Habilitar y configurar el control de versiones para una biblioteca de SharePoint

Una de las principales decisiones que debe tomar al configurar una biblioteca de SharePoint se relaciona con el control de versiones. ¿Desea mantener las versiones de cada elemento o archivo cada vez que se edite? Si es así, ¿cuántas versiones? ¿Solo desea realizar un seguimiento de las versiones principales o tanto de las principales como de las secundarias? ¿Desea que todos los usuarios del sitio vean todas las versiones de borrador o deben estar visibles solo para el creador y las personas con permisos de diseño o de control total? La decisión que tome en cada uno de estos casos depende del tipo y la importancia de los elementos y archivos en las bibliotecas, el objetivo de cada elemento o archivo, las necesidades de su grupo de usuarios y el nivel de seguridad que deba mantener.

En este artí­culo

¿Por qué habilitar el control de versiones?

Configuración de versiones: cómo funciona

Habilitar el control de versiones en una biblioteca de SharePoint

Quitar el control de versiones de una biblioteca de SharePoint

¿Por qué habilitar el control de versiones?

Cuando las bibliotecas de SharePoint tienen el control de versiones habilitado, puede realizar un seguimiento de la información y administrarla a medida que evoluciona. Puede observar versiones anteriores y, si es necesario, recuperarlas. Resulta muy cómodo, por ejemplo, si un archivo resulta dañado o cuando las personas descubren que las versiones anteriores de un archivo pueden ser más precisas que las posteriores. Algunas organizaciones conservan varias versiones de sus archivos por motivos legales o a los efectos de auditorías. De forma predeterminada, el control de versiones está desactivado. Para activarlo e implementar sus decisiones de control de versiones, debe tener permisos de control total o de diseño.

Es posible que también desee realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias de un archivo. Esto resulta útil si, por ejemplo, desea ver cómo está evolucionando una opinión legal o cuáles son las ideas sobre un nuevo programa que actualmente está en desarrollo. Una versión principal puede indicar que un documento está listo para que lo revise una gran audiencia, mientras que la versión secundaria (de borrador) es un trabajo en curso y todavía no está listo para una amplia circulación.

Una versión principal es aquella que ha cambiado de manera significativa desde la última versión principal y se identifica con un número entero, como 2.0. Las versiones principales generalmente están visibles para todas las personas que tienen acceso a la biblioteca. Una versión secundaria es aquella que solo ha tenido un cambio pequeño desde la última versión principal. Se identifica con un número decimal, como 2.1. En general, las versiones secundarias están visibles solo para los usuarios que realizan los cambios y para aquellos que tienen permisos de control total o de diseño. Sin embargo, puede configurar la biblioteca para permitir que todos los usuarios del sitio vean todos los borradores disponibles.

Nota: Las versiones principales y secundarias solo están disponibles para bibliotecas, no para listas.

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Configuración de versiones: cómo funciona

El cuadro de diálogo Configuración de versiones contiene cuatro secciones principales, algunas de las cuales no están estrictamente relacionadas con el control de versiones. Cada sección requiere decisiones al configurar una biblioteca. Por supuesto, si tiene los permisos necesarios, puede cambiar la configuración más adelante.

Selección

Impacto

Sin control de versiones

Solo está disponible para los usuarios del sitio la versión actual de un elemento o archivo. Este valor es el predeterminado.

Crear versiones principales

Se crean y conservan versiones de cada versión principal. No se crean ni conservan versiones secundarias.

Crear versiones principales y secundarias (borradores)

Se crean versiones principales y secundarias, y se realiza un seguimiento al proteger el archivo. La persona que está trabajando en el archivo debe indicar, al protegerlo, si el archivo es una versión principal o secundaria.

Mantener el siguiente número de versiones principales

Si la casilla de verificación de esta configuración opcional está activada, el número debajo de ella indica cuántas versiones principales se conservan en la biblioteca. Si ese número es 25, por ejemplo, la versión más antigua se elimina cuando se crea la versión número 26. Así, solo están disponibles las versiones 2 a 26. Puede administrar su biblioteca con más facilidad si evita que se prolifere el número de versiones. Sin embargo, si es importante conservar cada versión o un gran número de versiones, puede aplicar un límite muy alto o no aplicar ninguno.

Mantener borradores para el siguiente número de versiones principales

Si esta configuración opcional está seleccionada, el número del cuadro determina cuántas versiones se conservan. Por ejemplo, puede decidir que desea conservar 25 versiones principales, pero solo requiere borradores de las cinco versiones más recientes. A menos que tenga un requisito legal o especial, probablemente no necesita conservar todos los borradores de todas las versiones principales.

