Implementación de una aplicación de Access

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Access ofrece una plataforma con muchas funciones para desarrollar aplicaciones de base de datos. Una aplicación de base de datos es un programa que proporciona una forma para almacenar y administrar datos y una interfaz de usuario que sigue la lógica de tareas empresariales (lógica de la aplicación).

Para implementar aplicaciones de Access que se puedan ejecutar sin una instalación de Access en el equipo de un usuario, puede distribuirlas con Access Runtime, que está disponible de forma gratuita en el Centro de descarga Microsoft.com.

Este artículo describe el planeamiento de la implementación básica, las características de Access Runtime y cómo descargar el Runtime. Este artículo también proporciona información general acerca de la implementación de aplicaciones de base de datos utilizando Access.

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Planear la implementación

Antes de empezar, hágase las siguientes preguntas acerca de la forma en que se va a implementar la aplicación.

¿Es necesario separar los datos y la lógica?

Puede crear una aplicación de Access que combine la lógica de aplicación y de administración de datos en un archivo. Esta es la estructura de la aplicación predeterminada en Access. Combinar la lógica de aplicación y de administración de datos en un archivo proporciona el método de implementación más sencillo, pero este método funciona mejor si solo una persona usa la aplicación a la vez y conlleva algún riesgo. Por ejemplo, un usuario podría provocar la pérdida de datos al eliminar o dañar por error el archivo de la aplicación.

En la mayoría de los casos, debe separar la lógica de la aplicación y de administración de datos. Esto ayuda a mejorar los siguientes aspectos:

  • Seguridad    Usar un servidor para el almacenamiento de datos puede ayudar a proteger los datos.

  • Rendimiento    Dividir una base de datos dividida o un servidor de base de datos puede ayudarle a reducir el tráfico de red.

  • Personalización    Las nuevas acciones de macro para el panel de navegación pueden ayudarle a controlar quién puede ver qué. Puede distribuir diferentes archivos de lógica de aplicación a diferentes usuarios.

Formas para separar los datos y la lógica

Una forma de separar los datos y la lógica es utilizar el comando de Base de datos Access (en la pestaña Herramientas de base de datos del grupo Mover datos). El comando Base de datos Access divide la aplicación de base de datos en dos archivos de Access: uno para los datos y otro para la lógica. Cuando use el comando Base de datos Access, Access crea un archivo agregando "_be" (que significa "back-end") anexado al nombre de archivo, por ejemplo, si el nombre de archivo de base de datos original es "Base_de_datos1.accdb", Access crea un nuevo archivo de base de datos denominado "Base_de_datos_1_be.accdb".

Otra forma de separar la lógica de aplicación y la administración de datos es usar un programa de servidor de base de datos (por ejemplo, Microsoft SQL Server) para la administración de datos y Access para la lógica de la aplicación.

Para decidir si un archivo de Access es suficiente para la lógica de aplicación y la administración de datos, considere lo siguiente:

  • Seguridad e integridad de datos    Los usuarios de Access deben tener permisos de lectura y escritura para el archivo que contiene la lógica de la aplicación. Si se combinan datos y la lógica en un archivo, los datos se exponen a los mismos riesgos que la lógica de la aplicación.

    Una aplicación de Access que usa lógica separada y archivos de datos puede ayudar a proteger la integridad y seguridad de los datos aprovechando las características de seguridad NTFS. Dado que los usuarios necesitan acceso de lectura y escritura explícita únicamente en el archivo de lógica de la aplicación, el archivo de datos puede volverse más seguro.

    La aplicación puede requerir más opciones de seguridad, como la capacidad para controlar qué usuarios tienen acceso a determinados datos. En este caso, debe usar un producto de servidor como SQL Server o un sistema operativo de servidor Windows que incluya Windows SharePoint Services para almacenar y administrar los datos de la aplicación, y usar Access para proporcionar la lógica de la aplicación.

  • Escalabilidad    Un archivo de Access puede tener un tamaño máximo de 2 gigabytes (GB). Aunque 2 GB es una gran cantidad de datos de texto, puede no ser suficiente para algunas aplicaciones, especialmente las aplicaciones que almacenan datos adjuntos en registros de base de datos. Si se separan los datos y la lógica, la aplicación puede admitir más datos. Si espera que los usuarios almacenen un gran volumen de datos, puede usar más de una archivo de datos de Access.

    También debe revisar las especificaciones del programa de Access para obtener información adicional de escalabilidad. Para obtener más información sobre las especificaciones de Access, vea el artículo Especificaciones de Access.

