Importar o vincular a los datos de un archivo de texto

Puede traer datos de un archivo de texto a Microsoft Office Access 2007 de dos formas. Si desea una copia de los datos que pueda modificar en Access, importe el archivo a una tabla nueva o existente mediante el Asistente para importación de texto. Si desea únicamente ver los datos de origen más recientes en Access para realizar unas consultas e informes más completos, cree un vínculo al archivo de texto en la base de datos mediante el Asistente para vinculación de texto.

En este artículo se explica cómo importar y vincular a un archivo de texto mediante estos asistentes.

En este artículo

Archivos de texto y formatos admitidos

Importar datos de un archivo de texto

Solucionar valores que faltan o son incorrectos en una tabla importada

Vincular a un archivo de texto

Solucionar problemas con #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada


Archivos de texto y formatos admitidos

Un archivo de texto contiene caracteres legibles sin formato, como letras y números, y caracteres especiales como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro. Access admite las siguientes extensiones de nombres de archivo: .txt, .csv, .asc y .tab.

Si desea utilizar un archivo de texto como archivo de origen para importar o vincular, el contenido del archivo se debe organizar de tal manera que los Asistentes para importación y para vinculación puedan dividir el contenido en una serie de registros (filas) y cada registro en un conjunto de campos (columnas). Los archivos de texto que están correctamente organizados son de uno de estos dos tipos:

  • Archivos delimitados    En un archivo delimitado, cada registro aparece en una línea distinta y los campos están separados por un único carácter, denominado delimitador. Éste puede ser cualquier carácter que no aparece en los valores de campo, como tabulaciones, punto y coma, comas, espacios, etc. A continuación se muestra un ejemplo de texto delimitado por comas.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludick,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Archivos de ancho fijo    En un archivo de ancho fijo, cada registro aparece en una línea distinta y el ancho de cada campo sigue siendo constante en todos los registros. Por ejemplo, el primer campo de cada registro tiene siempre una longitud de siete caracteres, el segundo campo de cada registro tiene siempre una longitud de 12 caracteres, etc. Si la longitud real del valor del campo varía de un registro a otro, a los valores que no llegan al ancho requerido se les deben agregar espacios finales. A continuación se muestra un ejemplo de texto de ancho fijo.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludick Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

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Importar datos de un archivo de texto

Si su objetivo es guardar algunos o todos los datos que están en un archivo de texto en una base de datos de Access, debe importar el contenido del archivo a una nueva tabla o anexar los datos a una tabla existente. Puede ver y editar los datos importados; los cambios que realiza en los datos no afectan al archivo de origen.

Durante la operación de importación, puede especificar cómo está organizado el archivo de origen y si desea crear una tabla nueva o anexar los datos a una tabla existente.

Sugerencia   Si no está familiarizado con las tablas o con cómo está estructurada una base de datos, vea los artículos Crear tablas en una base de datos o Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Al final de la operación de importación, puede elegir guardar la información de la operación de importación como especificación. Una especificación de importación le ayuda a repetir la operación posteriormente sin necesidad de examinar el Asistente para importación de texto cada vez.

Escenarios comunes para la importación de un archivo de texto a Access

En general, se suelen importar datos de texto a Access por los siguientes motivos:

  • Algunos de sus datos tienen un formato no reconocido por Access y desea usar estos datos en una de sus bases de datos. Puede exportar primero los datos de origen como archivo de texto e importar luego el contenido del archivo de texto a una tabla de Access.

  • Utiliza Access para administrar sus datos pero recibe con regularidad datos en formato de texto de los usuarios de un programa diferente. Importa los datos a intervalos regulares, y desea agilizar el proceso de importación para ahorrar tiempo y esfuerzo.

Nota   Cuando abre un archivo de texto en Access (haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office, en Abrir y, en el cuadro de diálogo Abrir, cambie el cuadro de lista Archivos de tipo a Todos los archivos y seleccione luego su archivo de texto). Access inicia el Asistente para vinculación de texto que permite crear un vínculo al archivo de texto en lugar de importar su contenido. Vincular a un archivo es distinto de importar su contenido. Para obtener más información acerca de la vinculación, vea la sección Vincular a un archivo de texto, posteriormente en este artículo.

