Guía para el uso de datos en SharePoint Server

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Mediante la combinación de Office SharePoint Server 2007, 2007 Microsoft Office system y los datos de su empresa, puede crear una solución empresarial que le hará sentirse como en casa.

Una guía para el uso de datos en SharePoint Server

En este artículo

Crear una solución empresarial es como construir una casa

Descripción de las bases de datos

Aprovechamiento de datos en Office SharePoint Server 2007

Usar datos de programas de Office System con Office SharePoint Server 2007

Introducción a las plantillas y escenarios

Crear una solución empresarial es como construir una casa

Supongamos que desea crear una casa de calidad. Si tiene mucho tiempo y dinero, puede elegir la opción A: comprar un montón no desarrollado, contratar a un arquitecto para diseñar la casa y emplear un contratista (que usa subcontratistas) para painstakingly de la base de que está al día. Si no tiene mucho tiempo y dinero, puede elegir la opción B: comprar un hogar modular, elegir un estilo arquitectónico prediseñado y un plano de planta y contratar a un contratista para crearlo rápidamente en un gran número de enlaces de utilidades.

Para crear una solución empresarial de calidad, Microsoft Office System y Office SharePoint Server 2007 proporcionan ambas opciones. La opción A a menudo requiere financiamiento, programación y desarrollo y, generalmente, es mejor para los profesionales de ti. La opción B combina el sistema Microsoft Office (su arquitecto) con Office SharePoint Server 2007 (sus módulos domésticos, el lote desarrollado y los enlaces de utilidades), un trabajador de información motivada (su contratista) y las plantillas y escenarios (el piso y los estilos arquitectónicos). planes).

Si desea obtener ayuda para crear una solución empresarial de calidad con la opción B, debe estar en el lugar correcto. Este artículo proporciona una visión general del uso de datos en Office SharePoint Server 2007, junto con muchos vínculos a información adicional que le ayudarán a comprender los detalles de las numerosas características que se han tratado y que pueden ayudarle a implementar una solución.

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Descripción de las bases de datos

La base de cualquier solución empresarial automatizada que se basa en Microsoft Office System, ya sea en el nivel de empresa, de departamento o de grupo de trabajo, son los métodos fundamentales para trabajar con datos.

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Los tres tipos de datos

La información es crítica para ejecutar de forma eficaz cualquier empresa y los datos son la sangre de vida que la admite. La mayoría de las empresas gastan recursos importantes en la recopilación, el almacenamiento, la actualización, el acceso, el análisis, la elaboración de informes y la administración de datos. Estos datos tienen tres formas:

  • Datos estructurados    Este tipo de datos se puede organizar en tablas y actualizar, ordenar, filtrar y consultar fácilmente, y normalmente se almacena en archivos sin formato y bases de datos. Los datos estructurados también incluyen metadatos, a menudo definidos como "datos sobre datos". Metadata proporciona el significado y la restricción a los datos, e incluye los encabezados de columna, los tipos de datos y las reglas de validación. Algunos ejemplos de datos estructurados son pedidos, estadísticas, inventarios, presupuestos y ventas de compras.

  • Datos no estructurados    Este tipo de datos es información que se almacena en documentos y presentaciones, y que no se puede convertir de forma automática en datos estructurados. Algunos ejemplos de datos no estructurados son memorandos, cartas, publicaciones, directivas, propuestas, especificaciones, diapositivas y currículos.

  • Datos semiestructurados    Este tipo de fecha contiene datos estructurados combinados con una modesta cantidad de datos no estructurados, como campos de comentario y Memo, datos adjuntos de documentos y gráficos. Algunos ejemplos de datos no estructurados son los informes de estado, los documentos de solicitud de propuesta (RFP), las revisiones de rendimiento y los catálogos de productos.

Puede trabajar con los tres tipos de datos mediante Microsoft Office System y Office SharePoint Server 2007, pero el foco de este artículo se centra en datos estructurados y semiestructurados.

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Establecer conexiones a datos

Los datos estructurados y semiestructurados a menudo provienen de un origen de datos externo, como un archivo XML, un libro o una base de datos. Este origen de datos externo está conectado a su programa a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar, iniciar sesión y obtener acceso al origen de datos externo.

La información de conexión también se puede almacenar en un archivo de conexión, como un archivo de conexión de datos de Office (. odc). Un archivo ODC usa etiquetas HTML y XML personalizadas para almacenar la información de conexión y es usada por la mayoría de los programas de Office. Office InfoPath 2007 usa un archivo de conexión de datos universal (. UDC) similar. Los archivos de conexión son especialmente útiles para compartir conexiones de forma coherente, lo que permite que las conexiones sean más detectables, lo que ayuda a mejorar la seguridad y facilita la administración de origen de datos. La mejor manera de compartir archivos de conexión es colocarlos en una ubicación segura y de confianza, como una biblioteca de conexiones de datos de SharePoint, donde los usuarios y programas pueden leer el archivo, pero solo los usuarios pueden modificar el archivo.

Conectar a datos externos

1. hay una gran variedad de orígenes de datos a los que se puede conectar: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 y archivos de texto.

2. cada origen de datos tiene un controlador ODBC o un proveedor OLE DB asociado.

3. un archivo de conexión define toda la información necesaria para obtener acceso a los datos de un origen de datos y recuperarlos.

4. la información de conexión se copia de un archivo de conexión en el programa.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2,8, que se instala con Microsoft Windows, permite la conexión a una amplia variedad de orígenes de datos relacionales y no relacionales mediante el uso de controladores de conectividad abierta de bases de datos (ODBC) o la vinculación e incrustación de objetos Proveedores de bases de datos (OLE DB). Al instalar Microsoft Office System, se agregan al equipo controladores ODBC adicionales y proveedores OLE DB. También puede usar controladores ODBC y proveedores de OLE DB de otros fabricantes para obtener información de orígenes distintos de los orígenes de datos de Microsoft. Para obtener información sobre cómo instalar estos drivers ODBC o proveedores OLE DB, consulte la documentación de la base de datos o póngase en contacto con el proveedor de su base de datos.

Con el sistema Microsoft Office, puede crear conexiones en muchos programas de Office y usar el Asistente para la conexión de datos para conectarse a nuevos orígenes de datos. También puede ver o editar mejor el contenido de un archivo ODC con Office Excel 2007.

Más información

Información general sobre la conexión a datos (importación)

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Usar cuadrículas de datos para trabajar con datos

La forma más sencilla de trabajar con datos es a menudo usando una cuadrícula de datos. Una cuadrícula de datos es una presentación tabular de datos en columnas y filas que le permite ordenar, filtrar, consultar y manipular los datos fácilmente. Las cuadrículas de datos también proporcionan una manera de obtener el conjunto de datos correcto para la solución empresarial de varios orígenes de datos. Para algunos usuarios, una cuadrícula de datos es suficiente para trabajar de forma eficaz con los datos. Para otros usuarios, necesitará más facilidad para administrar los datos, como formularios, informes y paneles.

