Implementar una aplicación de Access 2007

Microsoft Office Access 2007 proporciona una plataforma de características avanzadas para desarrollar aplicaciones de base de datos. Una aplicación de base de datos es un programa informático que proporciona una manera de almacenar y administrar los datos, y una interfaz de usuario que sigue la lógica de las tareas empresariales (lógica de aplicaciones).

Para implementar las aplicaciones Office Access 2007 que se pueden ejecutar sin necesidad de instalar Access 2007 en el equipo de un usuario, puede distribuirlas junto con Access 2007 Runtime, que está disponible gratuitamente desde el Centro de descargas de Microsoft.com.

Este artículo trata sobre el planeamiento básico de la implementación, las características de Access 2007 Runtime y cómo descargar dicha aplicación. En este artículo también se proporciona una visión general sobre la implementación de aplicaciones de base de datos utilizando Access 2007. Para obtener más información sobre planeamiento, diseño e implementación de una aplicación de Access 2007, consulte el sitio Web MSDN y el de Technet, y compruebe los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

¿Qué desea hacer?

Planear la implementación

Comprender Access 2007 Runtime

Descargar Access 2007 Runtime

Implementar una aplicación de Access 2007

Planear la implementación

Antes de comenzar, debe hacerse las siguientes preguntas sobre la manera en que se implementará la aplicación.

¿Deben separarse los datos y la lógica?

Puede crear una aplicación de Access 2007 que combine la administración de datos y la lógica de aplicaciones en un solo archivo. Esta es la estructura de aplicaciones predeterminada en Access 2007. Combinar la administración de datos y la lógica de aplicaciones en un solo archivo proporciona el método de implementación más sencillo, pero éste funciona mejor si sólo utiliza la aplicación una persona al mismo tiempo, y eso implica algunos riesgos. Por ejemplo, un usuario puede producir una pérdida de datos si elimina o daña por accidente el archivo de aplicación.

En la mayoría de los casos, debe separar la administración de datos y la lógica de aplicaciones. Una manera de hacerlo es utilizar el comando Base de datos de Access (en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Herramientas de base de datos) para dividir su aplicación de base de datos en dos archivos de Access: uno para los datos y otro para la lógica. Al utilizar el comando Base de datos de Access, Access crea un archivo con "_be" (que significa "de servidor") anexado al nombre de archivo  ; por ejemplo, si el nombre de archivo de la base de datos original es "Database1.accdb", Access crea un nuevo archivo de base de datos llamado "Database1_be.accdb".

Otra manera de separar la administración de datos y la lógica de aplicaciones es utilizar un programa de servidor de bases de datos (como Microsoft SQL Server) para administrar los datos y Access para las aplicaciones lógicas.

Para decidir si un único archivo de Access es suficiente para la administración de datos y la lógica de aplicaciones, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Integridad y seguridad de los datos    Los usuarios de Access 2007 deben tener permisos de lectura y escritura para el archivo que contiene la lógica de la aplicación. Si combina datos y lógica en un solo archivo, los datos se exponen a los mismos riesgos que la lógica de la aplicación.

    Una aplicación de Access 2007 que utilice archivos de lógica y datos independientes puede proteger mejor la integridad y la seguridad de los datos aprovechando las características de seguridad de NTFS. Como los usuarios sólo necesitan acceso explícito de lectura y escritura al archivo de la lógica de la aplicación, el archivo de datos se puede hacer más seguro.

    Su aplicación puede requerir opciones de seguridad avanzadas, como la capacidad de controlar qué usuarios tienen acceso a determinados datos. En este caso, debe usar un producto de servidor como SQL Server o un sistema operativo de servidor Windows que incluya Windows SharePoint Services para almacenar y administrar los datos de la aplicación, y utilizar Access para proporcionar la lógica de la aplicación.

  • Escalabilidad    Un archivo de Access 2007 puede tener un tamaño máximo de 2 gigabytes (GB). Aunque 2 GB es una cantidad importante de datos de texto, puede no ser suficiente para algunas aplicaciones, en particular aquellas que almacenan los adjuntos en registros de la base de datos. Si separa los datos y la lógica, su aplicación podrá incluir más datos. Si estima que los usuarios almacenarán un gran volumen de datos, considere la posibilidad de usar más de un archivo de datos de Access 2007.

    También debe comprobar las especificaciones de programa de Access 2007 para obtener más información de escalabilidad. Encontrará más información sobre las especificaciones de Access 2007 en la sección Vea también.

