Habilitar y configurar identificadores únicos de documento

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Identificadores de documento pueden ayudarle con la administración de documentos o un registro. Habilitar el servicio de identificador de documento para en un sitio para agregar un identificador de documento a cada archivo en el sitio.

En este artículo...

Información general

Mover archivos con un identificador de documento

Activar, habilitar y configurar identificadores de documento

Activar la característica Id. de documento en una colección de sitios

Habilitar y configurar el uso de los identificadores de documento en una colección de sitios

Información general

Identificadores de documento ayudan a administrar los documentos al proporcionar una forma sencilla de realizar un seguimiento de los elementos sin importar su ubicación. Por ejemplo, si un contrato legal obtiene mueve desde una biblioteca de documentos en un sitio a una biblioteca de documentos en otro sitio, el contrato sería fácil de encontrar en función de su Id. Documento ID se asigna automáticamente a los documentos cargados y este ID seguirá el elemento a lo largo de su ciclo de vida. Identificadores de documento también se pueden asignar a conjuntos de documentos.

Realizar el seguimiento de elementos con identificadores de documento

Cuando el servicio de identificador de documento está habilitado en primer lugar, nuevos documentos en la colección de sitios se asigna identificadores de nuevos. Un trabajo del temporizador está programado para asignar identificadores a documentos ya en la colección de sitios.

Además, cuando el servicio está habilitado, una nueva columna se agrega automáticamente a los tipos de contenido de documento y conjunto de documentos. La columna de identificador de documento muestra el ID asignado a un elemento.

Antes de usar la característica de identificador de documento en el sistema de administración de contenido, primero debe habilitarlo para los documentos que se encuentran en cada colección de sitios.

Mover archivos con un identificador de documento

En SharePoint Online el identificador de documento normalmente se moverá con el archivo. Sin embargo, cuando el sitio de destino no tiene habilitado el servicio de identificador de documento, el documento ya no tendrá un Id.

Para SharePoint Server la única manera de conservar un identificador de documento dentro de los sitios es usar la página de administración de contenido y estructura en Configuración del sitio al mover documentos.

Para obtener más información sobre la estructura y el contenido del sitio, vea trabajar con la estructura y el contenido del sitio.

Copiar archivos con un identificador de documento

Cuando se realiza una copia de un archivo, se crea un nuevo identificador de documento para la copia. Por ejemplo, un archivo de carga y descarga de un sitio a otro es una copia. Sin embargo, cuando el sitio de destino no tiene habilitado el servicio de identificador de documento, la copia no tiene un identificador de documento.

Activar, habilitar y configurar identificadores de documento

Para utilizar primero identificadores de documento para realizar un seguimiento de documentos o registros, debe seguir un proceso de dos pasos:

Activar la característica Id. de documento en una colección de sitios

Nota: Habilitar la característica de identificador de documento debe ser un administrador de colección de sitios.

  1. Vaya a la colección de sitios de nivel superior.

  2. Haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.

  4. Junto a Servicio de Id. de documento, haga clic en Activar. Aparece un icono activo junto al elemento y se activa la característica para la colección de sitios actual.

Habilitar y configurar el uso de los identificadores de documento en una colección de sitios

Al habilitar la característica de identificador de documento para cualquier colección de sitios, todos los documentos de la colección de sitios se asignará automáticamente un identificador de documento. Tenga en cuenta que, dependiendo del número de documentos que existen en la colección de sitios, este proceso puede tardar algún tiempo.

Nota: Habilitar y configurar la característica de identificador de documento debe ser un administrador de colección de sitios.

  1. Vaya a la colección de sitios de nivel superior.

  2. Haga clic en Acciones del sitio y, a continuación, haga clic en Configuración del sitio.

  3. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Configuración de Id. de documento.

  4. En la página de configuración de identificador de documento, en la sección asignar identificadores de documento, asegúrese de que hay una marca de verificación de los Identificadores de documento asignar, casilla de verificación.

Nota: Al habilitar la asignación de identificadores de documento para el primer dentro de una colección de sitios, aparecerá un mensaje: configuración de la característica de identificador de documento está programado para completar un proceso automatizado. Esto significa que el trabajo del temporizador es responsable de la finalización de la asignación de los identificadores de documento a todos los documentos en la colección de sitios. El tiempo que dure este proceso depende del número de documentos en la colección de sitios.

  1. Para establecer una cadena personalizada de caracteres o números que se anexen automáticamente al comienzo de cada Id. de documento, escriba la cadena en Comenzar los identificadores con los siguientes caracteres.

  2. Active la casilla Restablecer todos los identificadores de documento… si desea agregar automáticamente el prefijo a todos los identificadores de documento existentes de la colección de sitios.

  3. En las secciones de ámbito de búsqueda de búsqueda de identificador de documento, seleccione los sitios para usarlo como el ámbito de búsqueda para la búsqueda de ID.

  4. Haga clic en Aceptar.

    Nota: Como se mencionó anteriormente, cuando se habilita el servicio de identificador de documento para cualquier colección de sitios, se agrega una columna a los tipos de contenido de documento y conjunto de documentos como el nivel de colección de sitios. La columna de identificador de documento se usa para mostrar el ID asignado a un elemento.

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