  • Capacidad de la red    Si varios usuarios deben usar la aplicación a la vez en una red, es más probable que se dañen los datos si los datos y la lógica se combinan en un archivo. Además, si se combinan los datos y la lógica en un archivo de Access, no se puede optimizar el tráfico de red generado por Access. Si varios usuarios usan la aplicación al mismo tiempo en una red, debe separar los datos y la lógica, ya sea con dos o más archivos de Access o con un producto de servidor de base de datos para datos y Access para la lógica de la aplicación.

¿Cómo será el entorno de red?

Si los usuarios utilizan la misma red de área local, o si la aplicación no se usa en una red, un mismo archivo de aplicación puede funcionar bien en la mayoría de las circunstancias.

El rendimiento de la red se puede mejorar si separa los datos y la lógica. Si los usuarios no están en la misma red de área local, puede usar un servidor para almacenar y administrar los datos y Access para la lógica de la aplicación.

¿Los usuarios tendrán Access?

Si todos los usuarios tienen Access instalado en sus equipos, pueden abrir y usar la aplicación, como harían con cualquier archivo de base de datos de Access.

Si alguno o ninguno de los usuarios no tiene Access instalado en sus equipos, necesitará implementar el software de Access Runtime para los usuarios cuando implemente la aplicación.

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Obtener información acerca de Access Runtime

Access Runtime es un programa redistribuible que permite a los usuarios que no tengan Access instalado en sus equipos usar aplicaciones de base de datos de Access. Al abrir una base de datos de Access con Access Runtime, la base de datos se abre en modo runtime.

¿Qué es el modo runtime?

El modo runtime de ejecución es un modo operativo de Access en el que algunas características de Access no están disponibles de forma predeterminada. Con todo, puede hacerse que algunas de estas características que no están disponibles lo estén en el modo runtime.

¿Qué características no están disponibles en el modo runtime?

Las siguientes características de Access no están disponibles en el modo runtime:

  • Panel de navegación    El Panel de navegación no está disponible en modo runtime. Esto ayuda a impedir que los usuarios accedan a objetos arbitrarios en la aplicación de base de datos. Sólo los objetos que se exponen a los usuarios (por ejemplo, al proporcionar un formulario de panel de control) pueden abrirse al usar el modo runtime. No puede hacer que el Panel de navegación esté disponible en modo runtime.

  • La cinta de opciones    De forma predeterminada, la cinta de opciones no está disponible en modo runtime. Esto ayuda a impedir que los usuarios creen o modifiquen objetos de base de datos, y que realicen otras acciones potencialmente peligrosas, como conectarse a orígenes de datos nuevos o exportar datos de formas no intencionadas. Puede crear una cinta de opciones personalizada y después asociarla a un formulario o informe. No puede exponer las pestañas de la cinta de forma predeterminada en modo runtime.

  • La vista Diseño y la vista Presentación    Las vistas Diseño y Presentación no están disponibles para los objetos de base de datos en modo runtime. Esto ayuda a impedir que los usuarios modifiquen el diseño de objetos en la aplicación de base de datos. No puede habilitar las vistas Diseño o Presentación en modo runtime.

  • Ayuda    De forma predeterminada, la Ayuda no está disponible en modo runtime. Como puede controlar qué funcionalidades están disponibles en la aplicación en modo runtime, parte de la Ayuda de Access integrada estándar puede ser irrelevante para quienes usan sus aplicaciones y podrían confundir o resultarles frustrantes. Puede crear su propio archivo de ayuda personalizado para complementar la aplicación en modo de tiempo de ejecución.

¿Puedo abrir una base de datos de Access en modo runtime sin usar el software de Access Runtime?

Puede ejecutar cualquier base de datos de Access en modo runtime en un equipo que tiene la versión completa de instalado Access. Para ejecutar una base de datos de Access en modo runtime, siga uno de estos procedimientos:

  • Cambie la extensión del archivo de base de datos de .accdb a .accdr.

  • Cree un acceso directo a la base de datos e incluya el modificador de la línea de comandos /Runtimeen el acceso directo.

¿El modo runtime hace que la base de datos sea más segura?

Aunque el modo runtime limita la disponibilidad de características de diseño y navegación, no se debe usar como el principal medio de proteger una aplicación de base de datos. En un equipo que tenga la versión completa de Access instalada, un usuario podría abrir una aplicación de base de datos de runtime como una aplicación de base de datos normal (es decir, con todas las características disponibles) y, después, cambiar el diseño o realizar otras acciones no deseadas.

Incluso si implementa la aplicación de base de datos solo en equipos que no tengan la versión completa de Access instalada, sigue siendo posible transferir la aplicación a un equipo que tenga la versión completa de Access instalada y luego abrir la aplicación de base de datos de runtime como una aplicación de base de datos normal.

Nota: Si desea distribuir una aplicación de Access para que los usuarios no puedan modificar el diseño de formularios, informes o Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), considere el uso de un archivo binario compilado (.accde). Para obtener más información acerca del uso de un archivo binario compilado, vea la sección Decidir qué formato de archivo usar más adelante en este artículo.

