneas en blanco innecesarias en el archivo. Si hay campos en blanco, intente agregar los datos que faltan. Si piensa anexar los registros a una tabla existente, asegúrese de que el campo correspondiente en la tabla acepta valores nulos. Un campo aceptará valores nulos si su propiedad de campo requerido está establecida en No y el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos.

    Caracteres extraños

    Revise y quite los caracteres adicionales como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro.

    Tipos de datos

    Para evitar errores durante la importación, asegúrese de que cada campo de origen contiene el mismo tipo de datos en cada línea. Access examina las 25 primeras filas de un archivo para determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Se recomienda que se asegure de que el primero 25 filas de origen no combinan valores de distintos tipos de datos en cualquiera de los campos. Además, asegúrese de que los valores que no son de texto son se traten como valores de texto están entre comillas simples o dobles.

    Si el archivo de origen contiene valores combinados en las filas que siguen a la fila 25, la operación de importación aún podría omitirlos o convertirlos de forma incorrecta. Para obtener información de solución de problemas, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos en una tabla importada, más adelante en este artículo.

    Nombres de campos

    Archivos de texto delimitado si el archivo no incluye los nombres de los campos, es aconsejable colocarlos en la primera fila. Durante la operación de importación, puede especificar que Access trate los valores de la primera fila como nombres de campo. Al importar archivos de texto de ancho fijo, Access no da la opción de uso de los valores de la primera fila como el nombre del campo.

    Nota: Cuando se anexa un archivo de texto delimitado a una tabla existente, asegúrese de que el nombre de cada columna coincide exactamente con el nombre del campo correspondiente. Si el nombre de una columna es diferente del nombre del campo correspondiente de la tabla, se produce un error en la operación de importación. Para buscar los nombres de los campos, abra la tabla de destino en la vista Diseño.

  3. Cierre el archivo de origen si está abierto. Mantener abierto el archivo de origen puede provocar errores de conversión de datos durante la operación de importación.

Iniciar el proceso de importación en Access

  1. Abra la base de datos de Access en el que se almacenarán los datos importados. Si no desea almacenar los datos en cualquiera de las bases de datos existentes, crear una base de datos en blanco.

  2. Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos en una tabla nueva o existente.

    • Crear una tabla nueva    Si decide almacenar los datos en una nueva tabla, Access crea una tabla y agrega los datos importados a él. Si ya existe una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados.

    • Anexar a una tabla existente    Si está agregando los datos a una tabla existente, el proceso de importación anexa los datos a la tabla especificada.

      Durante el proceso, recuerde que la mayoría anexa operaciones éxito porque el origen de datos no coincide con la configuración de campo y la estructura de la tabla de destino. Para evitar esto, abra la tabla en la vista Diseño y revise lo siguiente:

      • Primera fila    Si la primera fila del archivo de texto de origen no contiene nombres de campo, asegúrese de que la posición y el tipo de datos de cada columna coincide con los del campo correspondiente de la tabla. Archivos de texto delimitado si la primera fila contiene encabezados de columna, no necesita coincidir con el orden de columnas y campos, pero el nombre y tipo de datos de cada columna debe coincidir exactamente con los de su campo correspondiente. Al importar archivos de texto de ancho fijo, Access no da la opción de uso de los valores de la primera fila como el nombre del campo.

      • Falta o campos adicionales    Si uno o varios campos no están en la tabla de destino, agréguelos antes de iniciar la operación de importación. Sin embargo, si la tabla de destino contiene campos que no existen en el archivo de origen, no es necesitan que los elimine de la tabla siempre que acepten valores nulos.

        Sugerencia: Un campo aceptará valores nulos si su propiedad de campo requerido está establecida en No y el valor de la propiedad ReglaDeValidación no impide los valores nulos.

      • Clave principal    Si la tabla contiene un campo de clave principal, el archivo de origen debe contener una columna que contiene valores que son compatibles con el campo de clave principal. Además, los valores de clave importados deben ser únicos. Si un registro importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la tabla de destino, la operación de importación muestra un mensaje de error. Debe modificar el origen de datos para que contenga valores únicos de clave y, a continuación, iniciar la operación de importación.

      • Campos indizados    Si la propiedad indizado de un campo de la tabla está establecida en (Sin duplicados), la columna correspondiente en el archivo de texto de origen debe contener valores únicos.