  • Red    Si hay varios usuarios que necesitan usar la aplicación sobre una red al mismo tiempo, es más probable que se dañen los datos si éstos y la lógica están combinados en un mismo archivo. Además, si combina los datos y la lógica en un archivo de Access, no podrá optimizar el tráfico de red que genera Access. Si hay varios usuarios que utilizarán su aplicación a la vez sobre una red, debe separar los datos y la lógica, ya sea utilizando dos o más archivos de Access o utilizando un producto de servidor de base de datos para los datos y Access para la lógica de la aplicación.

¿Cómo será el entorno de red?

Si los usuarios van a estar en la misma red de área local o si su aplicación no se va a usar en una red, un único archivo de aplicación puede servir para la mayoría de los casos. Sin embargo, el rendimiento de la red será mejor si separa los datos y la lógica en archivos independientes. Si los usuarios no van a estar en la misma red de área local, considere la posibilidad de utilizar una plataforma de servidor para almacenar sus datos y Access para la lógica de la aplicación.

¿Sus usuarios tendrán Access 2007?

Si todos los usuarios van a tener instalado Access 2007 en sus equipos, podrán abrir y utilizar la aplicación al igual que cualquier archivo de base de datos de Access 2007.

Si alguno de sus usuarios no tiene instalado Access 2007 en sus equipos, deberá implementar el software Access 2007 Runtime a dichos usuarios al implementar su aplicación.

Principio de página

Comprender Access 2007 Runtime

Access 2007 Runtime es un programa distribuible que permite a los usuarios que no tienen Access 2007 instalado en sus equipos, utilizar las aplicaciones de base de datos de Access 2007. Al abrir una base de datos de Access 2007 utilizando Access 2007 Runtime, la base de datos se abre en modo de tiempo de ejecución.

¿Qué es el modo de tiempo de ejecución?

El modo de tiempo de ejecución es un modo de funcionamiento de Access 2007 en el que determinadas características de Access 2007 no están disponibles de manera predeterminada. Sin embargo, se puede hacer que algunas de ellas lo estén en dicho modo.

¿Qué características no están disponibles en modo de tiempo de ejecución?

Las siguientes características de Access 2007 no están disponibles en modo de tiempo de ejecución:

  • Panel de exploración    El Panel de exploración no está disponible en modo de tiempo de ejecución. Esto evita que los usuarios puedan tener acceso a objetos arbitrarios de su aplicación de base de datos. Sólo aquellos objetos que usted expone a los usuarios  (por ejemplo, un formulario de panel de control ) se pueden abrir en modo de tiempo de ejecución. El Panel de exploración no puede estar disponible en modo de tiempo de ejecución.

  • La cinta de opciones    De manera predeterminada, la cinta de opciones no está disponible en tiempo de ejecución. Esto evita que los usuarios puedan crear o modificar objetos de base de datos, así como realizar otras acciones potencialmente dañinas, como conectarse a nuevos orígenes de datos o exportar datos de forma incorrecta. Puede crear una cinta de opciones personalizada y, a continuación, asociarla a un formulario o un informe. No se pueden exponer las fichas de la cinta de opciones predeterminada en modo de tiempo de ejecución.

  • Vista de diseño y vista de formato    La vista de diseño y la vista de formato no están disponibles para los objetos de base de datos en modo de tiempo de ejecución. Esto evita que los usuarios modifiquen el diseño de los objetos de su aplicación de base de datos. No se puede habilitar la vista de diseño o la vista de formato en modo de tiempo de ejecución.

  • Ayuda    De manera predeterminada, la Ayuda integrada no está disponible en tiempo de ejecución. Dado que usted controla qué funcionalidad está disponible en su aplicación de tiempo de ejecución, parte de la Ayuda integrada estándar de Access 2007 puede ser irrelevante para los usuarios de su aplicación, y confundirles o decepcionarles notablemente. Si utiliza las Extensiones para programadores de Access 2007 para empaquetar e implementar su aplicación de base de datos, puede proporcionar un archivo de Ayuda personalizado con su aplicación de modo de tiempo de ejecución.

¿Puedo abrir una base de datos de Access 2007 en modo de tiempo de ejecución sin utilizar el software Access 2007 Runtime?

