Herramienta de reuniones 2007

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

La herramienta de reuniones 2007 le ayuda a organizar, dirigir y registrar reuniones.

¿Qué desea hacer?

Crear una nueva reunión

Navegar entre las reuniones

Creación de una agenda de la reunión

Administrar los asistentes a la reunión

Crear elementos de acción

Reunión de grabación

Trabajar con archivos adjuntos

Agregar datos adjuntos

Abrir datos adjuntos

Guardar datos adjuntos

Eliminar los archivos adjuntos

Cambiar los permisos de la herramienta de reuniones

Usar métodos abreviados de teclado

Crear una nueva reunión

Normalmente, todos los miembros del área de trabajo que no sean invitados pueden crear reuniones nuevas.

  1. En la pestaña Inicio, haga clic en Nueva reunión para iniciar el Asistente para reuniones.

  2. Escriba un asunto y las horas de inicio y finalización de la reunión.

  3. Opcionalmente, puede escribir la ubicación de la reunión y detalles adicionales sobre la reunión.

  4. Haga clic en Aceptar para crear la reunión.

La información especificada en el Asistente para reuniones se muestra en la pestaña Perfil de la reunión. Para editar esta información, haga clic en Editar, realice los cambios y haga clic en Guardar y cerrar.

Una vez que haya creado una reunión, puede agregar asistentes a la reunión e iniciar otras actividades de reunión, como establecer la agenda.

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Desplazarse entre las reuniones en un calendario 2010

  • Haga clic en Selecciona el intervalo de fechas para mostrar y seleccione el periodo de tiempo que desea mostrar (por ejemplo, día, semana, mes).

  • Haga clic en las flechas anterior o siguiente para navegar a la fecha de reunión anterior o siguiente según la selección de intervalo de fechas actual. Por ejemplo, si el período actual es "Por semana", haga clic en las flechas para ir a la semana anterior o siguiente.

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Crear una agenda de reuniones

Dados los permisos predeterminados, cualquier asistente cuyo rol sea de participante o superior puede agregar, modificar o mover elementos de agenda y sólo el creador de la reunión o los administradores del área de trabajo pueden eliminar elementos de agenda.

Para agregar un tema de agenda:

  1. Haga clic en la pestaña Agenda y haga clic en Nuevo tema...

  2. Complete el formulario de Nuevo tema de agenda y haga clic en Aceptar.

Para modificar un elemento de agenda, selecciónelo y haga clic en Editar. Realice los cambios que desee y haga clic en Guardar y cerrar.

Para mover un tema de la agenda en la lista de temas, selecciónelo y haga clic en Icono de Subir o Icono de Bajar .

Para eliminar un tema de agenda, selecciónelo y presione Suprimir.

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Administrar asistentes de la reunión

Dados los permisos predeterminados, cualquier asistente cuyo rol sea de participante o superior puede modificar la pestaña Asistentes de una reunión.

  1. Haga clic en la pestaña Asistentes y haga clic en Editar, si es necesario, para abrir los campos de los asistentes.

  2. Realice los cambios que desee y haga clic en Guardar y cerrar.

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Crear elementos de acción

Dados los permisos predeterminados, cualquier asistente cuyo rol sea de participante o superior puede agregar, editar o mover elementos de acción y sólo el creador de la reunión o los administradores del área de trabajo pueden eliminar elementos de acción. Para agregar un elemento de acción:

  1. Haga clic en la pestaña Acciones y haga clic en Nuevo elemento de acción.

  2. Complete el formulario Nuevo elemento de acción y haga clic en Aceptar.

Para ordenar los elementos de acción, haga clic en los encabezados de columna. Por ejemplo, haga clic en el encabezado de columna "Prioridad" para ordenar todos los elementos de acción por prioridad.

Para modificar un elemento de acción, selecciónelo y haga clic en Editar. Realice los cambios que desee y haga clic en Guardar y cerrar.

Para eliminar un elemento de acción, selecciónelo y presione Suprimir.

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Grabar minutas

Dados los permisos predeterminados, cualquier asistente cuyo rol sea de participante o superior puede editar las minutas. Para editar las minutas:

  1. Seleccione la pestaña Minutas y haga clic en Editar, si es necesario, para abrir el área de texto para editarlas.

  2. Escriba en el área de texto. Opcionalmente, puede hacer clic en Insertar agenda para insertar la agenda de reunión actual en el área de texto.

  3. Seleccione una opción para guardar o descartar el trabajo.

    • Haga clic en Guardar para guardar las modificaciones actuales y dejar el área de texto abierta para seguir escribiendo.

    • Haga clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y salir del modo de edición de minutas.

    • Haga clic en Cancelar para descartar los cambios desde la última vez que guardó las minutas.

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Trabajar con datos adjuntos

El perfil de reunión, los temas de agenda y los elementos de acción pueden incluir datos adjuntos. Normalmente, sólo el creador de la reunión o los administradores del área de trabajo pueden agregar o eliminar datos adjuntos.

Agregar datos adjuntos

  1. Seleccione el perfil de reunión, un tema de agenda o un elemento de acción y haga clic en Editar.

  2. Haga clic en el menú desplegable Datos adjuntos y seleccione Agregar.

  3. Seleccione los archivos que desea adjuntar y haga clic en Abrir.

  4. Guarde los cambios.

Abrir datos adjuntos

  1. Haga clic en el menú desplegable Datos adjuntos.

  2. Seleccione los datos adjuntos que desea abrir.

    Los datos adjuntos se abren en una aplicación complementaria siempre que tenga una instalada en el equipo. Si el equipo no tiene una aplicación complementaria, aparece el cuadro de diálogo "Abrir con" de Windows con otras opciones.

Guardar datos adjuntos

  1. Haga clic en el menú desplegable Datos adjuntos y seleccione Guardar todo....

  2. Seleccione la ubicación de disco para guardar los datos adjuntos y haga clic en Aceptar.

Eliminar datos adjuntos

  1. Seleccione la característica de reunión (perfil, tema de agenda o elemento de acción) que contienen los datos adjuntos que desea eliminar y haga clic en Editar.

  2. Haga clic en el menú desplegable Datos adjuntos y seleccione Eliminar.

  3. Seleccione los datos adjuntos que desea eliminar.

  4. Haga clic en para confirmar la eliminación.

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Cambiar los permisos de la herramienta Reuniones

Para ver los permisos asignados actualmente a roles de miembro, haga clic en la pestaña Área de trabajo, luego en Propiedades y, a continuación, en la pestaña Permisos.

De manera predeterminada, todos los miembros excepto los invitados tienen permiso para crear o modificar reuniones, así como para eliminar las reuniones que crearon. Los administradores tienen todos los permisos disponibles.

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Usar métodos abreviados de teclado

La siguiente tabla muestra los métodos abreviados de teclado de la herramienta Reuniones. Los accesos directos disponibles dependen del modo en que usa la herramienta.

Para

Presione

Crear una nueva reunión

CTRL+N

Crear un nuevo elemento de agenda

CTRL+T

Crear un nuevo elemento de acción

CTRL+M

Ver todas las reuniones

CTRL+L

Ver sólo las reuniones de hoy

CTRL+D

Ver las reuniones de la semana actual

CTRL+W

Ver las reuniones del mes actual

CTRL+A

Ver las reuniones del año actual

CTRL+R

Copiar un tema de agenda como vínculo

CTRL+I

Copiar un elemento de acción como vínculo

Ctrl+Alt+K

Copiar una reunión como vínculo

CTRL+E

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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