  3. La ubicación del Asistente para importar o vincular texto varía ligeramente dependiendo de su versión de Access. Elija los pasos que coinciden con la versión de Access:

    • Si está usando la versión más reciente de la versión de suscripción de Office 365 de Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Nuevo origen de datos > Desde archivo > Archivo de texto.

    • Si usa Access 2016, Access 2013 o Access 2010, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Archivo de texto.

    • Si usa Access 2007, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Archivo de texto.

  4. Access abre el cuadro de diálogo Obtener datos externos-archivo de texto.

    Seleccione esta opción para importar, anexar o vincular a un archivo de texto.

  5. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - archivo de texto, en el cuadro nombre de archivo, escriba el nombre del archivo de origen.

  6. Especifique cómo desea guardar los datos importados.

    • Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.

    • Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de los registros a la tabla y, a continuación, seleccione una tabla de la lista desplegable.

      Nota: Para vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, vea la sección Vincular a un archivo de texto, más adelante en este artículo.

  7. Haga clic en Aceptar.

    Access examina el contenido del archivo y recomienda cómo se debe organizar el archivo. Si el archivo utiliza un delimitador para separar los campos, asegúrese de que está seleccionada la opción delimitado. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que está seleccionada la opción de Ancho fijo. Si no tiene claro sobre si el archivo tiene campos de ancho fijo o delimitados, vea la sección anterior, Preparar el archivo de origen.

    Nota: Si el archivo de texto de origen contiene tabulaciones u otros caracteres especiales, están representados en el Asistente para importar texto como pequeños cuadros entre las columnas de datos.

  8. Haga clic en Siguiente.

    La información que muestra el Asistente depende de si selecciona la opción delimitado o ancho fijo.

    Delimitado por

    Seleccione o especifique el carácter que delimita los valores de campo - pestaña, punto y coma, coma, espacio u otro. Si el archivo utiliza un cualificador de texto, en el cuadro Cualificador de texto, seleccione la marca de comillas doble ("" ) o las comillas simples ('). Si la primera fila del archivo de origen contiene los nombres de campo, seleccione la casilla de verificación primera fila contiene nombres de campo. A continuación, haga clic en siguiente.

    Ancho fijo

    El asistente muestra el contenido del archivo. Si Access detecta una estructura de columnas de los datos, coloca líneas verticales en los datos para separar los campos. Revise la estructura sugerida por el asistente y, si es necesario, siga las instrucciones de la página del Asistente para agregar, quitar o ajustar las líneas. A continuación, haga clic en siguiente.

  9. Si opta por anexar los datos, vaya al paso 13. Si va a importar los datos a una nueva tabla, haga clic en siguiente. En este momento, debe revisar las propiedades de campo mostradas en el asistente.

    Nota: No se muestra la página del asistente en el que puede especificar información acerca de los campos que está importando si va a anexar registros a una tabla existente.

  10. Haga clic en una columna en la parte inferior de la página del Asistente para mostrar las propiedades del campo correspondiente. Revise y cambie, si lo desea, el nombre y tipo de datos del campo de destino.

    Access revisa las 25 primeras filas en cada columna y sugiere el tipo de datos predeterminado para el campo correspondiente. Si hay diferentes tipos de valores, como texto y valores numéricos, en las 25 primeras filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que sea compatible con todos o la mayoría de los valores de la columna, que suele ser el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos diferente, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos que elija se omiten o se convierten incorrectamente. Para obtener más información sobre cómo corregir valores que faltan o son incorrectos, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos en una tabla importada, más adelante en este artículo.

  11. Para crear un índice en el campo, establezca indizado en . Para omitir completamente una columna de origen, active la casilla de verificación no importar el campo (saltar). A continuación, haga clic en siguiente.

  12. Si se agregan los registros a una tabla nueva, el asistente le pide que especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumeración como el primer campo de la tabla de destino y lo rellena automáticamente con identificadores únicos, comenzando por 1. Haga clic en siguiente.

    Nota: No se muestra la página del asistente en el que puede especificar información acerca de los campos que está importando si va a anexar registros a una tabla existente.

  13. Access muestra la página final del asistente. Si está importando registros a una tabla nueva, especifique un nombre para la tabla de destino. En el cuadro importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si ya existe en la tabla, un mensaje le pregunta si desea sobrescribir el contenido de la tabla existente. Haga clic en para continuar o No para especificar un nombre diferente para la tabla de destino.