Tabla Empleados en la vista Hoja de datos

Con Microsoft Office System y Office SharePoint Server 2007, puede crear y usar cuadrículas de datos con la hoja de datos Web de Access, las hojas de datos de Access y las tablas de Excel.

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Usar formularios para cambiar los datos de forma eficaz

Varios subformularios anidados en otros Los datos estructurados y semiestructurados a menudo necesitan actualizarse y cambiarse, y es donde los formularios entran en juego. Un formulario, ya sea impreso o en línea, es un documento o componente de programa diseñado con una estructura y un formato estándar que facilitan la recopilación, la captura, la organización y la edición de datos. Los formularios son ventanas a través de las cuales los usuarios ven y tienen acceso a sus datos. Los formularios en línea contienen instrucciones, formato, etiquetas y espacios en blanco para introducir datos, como un formulario impreso. Los formularios en línea también contienen controles que muestran datos o facilitan a los usuarios la tarea de escribir o modificar datos, realizar una acción o realizar una selección, como cuadros de lista, botones de opción y botones de comando. Un formulario visualmente atractivo hace que trabajar con los datos sea más agradable y eficaz, y ayuda a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

Con Microsoft Office System y Office SharePoint Server 2007, puede crear y usar formularios con formularios de Access, formularios de InfoPath, formularios de lista de SharePoint, vistas de datos insertadas como formularios y elementos Web de formularios.

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Usar informes para presentar datos y tomar decisiones

Los informes pueden ofrecer una descripción general de los datos Los datos estructurados y semiestructurados normalmente se ponen a disposición de los usuarios a través de los informes de negocios. Un informe es una presentación de datos que se transforma en información con formato y organizada según unos requisitos empresariales específicos. Entre los ejemplos de informes se incluyen previsiones presupuestarias, resúmenes de ventas, listas de teléfonos, etiquetas postales y catálogos de productos. Los informes pueden ser un resumen simple de una página o una presentación jerárquica de datos extensivos. Un informe también puede contener subinformes, variar en función de los parámetros que se le pasan, y ser muy interactivo para que los usuarios puedan ordenar, filtrar y explorar en profundidad o incluso obtener detalles de los datos.

Mediante el uso de informes, los trabajadores de la información pueden tomar buenas decisiones empresariales, ya que les ayudan a responder preguntas, centrarse en los objetivos, encontrar las mejores alternativas, diseñar estrategias y tácticas correctas, determinar las consecuencias y el equilibrio y evaluar los problemas y los riesgos. .

Los usuarios de informes se pueden clasificar de la siguiente manera.

Tipo de usuario

Ejemplo

Acciones de informe

Usuarios avanzados

Analistas de datos y empresariales

Crear y personalizar informes, trabajar con informes de tabla dinámica de procesamiento analítico en línea (OLAP), usar herramientas de creación de informes, realizar análisis estadísticos y realizar análisis con herramientas de minería de datos.

Usuarios moderados

Administradores y otros trabajadores de la información

Lea informes detallados, personalice e interactúe con informes mediante el filtrado, la ordenación y la configuración de parámetros, así como la creación de consultas y informes ad hoc.

Usuarios ocasionales

Trabajadores de Frontline

Lea informes estándar, sencillos y de Access a través de pantallas sencillas, como diagramas de flujo.

Con Microsoft Office System, Office SharePoint Server 2007 y SQL Server, puede crear y usar una amplia variedad de informes mediante Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (mediante la combinación de formularios) y Office SharePoint Designer 2007 (mediante las vistas de datos de solo lectura).

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Usar paneles y KPI para actuar sobre los datos

La inteligencia empresarial es un esfuerzo popular y a todo el sector diseñado para reunir, administrar y usar datos; para discernir patrones y significado; para tomar decisiones, responder y actuar; y, por lo tanto, mejorar el rendimiento de la empresa. Los paneles e indicadores clave de rendimiento (KPI) son esenciales para este esfuerzo.

Usar paneles

Los paneles (también denominados cuadros de mandos) son una técnica de inteligencia empresarial fundamental que combina informes y análisis para visualizar información crítica en el nivel de empresa, de departamento y de grupo.

Panel de ventas

Hay tres tipos de paneles: paneles operativos que se usan para supervisar el trabajo diario de los empleados, paneles tácticos para el análisis de datos y supervisión de actividades mensuales y trimestrales, y paneles estratégicos para la administración empresarial a largo plazo. Los datos de panel pueden ser cuantitativos, como importes de pedidos, participación en el mercado, beneficios, llamadas de asistencia, defectos de fabricación o visitas a una página web. O los datos del panel pueden ser cualitativos, como los 10 principales clientes, los problemas clave, las tareas actuales en espera de la finalización y las actualizaciones críticas de noticias.

Uso de indicadores clave de rendimiento (KPI)

Un elemento esencial de un panel es un indicador clave de rendimiento (KPI), que es una indicación visual (flechas arriba y abajo, detener señales luminosas y círculos de colores) que comunica la cantidad de progresos realizados hacia un objetivo empresarial importante. Un KPI es una medida cuantificable, como los beneficios brutos mensuales o la facturación trimestral por empleado, que se usa para supervisar el rendimiento de una organización. Los KPI son importantes para que los equipos, los directores y las empresas evalúen rápidamente el progreso realizado en relación con los objetivos medibles y para tomar buenas decisiones basadas en tres preguntas fundamentales: "¿por qué estoy adelantado o retrasado?", "¿qué adelanto o por detrás?", y "¿Cuál es el ¿se ha completado el mínimo? ".

Indicadores de rendimiento de ventas Cada KPI tiene un objetivo, un estado y una tendencia. Por ejemplo, un KPI común es Departamento de ventas mensuales. Después de la planificación minuciosa, se define un objetivo de ventas trimestralmente (destino) para cada departamento. Un panel o cuadro de mandos muestra el estado semanal de este objetivo, ya sea en el camino, de antemano o retrasado, quizás mediante el uso de iconos estándar o de colores o de la empresa. Las tendencias de los años anteriores también pueden resumirse en un gráfico y, a veces, proyectarse para el próximo año.

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Aprovechamiento de datos en Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 facilita la colaboración con otros empleados al facilitar la administración y el uso compartido de documentos, sitios y áreas de trabajo, y al admitir actividades empresariales comunes que usan los tres tipos de datos descritos anteriormente. Algunos ejemplos son:

  • Grupos de trabajo y departamentos que necesitan colaborar en proyectos, comunicar el propósito del negocio, medir el éxito, organizar equipos y tareas, desarrollar y realizar un seguimiento de las programaciones y los hitos, identificar los costos y producir entregas.

  • Empresas que necesitan administrar muchos documentos, auditar procesos, comunicar directivas, y conservar, etiquetar y ubicar registros de voluminosos.

