Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access

Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access

Puede reunir datos desde una base de datos de Access a otra de muchas formas. Copiar y pegar es el método más sencillo, pero importar y vincular ofrecen mayor control y flexibilidad sobre los datos que visualice y sobre cómo poner esos datos a la base de datos de destino.

En este artículo se explica cómo importar o vincular a datos en otra base de datos de Access.

¿Qué desea hacer?

Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access

Importar datos de otra base de datos de Access

Vincular a datos en otra base de datos de Access

Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access

Al importar desde otra base de datos, Access crea una copia de los datos en la base de datos de destino sin modificar el origen. Durante la operación de importación, puede elegir los objetos que desea copiar, controlar cómo se importan las tablas y consultas, especificar si se deben importar relaciones entre tablas y así sucesivamente.

Desea importar datos de ejemplo para crear algunas tablas que son similares a las tablas que existen en otra base de datos. Desea copiar la tabla completa o simplemente la tabla definiciones para evitar diseñar manualmente cada una de estas tablas. Si elige importar la definición de la tabla, obtendrá una tabla vacía. En otras palabras, los campos y propiedades de campo se copian a la base de datos de destino, pero no los datos de la tabla. Otra ventaja de importación (respecto a una operación de copiar y pegar) es que puede importar las relaciones entre las tablas junto con las propias tablas.

Si su objetivo es agregar los registros de una base de datos a una tabla existente en otra base de datos, puede importar los registros a una tabla nueva y, a continuación, crear una consulta de datos anexados. No se puede anexar registros a una tabla existente durante una operación de importación. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados.

Desea vincular a datos en otra base de datos de Access, si su organización usa varias bases de datos de Access, pero los datos de algunas tablas, como los empleados, deben compartirse entre varias bases de datos. En lugar de duplicar la tabla en cada dicha base de datos, puede mantener la tabla en una sola base de datos y un vínculo a ella desde otras bases de datos. Otro grupo de trabajo o departamento necesita poder agregar a y utilizar los datos de la base de datos, pero desea continuar para el propietario de la estructura de las tablas.

Importar datos de otra base de datos de Access

El proceso de importación de datos sigue estos pasos generales:

  • Prepararse para la operación de importación

  • Ejecutar al Asistente para importación

  • Si lo desea guardar la configuración de importación como una especificación de importación para su uso posterior

Los siguientes conjuntos de pasos explican cómo llevar a cabo cada acción.

Prepararse para la operación de importación

  1. Busque la base de datos de origen e identificar los objetos que desea importar.

    Si la base de datos de origen es un archivo .mdb o .accdb, puede importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Si el archivo de origen es un archivo .mde o .accde, puede importar solo tablas.

  2. Si esta es la primera vez que va a importar datos desde una base de datos de Access, consulte la tabla siguiente para obtener algunos consejos útiles.

    Elemento

    Descripción

    Varios objetos

    Puede importar varios objetos en una única operación de importación.

    Nuevo objeto

    Cada operación de importación crea un nuevo objeto en la base de datos de destino. No puede sobrescribir un objeto existente o anexar registros a una tabla existente mediante una operación de importación.

    Importar una tabla vinculada

    Si la tabla de origen (por ejemplo, Empleados1 de la base de datos de ventas) es realmente una tabla vinculada (una tabla en la que se vincula a la tabla empleados en la base de datos de nóminas), la operación de importación se reemplaza por una operación de vinculación. Al final de la operación, verá una tabla vinculada (denominada, por ejemplo, Empleados1) a la tabla de origen original (empleados en la base de datos de nóminas).

    Omitir campos y registros

    No puede omitir campos concretos o registros al importar datos desde una tabla o consulta. Sin embargo, si no desea importarlos registros de una tabla, puede importar la definición de la tabla.

    Relaciones

    Puede importar las relaciones entre tablas de origen.

    Definición de la tabla

    Puede elegir importar una tabla completa o simplemente la tabla definición. Cuando se importa únicamente la definición, Access crea una tabla que tiene los mismos campos que la tabla de origen, pero sin datos.

    Campos de búsqueda

    Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe importar la tabla o consulta relacionada si desea que el campo de destino para mostrar los valores de búsqueda. Si no importa la tabla o consulta relacionada, el campo de destino sólo mostrará los identificadores de búsqueda.

    Consultas

    Puede importar una consulta como una consulta o una tabla. Si importa una consulta como una consulta, debe importar las tablas subyacentes.

  3. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario tenga abierta en modo exclusivo.

  4. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es de solo lectura y que tiene los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.