    ¿Qué se utiliza el botón Avanzadas ?

    El botón Avanzadas en el Asistente para importar texto le permite crear o abrir una especificación de importación en el formato de versiones anteriores de Access. A menos que tenga especificaciones de importación de versiones anteriores de Access (antes de Access 2007), se recomienda no usar el botón Opciones avanzadas. En su lugar, si desea guardar los detalles de esta operación de importación, puede obtener más información sobre este procedimiento en la sección siguiente.

  14. Haga clic en Finalizar para importar los datos.

    Access intenta importar los datos. Si cualquiera de los datos importados, el asistente muestra un cuadro de diálogo que le indica que el estado de la operación de importación. Por el contrario, si la operación falla completamente, Access muestra el mensaje de error error al intentar importar el archivo.

  15. Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos. Comparar los datos de la tabla con el archivo de origen y asegúrese de que los datos parecen ser correcta.

¿Qué más debo saber sobre la importación?

Solucionar valores que faltan o son incorrectos en una tabla importada

Si ve el mensaje de error al intentar importar el archivo, la operación de importación totalmente incorrecta. Por el contrario, si la operación de importación muestra la página que le pregunta si desea guardar los detalles de la operación, la operación ha podido importar todos o algunos de los datos. El mensaje de estado también menciona el nombre de la tabla de registro de errores que contiene la descripción de los errores que ocurrieron durante la operación de importación.

Es importante que tenga en cuenta que, incluso si el mensaje de estado indica una operación correcta, debe revisar el contenido y la estructura de la tabla para asegurarse de que todo es correcto antes de empezar a utilizar la tabla.

Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos para ver si todos los datos se agregó a la tabla. A continuación, debe abrir la tabla en la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otros valores de propiedades de los campos.

La siguiente tabla describe los pasos que puede realizar para corregir valores que faltan o son incorrectos.

Sugerencia: Durante la solución de problemas, si encuentra que faltan unos pocos valores, puede agregarlos directamente a la tabla en la vista Hoja de datos. Por otro lado, si encuentra columnas completas o gran cantidad de valores que faltan o no importado correctamente, corrija el problema en el archivo de origen. Cuando cree que haya corregido todos los problemas conocidos, repita la operación de importación.

Problema

Resolución

Valores - 1 o 0

Si el archivo de origen incluye un campo que contiene solo valores Verdadero o Falso, o solo valores Sí o No, y ha seleccionado Sí/No como tipo de datos para el campo, verá -1 y 0 en la tabla. Abra la tabla en la vista Diseño y establezca la propiedad Formato en Verdadero/Falso o Sí/No.

Campos multivalor

Access no admite la importación de varios valores en un campo. La lista de valores se trata como un valor único y se coloca en un campo de texto, separado por punto y coma.

Datos truncados

Si los datos aparecen truncados en una columna, intente aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si aumentar el ancho no resuelve el problema, puede deberse a que el tipo de datos de un campo numérico se establece en Entero largo cuando debería estar establecido en doble.

Datos que faltan en una clave principal o en campos indizados

Registros que está importando contienen valores duplicados que no se pueden almacenar en el campo de clave principal de la tabla de destino o en un campo que tiene la propiedad indizado establecida en Sí (sin duplicados) en una base de datos de Access. Elimine los valores duplicados en el archivo de origen e intente importar de nuevo.

Valores nulos

Cuando abre la tabla en la vista Hoja de datos, es posible que vea algunos campos en blanco. Siga el procedimiento que se describe a continuación para minimizar o eliminar las instancias de valores nulos en la tabla:

  • Si el primer 25 filas de origen contienen valores de distintos tipos de datos, abra el archivo de origen y reorganizar las líneas para asegurarse de que las 25 primeras filas no contienen valores combinados en cualquiera de los campos. A continuación, intente importar de nuevo.

  • Incluya todos los valores no textuales que desee guardar como valores de texto entre comillas simples o dobles.

  • Durante la operación de importación, seleccione el tipo de datos adecuado para cada campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que vea valores nulos o valores incorrectos en toda la columna.

Además, que desea revisar la tabla de registro de errores de la última página del asistente en la vista Hoja de datos. La tabla tiene tres campos: Error, campo y fila. Cada fila contiene información sobre un error específico y el contenido del campo Error debe ayudarle a solucionar el problema.

