Importar datos en Business Contact Manager

Business Contact Manager para Outlook facilita la importación de registros empresariales que se almacenan en otros programas, como Excel o la carpeta de contactos de Outlook.

Puede importar los registros empresariales acerca de las cuentas y los contactos profesionales en Business Contact Manager para Outlook, junto con personalizaciones, utilizando el asistente Importar datos profesionales.

En este artículo

Cosas que se deben tener en cuenta al importar

Seleccione el tipo de archivo para importar

¿Qué es una personalización?

Importar un archivo Business Contact Manager ( .bcm)

Importar personalizaciones de Business Contact Manager ( .bcmx)

Importar desde otra aplicación utilizando el tipo de archivo .csv; importar también desde Microsoft Excel o Microsoft Access

Importar una carpeta contactos de Microsoft Outlook

Importar un ACT! o un archivo QuickBooks

Para algunos tipos de archivo, el asistente pide un archivo a importar y, a continuación, importa el archivo. Para otros tipos de archivo, tiene que escribir el nombre del archivo que desea importar e indicar cómo desea que el asistente identifique ciertos registros y personalizaciones. Si va a importar un archivo de Excel o una lista de productos y servicios con el tipo de archivo conocido como archivo de valores separados por comas ( .csv), el asistente también le guía en el proceso de hacer coincidir los encabezados de columna de la lista que está importando con sus correspondientes campos en Business Contact Manager (por ejemplo, Precio por unidad, Dirección del trabajo). Este proceso se denomina asignación.

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Cosas que se deben tener en cuenta al importar

Antes de importar los datos profesionales en Business Contact Manager para Outlook, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Siempre se debe realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de importar un archivo porque este proceso no se pueden invertir.

  • Antes de importar un archivo, le recomendamos que compare sus campos contra los campos en un Cuenta o Business Contactregistro y, a continuación, realizar cambios en los campos en el archivo para que coincida con los campos en el registro Business Contact Manager para Outlook. Por ejemplo, puede separar información de dirección en el archivo que va a importar para que coincida con los campos Calle del trabajo, Ciudad del trabajo y Estado del trabajo en Business Contact Manager para Outlook.

  • Cuando Business Contact Manager para Outlook importa una gran cantidad de datos, es posible que la ventana de estado muestre el progreso del proceso de importación de manera imprecisa. Aunque la ventana de estado está vacía o muestre el mensaje de No responde, Business Contact Manager para Outlook sigue importando los datos.

  • Business Contact Manager para Outlook solo admite el formato de archivo Unicode. Otros formatos de archivo como ANSI no son compatibles.

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Seleccione el tipo de archivo para importar

Puede importar varios tipos de archivo diferentes en Business Contact Manager para Outlook. Haga clic en un tipo de archivo para obtener instrucciones sobre cómo importar ese tipo de archivo.

Tipo de archivo

Descripción

Datos de Business Contact Manager para Outlook (.bcm)

Todos los datos de Business Contact Manager para Outlook, incluidas todas las cuentas, contactos profesionales, oportunidades, proyectos profesionales, tareas de proyecto y su historial de comunicaciones. También incluye personalizaciones, actividades de marketing y listas de productos y servicios.

Personalizaciones de Business Contact Manager (.bcmx)

Incluye diseños, páginas y vistas de formularios personalizados; informes personalizados y plantillas de proyectos.

Nota: Solo el propietario de la base de datos puede importar las personalizaciones.

Valores separados por comas (CSV)

Las listas de productos y servicios se usan normalmente en el formato de archivo .csv.

Incluye datos en el formato de archivo de valores separados por comas (.csv). Los datos de casi todos los programas pueden guardarse en el formato de archivo .csv, así que, aunque el formato de archivo de la aplicación no aparezca en la lista, puede guardar los datos de la aplicación en el formato de archivo .csv y, a continuación, importar los datos en Business Contact Manager para Outlook.

Libro de Excel (.xls, .xlsx)

Incluye archivos de datos en formatos de Libro de Microsoft Excel.