Office SharePoint Server 2007 también crea una infraestructura sólida para desarrollar soluciones empresariales adicionales que usen los tres tipos de datos. Para el trabajador de la información, los siguientes componentes de Office SharePoint Server 2007 destacan como elementos importantes en la creación de una solución empresarial automatizada basada en datos estructurados y semiestructurados con poco o ningún código. Estos componentes, que funcionan solos o funcionan conjuntamente, son los "módulos de inicio, los paquetes desarrollados y los enlaces de utilidades" que pueden ayudarle a crear rápidamente una solución empresarial.

Componentes de datos estructurados en SharePoint

1. con Microsoft Office System y Office SharePoint Server 2007, puede trabajar con muchos tipos de datos externos, como los datos de línea de negocio (LOB), los orígenes de datos de Office y los archivos sin formato.

2. Office SharePoint Server 2007 tiene muchos componentes diseñados para manipular datos externos de varias maneras.

3. puede acceder a estos datos externos, ya sea a través de un programa de escritorio de Office o un explorador, como Windows Internet Explorer.

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Lista de SharePoint

Por lo general, un sitio de SharePoint incluye muchas listas predeterminadas, como vínculos, anuncios, contactos, seguimiento de problemas, encuestas y tareas que puede usar como punto focal para una solución empresarial. En muchos casos, estas listas predeterminadas pueden proporcionar soluciones rápidas y eficaces con pocas o ninguna modificaciones. Por ejemplo, puede usar: encuestas, que incluyen ramificaciones condicionales y saltos de página, para evaluaciones de satisfacción de empleados y clientes, y seguimiento de problemas, que tiene el almacenamiento de versiones y el historial de versiones, para un análisis más profundo de proyectos de grupo de trabajo y tareas comunes de trabajo.

Lista de tareas de proyecto

Las listas son eficaces y flexibles, y tienen muchas características integradas que proporcionan una forma sólida de almacenar, compartir y trabajar con datos estructurados y semiestructurados. Puede:

  • Incluya muchos tipos de datos, como fechas, imágenes, fórmulas y cálculos basados en otras columnas, campos de solo lectura (útiles para el registro y seguimiento de aplicaciones), y campos de búsqueda donde puede seleccionar un valor de otro campo de lista.

  • Crear vistas de lista para organizar, ordenar y filtrar datos de formas diferentes y específicas; cambiar los metadatos, como agregar y eliminar columnas, y modificar las reglas de validación; usar listas de forma uniforme en los sitios de SharePoint con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas.

  • Crear listas personalizadas, mostrar los datos en elementos Web y páginas de elementos Web, e importar, exportar y vincular a datos de otros programas, como Excel y Access.

  • Controle las versiones y el historial detallado, requerir aprobación para modificar datos, usar seguridad de nivel de elemento y de carpeta, proteger y desproteger, y mantenerse informado automáticamente sobre los cambios mediante alertas y fuentes RSS.

  • Organice el contenido de una única lista en carpetas para mayor comodidad y mejor rendimiento, y mejore el rendimiento en general con listas grandes mediante la indización.

La hoja de datos Web Access (anteriormente conocida como la vista Hoja de datos) proporciona una cuadrícula de datos para ver y editar los datos de muchos tipos de listas. Es posible que la hoja de información Web de Access sea más conveniente y eficaz que la vista de lista estándar. Muestra el contenido de una lista o una biblioteca de documentos en filas y columnas. Puede Agregar y editar filas y columnas, aplicar filtros y criterios de ordenación, mostrar valores calculados y totales y modificar los datos convenientemente en las celdas de la cuadrícula.

Ejemplo de la vista Hoja de datos

Nota: La hoja de Office Access 2007 de Access Web App requiere que se instalen en el equipo cliente y un explorador que admita controles ActiveX.

El panel de tareas de Access web datasheet también contiene varios comandos adicionales que facilitan la interacción con Excel y Access.

Comando

Acción

Realizar un seguimiento de esta lista en Access

Crea una tabla vinculada en Access que también vincula a la vista Hoja de información y que se puede actualizar y actualizar (solo disponible en Office Access 2007 ).

Exportar a Access

Exporta la vista a una tabla de una base de datos.

Informe con Access

Crea una tabla vinculada en Access y genera un informe.

Lista de consultas con Excel

Exporta datos a Excel que pueden actualizarse en Excel. (El mismo comportamiento que el comando exportar a Excel que está disponible en el menú acciones de la vista lista estándar).

Imprimir con Excel

Exporta datos a Excel para que pueda imprimir desde Excel.

Gráfico con Excel

Exporta datos a Excel para que pueda crear gráficos en Excel con el Asistente para gráficos.

Crear un informe de tabla dinámica de Excel

Exporta datos a Excel para que pueda crear un informe de tabla dinámica en Excel.

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Bibliotecas de SharePoint

Una biblioteca de SharePoint es una ubicación en un sitio de SharePoint donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar documentos con miembros del equipo y otros empleados. Cada biblioteca muestra una lista de documentos y metadatos clave sobre esos documentos, lo que permite a los usuarios usar los archivos y trabajar en equipo, y cada biblioteca proporciona características útiles, como proteger y desproteger documentos, crear numeración de versiones principal y secundaria y realizar un seguimiento y usar características avanzadas de la Directiva, la auditoría y el flujo de trabajo. Puede crear y administrar documentos, imágenes, presentaciones, formularios y otros tipos de archivos en una biblioteca. Por último, puede usar la biblioteca de documentos comPartidos predeterminada, personalizar esta biblioteca para sus propósitos o puede crear sus propias bibliotecas adicionales.

Biblioteca de documentos

Hay tres tipos de bibliotecas: bibliotecas de documentos, bibliotecas de formularios y bibliotecas de conexiones de datos que pueden funcionar con todos los tipos de datos.

Bibliotecas de documentos     Puede usar las bibliotecas de documentos para almacenar, obtener acceso y administrar una amplia variedad de archivos, como documentos de Office, hojas de cálculo, informes, formularios, bases de datos de Office Access 2007 y archivos de texto.

Bibliotecas de formularios     Puede almacenar y trabajar con formularios de Office InfoPath 2007 en bibliotecas de formularios. Las bibliotecas de formularios proporcionan una ubicación central en la que los usuarios pueden rellenar y almacenar formularios basados en la misma plantilla. Por ejemplo, puede usar InfoPath para crear una solución de seguimiento de activos que almacene la plantilla de formulario (. xsn) y los archivos XML de formulario (. xml) en una biblioteca de formularios de SharePoint.