Puede ejecutar cualquier base de datos de Access 2007 en modo de tiempo de ejecución en un equipo que tenga instalada la versión completa de Access 2007. Para ejecutar una base de datos de Access 2007 en modo de tiempo de ejecución, realice una de las siguientes acciones:

  • Cambie la extensión de nombre de archivo del archivo de base de datos de .accdb a .accdr.

  • Cree un acceso directo a la base de datos e incluya el modificador de línea de comandos /Runtime en el acceso directo.

¿El modo de tiempo de ejecución hace mi base de datos más segura?

Aunque el modo de tiempo de ejecución limita la disponibilidad de las características de exploración y diseño, no debe usar el modo de tiempo de ejecución como la forma principal de asegurar una aplicación de base de datos. En un equipo que tenga instalada la versión completa de Access 2007, es posible que un usuario pueda abrir una aplicación de base de datos en tiempo de ejecución como una aplicación de base de datos normal (es decir, con todas las características disponibles) y por tanto, cambiar el diseño o realizar cualquier otra acción.

Incluso si implementa su aplicación de base de datos sólo en equipos que no tengan instalada la versión completa de Access 2007, aún es posible para un usuario transferir la aplicación a un equipo que tenga instalada la versión completa de Access 2007 y, a continuación, abrir la aplicación de base de datos en tiempo de ejecución como una aplicación de base de datos normal.

Nota: Si desea distribuir una aplicación de Access 2007 de manera que los usuarios no puedan modificar el diseño de los formularios, informes o módulos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), considere la posibilidad de utilizar un archivo binario compilado (.accde). Para obtener más información acerca de cómo usar un archivo binario compilado, consulte la sección Decidir qué formato de archivo utilizar, más adelante en este artículo.

Principio de página

Descargar Access 2007 Runtime

Para descargar Access 2007 Runtime del Centro de descargas de Microsoft, haga clic en el vínculo de la sección Vea también.

No es necesario realizar ninguna compra para descargar, usar o redistribuir Access 2007 Runtime, y no hay limitación en el número de usuarios entre los que se puede distribuir dicha aplicación.

Principio de página

Implementar una aplicación de Access 2007

Para implementar una aplicación de Access 2007, como mínimo necesita realizar las tareas siguientes:

  1. Crear la aplicación    Su aplicación debe proporcionar a los usuarios una manera de abrir y utilizar los objetos de base de datos. En caso contrario, los usuarios deberán tener Access 2007 instalado en sus equipo para usar la aplicación. Además, no podrá predecir cómo explorarán los usuarios su aplicación, y será más difícil proporcionar una documentación completa para la aplicación. Además, si los usuarios abren su aplicación utilizando el software Access 2007 Runtime, las características integradas de exploración de Access 2007 no estarán disponibles.

    Un enfoque típico es proporcionar un formulario al estilo de un panel de control que tenga botones de comando que abran objetos de base de datos o realicen otras acciones. También puede crear una cinta de opciones personalizada y, a continuación, asociar dicha cinta con un formulario que se abra cuando se inicie su aplicación. Para obtener más información sobre la creación de una cinta de opciones personalizada, utilice los vínculos de la sección Vea también.

  2. Instalar la aplicación    Existen varias opciones y consideraciones para instalar una aplicación. Quizá desee implementar un formato de archivo determinado para controlar mejor cómo utilizarán los usuarios la aplicación. De forma alternativa, puede empaquetar la aplicación para hacerla más fácil de instalar o implementar datos y componentes lógicos independientes.

    Encontrará más información sobre estas opciones y consideraciones en las secciones siguientes.

Decidir qué formato de archivo usar

Existen cuatro formatos de archivo Access 2007 que puede usar al implementar una aplicación:

  • .accdb    Este es el formato de archivo predeterminado para Access 2007. Al implementar una aplicación en este formato, los usuarios tienen la mayoría de las opciones para personalizar y explorar la aplicación de cualquier manera que elijan. Si desea asegurarse de que los usuarios no cambian el diseño de su aplicación, debe usar el formato de archivo .accde. Además, un usuario no puede determinar fácilmente si un archivo .accdb ha cambiado después de empaquetarlo ;  para hacerlo obvio, use el formato de archivo .accdc.

  • .accdc    Este formato se conoce también como archivo de implementación de Access. Un archivo de implementación de Access consta de un archivo de aplicación y de una firma digital asociada a dicho archivo. Este formato de archivo garantiza a los usuarios que nadie ha cambiado el archivo de aplicación después de empaquetarlo. Puede aplicar este formato a un archivo Access 2007 de formato (.accdb), o a un archivo binario compilado de Access 2007 (.accde).

