Guardar en SharePoint (Power Pivot)

Puede guardar los libros de Excel con modelos de datos de Power Pivot en un sitio de SharePoint que se haya ampliado para admitir el acceso al modelo de datos. Una vez que el libro se haya publicado, los permisos de SharePoint y las propiedades del documento determinarán cómo otros usuarios podrán ver y usar el libro.

Antes de empezar

La publicación de libros en SharePoint requiere que tenga permisos, software y conocimiento suficiente para preparar la publicación de su libro.

Software del servidor

Para ver los libros en un explorador, el servidor de SharePoint que utiliza debe tener Power Pivot para SharePoint y Excel Services. Ambos servicios son necesarios para el procesado y representación de libros en SharePoint.

A veces puede identificar si tiene el software correcto revisando las bibliotecas y los menús contextuales de su sitio, pero es posible que tenga que preguntar a su administrador de SharePoint si está instalado el software de servidor necesario. Si el sitio incluye la galería de Power Pivot, tiene instalado Power Pivot para SharePoint. De forma similar, si puede abrir un libro de Excel en una ventana del explorador sin tener que descargar el archivo en la aplicación de escritorio Excel, Excel Services se está ejecutando en el servidor de SharePoint.

Si tiene previsto programar la actualización automática de los datos de su libro, asegúrese de consultar con el administrador del servidor para garantizar que los proveedores de datos usados para importar datos también están disponibles en el servidor.

Permisos

Al guardar un documento en SharePoint, los permisos de SharePoint determinan quién puede ver, editar o eliminar su trabajo. La tabla siguiente describe qué permisos de SharePoint conceden derechos específicos a los libros que publica:

Permiso

Derechos

Vista

Cualquier usuario con permiso de vista puede abrir el libro yendo a la dirección URL del archivo. Además, los permisos de vista también permitirán que alguien utilice su libro como un origen de datos externos de solo lectura para otros informes o libros de Excel.

Colaborar

El permiso de colaboración es más eficaz porque concede permiso para agregar, editar o eliminar documentos en una biblioteca de SharePoint.

Control total

Control total incluye todos los permisos asociados con la colaboración, además de la capacidad para crear o administrar la lista o biblioteca y deshacer las desprotecciones.

El acceso a cualquier sitio o biblioteca de SharePoint se concede mediante los permisos que un administrador de sitios o propietario del sitio especifique para grupos o usuarios individuales.

La mayoría de las personas tienen permisos de vista o de colaboración. Podrá saber qué permisos tiene si mira en el menú Acciones del sitio en el sitio de SharePoint. Si el único elemento en el menú es Ver todo el contenido del sitio, tiene permisos de vista y no puede publicar archivos en este sitio de SharePoint. Si ve una lista más larga de elementos o si ve Herramientas de biblioteca en la cinta de opciones, tiene permisos de colaboración.

Preparar el libro

Antes de publicar un libro de Excel que contiene datos de Power Pivot, debería seguir esta lista de verificación para preparar el documento:

  1. Lea acerca de cómo crear un libro que utiliza información de conexión que continúa funcionando después de que el archivo se haya publicado.

  2. Comprender las consideraciones de seguridad sobre la publicación de datos de Power Pivot en SharePoint.

  3. Puede mejorar la presentación visual de su libro en SharePoint con estas sugerencias:

    • Dar a sus hojas de cálculo de Excel nombres descriptivos. Los nombres de hoja de cálculo se convierten en las etiquetas de las páginas cuando el documento se publica en la galería de Power Pivot.

    • Desactivar elementos visuales sin utilizar. En la ventana de Excel, en el área de Mostrar área de la cinta de Vista, desactive Cuadrícula, Barra de fórmulas y Títulos.

    • Ocultar las hojas de cálculo de Excel que están vacías o que no son relevantes para el informe. En la ventana de Excel, haga clic con el botón secundario en una pestaña de hoja y seleccione Ocultar hoja.