Bibliotecas de conexiones de datos     Una biblioteca de conexiones de datos (DCL) es una biblioteca especial que se puede definir como una ubicación de confianza y que facilita la tarea de almacenar, proteger, compartir y administrar archivos ODC y UDC. Los administradores pueden controlar el acceso a estas conexiones para que solo los usuarios privilegiados y confiables puedan usar estas conexiones. Excel Services se puede configurar para que solo se puedan usar conexiones de confianza. Es posible que un administrador también tenga que mover una base de datos de un servidor de prueba a un servidor de producción o actualizar una consulta que tenga acceso a los datos. Mediante el uso de un archivo ODC guardado en una DCL, la administración de esta información de conexión es mucho más fácil y el acceso del usuario a los datos es más conveniente porque todos los libros usan el mismo archivo de conexión y una operación de actualización, ya sea en el equipo cliente o servidor, obtiene cambios actualizados en el archivo de conexión. Puede configurar incluso Office SharePoint Server 2007 y el equipo cliente de un usuario para que detecte automáticamente los cambios en el archivo de conexión y use la versión más actualizada de ese archivo de conexión. En Resumen, las bibliotecas de conexiones de datos simplifican enormemente el mantenimiento y la administración de las conexiones de datos.

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Elementos Web y páginas de elementos Web

Un elemento web es una unidad modular de información que constituye el bloque de creación básico de una página de elementos web. Puede agregar elementos web a zonas de elementos web en una página de elementos web y luego personalizar elementos web individuales para crear una página única para los usuarios de su sitio. Una página de elementos Web es un tipo especial de página web en la que puede usar elementos Web para consolidar datos, como listas y gráficos, y contenido Web, como texto e imágenes, en una pantalla de información dinámica que se crea en función de una tarea común o de interés especial.

Puede usar una página de elementos web para presentar una variedad de información estructurada y sin estructurar en una forma útil, organizada y cómoda. A menudo, las páginas de elementos web contienen varios elementos web conectados de forma que puede ver dinámicamente los datos y el contenido para ver los resultados que desee.

Por ejemplo, puede crear una página de elementos web denominada pedidos de clientes que use para mostrar información importante. Recibe una llamada de un cliente que le pregunta por un pedido, no recuerda el número de Id. de pedido, pero sí la fecha en que se realizó. Puede usar una página de elementos Web para hacer lo siguiente.

Página de pedidos de clientes con varios elementos web

1. Buscar un pedido por el número de Id. de pedido o, en este caso, la fecha del pedido.

2. Mostrar todos los pedidos por fecha.

3. Seleccionar el pedido correcto, según el nombre del cliente, y buscar los detalles del pedido, así como los detalles del cliente.

4. Seleccionar un elemento de línea del pedido (en este caso, la lámpara) y mostrar la imagen del producto para confirmar la pregunta del cliente.

5. Buscar las últimas noticias de negocio relacionadas con el pedido del cliente.

Puede usar páginas de elementos Web para:

  • Consolide datos de diferentes orígenes de datos y cree un informe.

  • Analizar y agregar datos (por ejemplo, sumas, totales o recuentos).

  • ReSumir información de KPI clave que desea ver al comenzar cada día.

  • Asignar prioridades y resaltar datos de clientes o proyectos en un panel para ayudarle a tomar decisiones eficaces.

  • Mostrar información de reuniones y una programación de trabajos actualizada para planear más rápido el día.

  • Obtener acceso rápido a noticias empresariales, meteorología local y sitios web favoritos para centrar la exploración web.

Los siguientes son elementos Web clave que se pueden conectar y que muestran datos estructurados y semiestructurados.

Elemento web

Descripción

Vista de lista

Muestra datos de lista y metadatos de biblioteca

Forma

Muestra los datos con controles de formulario HTML

Ejemplo de nombre del emisor que precede el comentario

Muestra imágenes

Excel Web Access

Muestra libros de Excel

Visor de informes

Muestra informes creados a partir de SQL Server rePorting Services

Vista de datos

Muestra y modifica los datos de una variedad de orígenes de datos

INDICADOR

Muestra datos de indicadores clave de rendimiento (KPI) y símbolos de una lista de KPI

Detalles de KPI

Muestra los datos de KPI de un elemento y símbolos de una lista de KPI

Elemento de datos empresariales

Muestra detalles sobre un solo elemento de datos empresariales

Lista de datos empresariales

Muestra un resumen de los datos profesionales en una lista

Acciones para datos empresariales

Conecta elementos Web para configurar acciones de aplicaciones empresariales

Lista relacionada con datos empresariales

Conecta elementos Web para mostrar elementos empresariales relacionados

Generador de elementos de datos empresariales

Crea un elemento de datos empresariales a partir de parámetros de una cadena de consulta para usar en páginas de Perfil de datos profesionales.

Filtrar

Filtrar datos de elementos Web de varias maneras

Más información

Trabajar con elementos Web de filtro

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El catálogo de datos profesionales

El catálogo de datos profesionales (BDC) es un componente que proporciona compatibilidad integrada para mostrar los datos de las bases de datos de línea de negocio (LOB), como SAP, Siebel y SQL Server. Normalmente, estos sistemas de LOB administran información crítica de la empresa y procesos como datos de clientes, inventario, facturación y ciclos de vida de producto. A menudo, estos sistemas requieren un aprendizaje exhaustivo, son difíciles de usar y solo están disponibles por un solo clic. BDC permite que los datos de LOB estén disponibles para más personas que necesitan tener acceso a los datos y que necesitan trabajar con ellos de formas diferentes y más flexibles. Por ejemplo, un formulario de pedido de compra de InfoPath se puede usar para mostrar los datos de los clientes de un sistema, los detalles de los productos de otro sistema y los detalles financieros de un tercer sistema.

A continuación se proporciona un resumen de los roles y las tareas para trabajar con el catálogo de datos profesionales.

Rol

Tarea

Analista de negocios

Define las características y crea soluciones predefinidas

Autor de metaDatos

Autores y pruebas de metadatos

Administrador

Importa la definición de la aplicación y configura el acceso a los datos

Miembro del sitio

Incorpora datos profesionales en elementos Web, páginas y listas

Vela

Crea soluciones personalizadas para las páginas de elementos Web

Visitante del sitio

ConSume datos empresariales

Mostrar datos profesionales en un elemento web de lista de datos profesionales

Una vez que haya extraído los datos profesionales del origen de datos, puede usar cuatro características del catálogo de datos profesionales:

  • Datos profesionales en listas    Puede incorporar datos profesionales a cualquier lista o biblioteca de documentos de SharePoint existente agregando una columna de datos profesionales como un tipo de campo. Algunos escenarios comunes son: Asociación de documentos con registros de clientes, como propuestas, contratos y presentaciones; complementar los datos con columnas personalizadas, como una anotación; y seleccionar datos de una lista, como códigos postales.

  • Acciones de datos profesionales    Las acciones de datos empresariales son vínculos que aparecen junto a objetos empresariales. Estos vínculos pueden, por ejemplo, abrir páginas web, mostrar las interfaces de usuario de las aplicaciones empresariales o abrir formularios de InfoPath. Las acciones de datos profesionales también aparecen como vínculos en las listas de SharePoint y los resultados de búsqueda. Con estos vínculos, puede actualizar fácilmente un elemento o ver datos relacionados.