Preparar el archivo de origen

  1. Abra el archivo de origen en un editor de textos como Bloc de notas.

    Nota   Puede importar sólo un archivo durante una operación de importación. Para importar varios archivos, repita la operación de importación para cada archivo.

  2. Revise el contenido del archivo de origen y ejecute una acción tal como se describe en esta tabla.

Elemento

Descripción

Delimitado o ancho fijo

Asegúrese de que el archivo sigue uno de los formatos de forma coherente. Si el archivo está delimitado, identifique el delimitador. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que cada campo tiene el mismo ancho en cada registro.

Cualificadores de texto

Algunos archivos delimitados podrían contener valores de campo que se encuentran entre comillas simples o dobles, tal como se muestra aquí:

  • "Cecilia Cornejo",25,4/5/2006,"Nueva York"

  • "Arturo López",27,2000,"Chicago"

El carácter que comprende un valor de campo se denomina cualificador de texto. Los cualificadores de texto no son obligatorios pero son fundamentales si algo de lo siguiente es verdadero:

  • El delimitador de campo aparece como parte de los valores de campo. Por ejemplo, si se utiliza una coma como delimitador de campo, y Nueva York, Chicago es un valor de campo válido, debe incluir el valor dentro de un par de cualificadores, como por ejemplo: "Nueva York, Chicago".

  • Desea que Access trate valores no textuales, como 0452934 y 0034539, como valores de texto y los guarda en un campo de texto.

Durante la operación de importación, puede especificar si el archivo utiliza un cualificador y, si es el caso, indique el carácter que actúa como cualificador.

Asegúrese de que se utiliza el mismo cualificador de texto en todo el archivo y de que se incluyen sólo valores de texto dentro de un par de cualificadores.

Número de campos

El número de campos de origen no debe superar 255, Access no puede admitir más de 255 campos en una tabla.

Omitir registros y valores

Si sólo le interesa una parte del archivo de texto, edite el archivo de origen antes de iniciar la operación de importación. No puede omitir registros durante la operación de importación.

Si agrega datos a una tabla nueva, puede omitir algunos campos pero esta opción no está disponible si anexa el contenido a una tabla existente. Cuando anexa datos a una tabla existente, la estructura de los datos de origen debe coincidir con la estructura de la tabla de destino. Es decir, los datos de origen deben tener el mismo número de columnas que la tabla de destino y los tipos de datos de los datos de origen deben coincidir con los tipos de datos de la tabla de destino.

Líneas y campos en blanco

Elimine todas las líneas en blanco innecesarias del archivo. Si hay campos en blanco, intente agregar los datos que faltan. Si prevé anexar los registros a una tabla existente, asegúrese de que el campo correspondiente de la tabla acepte valores nulos. Un campo aceptará valores nulos si la propiedad del campo Requerido está establecida en No y el valor de la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) no impide los valores nulos.

Caracteres extraños

Revise y quite los caracteres adicionales como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro.

Tipos de datos

Para evitar errores durante la importación, asegúrese de que cada campo de origen contiene en el mismo tipo de datos en cada línea. Access examina las 25 primeras líneas de un archivo para determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Se recomienda comprobar que las 25 primeras filas de origen no combinen valores de distintos tipos de datos en ninguno de los campos. Asegúrese igualmente de que los valores no textuales que se van a tratar como valores de texto se incluyen entre comillas simples o dobles.

Si el archivo de origen contiene valores combinados en las filas que siguen a la fila número 25, la operación de importación puede omitirlos o convertirlos de forma incorrecta. Para obtener información sobre solución de problemas, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, posteriormente en este artículo.

Nombres de campos

Para archivos de texto delimitados si el archivo no incluye los nombres de los campos, es una buena costumbre ponerlos en la primera fila. Durante la operación de importación, puede especificar que Access trate los valores de la primera fila como nombres de campo. Al importar archivos de texto de ancho fijo, Access no le ofrece la posibilidad de utilizar los valores de la primera fila como nombres de campo.

Nota   Cuando anexa un archivo de texto delimitado a una tabla existente, asegúrese de que el nombre de cada columna coincida exactamente con el nombre del campo correspondiente. Si el nombre de una columna es diferente del nombre del campo correspondiente en la tabla, la operación de importación no se ejecuta correctamente. Para buscar los nombres de los campos, abra la tabla de destino en la vista Diseño.

