Herramienta Archivos de SharePoint

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

La herramienta Archivos de SharePoint ofrece las siguientes ventajas a las organizaciones que almacenan el contenido de los archivos en bibliotecas de documentos de SharePoint:

  • Acceso al contenido del archivo a personas específicas que se encuentran fuera de la empresa. La herramienta Archivos de SharePoint proporciona una forma cómoda y eficiente de colaborar con usuarios que están fuera del firewall corporativo. Además, la herramienta Archivos de SharePoint proporciona un entorno de trabajo centralizado para los equipos cuyos miembros se encuentran muy dispersos geográficamente.

  • Acceso al contenido del archivo sin conexión. La herramienta Archivos de SharePoint proporciona a los trabajadores itinerantes, o a los que tienen acceso limitado a Internet, un entorno que les permite obtener acceso, ver y actualizar el contenido de los archivos sin conexión.

  • Los usuarios de la herramienta Archivos de SharePoint pueden aprovechar sus características de aplicación enriquecida, además de las características de otras herramientas del área de trabajo.

Tenga en cuenta los siguientes detalles y recomendaciones adicionales acerca del uso de la herramienta Archivos de SharePoint para interactuar con archivos almacenados en una biblioteca de documentos de SharePoint:

  • La herramienta Archivos de SharePoint puede asignarse solo a bibliotecas de documentos en Windows SharePoint Services 3.0 o versiones posteriores. Aparecerá un error si se intenta asignarla a una biblioteca de documentos de una versión anterior de Windows SharePoint Services.

  • Se recomienda tener el control de versiones habilitado en los sitios de SharePoint desde los que se toman los archivos para incluir en una herramienta Archivos de SharePoint. El control de versiones ayuda a reducir el riesgo de pérdida de datos que puede producirse en ocasiones debido a conflictos o errores de sincronización.

  • Las bibliotecas de documentos de SharePoint contienen metadatos que la herramienta Archivos de SharePoint no admite o no mantiene.

  • La herramienta Archivos de SharePoint no reconoce las vistas de bibliotecas de documentos de SharePoint. En consecuencia, una herramienta Archivos de SharePoint puede contener más documentos que los que aparecen en la biblioteca de documentos, donde se filtran determinados archivos mediante vistas.

Sincronización de datos en una herramienta Archivos de SharePoint

En una herramienta Archivos de SharePoint los datos se sincronizan de las formas siguientes:

  • Se sincronizan los datos entre los miembros del área de trabajo del mismo modo que en una Herramienta archivos de Groove: los miembros del área de trabajo en línea enviar y recibir actualizaciones mientras se guardan en el área de trabajo.

  • Las actualizaciones se envían o reciben desde el sitio de SharePoint automáticamente conforme a una programación, o manualmente cuando el miembro del área de trabajo que tiene el control de sincronización inicia una sincronización.

La tarea de sincronizador en una herramienta Archivos de SharePoint

Un área de trabajo que contiene una herramienta Archivos de SharePoint debe incluir al menos un miembro que tenga las credenciales siguientes:

  • Acceso a la biblioteca de documentos deseada en un sitio de SharePoint específico.

  • Los permisos de SharePoint requeridos para enviar y recibir actualizaciones en el sitio de SharePoint.

    Los permisos mínimos para el sincronizador, considerando los permisos de SharePoint estándar, son "Propietario", con la opción "Colaborar" habilitada. Para sitios de SharePoint que disponen de permisos personalizados, el sincronizador debe tener permisos habilitados para agregar, editar y eliminar elementos.

  • Los permisos necesarios para la sincronización con el sitio de SharePoint. De manera predeterminada, todos los miembros excepto los invitados tienen permiso para realizar la sincronización con la biblioteca de documentos de SharePoint o para solicitar el control de sincronización de la herramienta al sincronizador actual.

    Nota: Aunque un miembro del área de trabajo con el rol de participante normalmente puede actuar como sincronizador, este rol no suele incluir el permiso para eliminar cualquier archivo. En consecuencia, es posible que un sincronizador con el rol de participante reciba advertencias de sincronización acerca de eliminaciones de archivos erróneas al iniciar una sincronización.

Un miembro que tiene los permisos necesarios en el sitio de SharePoint y en la herramienta Archivos de SharePoint puede asumir la responsabilidad de "sincronizador": es decir, la persona que inicia periódicamente la sincronización entre la herramienta Archivos de SharePoint y el sitio de SharePoint o que habilita la herramienta Archivos de SharePoint para la sincronización automática y programada. Para realizar la sincronización, el sincronizador debe estar conectado y tener acceso al sitio de SharePoint.

Solo un miembro de área de trabajo puede ser sincronizador de la herramienta Archivos de SharePoint. Otros miembros que tengan el permiso necesario pueden solicitar asumir la tarea de sincronizador. El miembro que es actualmente sincronizador puede optar por ceder este rol o rechazar la solicitud y conservar la responsabilidad. El sincronizador no puede iniciar la transferencia de la tarea de sincronizador a otro miembro; la responsabilidad de la tarea debe ser solicitada por otro miembro.