    Sólo puede poner un archivo de aplicación en un archivo de implementación de Access. Si su aplicación tiene archivos de datos y de lógica independientes, puede empaquetarlos por separado.

    Para obtener más información acerca del uso de un archivo de implementación de Access, consulte la sección Empaquetar y firmar una base de datos de Access 2007.

  • .accde    Este formato se conoce también como archivo binario compilado. En Access 2007, un archivo binario compilado es un archivo de aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código VBA compilado. No queda nada de código fuente VBA en un archivo binario compilado de Access.

    Puede usar Access 2007 Runtime para abrir un archivo binario compilado de Access 2007. Sin embargo, de manera predeterminada, el modo de tiempo de ejecución no reconoce la extensión de nombre de archivo .accde. Para abrir un archivo binario compilado utilizando Access 2007 Runtime, cree un acceso directo que apunte a la aplicación de tiempo de ejecución e incluya la ruta de acceso al archivo binario compilado que desea que abra el acceso directo.

    Cómo guardar un archivo de Access 2007 como un archivo binario compilado.

    1. En Access 2007, abra la base de datos (.accdb file) que desea guardar como un archivo binario compilado (.accde).

    2. En el grupo Herramientas de base de datos de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Crear ACCDE. Imagen del botón

    3. En el cuadro de diálogo Guardar como, examine la carpeta en la que desea guardar el archivo, escriba un nombre para éste en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

  • .accdr    Este formato permite implementar una aplicación que se abre en modo de tiempo de ejecución. La implementación de una aplicación de tiempo de ejecución permite controlar la manera en que se utiliza, aunque eso no implica asegurar una aplicación. Para obtener más información acerca del modo en tiempo de ejecución, consulte la sección Comprender Access 2007 Runtime.

Empaquetar e instalar una aplicación

La manera más sencilla de instalar una aplicación es proporcionar el archivo de aplicación de base de datos a los usuarios de la aplicación. Sin embargo, si planea implementar una aplicación entre muchos usuarios o desea hacerlo más de una vez, considere la posibilidad de utilizar una utilidad de empaquetamiento de software como el Asistente para la solución de paquetes de las Extensiones para programadores de Access 2007 para empaquetar su aplicación en un paquete de instalador de Windows (archivo .msi). A continuación puede usar el paquete para instalar la aplicación.

Puede usar el Asistente para la solución de paquetes para:

  • Crear un acceso directo personalizado a la aplicación. Puede usar esta característica del asistente para que resulte más sencillo abrir un archivo binario compilado a los usuarios que ejecutan su aplicación utilizando Access 2007 Runtime.

  • Agregar la carpeta de instalación como una ubicación de confianza.

  • Instalar automáticamente Access 2007 en el equipo de un usuario, si no está ya.

  • Incluir otros archivos, como un archivo de Ayuda personalizado, con su aplicación.

  • Crear o modificar claves de Registro.

  • Distribuir un contrato de licencia para el usuario final (CLUF).

  • Agregar información sobre su aplicación en la lista Agregar o quitar programas del panel de control.

Para obtener más información acerca de cómo descargar y utilizar las Extensiones para programadores de Access 2007, consulte los vínculos de la sección Vea también.

Empaquetar una base de datos dividida

El Asistente para la solución de paquetes de las Extensiones para programadores de Access 2007 no incluye varias rutas de instalación. Si su aplicación tiene datos y componentes lógicos independientes, y utiliza las Extensiones para programadores de Access 2007 para empaquetar su aplicación, quizá desee instalar manualmente sus archivos de datos de Access 2007 en la ubicación correcta, como un servidor de archivos.

Una aplicación que tiene datos y componentes lógicos independientes, utiliza tablas vinculadas para conectar los dos componentes. Dado que cada red es diferente, puede no resultar práctico especificar la ruta de instalación de ambos componentes. En la mayoría de los casos, si utiliza el Asistente para la solución de paquetes, utilizará el asistente sólo para empaquetar el componente lógico.

Si tiene suficiente información acerca de las rutas de instalación de los dos componentes, quizá desee crear dos paquetes de instalación utilizando el Asistente para la solución de paquetes, de manera que pueda especificar la ruta de instalación para cada componente.