  • Sección Seguridad de borrador de elemento   . Use esta sección para determinar quién puede ver elementos de borrador en la biblioteca. Puede permitir que los vea cualquier usuario que tenga permisos de lectura en la biblioteca o puede restringir la vista solo a aquellos usuarios que pueden editar elementos o al autor del elemento y a las personas que pueden aprobar elementos. Si elije restringir la vista, únicamente los usuarios designados pueden ver las versiones secundarias (borradores). Los demás usuarios solo ven las versiones principales.

  • Sección Requerir desprotección   . Use esta sección para especificar si los usuarios deben desproteger los archivos antes de poder realizar cambios en ellos. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo requerir que se desprotejan los archivos en una biblioteca de SharePoint.

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Habilitar el control de versiones en una biblioteca de SharePoint

  1. Vaya a la biblioteca en la que desee trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel Inicio rápido, haga clic en Todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de su biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Biblioteca.

  3. Haga clic en Configuración de biblioteca Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation .

  4. En la página Configuración de biblioteca, en Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de versiones.

  5. En la sección Historial de versiones de documento, seleccione una de las opciones siguientes:

    • Crear versiones principales: si la selecciona, puede establecer un límite en el número de versiones principales.

    • Crear versiones principales y secundarias (borradores): si la selecciona, puede establecer un límite en el número de versiones principales y en el número de versiones de las cuales desea conservar borradores.

  6. Opcional: limite el número de versiones que desee conservar.

    • Si desea limitar el número de versiones que se conservan en la biblioteca, active la casilla de verificación Mantener el siguiente número de versiones principales. De lo contrario, no la active. En el cuadro que aparece justo debajo de la casilla de verificación, escriba el número de versiones que desee conservar.

    • Si desea limitar el número de borradores que desea conservar, active la casilla de verificación Mantener borradores para el siguiente número de versiones principales. Esta opción está disponible solo cuando está seleccionada la opción Crear versiones principales y secundarias (borradores). En el cuadro que aparece justo debajo de la casilla de verificación, escriba el número de versiones de las cuales desee conservar borradores.

  7. Opcional: determine a qué usuarios se les debe permitir ver elementos de borrador en la biblioteca de documentos. En la sección Seguridad de borrador de elemento, seleccione una de las siguientes opciones.

    • Cualquier usuario que pueda leer elementos. Selecciónela para permitirle el acceso a cualquier persona que tenga permisos de lectura en el sitio. Esta opción está disponible cuando Crear versiones principales y secundarias (borradores) está activada en la sección Historial de versiones de documento.

    • Sólo los usuarios que puedan editar elementos. Selecciónela para restringir la vista de borradores a aquellas personas que tengan permisos de edición. Esta opción está disponible cuando Crear versiones principales y secundarias (borradores) está activada en la sección Historial de versiones de documento.

    • Sólo los usuarios que puedan aprobar elementos (y el autor del elemento). Selecciónela para restringir la vista solo al autor original del elemento y a aquellos usuarios que tengan permisos para aprobar elementos en la biblioteca. Esta opción está disponible cuando la sección Aprobación de contenido está establecida en .

  8. Opcional: determine si desea requerir la desprotección en esta biblioteca. La opción predeterminada es que no se requiera. Si desea cambiar la opción predeterminada, seleccione en la sección Requerir desprotección. Para obtener más información acerca de cómo requerir desprotección, vea el tema sobre cómo requerir que se desprotejan los archivos en una biblioteca de SharePoint.

  9. Para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página Configuración de la biblioteca de documentos, haga clic en Aceptar.

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Quitar el control de versiones de una biblioteca de SharePoint

Puede determinar, después de un tiempo, que el control de versiones no es realmente necesario para su biblioteca de SharePoint. Si tiene permisos de control total o de diseño, puede quitar el control de versiones de la biblioteca.

  1. Vaya a la biblioteca en la que desee trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel Inicio rápido, haga clic en Todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de su biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Herramientas de bibliotecas, haga clic en la pestaña Biblioteca.

  3. Haga clic en Configuración de biblioteca Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation .

  4. En la página Configuración de biblioteca, en Configuración general, haga clic en Configuración de versiones.

  5. En la sección Historial de versiones de documento del cuadro de diálogo Configuración de versiones, seleccione Sin control de versiones. Se quitarán todas las entradas creadas anteriormente en esta sección.

  6. Para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página Configuración de la biblioteca de documentos, haga clic en Aceptar.

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