Base de datos de Access (.mdb, .accdb)

Incluye datos en formatos de archivo de Microsoft Access.

Carpeta de contactos de Outlook (.pst)

Incluye contactos en formato de archivo de Microsoft Outlook (.pst). Si la base de datos de Business Contact Manager está compartida, cada usuario puede querer importar sus contactos de Outlook.

ACT! (.dbf, .pad)

Hace referencia a los datos guardados en el ACT! formato de archivo. Business Contact Manager para Outlook incluye una Herramienta de conversión de datos que permite convertir datos ACT! en el formato .bcm antes de importarlo.

Notas: Si selecciona los formatos de archivo ACT! (.dbf. .pad) o QuickBooks (.IIF), haga clic en Convertir datos para convertir los datos al formato de archivo de Business Contact Manager (.bcm). Esta herramienta le ayuda a importar estos tipos de archivos. Siga las instrucciones de la herramienta.

  • La aplicación ACT! debe estar instalada en su equipo antes de poder importar datos que estén en un formato de archivo ACT! formato de archivo.

QuickBooks (.IIF)

Se puede importar cualquier versión de un archivo de QuickBooks en el formato .iif. Business Contact Manager para Outlook incluye una herramienta de conversión de datos que le permite convertir datos de QuickBooks al formato .bcm antes de importarlo.

Sugerencia: Si sus datos están guardados en un formato de archivo que no está en la lista que aparece en el asistente Importar datos profesionales, guarde los datos como archivo de valores separados por comas y, a continuación, impórtelos en su base de datos de Business Contact Manager.

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¿Qué es una personalización?

Una personalización es una modificación que ha hecho a Business Contact Manager para Outlook. Las personalizaciones pueden ser de muchas formas. Al crear una nueva pestaña en un dispositivo área de trabajo, eso es una personalización. Al crear nuevas formas o agregar o quitar campos y secciones de formularios existentes, eso son personalizaciones. Las personalizaciones también incluyen los campos definidos por el usuario, los informes personalizados y las plantillas de proyectos empresariales. Si implica usar Business Contact Manager para Outlook más allá de sus formularios y campos predeterminados, probablemente es una personalización.

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Más información sobre la importación de personalizaciones

Existen dos formas de importar personalizaciones en Business Contact Manager para Outlook. Una es a través del tipo de archivo .bcm. Este tipo de archivo contiene no sólo los registros de datos empresariales, sino también las personalizaciones que ha realizado en los registros, formularios e informes. La segunda forma de importar personalizaciones es a través del tipo de archivo .bcmx. Este tipo de archivo no contiene datos profesionales, solo las personalizaciones que ha realizado en Business Contact Manager para Outlook. Esto es útil cuando desea aplicar las personalizaciones a los datos que ya tiene sin sobrescribir o agregar los datos.

Al importar personalizaciones, ya sea desde un archivo .bcm o .bcmx, sobrescribe la configuración en la base de datos de destino con las personalizaciones que se almacenan en el archivo. Sin embargo, hay excepciones:

  • Si la base de datos de destino contiene personalizaciones que no existen en el archivo .bcmx, como un nuevo tipo de registro basado en una cuenta, estas personalizaciones se conservarán.

  • Si el archivo .bcmx contiene un tipo de campo personalizado de relación, pero el tipo de datos correspondientes a los que se refiere no existen en la base de datos de destino, el campo no se agregará a la base de datos.

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Importar un archivo Business Contact Manager ( .bcm)

Este tipo de archivo contiene los registros de datos profesionales y las personalizaciones que se han realizado en los registros, formularios e informes.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, en el botón Importar y exportar.

  3. Haga clic en Importar desde un archivo.

    Se abre el asistente Importar datos profesionales.

  4. Escriba la ubicación y el nombre del archivo .bcm, o haga clic en Examinar para buscar el archivo.

  5. Haga clic en Siguiente.

    ventana de selección de opciones de importación

  6. Seleccione cómo desea controlar los registros duplicados. Las opciones son:

    • No importar registros duplicados. Los registros duplicados del archivo importado no se importaron, dejando los registros existentes sin alterar.

