Guardar y reutilizar los elementos de diseño de una base de datos

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Access 2010 ofrece una variedad de métodos reutilizar el diseño de la base de datos. Puede guardar una base de datos completa como una plantilla, guardar parte de una base de datos como un elemento de la aplicación o guardar un campo o un conjunto de campos como una plantilla de tipo de datos. En cada caso, Access crea un archivo que puede compartir con otras personas. Asimismo, puede utilizar estos archivos de terceros.

En este artículo se explica el modo de guardar varios objetos de base de datos como plantillas, que incluirán datos en algunos casos. También se detallan los diferentes archivos de plantilla y cómo compartirlos. Por último, este artículo contiene información detallada sobre los elementos de la aplicación que Access incorpora.

En este artículo no trata el diseño de base de datos ni las distintas plantillas de base de datos que vienen con Access o que están disponibles en Office.com. Para obtener una introducción básica a principios de diseño de base de datos de Access, vea el artículo conceptos básicos del diseño de base de datos. Para obtener más información sobre el uso de las plantillas de base de datos que vienen con Access 2010, vea el artículo Introducción a las plantillas de Access 2010.

En este artículo

Información general

Guardar y compartir elementos de diseño de base de datos para reutilizarlos

Guardar una base de datos como una plantilla de base de datos o un elemento de la aplicación (*.accdt)

Guardar un campo como una plantilla de tipo de datos (*.accft)

Reutilizar el diseño de la base de datos de terceros

Información general

Hay veces en las que no apetece empezar de cero. Cuando dedica mucho tiempo a lograr el diseño adecuado, lo normal es querer sacarle el máximo partido, como tener la posibilidad de reutilizarlo. Quizá también quiera aprovechar el trabajo de diseño realizado por otros. Access proporciona tres formas de reutilizar un diseño de base de datos:

  • Plantillas de bases de datos    Son archivos (del tipo *.accdt) que sirven para crear una base de datos. Por lo general, una base de datos creada a partir de una plantilla está lista para usarse, aunque se puede personalizar para satisfacer necesidades concretas. Por ejemplo, la plantilla de base de datos web Activos ofrece funciones básicas de administración de activos, pero puede que quiera ampliarla incluyendo en ella información departamental o presupuestaria de su organización. Access incorpora diversas plantillas de base de datos, que puede ver en la vista Backstage cuando Access se abre.

  • Elementos de la aplicación son archivos como plantillas de base de datos, pero use Agregar elementos de diseño a una base de datos existente, en lugar de servir como base para una nueva base de datos. Por ejemplo, el elemento de aplicación de comentarios proporciona una tabla que está configurada para que contienen comentarios, como un campo de fecha y hora. Algunas partes de la aplicación iniciar un Asistente para ayudarle a crear una relación para definir cómo se ajusta el elemento de aplicación las tablas existentes. Access incluye varios elementos de la aplicación, que puede ver en la ficha crear.

  • Plantillas de tipo de datos    Son archivos que sirven para crear campos y combinaciones de campos. Por ejemplo, puede usar las plantillas de tipo de datos Fechas de inicio y finalización para agregar un par de campos de fecha y hora a una tabla con un solo clic. Las plantillas de tipo de datos usan un tipo de archivos distinto (*.accft) del de las plantillas de base de datos y los elementos de la aplicación. Access incorpora varias plantillas de tipo de datos, que puede ver en la pestaña Campos cuando hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Guardar y compartir los elementos de diseño de la base de datos para reutilizarlos

Para crear una plantilla de base de datos para el elemento de aplicación   , guardar una base de datos como un archivo *.accdt mediante los comandos en la ficha archivo (para los pasos, consulte la sección Guardar una base de datos como una plantilla de base de datos o un elemento de la aplicación (*.accdt).) A continuación, puede usar la plantilla para crear una nueva base de datos o, si es un elemento de la aplicación, agregue sus características a una base de datos existente.

Las plantillas de base de datos y los elementos de la aplicación que cree se almacenan de forma predeterminada en la carpeta de plantillas de datos de la aplicación de movilidad (en Windows 7, C:\Users\<nombreDeUsuario>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Puede colocar los archivos de plantilla en esta carpeta para que estén disponibles como plantillas de base de datos o elementos de la aplicación. De igual modo, puede copiar los archivos de plantilla de esta carpeta para ofrecerlos a otros para que puedan usarlos.

Nota: Como siempre, tenga cuidado al usar archivos de terceros.

Para crear una plantilla de tipo de datos, guardar una selección de campos de tabla como un archivo de *.accft mediante un comando en la ficha campos (para los pasos, consulte la sección Guardar un campo como una plantilla de tipo de datos (*.accft)).

Las plantillas de tipo de datos que cree se almacenan de forma predeterminada en la carpeta de plantillas de datos de la aplicación de movilidad (en Windows 7, C:\Users\<nombreDeUsuario>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Puede colocar los archivos de plantilla de tipo de datos en esta carpeta para que estén disponibles como tipos de datos para los nuevos campos. De igual modo, puede copiar los archivos de plantilla de esta carpeta para ofrecerlos a otros para que puedan usarlos.

Nota: Como siempre, tenga cuidado al usar archivos de terceros.

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Guardar una base de datos como plantilla de base de datos o elemento de la aplicación (*.accdt)

Una base de datos se guarda como una plantilla de base de datos o elemento de la aplicación a través de los comandos de la pestaña Guardar y publicar de la vista Backstage.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y publicar.