    Si la base de datos de origen está protegido con contraseña, le pide que escriba la contraseña cada vez que use como un origen de para una operación de importación.

    Nota: Si desea importar los datos en una nueva base de datos, debe crear una base de datos en blanco que no contiene las tablas, formularios o informes antes de iniciar la operación de importación.

    La operación de importación no sobrescribir o modificar cualquiera de las tablas o los objetos. Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) en el nombre del objeto de importación. Por ejemplo, si importa la tabla problemas a una base de datos que ya tiene una tabla denominada envíos, la tabla importada llamará PROBLEMAS1. Si el nombre Envíos1 ya está en uso, la nueva tabla llamará problemas2 y así sucesivamente.

    Es importante que tenga en cuenta que, si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla en la base de datos de destino, debe usar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de importación. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados.

Importar los datos

  1. La ubicación del Asistente para importación varía ligeramente dependiendo de su versión de Access. Elija los pasos que coinciden con la versión de Access:

    • Si está usando la versión más reciente de la versión de suscripción de Office 365 de Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Nuevo origen de datos > Desde base de datos > acceso.

    • Si usa Access 2016, Access 2013 o Access 2010, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Access.

    • Si usa Access 2007, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

  2. Los Obtener datos externos - base de datos de Access importar y vincular abre el asistente.

    Asistente para importación de captura de pantalla de obtener datos externos - base de datos de Access

  3. En el cuadro de texto nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para mostrar el cuadro de diálogo Abrir archivo.

  4. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y haga clic en Aceptar.

    Se abre el cuadro de diálogo Importar objetos.

    Seleccione los objetos que desea importar en el cuadro de diálogo Importar objetos

  5. En el cuadro de diálogo Importar objetos, en la ficha tablas, seleccione las tablas que desea importar. Si desea importar consultas, haga clic en la pestaña consultas y seleccione las consultas que desea importar.

    Para cancelar un objeto seleccionado, haga clic en el objeto.

  6. Haga clic en Opciones para especificar opciones adicionales.

    La siguiente tabla describe cómo afecta cada opción a los resultados de la operación.

    Elemento

    Descripción

    Casilla Relaciones

    Seleccione esta opción para importar las relaciones entre las tablas seleccionadas.

    Casilla Menús y barras de herramientas

    Seleccione esta opción para importar todos los menús y barras de herramientas personalizados que existen en la base de datos de origen. Los menús y las barras de herramientas se muestran en una pestaña llamada Complementos.

    Casilla Especificaciones de importación/exportación

    Seleccione esta opción para importar todas las especificaciones de importación y exportación guardadas que existen en la base de datos de origen.

    Casilla Grupos del panel de exploración

    Seleccione esta opción para importar todos los grupos del panel de exploración personalizados que existen en la base de datos de origen.

    Botón de opción Definición y datos

    Seleccione esta opción para importar la estructura y los datos de todas las tablas seleccionadas.

    Botón de opción Sólo definición

    Seleccione esta opción para importar solo los campos de las tablas seleccionadas. No se importan los registros de origen.

    Botón de opción Como consultas

    Seleccione esta opción para importar las consultas seleccionadas como consultas. En este caso, recuerde importar todas las tablas subyacentes junto con las consultas.

    Botón de opción Como tablas

    Seleccione esta opción para importar las consultas como tablas. En este caso, no es necesario importar las tablas subyacentes.

  7. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

    Access copia los datos y muestra los mensajes de error si se produce algún problema. Si se realiza correctamente la operación de importación de datos, la última página del asistente permite guardar los detalles de la operación como una especificación de importación para usos futuros.

Vincular a datos en otra base de datos de Access

Vinculación le permite conectarse a datos en otra base de datos sin importarlos, para que puedan ver y modificar los datos más recientes en el origen de ambas y bases de datos de destino sin necesidad de crear y mantener dos copias de los mismos datos. Puede vincular únicamente a las tablas de otra base de datos de Access. No se puede vincular a las consultas, formularios, informes, macros o módulos.

Cuando se vincula a una tabla en una base de datos, Access crea una nueva tabla, denominada tabla vinculada, que mantiene un vínculo a los campos y registros de origen. Los cambios que realice en los datos de la base de datos de origen se reflejarán en la tabla vinculada en la base de datos de destino y viceversa. Sin embargo, no puede cambiar la estructura de una tabla vinculada en la base de datos de destino. En otras palabras, no puede realizar cambios en una tabla vinculada, como agregar o eliminar un campo o modificar el tipo de datos de un campo.