    • Importar registros duplicados como nuevos registros. Los registros duplicados del archivo importado se importaron y se les ha dado un nombre relacionado diferente, dejando los registros existentes sin alterar.

    • Actualizar registros existentes. Si hay registros duplicados y el registro que importa contiene información diferente o adicional, el registro de coincidencia se actualiza.

      Ventana de importación, sección de duplicados

      Los duplicados se producen cuando el nombre de un registro que importa es idéntico al nombre de un registro existente.

  7. Seleccione cómo desea controlar las personalizaciones. Las opciones son:

    • Importar diseños personalizados (formularios, páginas y vistas). El diseño de formularios, páginas y vistas existentes se reemplaza por los formularios, páginas y vistas en el archivo que se importa.

    • No quitar ningún campo del diseño de formulario existente. Los formularios, páginas y vistas en el archivo que se importa no quitarán ninguno de los campos que se utilizan actualmente en la base de datos ya existente. Cualquiera de los campos nuevos del archivo importado se anexa a los formularios, páginas o vistas.

      sección de importar personalizaciones de la ventana de importación

  8. Seleccione cualquier elemento adicional que desea incluir en la importación. Las opciones son:

    • Historial de comunicaciones

    • Productos (y Servicios)

    • Informes personalizados

    • Plantillas de proyectos

  9. Haga clic en Importar.

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Importar personalizaciones de Business Contact Manager ( .bcmx)

Una personalización es una modificación que ha hecho a Business Contact Manager para Outlook para adaptarla a sus necesidades. Un archivo con una extensión .bcmx sólo contiene personalizaciones; no contiene datos profesionales como cuentas, contactos profesionales y clientes potenciales.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, en el botón Importar y exportar.

  3. Haga clic en Importar desde un archivo.

    Se abre el asistente Importar datos profesionales.

  4. Escriba la ubicación y el nombre del archivo .bcmx o haga clic en Examinar para buscar el archivo.

    El nombre de archivo del archivo .bcmx que importa aparece en el cuadro Archivo para importar.

  5. Haga clic en Importar.

    Business Contact Manager para Outlook importa los datos. Cuando finaliza, se le dirige a revisar los mensajes de importación y los posibles errores que se registran en un archivo de registro. Puede ver el archivo de registro haciendo clic en Ver registro.

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Importar desde otra aplicación utilizando el tipo de archivo .csv; importar también desde Microsoft Excel o Microsoft Access

El formato de archivo .csv es un sencillo pero potente formato para transferir datos de un programa a otro. De hecho, muchos programas leen archivos .csv, incluido Excel.

También puede utilizar el formato de archivo .csv para importar una lista de productos y servicios. Esta lista tiene que estructurarse de una manera concreta para que se importe. Para obtener más información acerca de problemas que debe abordar antes de importar una lista de productos y servicios, consulte Importar una lista de productos y servicios.

Si tiene datos en un archivo de Excel o Access, utilice el procedimiento siguiente para importar los datos.

En esta sección

Paso 1: Seleccionar el archivo .csv, de Excel o de Access que desea importar

Paso 2: Asignar campos

Importar una lista de productos y servicios

Importar la lista

Corregir los errores de importación de .csv

Paso 1: Seleccionar el archivo .csv, de Excel o de Access que desea importar

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, en el botón Importar y exportar.

  3. Haga clic en Importar desde un archivo.

    Se abre el asistente Importar datos profesionales.

  4. Escriba la ubicación y el nombre del archivo .csv, de Excel o de Access o haga clic en Examinar para buscar el archivo.

    El archivo aparece en el cuadro Archivo para importar.

  5. Haga clic en Siguiente.

  6. Seleccione cómo desea controlar los registros duplicados. Las opciones son:

    • No importar registros duplicados. Los registros duplicados del archivo importado no se importaron, dejando los registros existentes sin alterar.