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Descargar Access Runtime

Para descargar Access Runtime desde el Centro de descarga de Microsoft, haga clic en el vínculo correspondiente para su versión:

No es necesaria ninguna compra para descargar, usar o redistribuir Access Runtime, y no hay ningún límite en el número de usuarios a los que puede distribuir el Runtime.

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Implementación de una aplicación de Access

Para implementar una aplicación de Access, como mínimo deberá realizar las siguientes tareas:

  1. Crear la aplicación    La aplicación debe proporcionar una forma para que los usuarios abran y usen los objetos de base de datos. Si la aplicación no proporciona estos medios, los usuarios necesitarán Access instalado en sus equipos para usar la aplicación. Además, no podrá predecir cómo navegarán los usuarios dentro de la aplicación y será más difícil proporcionar documentación para la aplicación completa. Además, si los usuarios abren la aplicación mediante el software de Access Runtime, las características de navegación de Access estarán disponibles.

    Un método es crear un formulario que contenga botones de comando que abran objetos de base de datos o realicen otras acciones y, después, especificar ese formulario como el formulario predeterminado que debe abrirse al iniciar la aplicación.

    Nota: Para obtener ayuda acerca de cómo crear un formulario, vea el tema, Crear un formulario mediante la herramienta Formulario.

    ¿Cómo puedo especificar el formulario predeterminado para abrir?

    1. Haga clic en Archivo > Opciones

    2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.

    3. En el panel derecho, en Opciones de la aplicación, seleccione el formulario predeterminado que desee mediante el cuadro combinado Mostrar formulario.

    También puede crear una cinta de opciones personalizada y después asociarla con un formulario que se abra cuando se inicie la aplicación. Para obtener más información acerca de cómo crear una cinta de opciones personalizada, vea el artículo Create a custom ribbon in Access (Crear una cinta de opciones personalizada en Access).

  2. Instalar la aplicación    Hay varias opciones y consideraciones para instalar una aplicación. Es posible que desee implementar un formato de archivo específico para controlar mejor cómo usarán la aplicación los usuarios. Como alternativa, podría empaquetar la aplicación para que sea más fácil instalar o implementar los diferentes componentes de datos y lógica.

    Encontrará más información acerca de estas opciones y consideraciones en las siguientes secciones.

Decidir qué formato de archivo usar

Hay cuatro formatos de archivo de Access que puede usar al implementar una aplicación:

  • .accdb    Este es el formato de archivo predeterminado para Access. Al implementar una aplicación en este formato, los usuarios tienen la mayoría de las opciones para personalizar y navegar por la aplicación del modo que elijan. Si desea asegurarse de que los usuarios no cambian el diseño de la aplicación, debe usar el formato de archivo .accde. Además, un usuario no puede determinar fácilmente si se cambió un archivo .accdb después de empaquetarlo, para que sea obvio, use el formato de archivo .accdc.

  • .accdc    Este formato también se denominan como archivo de implementación de Access. Un archivo de implementación de Access incluye un archivo de la aplicación y una firma digital asociada a ese archivo. Este formato garantiza a los usuarios que no se ha cambiado el archivo de la aplicación después de empaquetarlo. Puede aplicar este formato a un formato de archivo de Access predeterminado (.accdb), o a un archivo binario de Access compilado (.accde).

    Puede colocar un único archivo de la aplicación en un archivo de implementación de Access. Si la aplicación tiene diferentes archivos de datos y lógica, puede empaquetarlos por separado.

  • .accde    Este formato también se denominan como archivo binario compilado. En Access, un archivo binario compilado es un archivo de la aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código de VBA compilado. Ningún código de VBA permanece en un archivo binario compilado de Access.

    Puede usar Access Runtime para abrir un archivo binario compilado de Access. Pero, de forma predeterminada, el Runtime no reconoce la extensión de nombre de archivo .accde. Para abrir un archivo binario compilado mediante Access Runtime, cree un acceso directo que apunte al Runtime e incluya la ruta de acceso al archivo binario compilado que desee que abra el acceso directo.

    Importante: Si los usuarios abren un archivo binario compilado usando una versión anterior de Access a la versión compilada, los usuarios no pueden abrir el archivo binario compilado. Para resolver este problema, deberá compilar el archivo binario en la versión de Access que tengan instalada los usuarios.

    ¿Cómo guardo un archivo de Access como un archivo binario compilado?

    1. En Access, abra la base de datos (archivo .accdb) que desea guardar como un archivo binario compilado (.accde).

    2. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Guardar como.

