Habilitar y configurar identificadores únicos de documento

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

En este artículo, conocerá los beneficios de usar identificadores de documento en la administración de documentos o registros. También aprenderá a habilitar el Servicio de Id. de documento para una colección de sitios y a configurar las opciones de Id. de documento para las convenciones de nomenclatura de archivos personalizadas.

En este artí­culo:

Información general

Cosas importantes para recordar

Activar, habilitar y configurar identificadores de documento

Activar la característica de colección de sitios de identificador de documento

Habilitar y configurar el uso de los identificadores de documento en una colección de sitios

Información general

Los identificadores de documento le ayudan a administrar los documentos proporcionándole una manera fácil de realizar el seguimiento de elementos independientemente de su ubicación. Por ejemplo, si se mueve un contrato legal de una biblioteca de documentos a una en otro sitio, sería fácil encontrar el contrato según su Id. de documento. Los identificadores de documento se asignan automáticamente a los documentos cargados y este identificador seguirá al elemento en todo su ciclo de vida. Los identificadores de documento también pueden asignarse a conjuntos de documentos.

Realizar el seguimiento de elementos con identificadores de documento

Cuando el Servicio de Id. de documento se habilite por primera vez, automáticamente se asignará un nuevo identificador a los nuevos documentos en la colección de sitios. Se programa un trabajo del temporizador para asignar identificadores de documento a los documentos que ya se encuentran en la colección de sitios.

Además, cuando se habilita el servicio, se agrega automáticamente una nueva columna a los tipos de contenido Documento y Conjunto de documentos. La columna Id. de documento muestra el identificador asignado a un elemento.

Antes de usar la característica Id. de documento en su sistema de administración de contenido, primero debe habilitarla para las colecciones de sitios en las cuales se hospedan sus documentos.

Cuestiones importantes para recordar

En determinadas circunstancias, el Id. de documento no siempre se conserva. La tabla siguiente resume esas excepciones.

Acción

Resultado

Se descarga un documento y, a continuación, se carga en otro sitio.

El documento se considera una copia y se asignará un nuevo Id. de documento.

Utilice el comando mover con Enviar a.

El documento se considera una copia y se asignará un nuevo Id. de documento.

Use el comando Copiar .

Se asignará un nuevo Id. de documento.

La única manera de conservar un identificador de documento dentro de los sitios es utilizar la página de administración de contenido y estructura en configuración del sitio al mover documentos. Tenga en cuenta que copiar este método no conserva el identificador de documento.

Para obtener más información sobre la estructura y el contenido del sitio, vea trabajar con la estructura y el contenido del sitio.

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Activar, habilitar y configurar identificadores de documento

Para usar identificadores de documento por primera vez para realizar el seguimiento de documentos o registros, debe seguir un proceso de dos pasos:

Activar la característica Id. de documento en una colección de sitios

Nota: Habilitar la característica de identificador de documento debe ser un administrador de colección de sitios.

  1. Vaya a la colección de sitios de nivel superior.

  2. Haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.

  4. Junto a Servicio de Id. de documento, haga clic en Activar. Aparece un icono activo junto al elemento y se activa la característica para la colección de sitios actual.

Habilitar y configurar el uso de identificadores de documento en una colección de sitios

Cuando habilita la característica Id. de documento para una colección de sitios determinada, automáticamente se asignará un identificador de documento a todos los documentos en la colección de sitios. Recuerde que, según el número de documentos que existan en la colección de sitios, este proceso puede tardar un tiempo.

Nota: Habilitar y configurar la característica de identificador de documento debe ser un administrador de colección de sitios.

  1. Vaya a la colección de sitios de nivel superior.

  2. Haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Configuración de Id. de documento.

  4. En la página Configuración de Id. de documento, en la sección Asignar identificadores de documento, asegúrese de que la casilla de verificación Asignar identificadores de documento esté activada.

Nota: Al habilitar la asignación de identificadores de documento para el primer dentro de una colección de sitios, aparecerá un mensaje: configuración de la característica de identificador de documento está programado para completar un proceso automatizado. Esto significa que el trabajo del temporizador es responsable de la finalización de la asignación de los identificadores de documento a todos los documentos en la colección de sitios. El tiempo que dure este proceso depende del número de documentos en la colección de sitios.

  1. Para establecer una cadena personalizada de caracteres o números que se anexen automáticamente al comienzo de cada Id. de documento, escriba la cadena en Comenzar los identificadores con los siguientes caracteres.

  2. Active la casilla de verificación Restablecer todos los identificadores de documento… si desea agregar automáticamente el prefijo a todos los identificadores de documento existentes de la colección de sitios.

  3. En las secciones Ámbito de búsqueda de consulta de Id. de documento, seleccione los sitios que usará como ámbito de búsqueda para la consulta de identificadores.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Nota: Como se mencionó anteriormente, cuando se habilita el servicio de identificador de documento para cualquier colección de sitios, se agrega una columna a los tipos de contenido de documento y conjunto de documentos como el nivel de colección de sitios. La columna de identificador de documento se usa para mostrar el ID asignado a un elemento.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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