    • Seleccione la celda A1 antes de guardar y publicar el libro. Cuando un archivo publicado se abre en una ventana del explorador, el foco se coloca en la última celda activa en el libro. Colocando el cursor en la celda A1, se asegura de que la esquina superior izquierda de la hoja está situada en la esquina superior izquierda de la ventana del explorador.

Comprobar la configuración de la actualización y verificación

Para obtener los mejores resultados, utilice la configuración predeterminada de Excel para la autenticación y actualización de datos.

Comprobar la autenticación de Windows

De forma predeterminada, Excel especifica la Autenticación de Windows, para que la identidad de la persona que desee ver el libro se utilice al acceder a los datos del modelo de datos. La opción predeterminada permite que el software del servidor de Power Pivot recopile la información precisa acerca de quién usa los libros de Power Pivot, lo que permite colaborar mejor con los colegas que están utilizando los datos. Si especifica Ninguno o un ID de servicio de almacenamiento seguro (SSS), se guardará un libro de datos de uso para Excel Services de la cuenta de usuario desatendida (o para la ID de SSS) en lugar de una persona real de su organización.

  1. En Excel, en la cinta de Datos, haga clic en Conexiones existentes.

  2. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en una conexión del libro > Abrir

  3. Haga clic en Propiedades > Definición > Configuración de autenticación.

  4. Compruebe que está seleccionada la opción para Usar la cuenta del usuario autenticado.

Especificar las opciones de control de actualización

La configuración de control de actualización puede afectar a la vista previa de un libro de Power Pivot en la galería de Power Pivot. Por ejemplo, si el libro se usa la propiedad actualizar al abrir y Excel Services está configurado para emitir una advertencia para operaciones de actualización de datos, verá una imagen en miniatura de la advertencia de actualización de datos de Excel en lugar de una vista previa del documento.

  1. En Excel, en la cinta Datos, haga clic en Conexiones > Propiedades.

  2. En Uso > Actualizar Control, active o desactive la casilla Actualizar al abrir el archivo basándose en las siguientes recomendaciones, que varían en función de cómo se accede a los datos del modelo de datos:

Acceso a datos

Recomendación del control de actualización

Incrustados en el libro (caso más frecuente)

Desactive la casilla Actualizar al abrir el archivo. Ya que todos los datos están incrustados, actualizarlos cada vez que abra el libro es innecesario.

Almacenados como un origen de datos externo (por ejemplo, si configura una conexión de datos externos a un libro en lugar de importar sus datos)

Seleccione la casilla Actualizar datos al abrir el archivo. Dado que los datos están en una ubicación diferente, desea actualizar para obtener los cambios recientes en relación con los datos.

Para permitir la generación de la vista previa, pida a su administrador de SharePoint que personalice la configuración Avisar al actualizar en Excel Services. Para obtener más información, vea Crear una ubicación de confianza para sitios Power Pivot en TechNet.

Operaciones de actualización de datos del servidor (se aplica a los libros que guarda en SharePoint y al programa para que se actualicen los datos de Power Pivot).

Active la casilla Actualizar datos al abrir el archivo. Ya que la actualización de datos está programada para este libro, Power Pivot activará automáticamente la propiedad Actualizar datos al abrir el archivo del libro para asegurarse de que la caché de PivotTable se sustituye con los datos más actualizados. Si desactiva la casilla de verificación, se seleccionará automáticamente cuando se guarde el libro nuevamente en SharePoint.

Elija una ubicación para el archivo

Los documentos que comparte en un sitio normalmente se guardan en una biblioteca de documentos. Documentos compartidos es la biblioteca de documentos más común, pero un sitio de SharePoint que tenga Power Pivot para SharePoint normalmente tendrá una galería de Power Pivot que ofrece vistas previas, vistas personalizadas de la biblioteca y un fácil acceso a la configuración de la actualización de datos del libro.