    3. En Tipos de archivo de base de datos, haga clic en Crear ACCDE y después en Guardar como.

    4. En el cuadro Guardar como, busque la carpeta donde desea guardar el archivo, escriba un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y después haga clic en Guardar.

  • .accdr    Este formato le permite implementar una aplicación que se abre en modo de tiempo de ejecución. Implementar una aplicación de runtime pude ayudarle a controlar la forma en que se usa, aunque no es un medio de asegurar una aplicación. Para obtener más información sobre el modo runtime, vea la sección Obtener información acerca de Access Runtime.

Empaquetado y firma de una base de datos de Access

Access hace que sea más rápido firmar y distribuir una base de datos que en versiones anteriores. Después de crear un archivo .accdb o .accde, puede empaquetar el archivo, aplicarle una firma digital al paquete y después distribuir el paquete firmado a otros usuarios. La característica Empaquetar y firmar coloca la base de datos en un archivo implementación de Access (.accdc), firma el paquete y después coloca el paquete de código firmado en la ubicación del equipo del usuario que determine. Los usuarios pueden extraer la base de datos del paquete y trabajar directamente en ella (no en el archivo de paquete).

Nota: La característica descrita en esta sección empaqueta un archivo de Access y aplica una firma digital al paquete que ayuda a indicar a los usuarios que el archivo es de confianza.

Recuerde estos puntos durante el proceso de creación y firma de un paquete:

  • Empaquetar una base de datos y firmar el paquete son formas de transmitir confianza. Cuando usted o sus usuarios reciben el paquete, la firma les confirma que la base de datos no se ha manipulado. Si confía en el autor, puede habilitar el contenido.

  • La característica Empaquetar y firmar solo se aplica a bases de datos con el formato de archivo .accdb. Access proporciona herramientas de versiones anteriores de Microsoft Office que puede usar para firmar y distribuir bases de datos creadas en un formato de archivo .mdb anterior. No puede usar las herramientas para versiones anteriores de Office para firmar e implementar archivos creados en los formatos de archivo .accdb más recientes.

  • Solo puede agregar un archivo de base de datos a un paquete.

  • Al empaquetar y firmar una base de datos, todos los objetos en el archivo de base son de código firmado, no solo las macros o los módulos de código. El proceso de empaquetar y firmar también comprime el archivo de paquete para ayudar a reducir los tiempos de descarga.

  • Puede extraer bases de datos de archivos de paquete ubicados en servidores de SharePoint.

Las siguientes secciones explican cómo crear un archivo de paquete firmado y usar la base de datos de un archivo de paquete firmado.

Nota: Para completar estos pasos, debe tener al menos un certificado de seguridad disponible. Si no tiene un certificado instalado en su equipo, puede crear uno mediante la herramienta SelfCert. Para obtener información acerca de cómo crear un certificado de seguridad privado, vea el artículo Show trust by adding a digital signature (Mostrar confianza añadiendo una firma digital).

Crear un paquete firmado

  1. Abra la base de datos que quiere empaquetar y firmar.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Guardar como.

  3. En Tipos de archivo de base de datos, haga clic en Empaquetar y firmar y después en Guardar como.

  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar certificado, seleccione un certificado digital y después haga clic en Aceptar.

    Aparece el cuadro de diálogo Crear paquete firmado de Microsoft Office Access.

  5. En la lista Guardar en, seleccione una ubicación para el paquete firmado de base de datos.

  6. Escriba un nombre para el paquete firmado en el cuadro Nombre de archivo y después haga clic en Guardar.

    Access crea el archivo .accdc y lo coloca en la ubicación que ha elegido.

Extraer y usar un paquete firmado

  1. Haga clic en Archivo > Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione Paquetes firmados de Microsoft Office Access (*.accdc) como el tipo de archivo.

  3. En la lista Buscar en para buscar la carpeta que contiene su archivo .accdc, seleccione el archivo y después haga clic en Abrir.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si decide confiar en el certificado digital aplicado al paquete de implementación, aparece el cuadro de diálogo Extraer base de datos a. Vaya al Paso 5.

    • Si ha elegido no confiar en el certificado digital, aparece un mensaje de advertencia.

      1. Mensaje de advertencia

      2. Si confía en la base de datos, haga clic en Abrir. Si confía en cualquier certificado del proveedor, haga clic en Confiar en todo contenido del editor. Aparece el cuadro de diálogo Extraer base de datos a.

  5. Opcionalmente, en la lista Guardar en, seleccione una ubicación para la base de datos extraída y después, en el cuadro Nombre de archivo, escriba otro nombre para la base de datos extraída.

Si no está seguro de si debe confiar en un certificado, el artículo Cómo saber si una firma digital es de confianza proporciona información general sobre la comprobación de fechas y otros elementos de un certificado para ayudar a garantizar que es válido.

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