    • Importar registros duplicados como nuevos registros. Los registros duplicados del archivo importado se importaron y se les ha dado un nombre relacionado diferente, dejando los registros existentes sin alterar. Los duplicados se producen cuando el nombre de un registro que importa es idéntico al nombre de un registro existente.

  7. Haga clic en Siguiente.

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Paso 2: Asignar campos

Ahora va a hacer coincidir los encabezados de columna (campos) del archivo que va a importar con sus correspondientes campos de Business Contact Manager. Este proceso se denomina asignación.

  1. Asignar un archivo .csv, de Excel o de Access.

    • archivo .csv    

      Si es necesario, seleccione la casilla del archivo .csv que desea importar.

    • Archivo de Excel   

      Se muestra cada hoja de Excel que incluye el libro de Excel. Active la casilla de cada hoja que desea importar.

      Si su libro de Excel tiene datos solo en una hoja (independientemente del número de hojas que haya en el archivo), seleccione solo la casilla de esa hoja.

    • Archivo de Access    

      Se muestran las tablas que componen la base de datos de Access. Active la casilla de cada una de las tablas que desea importar.

      Si la base de datos de Access dispone de datos solo en a una hoja o tabla (independientemente del número de tablas que haya en el archivo), seleccione solo la casilla de esa tabla.

  2. En la columna Importar como, haga clic en el tipo de registro, por ejemplo cuenta o contacto profesional, que está importando.

  3. Haga clic en Asignar.

    Ventana Importar asignaciones de campos

  4. Realice una de las siguientes opciones para asignar campos:

    • Para asignar manualmente los campos, en la lista Importar campos (1), arrastre el campo que desea asignar a un campo en la lista Campos disponibles.

    • Para que Business Contact Manager para Outlook asigne los campos, haga clic en Asignar automáticamente (2). Luego desplácese por la lista Campos disponibles para comprobar la asignación.

    • Para asignar campos como hizo en una asignación anterior, haga clic en Usar asignación anterior (3).

    • Para crear un nuevo campo y asignarle un campo desde el archivo importado, haga clic en Asignar a nuevo campo (4).

  5. Repita hasta que la lista Importar campos esté vacía.

  6. Si quiere cambiar cualquier asignación, realice una de las siguientes opciones:

    • Para cambiar la asignación de un campo individual, arrastre el campo asignado desde la lista Campos disponibles a la lista Importar campos.

    • Para borrar todas las asignaciones, haga clic en Borrar asignación. A continuación, intente volver a asignar los campos.

  7. Cuando haya terminado de modificar las asignaciones, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Importar.

    Business Contact Manager para Outlook importa los datos. Cuando finaliza, se le dirige a revisar los mensajes de importación y los posibles errores que se registran en un archivo de registro. Puede ver el archivo de registro haciendo clic en Ver registro.

Sugerencia:  Puede suceder que, después de importar un archivo de Excel, algunos de los números de teléfono no aparezcan. Este es un problema conocido. Intente abrir el archivo en Excel 2010 y, a continuación, guardarlo en el formato de archivo .csv utilizando el comando Guardar como. A continuación, desde Business Contact Manager para Outlook puede volver a importar el archivo .csv.

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Importar una lista de productos y servicios

Para importar una lista de productos y servicios, la lista debe cumplir las siguientes condiciones:

  • Debe estar en el formato de archivo .csv. Si puede abrir la lista de productos y servicios en Excel, puede guardarla como un archivo .csv utilizando el comando Guardar como.

  • Debe contener al menos tres columnas dispuestas en un orden preestablecido.

Organizar una lista de productos y servicios con las columnas correctas

Para importar de forma correcta un archivo .csv compuesto de listas de productos y servicios, el archivo debe contener al menos tres columnas, y un máximo de cinco, dispuestas de la siguiente forma:

Disposición de tres columnas

Nombre del artículo

Descripción

Precio unitario

Disposición de cuatro columnas

Nombre del artículo

Descripción

Precio unitario

Cantidad

Disposición de cinco columnas

Nombre del artículo

Descripción

Precio unitario

Cantidad

UnitCost

Independientemente de la disposición que elija, la primera fila o línea de su archivo .csv deben ser los encabezados de columna de la lista.