Lista completa de las cadenas de error y sugerencias de solución de problemas

Error

Descripción

Truncamiento de campo

Un valor del archivo es demasiado grande para el valor de la propiedad Tamaño del campo de este campo.

Error en la conversión de tipo

Un valor en el archivo de texto o una hoja de cálculo es el tipo de datos incorrecto para este campo. El valor es posible que falte o aparezca de forma incorrecto en el campo de destino. Vea las entradas en la tabla anterior para obtener más información sobre cómo solucionar este problema.

Infracción de clave

Valor de clave principal de este registro es un duplicado, es decir, que ya existe en la tabla.

Error de regla de validación

Un valor infringe la regla establecida mediante la propiedad ReglaDeValidación para este campo o tabla.

Nulo en campo requerido

No se permite un valor NULL en este campo porque la propiedad Requerido para el campo está establecida en .

Valor nulo en campo Autonumeración

Los datos que está importando contienen un valor nulo que ha intentando anexar a un campo Autonumeración.

Registro no analizable

Un valor de texto contiene el carácter delimitador de texto (en general, comillas dobles). Siempre que un valor incluya el carácter delimitador, se debe repetir el carácter dos veces en el archivo de texto; por ejemplo:

10-3 1/2"" discos por caja

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Vincular un archivo de texto

Utiliza la vinculación para conectarse a datos de otro archivo sin importarlos, de esta forma, puede ver los datos más recientes en el programa original y en el archivo de Access sin crear ni mantener una copia en Access. Si no desea copiar el contenido del archivo de texto en la base de datos de Access, pero desea ejecutar consultas y generar informes basados en datos, debe establecer el vínculo, en lugar de importar el archivo de texto.

Cuando se vincula a un archivo de texto, Access crea una nueva tabla que está vinculada al archivo de origen. Los cambios que realice en el archivo de origen se reflejarán en la tabla vinculada, sin embargo, no podrá editar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea realizar cambios en el contenido o la estructura de los datos, debe abrir el archivo de origen y realizar los cambios en él.

Escenarios comunes para vincular a un archivo de texto en Access

  • Usar un programa que envía los datos en formato de texto, pero desea usar los datos para análisis e informes con varias aplicaciones, uno de ellos posteriores Access.

  • Los datos que desea trabajar se mantienen por otro departamento o grupo de trabajo. Para ver los datos más recientes, pero no quiere modificar o mantener una copia de su propio.

Si esta es la primera vez que se vincula a un archivo de texto

  • Cuando se vincula a un archivo de texto, Access crea una nueva tabla, a menudo se denomina una tabla vinculada. La tabla vinculada muestra los datos del archivo de origen, pero no almacena realmente los datos en la base de datos.

  • No se puede vincular un archivo de texto a una tabla existente en la base de datos. En otras palabras, no se puede anexar datos a una tabla existente realizando una operación de vinculación.

  • Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.

  • Los cambios que realice en el archivo de origen se reflejan automáticamente en la tabla vinculada. Sin embargo, el contenido y la estructura de una tabla vinculada en Access son de solo lectura.

  • Cuando abre un archivo de texto en Access, Access crea una base de datos en blanco y automáticamente inicia al Asistente para vinculación de texto.

Pasos para vincular a un archivo de texto

  1. Busque el archivo de texto y ábralo en una palabra procesamiento de programa, como Word o Bloc de notas.

    Tenga en cuenta que puede vincular a texto solo una vez durante una operación de vinculación de archivos. Para vincular a varios archivos de texto, repita la operación de vinculación para cada archivo.

  2. Revisar el contenido del archivo de origen y ejecute una acción tal como se describe en la tabla siguiente:

    Elemento

    Descripción

    Delimitado o ancho fijo

    Asegúrese de que el archivo de forma coherente sigue uno de los formatos. Si el archivo está delimitado, identifique el carácter delimitador. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que cada campo tiene el mismo ancho en cada registro.

    Cualificadores de texto

    Algunos archivos delimitados podrían contener valores de campo que están entre comillas simples o dobles, como se muestra aquí:

    "Cecilia Cornejo", 25, 4/5/2017, "Nueva York"

    "Arturo López", 27,2018, "Chicago"

    El carácter que incluye un valor de campo se denomina cualificador de texto. Cualificadores de texto no son obligatorios pero son fundamentales si:

    • El delimitador de campo aparece como parte de los valores de campo. Por ejemplo, si se utiliza una coma como delimitador de campo, y Nueva York, Chicago es un valor de campo válido, debe incluir el valor dentro de un par de cualificadores, como por ejemplo: "Nueva York, Chicago".