Debe elegir un servidor de SharePoint con Power Pivot para SharePoint. Si publica en un servidor que no tiene el software de servidor de Power Pivot, los datos no se cargarán al abrir el documento de una biblioteca.

Puede elegir Documentos compartidos, galería de Power Pivot, o cualquier otra biblioteca de documentos para almacenar el libro. Para utilizar estas ubicaciones, debe conocer la dirección URL de la biblioteca. En un sitio de SharePoint predeterminado, las direcciones URL para estas bibliotecas son las siguientes:

  • http://<nombre del servidor>/Shared%20Documents

  • http://<nombre del servidor>/PowerPivot%20Gallery

  • Para buscar la dirección URL de cualquier biblioteca, haga clic con el botón secundario en un documento de la biblioteca y elija Propiedades. La dirección (URL) muestra la ruta de SharePoint al documento. Asegúrese de que utiliza el mouse para seleccionar la dirección URL completa. Es posible que a veces las URL largas estén parcialmente ocultas.

  • Es muy probable que deba editar la dirección URL antes de poder usarla. En concreto, si la dirección URL incluye visor y propiedades de origen, debe quitar esas propiedades para obtener una ubicación útil que conste de servidor, sitio y nombres de biblioteca. Por ejemplo, dada la siguiente URL, puede cambiar la ruta URL manteniendo la parte en negrita y suprimiendo el resto: http://Contoso/Sales/_layouts/xlviewer.aspx?id=/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx&Source=http%3A%2F%2FContoso%2FPowerPivot%2520Gallery%2FForms%2FAllItems%2Easpx&DefaultItemOpen=1. En función de la propiedad URL, la ruta real que debe usar para fines de publicación debería ser http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery/ContosoSales.xlsx' si va a publicar ContosoSales.xlsx, o simplemente 'http://Contoso/Sales/PowerPivot%20Gallery' si desea solo el sitio y biblioteca.

  • Al elegir una ubicación, seleccione una biblioteca disponible para las personas con las que desea compartir el libro. Es posible que tenga que solicitar permisos para la biblioteca o el documento con el fin de garantizar la disponibilidad del libro.

Guarde el archivo en SharePoint

  1. En Excel, haga clic en Archivo > Guardar como > SharePoint o Sitios > Examinar y seleccione una ubicación.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, en Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo si está utilizando una ubicación existente. O bien, si ha elegido Examinar en busca de una ubicación, escriba todo o parte de una URL de un sitio de SharePoint. Si introduce una parte de la dirección URL, como http://<nombre del servidor>, haga clic en Guardar para abrir una conexión con el servidor especificado y, a continuación, busque el sitio de la biblioteca que desea usar. Para consultar ejemplos de una dirección URL de SharePoint, vea Elegir una ubicación para el archivo en este tema.

  3. Haga clic en Guardar para publicar el libro en la biblioteca.

En una ventana del explorador, compruebe que el documento aparece en la biblioteca. Los documentos publicados recientemente aparecerán en la lista. La configuración de la biblioteca determinará dónde aparecerá el documento (por ejemplo, ordenado en orden ascendente por fecha o por nombre en orden alfabético). Es posible que tenga que actualizar la ventana del explorador para ver los más recientes.

Cargar un libro Power Pivot desde SharePoint

Otra forma para agregar un libro Power Pivot es cargarlo desde un sitio de SharePoint. Utilice este método si desea comenzar desde SharePoint.

  1. En un sitio de SharePoint, abra una biblioteca de documentos.

  2. En Herramientas de bibliotecas, haga clic en Documentos > Cargar documento, > Cargar documento .

  3. Busque la ubicación del archivo .xlsx guardado, selecciónelo y haga clic en Aceptar.

El archivo se cargará en el sitio de SharePoint y aparecerá en la carpeta. Es posible que tenga que hacer clic en el botón Actualizar del explorador antes de poder verlo. Ahora puede abrirlo en SharePoint. Puede indicar a las personas dónde está el archivo si les da la dirección URL del archivo.

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