  2. En Guardar base de datos como, haga clic en Plantilla.

  3. Rellene los siguientes campos del cuadro de diálogo Crear una plantilla nueva desde la base de datos:

    • Nombre    Obligatorio. Escriba el texto con el que se va a identificar a la plantilla o el elemento de la aplicación. Access muestra este nombre junto con la plantilla o el elemento para la aplicación.

    • Descripción    Escriba el texto que describe el contenido o finalidad de la plantilla o el elemento de la aplicación. Esto se muestra en la información sobre herramientas de la plantilla o el elemento para la aplicación correspondiente.

    • Categoría Seleccione Plantillas de usuario para que el elemento de la aplicación que se muestran en las plantillas de usuario en la cinta de opciones (opción predeterminada). También puede agregar una categoría escribiéndola de nuevo y, a continuación, puede asignar esta y futuras aplicaciones elementos a la categoría. La nueva categoría se muestra en la cinta de opciones.

    • Icono Especificar un icono para mostrar para el elemento de plantilla o la aplicación. Para los elementos de la aplicación, se mostrará este icono en la Galería de elementos de la aplicación en la cinta de opciones.

    • Vista previa Especifique una imagen más grande para mostrar de la plantilla en la vista Backstage. Cuando busque una plantilla, esta imagen es lo que verá para esta plantilla.

    • Tabla principal Especifique una tabla que será la tabla principal para el elemento de aplicación. Esta tabla se utilizará de forma predeterminada para relacionar el elemento de la aplicación con otras tablas en una base de datos al que se agrega el elemento. Cuando alguien utiliza el elemento de la aplicación, Access inicia un Asistente para ayudar a crear la relación. Aunque la tabla principal se usa de forma predeterminada, puede seleccionar una tabla diferente cuando se ejecuta el asistente.

    • Formulario de creación de instancia Especificar un formulario que se abra de forma predeterminada cuando se abre por primera vez realizados desde esta plantilla de bases de datos. Este formulario de forma predeterminada se abre solo una vez. El formulario puede contener código que se ejecuta cuando se abre, pero la presencia de código generará una advertencia de seguridad.

    • Elemento de la aplicación Seleccione esta casilla para guardar la base de datos como un elemento de la aplicación. Desactive esta casilla para guardar la base de datos como una plantilla de base de datos.

      Nota:  Esta casilla debe estar activada para especificar un valor en Tabla principal.

    • Incluir datos en la plantilla Seleccione esta casilla para guardar los datos que se encuentra en la base de datos como parte de la plantilla. Cuando se crean nuevas bases de datos de la plantilla, incluyen estos datos.

  4. Haga clic en Aceptar para guardar la plantilla. De forma predeterminada, Access guarda la plantilla en C:\Users\<usuario actual>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.

Guardar un campo como plantilla de tipo de datos (*.accft)

Para crear una plantilla de tipo de datos, hay que seleccionar un campo o combinación de campos y, después, usar un comando de la cinta para guardarlo como una plantilla. Asegúrese de que el campo o campos están configurados del modo deseado antes de empezar (defina las propiedades que quiera conservar como parte de la plantilla de tipo de datos). Por ejemplo, si quiere crear una plantilla de tipo de datos “euro”, puede crear un campo de moneda y definir su formato como Euro.

1. Abra la tabla que tiene el campo o campos que desea guardar como plantilla.

2. Seleccione el campo o campos que desea guardar para volver a usarlo.

3. en la pestaña campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en Más campos y, a continuación, haga clic en Guardar selección como nuevo tipo de datos.

4. en el cuadro de diálogo Crear nuevo tipo de datos de los campos, especifique lo siguiente:

  • Nombre    Obligatorio. Identifica la plantilla de tipo de datos y aparece en la lista de campos disponibles cuando elige un campo de la lista Más campos.

  • Descripciónescriba el texto que describa el contenido o el propósito de la plantilla de tipo de datos. Aparece en la información sobre herramientas que aparece al mantener el mouse sobre la plantilla de tipo de datos en la lista Más campos.

  • Categoría, seleccione una categoría en la que la plantilla de tipo de datos en la lista Más campos de la lista. De forma predeterminada, la categoría es tipos de definidos por el usuario.

  • Formulario de creación de instancia si lo desea, especifique un formulario que se abre de forma predeterminada la primera vez que se utiliza la plantilla de tipo de datos.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la plantilla de tipo de datos.

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Reutilizar el diseño de base de datos de terceros

Puede poner disponible en la cinta una plantilla de base de datos o elemento de la aplicación de terceros; para ello, coloque una copia del archivo .accdt en la carpeta que corresponda en el equipo.

  1. Obtenga el archivo de plantilla (debe tener la extensión de archivo .accdt o .accft).

  2. Ponga una copia del archivo en <Raíz del sistema>Users\<usuario actual>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, donde:

    • <Raíz del sistema> es la carpeta raíz de la instalación de Windows (suele ser C:\) y

    • <usuario actual> es el nombre de usuario que usó para iniciar sesión en Windows.

      Nota:  Cree la carpeta si todavía no existe.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • Para usar una plantilla de base de datos, en la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo y en Mis plantillas, haga clic en la plantilla que quiera y, después, haga clic en Crear.

    • Para usar un elemento de la aplicación, abra la base de datos a la que quiera agregar el elemento de la aplicación y, en la pestaña Crear, haga clic en Elementos de la aplicación. Luego, haga clic en el elemento de la aplicación que desee.

    • Para usar una plantilla de tipo de datos, abra la tabla en la que quiera crear un campo y, en el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en Más campos. Luego, haga clic en la plantilla de tipo de datos que quiera.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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