  • Elementos Web de datos profesionales    Office SharePoint Server 2007 incluye varios elementos Web de datos empresariales que pueden mostrar cualquier entidad del BDC. Puede usar elementos Web de datos profesionales para personalizar cómo se muestran los datos empresariales en su sitio. También puede conectar estos elementos Web para que cuando realice una acción en un elemento Web, cambie el contenido de otro elemento Web.

  • Datos profesionales en perfiles de usuario    Para mejorar la información de usuario en Office SharePoint Server 2007, los perfiles de datos empresariales se crean de forma predeterminada cuando se registra una aplicación en el BDC.

Más información

Mostrar datos profesionales en un sitio de SharePoint

Catálogo de datos profesionales

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Listas de KPI

KPI de ventas trimestrales Una lista desplegable hace que sea mucho más fácil incorporar KPI en las soluciones empresariales. Hay cuatro formas de usar una lista de KPI, cada una de las cuales se dirige a una fuente común de valores de KPI y forma de incorporar estos valores a un sitio de SharePoint:

  • Datos en listas de SharePoint    Cuando las listas de SharePoint contienen elementos que se pueden contar, elementos que forman parte de un flujo de trabajo o elementos que contienen fechas, puede usar un KPI para realizar un seguimiento de cuánto tiempo se han abierto los problemas o tareas, qué muchos están abiertos y qué porcentaje de una tarea se ha completado. También puede realizar un seguimiento de los totales, como la cantidad de tiempo que se ha abierto un problema o el número total de ventas en una región.

  • Datos en libros de Excel     Puede configurar un KPI en un libro de Excel en una biblioteca de documentos y vincular al KPI desde Office SharePoint Server 2007. A medida que cambien los datos del libro, el KPI se actualizará automáticamente. También puede elegir que el libro se muestre en la misma página web mediante el elemento Web Office Excel Web Access.

  • Datos de Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    Office SharePoint Server 2007 puede usar KPI de Analysis Services, un componente de Microsoft SQL Server 2005. Un administrador de sistemas o un analista de bases de datos normalmente configura estos KPI y registra la conexión de datos con Office SharePoint Server 2007. A continuación, cualquier persona con los permisos adecuados puede acceder a la base de datos y vincular a los KPI de Analysis Services.

  • Información introducida manualmente    En situaciones en las que no haya un sistema formal configurado o si tiene un proyecto único para realizar el seguimiento, puede especificar los criterios de forma manual. Esta lista de KPI es útil para mostrar la información que se comunica en el correo electrónico o en algún otro sistema.

Flujos de trabajo

Diagrama de flujo de un flujo de trabajo de aprobación Muchos de los procesos vitales de cualquier organización dependen en gran medida de personas. La automatización de las interacciones entre las personas que participan en un proceso puede mejorar su eficacia. Estos procesos se denominan, en ocasiones, flujos de trabajo humanos. Con Office SharePoint Server 2007 puede usar los flujos de trabajo predefinidos, o con Office SharePoint Designer 2007, puede crear nuevas soluciones de flujo de trabajo basadas en elementos de listas y bibliotecas. En Office SharePoint Designer 2007, un diseñador de flujo de trabajo basado en reglas facilita la construcción de flujos de trabajo con ramificaciones condicionales y varios pasos.

Los flujos de trabajo que se incluyen con Office SharePoint Server 2007 ofrecen una estrecha integración con los programas de la versión de 2007 Office. Puede usar Office Outlook 2007 para comunicar tareas y Estados con los usuarios. Puede usar Office Access 2007 para modificar el flujo de trabajo asociado a una lista vinculada y crear informes de flujo de trabajo para evaluar mejor el estado del proyecto y evaluar los procesos de negocio. Los flujos de trabajo pueden usar formularios personalizados creados con Office InfoPath 2007 para interactuar con los usuarios a través de otros programas de Office, como Office Word 2007.

Más información

Diseñar un formulario para responder a un estado de flujo de trabajo

Demostración: simplificar los procesos empresariales con formularios y flujos de trabajo

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SQL Server Reporting Services

SQL Server rePorting Services es un completo servicio de distribución y administración de informes que incluye el diseño, la creación, la entrega, la seguridad y la presentación de informes en una amplia variedad de formatos. Con SQL Server 2005 Service Pack 2, puede usar Reporting Services en el modo de integración de SharePoint para que pueda:

  • Usar bibliotecas de SharePoint para almacenar informes, orígenes de datos y modelos de informe. Almacenar informes en bibliotecas de documentos permite que un informe use también características estándar de Office SharePoint Server 2007, como flujo de trabajo, control de versiones y seguridad. También puede Agregar informes al centro de informes.

  • Sincronice los informes y todos los recursos asociados almacenados en Office SharePoint Server 2007 con los mismos informes que se almacenan y ejecutan desde el servidor de informes.

  • Use una interfaz de usuario coherente para administrar y ver informes. Una cómoda barra de herramientas en el elemento Web visor de informes que le permite ver y editar propiedades; administrar permisos y suscripciones; editar en el generador de informes; configurar orígenes de datos, parámetros, instantáneas y tiempos de espera; Ver historiales e informes de versiones; y publicar versiones principales.

Un informe de ejemplo

Puede usar el elemento Web visor de informes para ver, navegar, imprimir y exportar informes en un servidor de informes. El elemento Web visor de informes está asociado con archivos de definición de informe (. rdl) procesados por un servidor de informes. Puede establecer las propiedades del elemento Web para controlar el aspecto de la barra de herramientas y las áreas de visualización, y para vincular el elemento Web a un informe específico. Los informes de una biblioteca de informes se representan con un elemento Web visor de informes. Cualquier página de elementos Web también se puede modificar para mostrar informes mediante el elemento Web visor de informes y también puede conectarse a los elementos Web de filtro para limitar los datos que se muestran en los informes.

La integración de rePorting Services con SharePoint Server requiere que estos componentes estén instalados: SQL Server 2005 rePorting Services, que hospeda informes de rePorting Services y se comunica con SharePoint Server mediante una interfaz de servicios Web; SQL Server 2005 Service Pack 2, que permite la integración de SharePoint Server y rePorting Services en el servidor de informes; y el complemento Microsoft SQL Server 2005 rePorting Services para tecnologías de Microsoft SharePoint, que incluye el elemento Web visor de informes y la nueva interfaz de usuario de administración de informes.