Ejemplo para Excel

Así es cómo puede aparecer una lista de dos elementos en Excel. Consta de una fila de encabezados seguida de una fila para cada elemento.

Nombre del artículo

Descripción

Precio unitario

Cadena de bicicleta

Titanio de 48"

56,50

Botella de agua

Azul claro

11,75

Ejemplo para el Bloc de notas

Si edita el archivo en un editor de texto como el Bloc de notas (en vez de en Microsoft Excel), cree una línea independiente en el archivo para cada elemento que está importando y separe los elementos de cada línea por comas, sin espacios antes o después de las comas.

Nombre del elemento,Descripción,Precio unitario
Cadena de bicicleta,Titanio de 48 ",56,50
Botella de agua,Azul claro,11,75

Sugerencia:  Si recibe un mensaje que indica que se hay un número incorrecto de columnas en el archivo de entrada, puede que haya agregado demasiadas comas para una o más filas. Para evitar esto, asegúrese de seguir una de las disposiciones de columna mencionadas anteriormente en este artículo.

Recuerde que la primera línea de su archivo .csv deben ser los encabezados de columna.

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Importar la lista

Una vez que haya terminado de preparar el archivo .csv, puede importarlo, agregando los elementos a su lista de productos y servicios existente o reemplazando la lista existente con los elementos recientemente importados.

  1. En el panel de navegación, en Business Contact Manager, haga clic en Ventas.

  2. En la cinta, en la pestaña Editar del grupo Personalizar, haga clic en Productos y servicios.

  3. En el cuadro de diálogo Productos y servicios, haga clic en Importar.

  4. Escriba la ubicación y el nombre del archivo .csv o haga clic en Examinar para buscar el archivo.

  5. Haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Reemplazar lista existente con elementos en este archivo. Esto elimina la lista existente de productos y servicios y la reemplaza por la lista de elementos que está importando.

    • Agregar los elementos de este archivo a la lista existente.

      Importante: No se pueden deshacer las importaciones. Se recomienda que realice una copia de seguridad de los datos antes de continuar.

  6. Haga clic en Importar.

  7. Cuando ha terminado de importar el archivo, haga clic en Cerrar.

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Corregir los errores de importación de .csv

Si se encuentra en el proceso de importación de Productos y servicios y el proceso se interrumpe o informa de errores, probablemente es debido a datos con formato incorrecto en el archivo .csv, símbolos de moneda o duplicados de los elementos de la lista existente.

Comprobar el formato del archivo .csv

Los siguientes problemas de formato pueden generar mensajes de error al importar un archivo .csv.

Causa

Solución

Las columnas no tienen títulos.

Agregue un encabezado de columna a cada tipo de datos. Importar los datos es más sencillo si utiliza un encabezado de columna que exista actualmente en la base de datos de Business Contact Manager.

Las etiquetas de columna o los encabezados no son únicos.

Buscar etiquetas o encabezados duplicados y hacerlos únicos. Por ejemplo, si hay dos etiquetas o encabezados denominados Número de teléfono, llame a uno Número de teléfono 1 y al otro Número de teléfono 2.

El archivo .csv contiene caracteres no imprimibles.

Los caracteres no imprimibles incluyen saltos de línea, de página y de sección. Asegúrese de eliminarlos todos antes de intentar importar el archivo de nuevo.

El archivo que se importa tiene un número incorrecto de columnas.

El archivo debe contener al menos tres columnas dispuestas en el siguiente orden: Nombre del elemento, Descripción, Precio unitario.

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Directrices monetarias y de puntuación

Los precios y cantidades del producto no puede incluir símbolos de moneda o puntuación interna, como puntos o comas. Sin embargo, puede utilizar un signo decimal de moneda. Por ejemplo:

  • Para cualquier cantidad que es un número entero, incluyendo moneda, escriba 10000, pero no la cantidad con una coma o separador decimal.