  1. Cierre el archivo de origen si está abierto. Mantener abierto el archivo de origen puede producir errores de conversión de datos durante la operación de importación.

Iniciar el proceso de importación en Access

  1. Abra la base de datos de Access en la que se guardarán los datos importados.

    Si no desea guardar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.

    ¿Cómo puedo crear una base de datos en blanco?

    Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

  2. Antes de iniciar la operación de importación, decida si desea guardar los datos en una tabla nueva o existente.

    • Crear una tabla nueva    Si elige guardar los datos en una tabla nueva, Access crea una tabla y le agrega los datos importados. Si ya existe una tabla con el nombre especificado, Access sobrescribe el contenido de la tabla con los datos importados.

    • Anexar a una tabla existente    Si está agregando los datos a una tabla existente, el proceso de importación anexa los datos a la tabla especificada.

      Cuando procesa, recuerde que la mayor parte de las operaciones de anexión se realizan incorrectamente porque los datos de origen no coinciden con la configuración de la estructura y de los campos de la tabla de destino. Para evitar esto, abra la tabla en la vista Diseño y revise lo siguiente:

      • Primera fila    Si la primera fila del archivo de texto de origen no contiene nombres de campo, asegúrese de que la posición y el tipo de datos de cada columna coincide con los del campo correspondiente de la tabla. Para archivos de texto delimitado, si la primera fila contiene encabezados de columna, no es necesario que coincidan el orden de columnas y campos pero el nombre y el tipo de datos debe coincidir exactamente con los del campo correspondiente. Al importar archivos de texto de ancho fijo, Access no le ofrece la posibilidad de utilizar los valores de la primera fila como nombres de campo.

      • Campos que faltan o campos adicionales    Si uno o varios campos no están en la tabla de destino, agréguelos antes de comenzar la operación de importación. No obstante, si la tabla de destino contiene campos que no existen en el archivo de origen, no es necesario que los elimine de la tabla siempre que acepten valores nulos.

        Sugerencia   Un campo aceptará valores nulos si la propiedad del campo Requerido está establecida en No y el valor de la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) no impide los valores nulos.

      • Clave principal    Si la tabla contiene un campo de clave principal, el archivo de origen debe tener una columna que contiene valores compatibles con el campo de clave principal. Además, los valores de clave importados deben ser únicos. Si un registro importado contiene un valor de clave principal que ya existe en la tabla de destino, la operación de importación muestra un mensaje de error. Debe editar los datos de origen para que contengan valores de clave única e iniciar luego la operación de importación de nuevo.

      • Campos indizados    Si la propiedad Indizado de un campo de la tabla está establecida en Sí (Sin duplicados), la columna correspondiente en el archivo de texto de origen debe contener valores únicos.

  3. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Archivo de texto.Imagen del botón

    Nota   Los comandos Importar están disponibles sólo cuando está abierta una base de datos.

  4. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, en el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo de origen.

  5. Especifique cómo desea guardar los datos importados.

    • Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Se le pedirá que dé un nombre posteriormente a esta tabla.

    • Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de los registros a la tabla y, a continuación, una tabla en la lista desplegable.

      Nota   Para vincular al origen de datos creando una tabla vinculada, vea la sección Vincular a un archivo de texto posteriormente en este artículo.

  6. Haga clic en Aceptar.

    Access examina el contenido del archivo y recomienda cómo se debe organizar el archivo. Si el archivo utiliza un delimitador para separar los campos, asegúrese de que la opción Delimitado esté seleccionada. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, compruebe que la opción Ancho fijo esté seleccionada. Si no tiene claro sobre si el archivo tiene campos de ancho fijo o delimitados, vea la sección Preparar el archivo de origen, que aparece anteriormente.

    Nota   Si el archivo de texto de origen contiene tabulaciones u otros caracteres especiales, éstos se representan en el Asistente para importación de texto como pequeños cuadros entre las columnas de datos.

  7. Haga clic en Siguiente.

    La información mostrada por el Asistente depende de si selecciona la opción Delimitado o Ancho fijo.

