Guardar un criterio de ordenación con una tabla, una consulta, un formulario o un informe

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Al ordenar los datos en una tabla, consulta, formulario o informe de Access, puede guardar el criterio de ordenación con el objeto. Si ordena los datos en uno de estos objetos y después guarda el objeto, el criterio de ordenación que esté en vigor cuando guarde el objeto se guardará automáticamente con el objeto. Puede especificar si el criterio de ordenación guardado estará vigente cuando el objeto se abra de nuevo.

Para las consultas y los informes, también puede definir un criterio de ordenación predeterminado. El criterio de ordenación predeterminado se aplica a los datos de la consulta o el informe cuando no se especifica ningún otro criterio de ordenación.

¿Qué desea hacer?

Comprender los criterios de ordenación guardados

Definir el criterio de ordenación predeterminado para una consulta

Definir el criterio de ordenación predeterminado para un informe

Comprender los criterios de ordenación guardados

Hay dos tipos de ordenaciones guardadas:

  • Última aplicación    Un último criterio de ordenación aplicado es el criterio de ordenación que estaba en vigor la última vez que se guardó el objeto. Todas las tablas, consultas, formularios e informes pueden tener los criterios de ordenación aplicados por última vez.

  • Valor predeterminado    Un criterio de ordenación predeterminado está integrado en el diseño de una consulta o un informe. Cuando no se especifica ningún otro criterio de ordenación, se aplica un criterio de ordenación predeterminado.

Criterios de ordenación aplicados por última vez

Cuando se guarda una tabla, una consulta, un formulario o un informe mientras se ordenan los datos, el criterio de ordenación se guarda automáticamente al guardar el objeto. Esto se denomina criterio de ordenación aplicado por última vez. Al crear un criterio de ordenación, en realidad está cambiando el diseño del objeto.

Si desea que el criterio de ordenación aplicado por última vez se aplique automáticamente la próxima vez que abra el objeto, establezca en la propiedad ordenar por al cargar del objeto. Para establecer esta propiedad, realice los siguientes pasos mientras el objeto está abierto en la vista Diseño.

  1. Presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.

    Este paso no es necesario si ya se muestra la hoja de propiedades.

  2. Realice uno de los siguientes procedimientos:

    • Si el objeto es una tabla o una consulta, en la pestaña General de la hoja de propiedades, establezca la propiedad ordenar por al cargar a .

    • Si el objeto es un formulario o un informe, en la pestaña datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad ordenar por al cargar a .

Nota: Puede evitar que se aplique el último criterio de ordenación aplicado si establece la propiedad ordenar por al cargar en no.

Criterios de ordenación preDeterminados

Dado que el último criterio de ordenación aplicado puede cambiar cada vez que alguien ordena un objeto y, a continuación, lo guarda, es posible que desee definir un criterio de ordenación predeterminado. Un criterio de ordenación predeterminado forma parte del diseño del objeto y no cambia cuando se aplica otro criterio de ordenación.

Solo puede especificar un criterio de ordenación predeterminado para una consulta o un informe. Aunque el criterio de ordenación predeterminado no se sobrescribe con el criterio de ordenación actual o el último aplicado, solo tiene efecto cuando se quita el criterio de ordenación actual o aplicado por última vez.

Definir el criterio de ordenación predeterminado para una consulta

  1. Abra la consulta en la Vista Diseño.

  2. Haga doble clic en el campo que desee usar para ordenar.

    El campo aparece en la cuadrícula de diseño.

  3. En la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila Mostrar del campo que ha agregado.

  4. En la fila ordenar , especifique si desea ordenar el campo en orden ascendente (los valores más pequeños primero; De la a a la Z) o en orden descendente (los valores más grandes primero; Z-a-a).

  5. Si desea ordenar por más de un campo, agregue campos de ordenación adicionales repitiendo los pasos 2 a 4.

    Nota: Al ordenar por más de un campo, los resultados se ordenan inicialmente por el primer campo que especificó, después por el siguiente campo que especificó, etc. Por ejemplo, si ordena por Apellido y luego por fecha de nacimiento, todos los registros con un valor de apellido de Dow aparecen antes que los registros con un valor de apellido de Stevens, independientemente del valor de BIRTHDATE. Después, los registros de cada campo de apellido se ordenan según el valor del campo fecha de nacimiento.

  6. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Nota: Para quitar un criterio de ordenación predeterminado de una consulta, quite los campos de ordenación de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Definir el criterio de ordenación predeterminado para un informe

  1. Abra el informe en la vista informe o presentación.

  2. En la pestaña Inicio , en el grupo filtro ordenar & , haga clic en avanzadas y, después, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

    Aparece una nueva pestaña de documento, que contiene una cuadrícula de diseño y una ventana en la que puede seleccionar un campo por el que ordenar.

  3. En la ventana, haga doble clic en el campo que desee usar para ordenar.

    El campo aparece en la cuadrícula de diseño.

  4. En la cuadrícula de diseño, en la fila ordenar , especifique si desea ordenar el campo en orden ascendente (los valores más pequeños primero; De la a a la Z) o en orden descendente (los valores más grandes primero; Z-a-a).

  5. Si desea ordenar por más de un campo, agregue campos de ordenación adicionales repitiendo los pasos 2 a 4.

    Nota: Al ordenar por más de un campo, los resultados se ordenan inicialmente por el primer campo que especificó, después por el siguiente campo que especificó, etc. Por ejemplo, si ordena por Apellido y luego por fecha de nacimiento, todos los registros con un valor de apellido de Dow aparecen antes que los registros con un valor de apellido de Stevens, independientemente del valor de BIRTHDATE. Después, los registros de cada campo de apellido se ordenan según el valor del campo fecha de nacimiento.

  6. En la pestaña Inicio , en el grupo de filtros ordenar & , haga clic en alternar filtro.

Nota: Para quitar un criterio de ordenación predeterminado de un informe, quite los campos de ordenación de la cuadrícula de diseño.

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