Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede reunir datos desde una base de datos de Access a otra de muchas formas. Copiar y pegar es el método más sencillo, pero importar y vincular ofrecen mayor control y flexibilidad sobre los datos que visualice y sobre cómo poner esos datos a la base de datos de destino.

En este artículo se explica cómo importar o vincular a datos en otra base de datos de Access.

¿Qué quiere hacer?

Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access

Importar datos de otra base de datos de Access

Vincular a datos en otra base de datos de Access

Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access

Al importar desde otra base de datos, Access crea una copia de los datos o los objetos en la base de datos de destino sin modificar el origen. Durante la operación de importación, puede elegir los objetos que desea copiar, controlar cómo se importan las tablas y consultas, especificar si se deben importar relaciones entre tablas y así sucesivamente.

Escenarios comunes para importar datos u objetos de una base de datos de Access

Normalmente, importa datos por los siguientes motivos:

  • Desea combinar dos bases de datos al copiar todos los objetos en una base de datos a otro. Al importar, puede copiar a otra base de datos en una única operación todas las tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos, junto con las relaciones de tablas.

  • Tiene que crear algunas tablas que son similares a las tablas que existen en otra base de datos. Desea copiar la tabla completa o simplemente la tabla definiciones para evitar diseñar manualmente cada una de estas tablas. Si elige importar la definición de la tabla, obtendrá una tabla vacía. En otras palabras, los campos y propiedades de campo se copian a la base de datos de destino, pero no los datos de la tabla. Otra ventaja de importación (respecto a una operación de copiar y pegar) es que puede importar las relaciones entre las tablas junto con las propias tablas.

  • Debe copiar un conjunto de objetos relacionados en otra base de datos. Por ejemplo, que desea copiar la tabla empleados y el formulario empleados a una segunda base de datos. Importación le permite copiar un objeto y todos sus objetos relacionados en otra base de datos en una única operación.

Nota: Si su objetivo es agregar los registros de una base de datos a una tabla existente en otra base de datos, puede importar los registros a una tabla nueva y, a continuación, crear una consulta de datos anexados. No se puede anexar registros a una tabla existente durante una operación de importación. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo crear una consulta de datos anexados.

Escenarios comunes para vincular a una tabla en una base de datos de Access

Considere la posibilidad de vincular a datos en las siguientes circunstancias:

  • Su organización usa varias bases de datos de Access, pero los datos de algunas tablas, como los empleados, deben compartirse entre varias bases de datos. En lugar de duplicar la tabla en cada dicha base de datos, puede mantener la tabla en una sola base de datos y un vínculo a ella desde otras bases de datos.

  • Otro grupo de trabajo o departamento necesita poder agregar a y utilizar los datos de la base de datos, pero desea continuar para el propietario de la estructura de las tablas.

Consideraciones especiales para la importación de bases de datos de Access 2.0 y Access 95

Puede vincular tablas desde una base de datos de Access en Access 2007, independientemente del formato de archivo de la base de datos de origen. Sin embargo, hay algunas restricciones en los tipos de objetos, puede Importar desde bases de datos de Access 2.0 o Access 95.

Access 2.0    Puede importar tablas, consultas y macros de una base de datos de Access 2.0 (.mdb) a una base de datos de Access 2007 (.accdb). Sin embargo, no puede importar formularios, informes o módulos de una base de datos de Access 2.0.

Access 95    Puede importar tablas, consultas y macros de una base de datos de Access 95 (.mdb) a una base de datos de Access 2007 (.accdb). Si el archivo dev20.dllVbacestá instalado en su equipo, también puede importar formularios, informes y módulos de una base de datos de Access 95. El archivo Vbacv20.dll se instala en algunas versiones anteriores de Microsoft Office. Microsoft no proporciona este archivo Access 2007.

Si el archivo Vbacv20.dll no está instalado en su equipo, no puede importar formularios, informes y módulos de una base de datos de Access 95. En ese caso, si la base de datos de Access 95 contiene formularios, informes y módulos que no se puede convertir y volver a crear en Access 2007 manualmente, debe usar una versión anterior de Access, como Microsoft Office Access 2003 para convertir el archivo en Access 2000 o formato de archivo de Access 2002-2003.