    • Desea que Access trate valores no textuales, como 0452934 y 0034539, como valores de texto y guardarlos en un campo de texto.

    Durante la operación de vinculación, puede especificar si el archivo utiliza un cualificador y, si es así, especifique el carácter que actúa como cualificador.

    Asegúrese de que se utiliza el mismo cualificador de texto en el archivo y que se incluyen solo los valores de texto dentro de un par de cualificadores.

    Número de campos

    El número de campos de origen no debe superar 255, Access no admite más de 255 campos en una tabla.

    Omitir registros y campos

    Puede omitir campos determinados pero no puede omitir registros.

    Líneas y campos en blanco

    Eliminar todas las líneas en blanco innecesarias en el archivo. Si hay campos en blanco, intente agregar los datos que faltan en el archivo de origen.

    Caracteres extraños

    Revise y quite los caracteres adicionales como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro.

    Tipos de datos

    Para evitar errores durante la vinculación, asegúrese de que cada campo de origen contiene el mismo tipo de datos en cada línea. Access examina las 25 primeras filas de un archivo para determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Le recomendamos encarecidamente que asegurarse de que el primer 25 filas de origen no combinan valores de distintos tipos de datos en cualquiera de los campos. También debe asegurarse de los valores no textuales que desee que se traten como valores de texto se incluyen entre comillas simples o dobles.

    Si el archivo de origen contiene valores combinados en las filas que siguen a la fila 25, la operación de importación puede mostrar valores de error o convertirlos de forma incorrecta. Para obtener información de solución de problemas, consulte la sección solucionar problemas con #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada, más adelante en este artículo.

    Nombres de campos

    Archivos de texto delimitado si el archivo no incluye los nombres de los campos, es una buena costumbre colocarlos en la primera fila. Durante la operación de vinculación, puede especificar que Access trate los valores de la primera fila como nombres de campo. Sin embargo, al importar archivos de texto de ancho fijo, no hay ninguna opción para tratar los valores de la primera fila como nombres de campo.

  3. Cierre el archivo de origen si está abierto.

  4. Abra la base de datos en la que desea crear el vínculo. Asegúrese de que la base de datos no es de solo lectura y que tiene los permisos necesarios para realizar cambios en la base de datos.

    Si no desea guardar el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, crear una base de datos en blanco.

  5. La ubicación del Asistente para importar o vincular texto varía ligeramente dependiendo de su versión de Access. Elija los pasos que coinciden con la versión de Access:

    • Si está usando la versión más reciente de la versión de suscripción de Office 365 de Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Nuevo origen de datos > Desde archivo > Archivo de texto.

    • Si usa Access 2016, Access 2013 o Access 2010, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Archivo de texto.

    • Si usa Access 2007, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Archivo de texto.

  6. Access abre el cuadro de diálogo Obtener datos externos-archivo de texto.

    Seleccione esta opción para importar, anexar o vincular a un archivo de texto.

  7. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - archivo de texto, especifique el nombre del archivo de texto que contiene los datos a la que desea vincular en el cuadro nombre de archivo.

  8. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Se inicia el Asistente para vinculación de texto. Este asistente le guiará por el proceso de vinculación.

  9. Access examina el contenido del archivo y sugiere cómo está organizado el archivo. Si el archivo utiliza un carácter delimitador para separar los campos, debe asegurarse de que está seleccionada la opción delimitado. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que está seleccionada la opción de Ancho fijo.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. La siguiente página del asistente que se muestra depende de si ha seleccionado la opción delimitada o ancho fijo.

    Archivos delimitados    Seleccione o especifique el carácter que delimita los valores de campo. Si el archivo utiliza un cualificador de texto, en el cuadro Cualificador de texto, seleccione cualquiera " " o '. Si la primera fila del archivo de origen contiene los nombres de campo, seleccione la casilla de verificación primera fila contiene nombres de campo. A continuación, haga clic en siguiente.