    Delimitado

    Seleccione o especifique el carácter que delimita los valores de campo. Si el archivo utiliza un cualificador de texto, en el cuadro Cualificador de texto, seleccione comillas dobles (") o simples ('). Si la primera fila del archivo de origen contiene nombres de campos, active la casilla de verificación Primera fila contiene nombres de campos. A continuación, haga clic en Siguiente.

    Ancho fijo

    El Asistente muestra el contenido del archivo. Si Access detecta una estructura de columnas en los datos, coloca líneas verticales en los datos para separar los campos. Revise la estructura sugerida por el Asistente y, si es necesario, siga las instrucciones de la página del Asistente para agregar, borrar o ajustar las líneas. A continuación, haga clic en Siguiente.

  8. Si ha elegido anexar los datos, vaya al paso 12. Si está importando los datos a una nueva tabla, haga clic en Siguiente. Entonces, debe revisar las propiedades de campo mostradas en el Asistente.

    Nota   La página del asistente en la que puede especificar información sobre los campos que está importando no estará visible si está anexando registros a una tabla existente.

  9. Haga clic en una columna en la mitad inferior de la página del asistente para ver las propiedades del campo correspondiente. Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos del campo de destino.

    Access revisa las 25 primeras filas de cada columna y sugiere el tipo de datos predeterminado para el campo correspondiente. Si hay diferentes tipos de valores, como valores de texto y numéricos, en las 25 primeras filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que sea compatible con todos o la mayor parte de los valores de la columna: suele ser a menudo el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos diferente, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos elegido se omiten o se convierten incorrectamente. Para obtener más información sobre cómo corregir valores que faltan o incorrectos, vea la sección Solucionar valores que faltan o son incorrectos, posteriormente en este artículo.

  10. Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en . Para omitir totalmente una columna de origen, active la casilla de verificación No importar el campo (Saltar). A continuación, haga clic en Siguiente.

  11. Si se agregan registros a una tabla nueva, el Asistente le pide que especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumérico como primer campo en la tabla de destino y lo rellena automáticamente con identificadores únicos, comenzando por 1. Haga clic en Siguiente.

    Nota   La página del asistente en la que puede especificar información sobre los campos que está importando no estará visible si está anexando registros a una tabla existente.

  12. Access muestra la página final del Asistente. Si está importando registros a una tabla nueva, especifique un nombre para la tabla de destino. En el cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, un mensaje le pregunta si desea sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga clic en para continuar o en No para especificar un nombre diferente para la tabla de destino.

    ¿Para qué se utiliza el botón Avanzadas?

    El botón Avanzadas del Asistente para importación de texto le permite crear o abrir una especificación de importación en el formato utilizado por versiones anteriores de Access. A menos que tenga especificaciones de importación de versiones anteriores de Access que desee utilizar en Office Access 2007, recomendamos no utilizar el botón Avanzadas. En su lugar, si desea guardar la información de esta operación de importación, debe hacerlo siguiendo los pasos del 13 al 20. Las especificaciones de importación creadas en versiones anteriores de Access no son compatibles con las creadas en Office Access 2007.

  13. Haga clic en Finalizar para importar los datos.

    Access intenta importar los datos. Si se importa algún dato, el Asistente muestra un cuadro de diálogo que le indica el estado de la operación de importación. Por el contrario, si la operación se realiza de forma totalmente incorrecta, Access muestra el mensaje de error Error al intentar importar el archivo.

  14. Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos. Compare los datos de la tabla con el archivo de origen y asegúrese de que los datos que aparecen sean correctos.

Guardar la configuración de importación como una especificación

  1. En la última página del Asistente para importación de texto, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la importación.

    Aparece un conjunto de controles adicionales.

  2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación.

  3. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.

  4. Haga clic en Guardar importación.

    O bien,

    Para ejecutar la operación de importación a intervalos fijos (como semanal o mensualmente), active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook y luego haga clic en Guardar importación. De este modo, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 que le permitirá ejecutar la especificación en el futuro.

Si no crea una tarea de Office Outlook 2007, Access guarda la especificación. Si elige crear una tarea de Outlook, Access muestra el cuadro de diálogo Importación nombre Tarea. Vaya a los pasos siguientes para obtener información sobre el uso de este cuadro de diálogo.

