Crear más presentaciones de PowerPoint accesibles

Guardar una presentación en otro formato

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Para que una presentación sea más accesible para usuarios con discapacidades, guárdela en un formato alternativo que sea compatible con un lector de pantalla. El público puede abrirlo en un dispositivo personal o transferirlo a un lector de Braille.

Crear una versión de documento de una presentación

  1. Abra la presentación de PowerPoint.

  2. Seleccione Archivo > Exportar > Crear documentos.

  3. Para crear una versión de Word, seleccione Crear documentos.

    Recorte de pantalla de la interfaz de usuario de PowerPoint que muestra Archivo > Exportar > Crear documentos.
  4. Para mostrar primero las diapositivas de la presentación, seguidas de las notas de la presentación, seleccione Notas debajo de las diapositivas.

  5. Para incluir imágenes de las diapositivas en el documento de Word, seleccione Pegar y, después, Aceptar.

Mejorar la accesibilidad en el documento de Word

Para aumentar la cantidad de detalles que el público obtendrá de los lectores de pantalla, agregue los títulos de las diapositivas como títulos y texto alternativo a cada imagen.

Agregar títulos de diapositivas

  1. Agregue un signo de dos puntos después de cada número de diapositiva en el documento y, después, copie y pegue el título correspondiente de la presentación de PowerPoint.

    Recorte de pantalla del nuevo documento de Word que muestra la diapositiva 1 con el título de la diapositiva. La diapositiva que se muestra en la imagen contiene el título de la diapositiva, los nombres de los moderadores y una imagen de fondo de las personas de la empresa alrededor de una mesa de conferencias.
  2. Seleccione el título de la diapositiva y, después, haga clic en Inicio > Título 1.

Cuando termine de agregar títulos, para ver un esquema de la presentación, seleccione Ver > Panel de navegación. A veces, los usuarios que usan lectores de pantalla o Braille revisan primero la navegación para obtener información general sobre el documento.

Agregar texto alternativo a imágenes de diapositiva

  1. Seleccione la imagen de diapositiva y, después, haga clic con el botón derecho.

  2. Seleccione Imagen y, después, seleccione Texto alternativo.

  3. Agregue texto que describa la imagen.

Comprobar la accesibilidad del documento

  • Seleccione Revisar > Comprobar accesibilidad.

    Recorte de pantalla de la interfaz de usuario de Word que muestra Revisar > Comprobar accesibilidad con un cuadro rojo alrededor.

Si agregó texto alternativo a todas las imágenes de la diapositiva, en los resultados de la inspección no se mostrará ningún error.

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Puede resultar difícil identificar todos los temas tratados en una presentación en directo o difundida. Para los usuarios con discapacidades resulta útil tener una versión alternativa de la presentación, como un documento de Word o PDF.

Todos los miembros del público podrán leer una versión en Word o PDF de la presentación, así como todos los usuarios que usen un lector de pantalla. También se puede abrir en un dispositivo personal, como un smartphone, o se puede transferir a un lector de Braille.

Esta es una presentación sobre Skype Empresarial que expusimos en una conferencia, abierta en PowerPoint.

Para empezar, seleccionaré Archivo > Exportar > Crear documentos.

Después, seleccionaré Crear documentos para crear un documento de Word (podré guardar la versión de Word como PDF después de hacerla accesible).

Ahora, decidiré cómo quiero organizar las páginas en Word.

Me gusta colocar las notas debajo de las diapositivas, ya que resulta más fácil al navegar con un teclado o un lector de pantalla.

Y seleccionaré Pegar para agregar las diapositivas al documento de Microsoft Word.

Después de unos segundos, se abrirá la versión de Word.

En Word, me aseguraré de estar en el modo Lectura para poder analizar rápidamente el documento.

Puedo ver que cada diapositiva tiene su propia página con las notas debajo de cada diapositiva.

Cada diapositiva está etiquetada con el número de diapositiva. A los usuarios que usen lectores de pantalla les resultarán útiles los títulos para navegar.

Ahora, agregaré algunos títulos.

Primero, cambiaré al modo Edición.

Agregaré el título de la diapositiva y lo seleccionaré.

Ahora aplico el formato Estilo Título 1.

Después, agregaré texto alternativo a las imágenes de la diapositiva.

Estas son versiones insertadas de la diapositiva en sí.

Los lectores de pantalla leen las versiones insertadas de las diapositivas como imágenes, por lo que no leen el texto de las imágenes. Necesito agregar texto alternativo para repetir el texto de la diapositiva y describirla.

Selecciono la primera imagen de diapositiva en el documento de Word y, después, hago clic con el botón derecho.

Selecciono Imagen y, después, Texto alternativo.

Ahora escribiré el texto alternativo:

La diapositiva de título y el título de la presentación, los nombres de los moderadores y una descripción de lo que se muestra en la imagen de fondo.

Realizaré estos dos cambios en cada diapositiva.

Puedo comprobar mi progreso en el panel de navegación.

A veces, los usuarios que usan lectores de pantalla o Braille revisan primero la navegación para obtener información general sobre el documento.

Completé algunos pasos para que el documento sea accesible y ahora usaré Word para comprobar la accesibilidad del documento en otros aspectos.

Y parece que solo tengo algunos problemas secundarios.

Los caracteres en blanco son algo molestos, ya que los lectores de pantalla simplemente dicen “Blanco”. Por lo tanto, aquí el lector de pantalla diría “Blanco blanco blanco blanco” repetidamente.

Para corregir este problema, selecciono el primer elemento (“6 caracteres”) y Word resaltará la ubicación en el documento.

Usaré la opción Mostrar marcas de párrafo para ver los caracteres en blanco.

Aquí están los 6 de la primera diapositiva. Así que los eliminaré.

Repetiré esto con el resto de los caracteres en blanco repetidos de la lista.

Cuando termine, guardaré el documento con un nombre significativo. Puedo guardarlo en Word o como un archivo PDF.

Ahora tengo una versión adicional accesible de la presentación que puedo compartir con cualquiera que la necesite.

Para obtener más información sobre accesibilidad, vaya a aka.ms/OfficeAccessibility.

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