    Archivos de ancho fijo    El asistente muestra el contenido del archivo. Si Access detecta una estructura de columnas de los datos, coloca líneas verticales en los datos para separar los campos. Revise la estructura sugerida por el asistente y, si es necesario, siga las instrucciones de la página del Asistente para agregar, quitar o ajustar las líneas. A continuación, haga clic en siguiente.

  12. En la siguiente página del asistente, Access muestra las propiedades del campo. Haga clic en una columna en la parte inferior de la página del Asistente para mostrar las propiedades del campo correspondiente. Revise y cambie, si lo desea, el nombre y tipo de datos de los campos de destino.

    Access revisa las 25 primeras filas en cada columna y sugiere el tipo de datos predeterminado para el campo correspondiente. Si hay diferentes tipos de valores, como texto y valores numéricos, en las 25 primeras filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que sea compatible con todos o la mayoría de los valores de la columna. En la mayoría de los casos, es el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos diferente, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos elegido generarán valores de error o se convertirán incorrectamente. Para obtener más información, vea la siguiente sección, solucionar problemas con #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada.

    ¿Qué se utiliza el botón Avanzadas ?

    El botón Avanzadas en el Asistente para importar texto le permite crear o abrir una especificación de vinculación en el formato de versiones anteriores de Access. Access no proporciona una manera de guardar una especificación de vinculación, a diferencia de importación y exportación operaciones, así que si desea guardar los detalles de una especificación de vinculación, haga clic en el botón Avanzadas, establezca las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Guardar como.

  13. Haga clic en Siguiente.

  14. En la página final del asistente, especifique un nombre para la tabla vinculada y haga clic en Finalizar. Si ya existe una tabla con ese nombre, Access le preguntará si desea sobrescribir la tabla existente. Haga clic en si desea sobrescribir o en No para especificar un nombre de tabla diferente.

    Access intenta crear la tabla vinculada. Si la tabla se crea correctamente, Access muestra el mensaje se ha terminado de vincular la tabla.... Abra la tabla vinculada y revise los campos y datos para asegurarse de que ve los datos correctos en todos los campos.

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¡Solucionar #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada

Incluso si ve el mensaje se ha terminado de vincular la tabla, todavía debe abrir la tabla en la vista Hoja de datos para comprobar que todas las filas y columnas muestran datos correctos.

Si ve errores o datos incorrectos en cualquier lugar de la tabla, tomar medidas correctivas como se describe en la tabla siguiente e intente vincular de nuevo. Recuerde que no podrá agregar los valores directamente a la tabla vinculada, porque la tabla es de solo lectura.

Problema

Resolución

Valores - 1 o 0

Si el archivo de origen incluye un campo que contiene un solo valor True o False valores o sólo valores Sí o No y seleccionado Sí/No como el tipo de datos para el campo, verá -1 o 0 en la tabla. Abra la tabla en la vista Diseño y establezca la propiedad formato en Verdadero o falso o Sí/No.

Campos multivalor

Al vincular datos, Access no habilita la compatibilidad de varios valores en un campo. La lista de valores se trata como un valor único y se coloca en un campo de texto, separado por punto y coma.

Datos truncados

Si los datos aparecen truncados en una columna, intente aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si aumentar el ancho no resuelve el problema, puede deberse a que el tipo de datos de un campo numérico se establece en entero largo, cuando se debe establecer en Double.

#Num!

Cuando abra la tabla en la vista Hoja de datos, es posible que vea que algunos campos contienen #Num! en lugar del valor real. Siga este procedimiento para minimizar o eliminar todas las instancias de valores nulos en el archivo de origen:

  • Incluya todos los valores no textuales que desee guardar como valores de texto entre comillas simples o dobles.

  • Durante la operación de vinculación, seleccione el tipo de datos apropiado para cada campo. Si el tipo de datos es incorrecto, toda la columna puede contener solo #Num! valores para todas las filas.

La siguiente tabla enumera los casos en los que sigue viendo el #Num! error en los campos:

Si los valores que faltan son de tipo...

Y el tipo de campo de destino es...

Debería...

Texto

Numérico o fecha

Reemplace todos los valores de texto por valores que coincidan con el tipo de datos del campo de destino e intente vincular de nuevo.

Fecha

Numérico

Reemplace todos los valores de fecha por valores numéricos e intente vincular de nuevo.

Numérico

Fecha

Reemplace todos los valores numéricos por valores de fecha e intente vincular de nuevo.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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