Nota   Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error al hacer clic en Guardar importación. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para configuración de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.

Crear una tarea de Outlook

  1. En el cuadro de diálogo Importar tarea nombre de Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales como Vencimiento y Aviso.

    Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el programador de tareas con algunos valores típicos:

    Programador de tareas de Outlook

    Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación.

  2. Haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada

  1. En el panel de configuración de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea ejecutar.

  2. En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación Imagen del botón.

  3. Abra la tabla y revise el contenido.

Vea la sección siguiente para obtener ayuda para solucionar problemas de valores que faltan o no son correctos.

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Solucionar valores que faltan o son incorrectos en una tabla importada

Si ve el mensaje Error al intentar importar el archivo, la operación de importación se ha realizado de forma totalmente incorrecta. Por el contrario, si la operación de importación muestra la página que le solicita que guarde la información de la operación, la operación ha podido importar todos o parte de los datos. El mensaje de estado también menciona el nombre de la tabla del registro de errores que contiene la descripción de cualquier error producido durante la operación de importación.

Es importante tener en cuenta que incluso si el mensaje de estado indica una operación correcta, debe revisar el contenido y la estructura de la tabla para asegurarse de que todo es correcto antes de empezar a utilizar la tabla.

Abra la tabla de destino en la vista Hoja de datos para ver si todos los datos se agregaron a la tabla correctamente. Debe abrir la tabla en la vista Diseño para revisar el tipo de datos y otros valores de propiedades de los campos.

En la tabla siguiente se describen los pasos que puede ejecutar para corregir valores que faltan o son incorrectos.

Sugerencia   Al solucionar problemas, si ve que faltan sólo algunos valores, puede agregarlos directamente a la tabla en la vista Hoja de datos. Por otra parte, si ve que faltan columnas enteras o un gran número de valores o que no se han importado correctamente, corrija el problema en el archivo de origen. Una vez corregidos todos los problemas conocidos, repita la operación de importación.

Problema

Resolución

Valores - 1 o 0

Si el archivo de origen incluye un campo que contiene sólo valores Verdadero o Falso, o sólo valores Sí o No, y ha seleccionado Sí/No como tipo de datos para el campo, verá -1 y 0 en la tabla. Abra la tabla en la vista Diseño y establezca la propiedad Formato en Verdadero/Falso o Sí/No.

Campos multivalor

Access no admite la importación de varios valores en un campo. La lista de valores se trata como un valor único y se coloca en un campo de texto, separado por signos de punto y coma.

Datos truncados

Si los datos aparecen truncados en una columna, intente aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si aumentar el ancho no resuelve el problema, es posible que la causa sea que el tipo de datos de un campo numérico esté establecido en Entero largo cuando debería estar establecido en Doble.

Datos que faltan en una clave principal o en campos indizados

Los registros que está importando pueden contener valores duplicados que no se pueden guardar en el campo de clave principal de la tabla de destino o en un campo que tiene la propiedad Indizado establecida en Sí (Sin duplicados) en una base de datos de Access. Elimine los valores duplicados en el archivo de origen e intente importar de nuevo.

Valores nulos

Cuando abre la tabla en la vista Hoja de datos, es posible que vea algunos campos en blanco. Siga el procedimiento que se describe a continuación para minimizar o eliminar las instancias de valores nulos en la tabla:

  • Si las 25 primeras filas de origen contienen valores de tipos de datos diferentes, abra el archivo de origen y reorganice las líneas para asegurarse de que las 25 primeras filas no contienen valores combinados en ninguno de los campos. A continuación, intente importar de nuevo.

  • Incluya todos los valores no textuales que desee guardar como valores de texto entre comillas simples o dobles.

  • Durante la operación de importación, seleccione el tipo de datos adecuado para cada campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que vea valores nulos o valores incorrectos en toda la columna.

Asimismo, es posible que desee revisar la tabla de registro de errores de la última página del Asistente en la vista Hoja de datos. La tabla tiene tres campos: Error, Campo y Fila. Cada fila contiene información sobre un error específico y el contenido del campo Error debe ayudarle a solucionar el problema.

Lista completa de cadenas de error y sugerencias de solución de problemas

Error

Descripción

Truncamiento de campo

Un valor del archivo es demasiado grande para el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de este campo.