La siguiente tabla resume qué importar y vincular las capacidades son compatibles entre Access 2007 y bases de datos creadas en versiones anteriores de Access:

Formato de archivo de origen

Importar tablas, consultas y macros en Access 2007

Importar formularios, informes y módulos en Access 2007

Vincular las tablas

Access 2.0

Compatible

Incompatible

Compatible

Access 95

Compatible

Compatible, si el archivo Vbacv20.dll está instalado en su equipo

Compatible

Access 97 a Access 2003

Compatible

Compatible

Compatible

Para obtener más información sobre la importación de bases de datos de Access 95 y Access 2.0, haga clic en los vínculos de la sección Vea también.

En las siguientes secciones se explica cómo importar y vincular a los objetos de base de datos.

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Importar datos de otra base de datos de Access

El proceso de importación de datos sigue estos pasos generales:

  • Prepararse para la operación de importación

  • Ejecutar al Asistente para importación

  • Si lo desea guardar la configuración de importación como una especificación de importación para su uso posterior

Los siguientes conjuntos de pasos explican cómo llevar a cabo cada acción.

Prepararse para la operación de importación

  1. Busque la base de datos de origen e identificar los objetos que desea importar.

    Si la base de datos de origen es un archivo .mdb o .accdb, puede importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Si el archivo de origen es un archivo .mde o .accde, puede importar solo tablas.

  2. Si esta es la primera vez que va a importar datos desde una base de datos de Access, consulte la tabla siguiente para obtener algunos consejos útiles.

Elemento

Descrip ción

Varios objetos

Puede importar varios objetos en una única operación de importación.

Nuevo objeto

Cada operación de importación crea un nuevo objeto en la base de datos de destino. No puede sobrescribir un objeto existente o anexar registros a una tabla existente mediante una operación de importación.

Importar una tabla vinculada

Si la tabla de origen (por ejemplo, Empleados1 de la base de datos de ventas) es realmente una tabla vinculada (una tabla en la que se vincula a la tabla empleados en la base de datos de nóminas), la operación de importación se reemplaza por una operación de vinculación. Al final de la operación, verá una tabla vinculada (denominada, por ejemplo, Empleados1) a la tabla de origen original (empleados en la base de datos de nóminas).

Omitir campos y registros

No puede omitir campos concretos o registros al importar datos desde una tabla o consulta. Sin embargo, si no desea importarlos registros de una tabla, puede importar la definición de la tabla.

Relaciones

Puede importar las relaciones entre tablas de origen.

Definición de tabla

Puede elegir importar una tabla completa o simplemente la tabla definición. Cuando se importa únicamente la definición, Access crea una tabla que tiene los mismos campos que la tabla de origen, pero sin datos.

Objetos de origen de registro

Importar una consulta, formulario o informe no importa automáticamente los orígenes de registros subyacentes. Debe importar todos los orígenes de registro subyacentes, o bien la consulta, formulario o informe no funcionarán.

Campos de búsqueda

Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe importar la tabla o consulta relacionada si desea que el campo de destino para mostrar los valores de búsqueda. Si no importa la tabla o consulta relacionada, el campo de destino sólo mostrará los identificadores de búsqueda.

Subformularios, subinformes

Al importar un formulario o informe, subformularios y subinformes incluidos en el formulario o informe no se importan automáticamente. Debe importar cada subformulario, subinforme y sus subyacente grabar orígenes para el formulario o informe a trabajar en la base de datos de destino.

Consultas

Puede importar una consulta como una consulta o una tabla. Si importa una consulta como una consulta, debe importar las tablas subyacentes.

  1. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario tenga abierta en modo exclusivo.

  2. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es de solo lectura y que tiene los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.

    Si la base de datos de origen está protegido con contraseña, le pide que escriba la contraseña cada vez que use como un origen de para una operación de importación.

    Nota: Si desea importar los datos en una nueva base de datos, debe crear una base de datos en blanco que no contiene las tablas, formularios o informes antes de iniciar la operación de importación. Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en nuevo.