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El centro de informes

Un centro de informes es una plantilla de sitio que contiene una colección predefinida de bibliotecas de informes, bibliotecas de conexiones de datos, listas de SharePoint, elementos Web, incluidos elementos Web de filtro, y KPI que puede personalizar y mejorar para su propio propósito. Considere el centro de informes como un hub central que proporciona un entorno de creación de informes y una ubicación común, simple y segura para que los usuarios puedan navegar, localizar y obtener informes actualizados, ya sea para consultas ad hoc o instantáneas periódicas programadas. Mediante el centro de informes, puede reducir la dependencia de los datos adjuntos de correo electrónico para la entrega de informes y ayudar a borrar la congestión de la red. Puede almacenar una amplia variedad de informes en el centro de informes, como hojas de cálculo, instantáneas de Access, informes de SQL rePorting Services y archivos PDF.

Centro de informes de ventas

Más información

Introducción al Centro de informes

Trabajar con un sitio del Centro de informes

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Usar datos de programas de Office System con Office SharePoint Server 2007

Por supuesto, puede crear una solución empresarial que use todos los tipos de datos solo con Office SharePoint Server 2007. Sin embargo, la versión de 2007 Office tiene muchos puntos de integración útiles con Office SharePoint Server 2007 que hacen que sea más fácil trabajar con datos estructurados y semiestructurados, y puede hacer que su solución empresarial sea mucho más eficaz y bien diseñada. En las manos de un trabajador de la información capaz, su "contratista", los siguientes programas de versión de 2007 Office actúan como "arquitectos" de una solución empresarial bien diseñada y satisfactoria.

Programa

Propósito

Tipo de datos

Excel (junto con la tecnología de Excel Services)

Analizar y visualizar datos numéricos y otros datos en un formato de hoja de cálculo, crear gráficos de aspecto profesional y trabajar con datos jerárquicos mediante informes de tabla dinámica.

Estructura

InfoPath

Recopilar y procesar datos basados en XML.

Estructurados y semiestructurados

Access

Consolide, especifique, almacene, informe y administre datos en una base de datos..

Estructurados y semiestructurados

SharePoint Designer

Personalizar páginas web y sitios de SharePoint controlados por datos y crear vistas de datos.

Estructurado, semi-estructurado y no estructurado

Word

Crear documentos profesionales de forma rápida y eficaz

No estructurados

Visio

Visualice y comunique información compleja, sistemas y procesos.

No estructurados

Outlook

Comunicarse por correo electrónico y administrar contactos, programaciones y tareas.

No estructurados

Publisher

Crear publicaciones de aspecto profesional y material de marketing.

No estructurados

PowerPoint

Cree presentaciones dinámicas con animaciones, gráficos y elementos multimedia.

No estructurados

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Excel y Servicios de Excel

Use Excel y Excel Services cuando desee:

  • Ejecutar cálculos y comparaciones estadísticas de los datos.

  • Crear y usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.

  • Resalte visualmente los datos con gráficos de aspecto profesional, iconos de formato condicional, barras de datos y escalas de color.

  • Realizar operaciones de análisis de hipótesis sofisticadas en sus datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.

Excel proporciona los siguientes puntos de integración centrados en datos con Office SharePoint Server 2007.

Puntos de integración centrados en datos de Excel

1. Haga una importación única de los datos de una hoja de cálculo de Excel en una lista de SharePoint o exporte datos de una hoja de cálculo de Excel a una lista de SharePoint para crear una conexión de datos unidireccional permanente.

2. Use la conexión de datos unidireccional permanente para actualizar los datos de una hoja de cálculo de Excel de la lista de SharePoint.

3. publicar libros de Excel en Excel Services, y mostrar e interactuar con datos mediante el elemento Web de Office Excel Web Access en una página de elementos Web.

4. importar datos a un libro de Excel desde servidores OLAP, bases de datos de SQL Server y Access, y archivos sin formato.

Importar datos de Excel a una lista de SharePoint

Si desea cargar datos existentes en una lista de SharePoint, puede importar los datos de una hoja de cálculo de Excel, un rango de celdas, un rango con nombre o una tabla de Excel en una lista de SharePoint con el comando importar del menú acciones de una lista de SharePoint.

Exportar datos de una lista de SharePoint a una tabla de Excel

Puede exportar los datos de una lista de SharePoint a una tabla de Excel, lo que crea una conexión de datos unidireccional entre Excel y la lista de SharePoint. Al actualizar los datos de la lista de SharePoint y actualizar los datos en Excel, Excel reemplaza los datos de Excel con los datos de la lista de SharePoint más recientes, sobrescribiendo los cambios realizados en los datos. Puesto que la conexión de datos es unidireccional, los cambios realizados en Excel no se reflejan en la lista del sitio de SharePoint.

Nota: No puede sincronizar datos entre un libro de Office Excel 2007 y una lista de SharePoint. Esta funcionalidad estaba disponible en Microsoft Excel 2003 y aún está disponible usando un libro de Excel 2003 o Visual Basic para aplicaciones (VBA). Sin embargo, Office Access 2007 es ahora el método preferido de sincronizar datos entre un programa de Office y una lista de SharePoint con una conexión bidireccional.

Exportar una tabla de Excel a una lista de SharePoint

Al exportar los datos de una tabla de Excel a una lista de SharePoint mediante el asistente Exportar tabla a una lista de SharePoint, se usa otra forma de crear una conexión de datos unidireccional entre Excel y la lista de SharePoint.

Si no quiere mantener los datos de la tabla en la hoja de cálculo de Excel que se han actualizado con los cambios que se realizan en la lista de SharePoint, también puede exportar los datos sin conexión a la lista de SharePoint.

Publicar en servicios de Excel

Puede publicar un libro en Office SharePoint Server 2007 para que otros usuarios puedan tener acceso a todos los datos que contiene mediante el elemento Web Office Excel Web Access. Al publicar un libro en Excel Services, todo el libro se publica en el servidor, pero puede definir las partes del libro (como hojas de cálculo individuales, rangos con nombre o gráficos) que desea que Excel Services aparezcan en Office Excel Web Access Elemento Web. Al mostrar solo partes específicas del libro y usar permisos de Office SharePoint Server 2007 para ayudar a proteger el libro de acceso no autorizado, puede mantener la confidencialidad de los datos del libro al permitir que los usuarios autorizados actualicen, vuelvan a calcular e interactúen. con los datos visibles. Si establece parámetros para las celdas con nombre en el libro antes de publicarlo, los usuarios también pueden editar esas celdas y definir valores.

Otros usuarios pueden ver y analizar los datos de la hoja de cálculo que se muestran. Pueden interactuar con ella mediante algunas funciones de Excel, como ordenar y filtrar datos, o mediante el uso de características de obtención de detalles de tabla dinámica. Si establece parámetros para las celdas con nombre en el libro, los usuarios también pueden editar esas celdas y definir valores.

Uso de Excel Web Access para compartir libros de Excel uno. La sección superior contiene el título y una barra de herramientas que tiene varios menús, comandos y una lista desplegable.