Error en la conversión de tipo

Un valor del archivo de texto o de la hoja de cálculo es un tipo de datos incorrecto para este campo. Es posible que falte el valor o que aparezca de forma incorrecta en el campo de destino. Vea las entradas en la tabla anterior para obtener más información sobre cómo solucionar este problema.

Infracción de clave

El valor de clave principal de este registro es un duplicado, es decir, que ya existe en la tabla.

Error de regla de validación

Un valor infringe la regla establecida utilizando la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) para este campo o tabla.

Nulo en campo requerido

No se permite un valor nulo en este campo porque la propiedad Requerido para el campo está establecida en .

Valor nulo en campo Autonumérico

Los datos que está importando contienen un valor nulo que ha intentando anexar a un campo Autonumérico.

Registro no analizable

Un valor de texto contiene el carácter delimitador de texto (en general, comillas dobles). Siempre que un valor contiene el carácter delimitador, se debe repetir el carácter dos veces en el archivo de texto; por ejemplo:

10 - discos/caja 3 1/2""


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Vincular a un archivo de texto

Utiliza la vinculación para conectarse a datos de otro archivo sin importarlos, de esta forma, puede ver los datos más recientes en el programa original y en el archivo de Access sin necesidad de crear y mantener una copia en Access. Si no desea copiar el contenido del archivo de texto en la base de datos de Access pero desea ejecutar consultas y generar informes basados en estos datos, debe vincularse al archivo de texto en lugar de importarlo.

Al vincular a un archivo de texto, Access crea una tabla nueva que se vincula al archivo de origen. Cualquier cambio realizado en el archivo de origen se refleja en la tabla vinculada, no obstante, no será posible modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea realizar cambios en el contenido o la estructura de datos, debe abrir el archivo de origen y realizar los cambios en él.

Escenarios comunes para vincular a un archivo de texto en Access

  • Utiliza un programa que envía datos en formato de texto pero desea utilizar los datos para análisis e informes posteriores mediante el uso de varias aplicaciones, entre ellas Access.

  • Los datos con los que desea trabajar los mantiene un departamento o grupo de trabajo diferente. Desea ver los datos más recientes pero no desea modificar ni mantener su propia copia.

Si es la primera vez que vincula a un archivo de texto

  • Al vincular a un archivo de texto, Access crea una tabla nueva, a menudo denominada tabla vinculada. La tabla vinculada muestra los datos del archivo de origen pero no almacena realmente los datos en la base de datos.

  • No puede vincular un archivo de texto a una tabla existente en la base de datos. Es decir, no puede anexar datos a una tabla existente ejecutando una operación de vinculación.

  • Una base de datos puede contener varias tablas vinculadas.

  • Cualquier cambio realizado en el archivo de origen se refleja automáticamente en la tabla vinculada. No obstante, el contenido y la estructura de una tabla vinculada en Access son de sólo lectura.

  • Al abrir un archivo de texto en Access, Access crea una base de datos en blanco e inicia automáticamente el Asistente para vinculación de texto.

Pasos para la vinculación a un archivo de texto

  1. Busque el archivo de texto y ábralo en un programa de procesamiento, como Word o Bloc de notas.

    Tenga en cuenta que sólo puede vincular a un archivo de texto a la vez durante una operación de vinculación. Para vincular a varios archivos de texto, repita la operación de vinculación para cada archivo.

  2. Revise el contenido del archivo de origen y ejecute una acción tal como se describe en la tabla siguiente:

Elemento

Descripción

Delimitado o ancho fijo

Asegúrese de que el archivo sigue uno de los formatos de forma coherente. Si el archivo está delimitado, identifique el carácter delimitador. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que cada campo tiene el mismo ancho en cada registro.

Cualificadores de texto

Algunos archivos delimitados podrían contener valores de campo que se encuentran entre comillas simples o dobles, tal como se muestra aquí:

"Cecilia Cornejo",25,4/5/2001,"Nueva York"

"Arturo López",27,2000,"Chicago"

El carácter que comprende un valor de campo se denomina cualificador de texto. Los cualificadores de texto no son obligatorios pero son fundamentales si:

  • El delimitador de campo aparece como parte de los valores de campo. Por ejemplo, si se utiliza una coma como delimitador de campo, y Nueva York, Chicago es un valor de campo válido, debe incluir el valor dentro de un par de cualificadores, como por ejemplo: "Nueva York, Chicago".