El proceso de vinculación a datos en otra base de datos de Access sigue estos pasos generales:

  • Prepararse para la operación de vínculo

  • Ejecutar al Asistente para vincular

Los siguientes conjuntos de pasos explican cómo llevar a cabo cada acción.

Prepararse para vincular tablas en una base de datos de Access

  1. Busque la base de datos de origen.

    El formato de archivo puede ser MDB, MDE, ACCDB o ACCDE. Si la base de datos de origen está protegido con contraseña, se le pedirá que escriba la contraseña durante la operación de vinculación.

  2. Identifique las tablas que desea vincular. Puede vincular a tablas, pero no puede vincular a las consultas, formularios, informes, macros o módulos. Si es la primera vez que se vincula a las tablas de otra base de datos de Access, consulte la tabla siguiente para obtener algunos consejos útiles.

    Elemento

    Descripción

    Varios objetos

    Puede crear vínculos a varias tablas en una única operación de vinculación. Se crea una tabla vinculada de cada tabla de origen.

    Tablas vinculadas como origen

    No se puede vincular a una tabla que ya es una tabla vinculada en la base de datos de origen.

    Por ejemplo, si la tabla Empleados1 a la que desea crear un vínculo a la base de datos de ventas es realmente una tabla vinculada a la tabla empleados en la base de datos de nómina, no puede usar la tabla Empleados1 de la base de datos de ventas como la tabla de origen. En su lugar debe vincularse directamente a la tabla empleados en la base de datos de nóminas.

    Tabla nueva o existente

    Cada operación de vinculación crea una nueva tabla vinculada para cada tabla de origen. No puede sobrescribir o anexar a una tabla existente mediante una operación de vinculación.

    Relaciones

    Si selecciona varias tablas de origen, las relaciones entre las tablas se automáticamente transfieren a la base de datos de destino. Sin embargo, no puede cambiar o eliminar la relación de la base de datos de destino.

    Campos de búsqueda

    Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla, debe recordar a establecer un vínculo a la tabla relacionada si desea que el campo de destino para mostrar los valores de búsqueda. Si no se vincula a la tabla o consulta relacionada, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.

  3. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún otro usuario tiene la base de datos abierta en modo exclusivo.

  4. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos de destino no es de solo lectura y que tiene los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.

    Nota: Si desea crear los vínculos en una nueva base de datos, debe crear una base de datos en blanco (una que no contiene las tablas, formularios o informes) antes de iniciar la operación de vinculación.

    La operación no sobrescribir o modificar cualquiera de las tablas o los objetos. Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) en el nombre de la tabla vinculada. Por ejemplo, si se vincula a la tabla de problemas desde una base de datos que ya tiene una tabla denominada envíos, la tabla vinculada llamará PROBLEMAS1. Si el nombre Envíos1 ya está en uso, la nueva tabla llamará problemas2 y así sucesivamente.

    Recuerde que si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla en la base de datos de destino, debe usar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de vinculación.

    Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados.

Vincular a los datos

  1. La ubicación del Asistente para vinculación varía ligeramente dependiendo de su versión de Access. Elija los pasos que coinciden con la versión de Access:

    • Si está usando la versión más reciente de la versión de suscripción de Office 365 de Access, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Nuevo origen de datos > Desde base de datos > acceso.

    • Si usa Access 2016, Access 2013 o Access 2010, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Access.

    • Si usa Access 2007, en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

  2. Los Obtener datos externos - base de datos de Access importar y vincular abre el asistente.

    Asistente para importación de captura de pantalla de obtener datos externos - base de datos de Access

  3. En el cuadro de texto nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para mostrar el cuadro de diálogo Abrir archivo.

  4. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Se abre el cuadro de diálogo Vincular tablas.

    Seleccione una tabla para crear el vínculo en el cuadro de diálogo Vincular tablas

  5. En el cuadro de diálogo Vincular tablas, seleccione las tablas que desea vincular.

    Para cancelar una selección, haga clic en la tabla.

  6. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

    Access crea las tablas vinculadas.

  7. Abra las tablas vinculadas en la vista Hoja de datos para asegurarse de que los datos son correctos.

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Notas: 

  • Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

  • Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí. Todos los miembros de la comunidad de Microsoft pueden mejorar este artículo mediante el marco de colaboración en traducciones (CTF). Simplemente, mueva el puntero sobre cualquier frase del artículo y, a continuación, haga clic en "MEJORAR TRADUCCIÓN" en el widget CTF. Haga clic aquí para obtener más información acerca de CTF. Con el uso de CTF, el usuario acepta nuestras Condiciones del servicio.

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