2. la ventana principal muestra una o más hojas de cálculo en la vista de hoja de cálculo, un elemento con nombre, como un gráfico o una tabla de Excel en la vista de elemento con nombre y, opcionalmente, un área de contorno.

3. el panel de tareas parámetros tiene etiquetas de parámetros, cuadros de texto para la entrada de datos y sugerencias de herramientas opcionales que proporcionan más información sobre cada parámetro.

4. la sección inferior muestra los mensajes de actualización de datos.

Nota: No todas las características de Excel son compatibles con Excel Services.

Más información

Crear una lista basada en una hoja de cálculo

Exportar una tabla de Excel a una lista de SharePoint

Planear conexiones de datos externos para servicios de Excel

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InfoPath

Use InfoPath cuando desee:

  • Recopile datos empresariales de forma periódica, como informes de gastos, tarjetas de presentación, encuestas y formularios de seguros.

  • Diseñar formularios electrónicos sofisticados y fáciles de usar con controles estándar, como cuadros de texto y cuadros de lista, y controles flexibles como tablas de repetición, grupos de opciones, secciones opcionales y varias vistas.

  • Asegurar datos precisos y coherentes.

  • Crear un informe mediante la combinación de formularios en un único formulario.

InfoPath proporciona los siguientes puntos de integración centrados en datos con Office SharePoint Server 2007.

Puntos de integración centrados en datos de InfoPath

1. publicar plantillas de formulario para las bibliotecas de formularios como plantillas y tipos de contenido.

2. archivos XML de formulario de lectura y escritura almacenados en las bibliotecas de formularios.

3. uso de archivos de formulario XML, lectura de datos de listas y hojas de cálculo de Excel, y lectura y escritura de datos de bases de datos de SQL Server y Access.

4. habilitar la edición de datos de vista de lista basados en propiedades de formulario.

5. Mostrar formularios de InfoPath en un explorador con plantillas de formulario compatibles con el explorador.

Enviar datos a un sitio de SharePoint y rellenar controles de formulario con datos de SharePoint

Para permitir que los usuarios envíen formularios basados en la plantilla de formulario a una biblioteca de documentos, puede Agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que envía los datos. Después de agregar la conexión de envío de datos, puede configurar la plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar los datos del formulario a la biblioteca de documentos.

Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de formularios

Puede publicar una plantilla de formulario en Office SharePoint Server 2007, y almacenar y trabajar con formularios de Office InfoPath 2007 en una biblioteca de formularios. Una biblioteca de formularios proporciona una ubicación central en la que los usuarios pueden rellenar y almacenar formularios basados en la misma plantilla. Por ejemplo, puede usar InfoPath para crear una solución de seguimiento de activos que almacene la plantilla de formulario (. xsn) y los archivos XML de formulario (. xml) en una biblioteca de formularios.

Crear y usar formularios habilitados para el explorador

Al diseñar una plantilla de formulario de Office InfoPath 2007, puede optar por crear una plantilla de formulario que se pueda abrir o rellenar en un explorador Web. Este tipo de plantilla de formulario se denomina plantilla de formulario compatible con el explorador. Una vez que haya terminado de diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador, use el Asistente para la publicación para publicarla en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services.

Publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio

Al publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio, habilita a los usuarios a asignar varias plantillas de formulario a una sola biblioteca de documentos o a asignar la plantilla de formulario a varias bibliotecas en una colección de sitios. Una colección de sitios es un conjunto de sitios web en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración. Cada colección de sitios contiene un sitio web de nivel superior y puede contener uno o varios subsitios. Puede haber varias colecciones de sitios en cada servidor virtual. Use un tipo de contenido de sitio cuando desee reutilizar la información ampliamente o para habilitar la recopilación de datos de varios formularios en un solo lugar.

Permitir que los usuarios editen campos mediante una vista de lista

Puede permitir que los usuarios agreguen o modifiquen los datos de un campo con una vista de lista o editando las propiedades de un formulario de la biblioteca de formularios. Esto permite a los usuarios usar una lista de SharePoint para agregar o actualizar los datos de uno o varios formularios sin tener que abrirlos en realidad.

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Access

Use Access cuando necesite:

  • Compartir datos en una base de datos relacional.

  • Administre las actualizaciones de forma eficaz mediante las características de bloqueo de registros y resolución de conflictos.

  • Trabajar con varias tablas.

  • Crear consultas complejas para unir las tablas.

  • Crear formularios e informes.

Access proporciona los siguientes puntos de integración centrados en datos con Office SharePoint Server 2007.

Puntos de integración centrados en datos de Access

1. Haga una importación o exportación única de datos entre las vistas de Access y una lista de SharePoint.

2. vincular datos entre tablas de Access y una lista de SharePoint mediante la creación de una conexión bidireccional permanente (los datos de lista actualizados se pueden ver en una tabla de Access; los datos de tabla de Access actualizados se pueden ver en una lista).

3. tomar datos de lista sin conexión, actualizar en Access, volver a conectar, sincronizar actualizaciones y resolver conflictos.

4. Mostrar y editar los datos de la lista en las vistas de hoja de datos, formulario e informe de Access.

5. publicar bases de datos de Access en Office SharePoint Server 2007.

Nuevas características de integración de listas de SharePoint en Office Access 2007

Las siguientes características nuevas de Office Access 2007 hacen que la integración de Office SharePoint Server 2007 sea más fácil y más flexible:

  • Asignación mejorada de tipos de datos de SharePoint     Con el nuevo soporte técnico para los campos y datos adjuntos de valor múltiple, Office Access 2007 ahora es compatible con más tipos de datos que se encuentran en los sitios de SharePoint, lo que simplifica el diseño y la creación de aplicaciones compartidas.

  • Seguimiento del historial de los campos memo     Los campos memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. Puede establecer una propiedad que permita a Office Access 2007 conservar un historial de todos los cambios realizados en un campo Memo. Puede ver un historial de esos cambios. Esta característica también es compatible con la característica de control de versiones de los sitios de SharePoint, de modo que también puede usar Office Access 2007 para ver los cambios realizados en la lista de SharePoint.

  • Tablas de búsqueda    Al vincular a una lista de SharePoint, Office Access 2007 crea automáticamente tablas vinculadas para todas las listas de búsqueda (a menos que las listas de búsqueda ya estén vinculadas a la base de datos). Si las listas de búsqueda contienen columnas que buscan otras listas, dichas listas también se contemplarán en la tarea de vinculación, de manera que la lista de búsqueda de cada tabla vinculada tendrá su tabla vinculada correspondiente en la base de datos. Access también crea relaciones entre estas tablas vinculadas.

Importar y exportar datos a una lista de SharePoint

Puede incluir una lista de SharePoint en Office Access 2007 importándola. Al importar una lista de SharePoint, se crea una copia de la lista en una base de datos de Office Access 2007.