  • Desea que Access trate valores no textuales, como 0452934 y 0034539, como valores de texto y los guarda en el campo de texto.

Durante la operación de vinculación, puede especificar si el archivo utiliza un cualificador y, si es el caso, especifique el carácter que actúa como cualificador.

Asegúrese de que se utiliza el mismo cualificador de texto en todo el archivo y de que se incluyen sólo valores de texto dentro de un par de cualificadores.

Número de campos

El número de campos de origen no debe superar 255, Access no puede admitir más de 255 campos en una tabla.

Omitir registros y campos

Puede omitir campos determinados pero no puede omitir registros.

Líneas y campos en blanco

Elimine todas las líneas en blanco innecesarias en el archivo. Si hay campos en blanco, intente agregar los datos que faltan en el archivo de origen.

Caracteres extraños

Revise y quite los caracteres adicionales como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro.

Tipos de datos

Para evitar errores durante la vinculación, asegúrese de que cada campo de origen contiene el mismo tipo de datos en cada línea. Access examina las 25 primeras filas de un archivo para determinar el tipo de datos de los campos de la tabla. Recomendamos asegurarse de que las 25 primeras filas de origen no combinan valores de distintos tipos de datos en ninguno de los campos. Debe asegurarse igualmente de que los valores no textuales están incluidos entre comillas simples o dobles.

Si el archivo de origen contiene valores combinados en las filas que siguen a la fila 25, la operación de importación puede mostrar valores de error o convertirlos de forma incorrecta. Para obtener información sobre solución de problemas, vea la sección Solucionar problemas con #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada, posteriormente en este artículo.

Nombres de campos

Para archivos de texto delimitado si el archivo no incluye los nombres de los campos, es una buena costumbre colocarlos en la primera fila. Durante la operación de vinculación, puede especificar que Access trate los valores de la primera fila como nombres de campos. No obstante, al importar archivos de texto de ancho fijo, no hay posibilidad de tratar los valores de la primera fila como nombres de campos.

  1. Cierre el archivo de origen si está abierto.

  2. Abra la base de datos en la que desea crear el vínculo. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura y de que tiene permisos necesarios para realizar cambios en ella.

    Si no desea guardar el vínculo en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco.

    ¿Cómo puedo crear una base de datos en blanco?

    Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

  3. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Archivo de texto.Imagen del botón

    Nota   Los comandos Importar están disponibles sólo cuando está abierta una base de datos.

  4. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, especifique el nombre del archivo de texto que contiene los datos con los que desea establecer un vínculo en el cuadro Nombre de archivo.

  5. Seleccione Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y haga clic en Aceptar.

    Se inicia el Asistente para vinculación de texto. Este Asistente le guía durante el proceso de vinculación.

  6. Access examina el contenido del archivo y sugiere cómo está organizado el archivo. Si el archivo utiliza un carácter delimitador para separar los campos, debe asegurarse de que la opción Delimitado esté seleccionada. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que la opción Ancho fijo esté seleccionada.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. La página siguiente que se muestra del Asistente depende de si ha seleccionado la opción delimitado o ancho fijo.

    Archivos delimitados     Seleccione o especifique el carácter que delimita los valores de campo. Si el archivo utiliza un cualificador de texto, en el cuadro Cualificador de texto, seleccione " o '. Si la primera fila del archivo de origen contiene nombres de campos, active la casilla de verificación Primera fila contiene nombres de campos. A continuación, haga clic en Siguiente.

    Archivos de ancho fijo    El Asistente muestra el contenido del archivo. Si Access detecta una estructura de columnas en los datos, coloca líneas verticales en los datos para separar los campos. Revise la estructura sugerida por el Asistente y, si es necesario, siga las instrucciones en la página del Asistente para agregar, borrar o ajustar las líneas. A continuación, haga clic en Siguiente.

  9. En la página siguiente del Asistente, Access muestra las propiedades de campos. Haga clic en una columna en la parte inferior de la página del Asistente para ver las propiedades de los campos correspondientes. Revise y cambie, si lo desea, el nombre y el tipo de datos de los campos de destino.

