Habilitar y configurar el control de versiones para una lista de un sitio

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Una de las principales decisiones que debe tomar al configurar una lista se relaciona con el control de versiones. ¿Desea mantener las versiones de cada elemento cada vez que se edite? Si es así, ¿cuántas versiones? ¿Desea que todos los usuarios del sitio vean todas las versiones de borrador o deben estar visibles solo para el creador y las personas con permisos de diseño o de control total? La decisión que tome en cada uno de estos casos depende del tipo y la importancia de los elementos en las listas, el objetivo de cada elemento, las necesidades de su grupo de usuarios y el nivel de seguridad que deba mantener.

En este artí­culo:

¿Por qué habilitar el control de versiones?

Configuración de versiones: cómo funciona

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista de sitios

Quitar el control de versiones de una lista

¿Por qué habilitar el control de versiones?

Cuando las listas de sitios tienen el control de versiones habilitado, puede realizar un seguimiento de la información y administrarla a medida que evoluciona. Puede observar versiones anteriores y, si es necesario, recuperarlas. Esto resulta muy útil, por ejemplo, cuando los usuarios observan que las versiones anteriores de un elemento pueden ser más precisas que las posteriores. Algunas organizaciones conservan varias versiones de los elementos en sus listas por motivos legales o a los efectos de auditorías.

De forma predeterminada, el control de versiones está desactivado. Para activarlo e implementar sus decisiones de control de versiones, debe tener permisos de control total o de diseño.

Configuración de versiones: cómo funciona

El cuadro de diálogo Configuración de versiones contiene tres secciones para las listas. En cada sección debe tomar decisiones al configurar una lista. Por supuesto, si tiene los permisos necesarios, puede cambiar la configuración más adelante.

  • Sección de aprobación de contenido   . Use esta sección para decidir si se requiere la aprobación de contenido para elementos enviados a la lista o no.

  • Historial de versiones del elemento   . Use esta sección para seleccionar las distintas opciones de control de versiones que están disponibles para usted. La siguiente tabla enumera cada opción y el impacto de la elige.

Selección

Impacto

¿Crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista?

No es la opción predeterminada. Si selecciona , se creará una nueva versión del elemento cada vez que este se edite. Elegir en esta sección afecta a la selección que realice en la sección Conservar borradores del siguiente número de versiones aprobadas del cuadro de diálogo Configuración de versiones.

Mantener el siguiente número de versiones

Si la casilla de verificación de esta configuración opcional está activada, el número debajo de ella indica cuántas versiones del elemento se conservan en la lista. Si ese número es 25, por ejemplo, la versión más antigua se elimina cuando se crea la versión número26. Así, solo están disponibles las versiones 2 a 26.

Mantener borradores para el siguiente número de versiones aprobadas

Esta opción solo es de aplicación cuando se selecciona en la sección Aprobación del contenido del cuadro de diálogo Configuración de versiones. En tal caso, puede determinar el número de borradores que desea conservar para cada versión aprobada. Por lo general, salvo por un requisito legal o especial de otro tipo, no necesitará conservar todos los borradores para cada versión aprobada. Puede optar, por ejemplo, por conservar únicamente los borradores de las cinco últimas versiones aprobadas.

  • Sección seguridad de borrador de elemento   . Use esta sección para determinar quién debe ver borradores de elementos que no se han aprobado todavía.

    Importante: Esta opción solo está disponible cuando la sección Aprobación de contenido se establece en .

    Puede permitir que los vea cualquier usuario que tenga permisos de lectura en la lista o puede restringir la vista solo a aquellos usuarios que pueden editar elementos o al autor del elemento y a las personas que pueden aprobar elementos.

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Habilitar y configurar el control de versiones en una lista de sitio

Realice los pasos siguientes para habilitar y configurar el control de versiones en una lista.

  1. Vaya a la lista en la que desea trabajar. Si el nombre de la lista no se muestra en el panel Inicio rápido, haga clic en Todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de su lista.

  2. En la cinta, en el grupo Herramientas de listas, haga clic en la pestaña Lista.

  3. Haga clic en configuración de la lista. Botón Configuración de lista de una cinta de opciones de SharePoint Se abrirá la página de Configuración de la lista.

  4. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de versiones.

  5. En la sección Historial de versiones de elemento, en ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?, seleccione .

  6. Opcional: seleccione el número de versiones que desea conservar en la lista.

  7. Opcional: seleccione la cantidad de versiones aprobadas para las que desea conservar borradores. Esta opción se encuentra disponible cuando se selecciona en la sección Aprobación del contenido.

  8. Opcional: determine qué usuarios pueden ver los borradores de los elementos que no han sido aprobados. Esta opción solo se encuentra disponible cuando Requerir aprobación del contenido para elementos enviados se establece en en la sección Aprobación del contenido. En la sección Seguridad de borrador de elemento, seleccione una de las siguientes opciones.

    • Cualquier usuario que pueda leer elementos. Esta selección permite el acceso de cualquier persona que tenga permisos de lectura en el sitio.

    • Sólo los usuarios que puedan editar elementos. Esta selección restringe la vista de borradores a aquellas personas que tengan permisos de edición.

    • Sólo los usuarios que puedan aprobar elementos (y el autor del elemento). Esta selección restringe la vista solo al autor original del elemento y a aquellos usuarios que tengan permisos para aprobar elementos en la lista.

  9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página de Configuración de la lista.

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Quitar el control de versiones de una lista

Puede determinar, después de un tiempo, que el control de versiones no es realmente necesario para su lista. Si tiene permisos de control total o de diseño, puede quitar el control de versiones de la lista.

  1. Vaya a la lista en la que desea trabajar. Si el nombre de la lista no se muestra en el panel Inicio rápido, haga clic en Todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de su lista.

  2. En la cinta, en el grupo Herramientas de listas, haga clic en la pestaña Lista.

  3. Haga clic en configuración de la lista Botón Configuración de lista de una cinta de opciones de SharePoint . Se abrirá la página de Configuración de la lista.

  4. En Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de versiones.

  5. En la página Configuración de lista, en Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  6. En la sección Historial de versiones de elemento, en ¿Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados?, seleccione No.

    Se quitarán todas las entradas creadas anteriormente en esta sección.

  7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página Configuración de lista.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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