Si el sincronizador actual pierde su permiso para ser propietario de esta tarea (por ejemplo, si el rol del área de trabajo del sincronizador se baja de nivel o si el sincronizador deja de ser miembro del área de trabajo), el control de sincronización pasa automáticamente a otro miembro del área de trabajo que cumpla con los requisitos. Si no hay ningún miembro del área de trabajo que tenga los permisos necesarios en ese momento, no se podrá continuar sincronizando la herramienta Archivos de SharePoint con el sitio de SharePoint y se volverá a la funcionalidad de herramientas Archivos estándar.

El nombre del sincronizador actual aparece en la barra de estado sobre la pestaña Herramienta:

Nombre del sincronizador actual

La barra de estado informa al sincronizador cuando hay cambios sin sincronizar en la herramienta. Cuando el sincronizador hace clic en Sincronizar ahora..., una ventana de vista previa de sincronización muestra todas las actualizaciones pendientes, así como los conflictos de archivos. El sincronizador puede tomar medidas para resolver estos conflictos antes de continuar con la sincronización.

El sincronizador actual sólo debe aceptar una solicitud para transferir la tarea de sincronizador a otro miembro que tenga acceso al sitio de SharePoint y los permisos necesarios en el sitio de SharePoint.

En algunos casos, la tarea de sincronizador debe transferirse a otro miembro. Por ejemplo, si el sincronizador no podrá iniciar una sincronización durante un tiempo prolongado (quizá debido a unas vacaciones), éste debe indicar a otro integrante del área de trabajo que tenga las credenciales necesarias que envíe una solicitud para convertirse en sincronizador. Como alternativa, el sincronizador podría permitir la sincronización automática, conforme a una programación. Pero esta estrategia puede presentar riesgos ya que supone que el equipo del sincronizador podrá funcionar correctamente y permanecer conectado todo el tiempo.

En la barra de estado, todos los miembros del área de trabajo ven el nombre del sincronizador actual y pueden elegir el icono del vínculo de la carpeta correspondiente para ver un cuadro de mensaje que contiene la dirección URL del sitio de SharePoint. Los miembros del área de trabajo que tengan las credenciales necesarias pueden hacer clic en el icono del vínculo de la carpeta para abrir un explorador web e ir al sitio de SharePoint, o bien hacer clic en Ir a SharePoint en el menú Editar.

La barra de estado también informa a todos los miembros acerca de la fecha y la hora de la última sincronización. Todos los miembros pueden hacer clic en el icono de Calendario para ver información acerca de la programación de sincronización.

El sincronizador puede empezar varias actividades seleccionando opciones en la barra de estado, incluyendo la sincronización, el cambio de las opciones de programación y la resolución de errores de sincronización de estado.

Opciones para iniciar la sincronización

El Sincronizador tiene dos opciones para iniciar una sincronización:

  • Sincronización manual. Con esta opción, la herramienta Archivos de SharePoint y el sitio de SharePoint se sincronizan solo cuando el sincronizador elige iniciar una sincronización.

  • Sincronización programada. Con esta opción, el sincronizador establece un intervalo de tiempo específico para la sincronización automática.

    Nota: Dependiendo de factores como la carga de tráfico de red actual, a veces el servidor puede posponer las sincronizaciones programadas hasta la próxima hora programada.

Realización de tareas de control de origen de SharePoint

Solo el sincronizador puede realizar las siguientes tareas de control de origen de SharePoint con archivos en una herramienta Archivos de SharePoint:

  • Desproteger archivos. Desproteger un archivo coloca un bloqueo en el archivo en el sitio de SharePoint, así impedir que los usuarios con acceso directo al archivo en el sitio de SharePoint actualizarlo mientras está actualizando simultáneamente en SharePoint Workspace.

    Nota: Desproteger un archivo permite obtener la versión más actualizada del archivo de la biblioteca de documentos SharePoint, a menos que la versión actual en la herramienta Archivos de SharePoint tenga cambios sin sincronizar. En otras palabras, si se edita el archivo en SharePoint Workspace y, a continuación, se realiza la desprotección, no se sobrescribirá la versión editada del archivo con la copia original de la biblioteca de SharePoint.

  • Proteger archivos. Proteger un archivo de la herramienta archivos de SharePoint actualiza el archivo en el sitio de SharePoint y quita el bloqueo de desprotección.

  • Cancelar una desprotección. Cancelar una desprotección, simplemente quita el bloqueo del archivo en el sitio de SharePoint y hace que esté disponible para su edición.

Duplicar o archivar áreas de trabajo que contienen una herramienta Archivos de SharePoint

Es posible duplicar áreas de trabajo que contienen una herramienta Archivos de SharePoint o guardarlas como un archivo de almacenamiento o un archivo de plantilla. Sin embargo, tenga en cuenta que la herramienta Archivos de SharePoint en el área de trabajo duplicada, o en áreas de trabajo nuevas creadas a partir del archivo de almacenamiento o de plantilla, no conservarán su conexión a una biblioteca de documentos de SharePoint y sus funciones se reducirán a las de una herramienta Archivos estándar.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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