    La operación de importación no sobrescribir o modificar cualquiera de las tablas o los objetos. Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) en el nombre del objeto de importación. Por ejemplo, si importa la tabla problemas a una base de datos que ya tiene una tabla denominada envíos, la tabla importada llamará PROBLEMAS1. Si el nombre Envíos1 ya está en uso, la nueva tabla llamará problemas2 y así sucesivamente.

    Es importante que tenga en cuenta que, si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla en la base de datos de destino, debe usar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de importación. Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo crear una consulta de datos anexados.

Importar los datos

  1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access. Imagen del botón

    Nota: La ficha Datos externos está disponible sólo cuando se abre una base de datos.

  2. En el cuadro de texto nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para mostrar el cuadro de diálogo Abrir archivo.

  3. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en cada ficha y seleccione los objetos que desee.

    Para cancelar un objeto seleccionado, haga clic en el objeto.

  5. Haga clic en Opciones para especificar opciones adicionales.

    La siguiente tabla describe cómo afecta a los resultados de la operación de cada opción.

Elemento

Descripción

Casilla de verificación relaciones

Seleccione esta opción para importar las relaciones entre las tablas seleccionadas.

Casilla de verificación de los menús y barras de herramientas

Seleccione esta opción para importar cualquier menús personalizados y barras de herramientas que existen en la base de datos de origen. Los menús y barras de herramientas se muestran en una ficha denominada Complementos.

Casilla de verificación Especificaciones de importación/exportación

Seleccione esta opción para importar cualquier importación guardada o exportar especificaciones que existen en la base de datos de origen.

Casilla de verificación Grupos del panel de navegación

Seleccione esta opción para importar los grupos personalizados de panel de navegación que existen en la base de datos de origen.

Botón de opción definición y datos

Seleccione esta opción para importar la estructura y datos de todas las tablas seleccionadas.

Botón de opción Sólo definición

Seleccione esta opción para importar únicamente los campos de las tablas seleccionadas. No se importan los registros de origen.

Botón de opción Como consultas

Seleccione esta opción para importar las consultas seleccionadas como consultas. En este caso, recuerde importar todas las tablas subyacentes junto con las consultas.

Botón de opción Como tablas

Seleccione esta opción para importar las consultas como tablas. En este caso, no necesita importar las tablas subyacentes.

  1. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

    Access copia los datos y muestra los mensajes de error si se produce algún problema. Si se realiza correctamente la operación de importación de datos, la última página del asistente permite guardar los detalles de la operación como una especificación de importación para usos futuros. Los siguientes pasos explican cómo guardar los detalles de la operación como una especificación.

Guardar la especificación de importación

  1. Haga clic en Guardar los pasos de importación para guardar los detalles de la operación.

    Guardar los detalles le ayuda a repetir la operación posteriormente sin tener el Asistente cada vez.

  2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación. Si quiere, escriba una descripción en el cuadro Descripción.

  3. Seleccione la casilla de verificación Crear tarea de Outlook si desea realizar la operación a intervalos fijos, como semanal o mensualmente.

    Esto crea una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 que le permite ejecutar la especificación.

  4. Haga clic en Guardar importación.

    Si no seleccionó la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access guarda la especificación e importa los objetos especificados. Ahora puede revisar las tablas importadas y otros objetos para asegurarse de que se han importado correctamente.

Si seleccionó la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access inicia Outlook. Use este procedimiento para completar los pasos siguientes.

Nota: Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.

  1. En Outlook, revise y modifique la configuración de tareas tales como Vencimiento y Aviso.

    Para hacer que la tarea se repita, haga clic en Periodicidad. Esta ilustración muestra al programador de tareas con algunos valores típicos:

    Programador de tareas de Outlook

    Para obtener información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo programar una importación o exportación.

  2. Haga clic en Guardar y cerrar.

    Para ejecutar la especificación posteriormente, abra la tarea en Outlook y en la pestaña tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importación Imagen de botón .