    Access revisa las 25 primeras filas de cada columna y sugiere el tipo de datos predeterminado para el campo correspondiente. Si hay distintos tipos de valores, como valores de texto y numéricos, en las 25 primeras filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que es compatible con todos o la mayoría de los valores de la columna. En la mayor parte de los casos, es el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos diferente, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos elegido generarán valores de error o se convertirán de forma incorrecta. Para obtener más información, vea la sección siguiente, Solucionar problemas con #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada.

    ¿Para qué se utiliza el botón Avanzadas?

    El botón Avanzadas en el Asistente para importación de texto le permite crear o abrir una especificación de vinculación en el formato utilizado por versiones anteriores de Access. Office Access 2007 no proporciona un modo de guardar una especificación de vinculación, a diferencia de las operaciones de importación y exportación, por lo que si desea guardar información de una especificación de vinculación, haga clic en Avanzadas, establezca las opciones que desee y haga clic en Guardar como.

  10. Haga clic en Siguiente.

  11. En la última página del Asistente, especifique un nombre para la tabla vinculada y haga clic en Finalizar. Si ya existe una tabla con ese nombre, Access solicitará si desea sobrescribir la tabla existente. Haga clic en para sobrescribir o en No para especificar un nombre de tabla diferente.

    Access intenta crear la tabla vinculada. Si la tabla se crea correctamente, Access muestra el mensaje Se ha terminado de vincular la tabla.... Abra la tabla vinculada, revise los campos y datos para asegurarse de que ve los datos correctos en todos los campos.

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Solucionar problemas con #Num! y valores incorrectos en una tabla vinculada

Incluso si ve el mensaje Se ha terminado de vincular la tabla, debe abrir de todos modos la tabla en la vista Hoja de datos para comprobar que todas las filas y columnas muestran datos correctos.

Si ve errores o datos incorrectos en alguna parte de la tabla, corríjalos tal como se describe en la tabla siguiente e intente vincular de nuevo. Recuerde que no podrá agregar valores directamente a la tabla vinculada dado que la tabla es de sólo lectura.

Problema

Resolución

Valores - 1 o 0

Si el archivo de origen incluye un campo que contiene sólo valores Verdadero o Falso, o sólo valores Sí o No, y ha seleccionado Sí/No como tipo de datos para el campo, verá -1 o 0 en la tabla. Abra la tabla en la vista Diseño y establezca la propiedad Formato en Verdadero/Falso o Sí/No.

Campos multivalor

Al importar datos a una tabla nueva, Access no habilita la compatibilidad para varios valores en un campo. La lista de valores se trata como un valor único y se coloca en un campo de texto separado, por signos de punto y coma.

Datos truncados

Si los datos aparecen truncados en una columna, intente aumentar el ancho de la columna en la vista Hoja de datos. Si aumentar el ancho no resuelve el problema, es posible que la causa sea que el tipo de datos de un campo numérico esté establecido en Entero largo cuando debería estar establecido en Doble.

#Num!

Cuando abre la tabla en la vista Hoja de datos, es posible que vea que algunos campos contienen #Num! en vez del valor real. Siga el procedimiento que se describe a continuación para minimizar o eliminar todas las instancias de valores nulos en la tabla:

  • Incluya todos los valores no textuales que desee guardar como valores de texto entre comillas simples o dobles.

  • Durante la operación de vinculación, seleccione el tipo de datos correcto para cada campo. Si el tipo de datos es incorrecto, es posible que toda la columna contenga sólo valores #Num! para todas las filas.

La tabla siguiente lista casos en los que sigue viendo el error #Num! en los campos:

Si los valores que faltan son de tipo...

Y el tipo de campo de destino es...

Debería...

Texto

Numérico o fecha

Reemplazar todos los valores de texto por valores que coincidan con el tipo de datos del campo de destino e intentar vincular de nuevo.

Fecha

Numérico

Reemplazar todos los valores de fecha por valores numéricos e intentar vincular de nuevo.

Numérico

Fecha

Reemplazar todos los valores numéricos por valores de fecha e intentar vincular de nuevo.

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Se aplica a: Access 2007



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