Principio de página

Empaquetar y firmar una base de datos de Access 2007

Nota: Aunque esta característica se conoce cómo "empaquetado" no cumple las mismas tareas que el Asistente para la solución de paquetes de las Extensiones para programadores de Access 2007. La característica descrita en esta sección empaqueta un archivo de Access 2007 y aplica una firma digital al paquete que indica a los usuarios que el archivo proviene de una fuente de confianza.

Access 2007 hace que resulte más sencillo y rápido firmar y distribuir una base de datos que en las versiones anteriores de Access. Tras crear un archivo .accdb o .accde, puede empaquetarlo, aplicar una firma digital al paquete y, a continuación, distribuir el paquete firmado a otros usuarios. La característica de empaquetar y firmar coloca la base de datos en un archivo de implementación de Access (.accdc), firma el paquete y, a continuación, coloca el paquete firmado con código en una ubicación del equipo del usuario que determine. A continuación, los usuarios pueden extraer la base de datos del paquete y trabajar directamente en la base de datos (no en el archivo del paquete).

Tenga esto en mente a la hora de crear y firmar un paquete:

  • El empaquetado de una base de datos y la firma del paquete son formas de transmitir confianza. Cuando usted o los usuarios reciben el paquete, la firma confirma que la base de datos no se ha manipulado. Si confía en el autor, puede habilitar el contenido.

  • La nueva característica de empaquetado y firma se aplica sólo a las bases de datos guardadas en el formato de archivo Access 2007 . Access 2007 proporciona herramientas de versiones anteriores de Microsoft Office que puede utilizar para firmar y distribuir bases de datos creadas en un formato de archivo anterior. No se pueden utilizar las herramientas de versiones anteriores de Office para firmar e implementar archivos creados en los nuevos formatos de archivo de Access 2007.

  • Sólo se puede agregar un archivo de base de datos a un paquete.

  • Cuando se empaqueta y firma una base de datos, todos los objetos del archivo de base de datos se firman mediante código, no con macros o módulos de código. El proceso de empaquetado y firma también comprime el archivo del paquete para reducir los tiempos de descarga.

  • Puede extraer bases de datos de archivos de paquete que están ubicados en servidores de Windows SharePoint Services 3.0.

En las secciones que siguen a continuación se explica cómo se crea un archivo de paquete firmado y cómo se utiliza la base de datos en un archivo con esta característica.

Nota: Para completar estos pasos debe tener disponible un certificado de seguridad como mínimo. Si no tiene instalado un certificado en su equipo, puede crear uno con la herramienta SelfCert. Para obtener más información acerca de cómo crear un certificado de seguridad privado, consulte el artículo Proporcionar seguridad a una base de datos de Access 2007.

Crear un paquete firmado

  1. Abra la base de datos que desee empaquetar y firmar.

  2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office , haga clic en Publicar y, a continuación, haga clic en Paquete y firmar.

  3. En el cuadro de diálogo Seleccionar certificado, seleccione un certificado digital y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Aparece el cuadro de diálogo Crear paquete firmado de Microsoft Office Access.

  4. En la lista Guardar en, seleccione una ubicación para su paquete de base de datos firmado.

  5. Especifique un nombre para el paquete firmado en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Crear.

    Access crea el archivo .accdc y lo coloca en la ubicación elegida.

Extraer y utilizar un paquete firmado

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione Paquetes firmados de Microsoft Office Access (*.accdc) como tipo de archivo.

  3. En la lista Buscar en, localice la carpeta que contiene su archivo .accdc, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.

  4. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Si elige la opción de confiar en el certificado digital que se aplicó al paquete de implementación, aparece el cuadro de diálogo Extraer base de datos a. Vaya al paso 5.

    • Si no ha elegido todavía la opción de confiar en el certificado digital, aparece un mensaje de recomendación.

      Mensaje de recomendación

      Si confía en la base de datos, haga clic en Abrir. Si confía en los certificados de ese proveedor, haga clic en Confiar en todo contenido del editor. Aparece el cuadro de diálogo Extraer base de datos a.

  5. Opcionalmente, en la lista Guardar en, seleccione una ubicación para la base de datos extraída y, a continuación, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre diferente para la base de datos extraída.

Si no está seguro de cuándo confiar en un certificado, el artículo Cómo saber si una firma digital es de confianza proporciona información general acerca de la comprobación de fechas y otros elementos de un certificado para garantizar que es válido.

Principio de página

¿Le ha sido útil esta información?

De acuerdo. ¿Algún comentario más?

¿Cómo podemos mejorarlo?

¡Gracias por sus comentarios!

×