  3. En Access, revise las tablas importadas y otros objetos para asegurarse de que se copiaron todos los datos y objetos.

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Vincular a datos en otra base de datos de Access

Vinculación le permite conectarse a datos en otra base de datos sin importarlos, para que puedan ver y modificar los datos más recientes en el origen de ambas y bases de datos de destino sin necesidad de crear y mantener dos copias de los mismos datos. Puede vincular únicamente a las tablas de otra base de datos de Access. No se puede vincular a las consultas, formularios, informes, macros o módulos.

Cuando se vincula a una tabla en una base de datos, Access crea una nueva tabla, denominada tabla vinculada, que mantiene un vínculo a los campos y registros de origen. Los cambios que realice en los datos de la base de datos de origen se reflejarán en la tabla vinculada en la base de datos de destino y viceversa. Sin embargo, no puede cambiar la estructura de una tabla vinculada en la base de datos de destino. En otras palabras, no puede realizar cambios en una tabla vinculada, como agregar o eliminar un campo o modificar el tipo de datos de un campo.

Prepararse para vincular tablas en una base de datos de Access

  1. Busque la base de datos de origen.

    El formato de archivo puede ser MDB, MDE, ACCDB o ACCDE. Si la base de datos de origen está protegido con contraseña, se le pedirá que escriba la contraseña durante la operación de vinculación.

  2. Identifique las tablas que desea vincular.

    Puede vincular a tablas, pero no puede vincular a las consultas, formularios, informes, macros o módulos.

    Si es la primera vez que se vincula a las tablas de otra base de datos de Access, consulte la tabla siguiente para obtener algunos consejos útiles.

Elemento

Descripción

Varios objetos

Puede crear vínculos a varias tablas en una única operación de vinculación. Se crea una tabla vinculada de cada tabla de origen.

Tablas vinculadas como origen

No se puede vincular a una tabla que ya es una tabla vinculada en la base de datos de origen.

Por ejemplo, si la tabla Empleados1 a la que desea crear un vínculo a la base de datos de ventas es realmente una tabla vinculada a la tabla empleados en la base de datos de nómina, no puede usar la tabla Empleados1 de la base de datos de ventas como la tabla de origen. En su lugar debe vincularse directamente a la tabla empleados en la base de datos de nóminas.

Tabla nueva o existente

Cada operación de vinculación crea una nueva tabla vinculada para cada tabla de origen. No puede sobrescribir o anexar a una tabla existente mediante una operación de vinculación.

Relaciones

Si selecciona varias tablas de origen, las relaciones entre las tablas se automáticamente transfieren a la base de datos de destino. Sin embargo, no puede cambiar o eliminar la relación de la base de datos de destino.

Campos de búsqueda

Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla, debe recordar a establecer un vínculo a la tabla relacionada si desea que el campo de destino para mostrar los valores de búsqueda. Si no se vincula a la tabla o consulta relacionada, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.

  1. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún otro usuario tiene la base de datos abierta en modo exclusivo.

  2. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos de destino no es de solo lectura y que tiene los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.

    Nota: Si desea crear los vínculos en una nueva base de datos, debe crear una base de datos en blanco (una que no contiene las tablas, formularios o informes) antes de iniciar la operación de importación.

    Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y luego en Nuevo.

    La operación no sobrescribir o modificar cualquiera de las tablas o los objetos. Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) en el nombre de la tabla vinculada. Por ejemplo, si se vincula a la tabla de problemas desde una base de datos que ya tiene una tabla denominada envíos, la tabla vinculada llamará PROBLEMAS1. Si el nombre Envíos1 ya está en uso, la nueva tabla llamará problemas2 y así sucesivamente.

    Recuerde que si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla en la base de datos de destino, debe usar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de vinculación.

    Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo crear una consulta de datos anexados.

Vincular a los datos

  1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access. Imagen del botón

    Nota: La ficha Datos externos está disponible sólo cuando se abre una base de datos.

  2. En el cuadro de texto nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para mostrar el cuadro de diálogo Abrir archivo.

  3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. En el cuadro de diálogo Vincular tablas, seleccione las tablas que desea vincular.

    Para cancelar una selección, haga clic en la tabla.

  5. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

    Access crea las tablas vinculadas.

  6. Abra las tablas vinculadas en la vista Hoja de datos para asegurarse de que los datos son correctos.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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