  • Para los precios que incluyen cambio, escriba la coma decimal, como en 10,50 cuando se hace referencia a un precio de diez dólares y cincuenta centavos.

Evaluar cómo trata los registros duplicados

Es posible que obtenga un mensaje de error de importación de productos y servicios si intenta importar elementos que ya están en Business Contact Manager para Outlook, pero no indicó que estos duplicados deberían sobrescribir los elementos existentes. El mensaje de error en el archivo de registro de errores indica que el elemento o los elementos ya están en Business Contact Manager para Outlook.

Para corregir el error, vuelva a importar los nuevos productos o servicios. En el cuadro de diálogo Importar productos y servicios, haga clic en Reemplazar lista existente con elementos en este archivo. Los elementos de la lista actual de productos y servicios se sobrescribirán con elementos en el archivo que está importando.

sección de opciones de importación

Al importar la lista nuevamente, no encontrará el error de elementos duplicados.

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Importar una carpeta contactos de Microsoft Outlook

Con unos pocos clics, puede rellenar Business Contact Manager para Outlook con un host de contactos profesionales importando la carpeta de contactos de Outlook.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, en el botón Importar y exportar.

  3. Haga clic en Importar contactos de Outlook.

    Se abre el asistente Importar datos profesionales.

  4. El asistente muestra su carpeta de contactos predeterminada como la carpeta para importar. Para importar una carpeta de contactos diferente, haga clic en Examinar. Haga clic en la carpeta de contactos que desea importar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Seleccione cómo desea controlar los registros duplicados.

    Las opciones son:

    • No importar registros duplicados. Los registros duplicados del archivo importado no se importaron, dejando los registros existentes sin alterar.

    • Importar registros duplicados como nuevos registros. Los registros duplicados del archivo importado se importaron y se les ha dado un nombre relacionado diferente, dejando los registros existentes sin alterar.

      Los duplicados se producen cuando el nombre de un registro que importa es idéntico al nombre de un registro existente.

  6. Haga clic en Importar.

Sugerencia: Para importar los datos de Windows Live Mail en Business Contact Manager para Outlook, primero debe agregar su cuenta de Windows Live Mail a Outlook.

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Importar un ACT! o un archivo QuickBooks

Si tiene datos profesionales en ACT! o QuickBooks, puede importarlos a Business Contact Manager para Outlook con la herramienta de conversión de datos y el asistente para importar datos profesionales. La herramienta de conversión de datos convierte sus datos ACT! o QuickBooks en un formulario que Business Contact Manager para Outlook puede interpretar.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Business Contact Manager y, a continuación, en el botón Importar y exportar.

  3. Haga clic en Importar desde otras aplicaciones.

  4. En el asistente Importar datos empresariales, haga clic en Convertir los datos. Se abre la herramienta de conversión de datos. Haga clic en Siguiente.

  5. Haga clic en una versión de ACT! o QuickBooks y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  6. Escriba la ubicación y el nombre del archivo o haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  7. Active las casillas de las categorías de datos que desea convertir. En la lista Destino, seleccione el tipo de registro Business Contact Manager para Outlook al que desea que se conviertan los datos y, a continuación, haga clic en Siguiente

  8. Seleccione los campos definidos por el usuario que desea incluir como parte de la conversión de datos y haga clic en Siguiente.

  9. Haga clic en Examinar, para seleccionar una ubicación para el archivo convertido, escriba un nombre para el archivo y, a continuación, haga clic en Guardar. Haga clic en Siguiente.

  10. Haga clic en Siguiente. Cuando la conversión se haya completado, cierre la herramienta de convertir datos.

  11. Ahora puede importar los datos convertidos, siguiendo el procedimiento descrito en Importar un archivo Business Contact Manager (.bcm).

    Sugerencia: Puede pasar por alto las selecciones para personalizaciones, ya que no se aplican a los datos convertidos.

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