Al exportar datos, Office Access 2007 crea una copia del objeto de base de datos de la tabla o consulta seleccionada y guarda la copia como una lista. Por ejemplo, es posible que desee compartir datos entre Office Access 2007 y un sitio de SharePoint de forma continuada, pero los datos actualmente se encuentran almacenados en Access. Use consultas en una base de datos de Office Access 2007 para generar informes de estado diarios o semanales y, a continuación, publicar los resultados en uno de sus sitios de SharePoint a intervalos regulares.

Vincular a una lista de SharePoint

La vinculación le permite conectarse a los datos de una lista sin importar esa información, de modo que cree una conexión bidireccional para ver y editar los datos más recientes tanto en la lista como en su base de datos de Office Access 2007. Al vincular a una lista de SharePoint, Office Access 2007 crea una tabla vinculada que refleja la estructura y el contenido de la lista de origen. A diferencia de la importación, la vinculación crea un vínculo solamente a la lista, no a ninguna de las vistas específicas relacionadas con la lista. Sin embargo, si desea realizar cambios estructurales, como quitar o cambiar una columna, debe abrir la lista en el sitio de SharePoint. Tampoco puede Agregar, eliminar o modificar los campos de una tabla vinculada mientras trabaja en Office Access 2007.

Tomar listas vinculadas de SharePoint sin conexión con Office Access 2007

Si necesita realizar algún trabajo en casa con usted o mientras está de viaje, puede desconectar las listas de SharePoint vinculadas con un solo clic mediante Office Access 2007. Puede trabajar en sus datos en Office Access 2007 y, después, sincronizar los cambios o volver a conectar con el sitio de SharePoint en otro momento. Por ejemplo, es posible que necesite proporcionar un catálogo de piezas a un cliente mientras está de viaje. Si ha vinculado sus listas de SharePoint a tablas de Office Access 2007, puede poner los datos sin conexión y, finalmente, volver a ponerlo en línea. Si se producen conflictos, por ejemplo, si otro usuario actualiza el mismo registro en el servidor o mientras esa persona también está trabajando sin conexión, puede resolver el conflicto al sincronizar.

Abrir formularios e informes de Office Access 2007 desde un sitio de SharePoint

Puede abrir listas en vistas de Office Access 2007 enriquecidas desde un sitio de SharePoint. Office Access 2007 los formularios, informes y hojas de comentarios pueden aparecer junto a otras vistas en un sitio de SharePoint. Al elegir una vista, Office Access 2007 inicia y abre el formulario, el informe o la hoja de información solicitados. Esto facilita la ejecución de un informe enriquecido en un sitio de SharePoint sin tener que iniciar primero Office Access 2007 o navegar hasta el objeto de la derecha.

Nota: Un usuario necesita Office Access 2007 instalado en su equipo para crear, usar o modificar una vista Office Access 2007 en un sitio de SharePoint.

Publicar una base de datos Office Access 2007 en un sitio de SharePoint

Puede publicar (también denominado mover y convertir) la base de datos de Office Access 2007 en Office SharePoint Server 2007. Al publicar una base de datos desde Office Access 2007 a un sitio de SharePoint, se crean listas en el sitio de SharePoint que se vinculan como tablas en la base de datos. Cuando se mueve una base de datos, Office Access 2007 crea una nueva aplicación front-end que tiene todos los formularios e informes antiguos y las nuevas tablas vinculadas que acaba de exportar. El Asistente para mover a SharePoint le ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo. De manera opcional, la base de datos de Office Access 2007 se puede cargar en una biblioteca de documentos de SharePoint.

Por ejemplo, puede usar la plantilla de seguimiento de Access que interactúa directamente con la plantilla seguimiento de problemas en un sitio de SharePoint para realizar un seguimiento de los datos, los problemas y el flujo de trabajo de su organización. Cuando las personas trabajan con estas listas en un sitio de SharePoint, pueden abrir las Office Access 2007 consultas e informes desde el menú vista de las listas de SharePoint. Si desea ver e imprimir un informe de problemas de Access para una reunión mensual, puede hacerlo directamente desde la lista de SharePoint.

Una vez creadas las listas de SharePoint, las personas pueden trabajar con las listas en el sitio de SharePoint o en las tablas vinculadas de Office Access 2007 mientras usan las características de un sitio de SharePoint para administrar los datos y mantenerse actualizados con los cambios. Como administrador, puede administrar los permisos para los datos y las versiones de los datos de modo que pueda ver quién los modificó o restaurar datos anteriores.

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SharePoint Designer

Use Office SharePoint Designer 2007 cuando desee:

  • Crear y personalizar sitios Web.

  • Diseñar flujos de trabajo sin necesidad de usar técnicas o lenguajes de programación de procedimientos tradicionales.

  • Diseñar una vista de datos para crear una vista personalizada de los datos en vivo.

  • Cree un formulario que vuelva a escribir en los orígenes de datos insertando una vista de datos como formulario.

Office SharePoint Designer 2007 proporciona los siguientes puntos de integración centrados en datos con Office SharePoint Server 2007.

Puntos de integración centrados en datos de SharePoint Designer

1. crear vistas de datos mediante Office SharePoint Designer 2007.

2. leer, combinar y actualizar los datos de muchos orígenes de datos diferentes en una vista de datos, que es un elemento Web que solo se puede crear en Office SharePoint Designer 2007.

3. Mostrar y modificar datos en las vistas de datos en páginas Web.

Vistas de datos

Una vista de datos de ejemplo

Una vista de datos es una vista dinámica y personalizable de un origen de datos en forma de lenguaje de marcado extensible (XML) y muestra esos datos mediante transformaciones de lenguaje de hojas de estilo extensible (XSLT) mediante una vista de datos que permite:

  • Mostrar y modificar datos de una gran variedad de orígenes de datos, como consultas de base de datos, documentos XML y listas y bibliotecas de SharePoint, y compilar datos de varios orígenes de datos para crear vistas e informes flexibles y personalizados.

  • Presentar vistas de datos en vivo que puede filtrar, ordenar o agrupar y crear vistas condicionales.

  • Cree páginas de elementos Web y conecte elementos Web para crear soluciones empresariales.

  • Crear formularios personalizados enriquecidos.

Más información

Introducción a la creación de aplicaciones de SharePoint

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Otros programas de Office System

Aunque los otros programas de Office System no se centran en datos, hay otras maneras de incorporar datos estructurados y semiestructurados en una solución que use estos otros programas.

Diagramas de datos de Visio

Puede mostrar un diagrama de Visio en una página web con Microsoft Visio Viewer o guardando el diagrama como página web. Un diagrama puede ayudarle a visualizar, organizar, comprender y presentar los datos almacenados en listas, libros o bases de datos, en formas de Visio, mediante un vínculo de datos. Por ejemplo, puede mostrar los datos de ventas de otra región, por lo que es fácil comparar la región de los resultados de ventas con la región, tanto para los años actuales como para los anteriores.

Mostrar el estado con marcas

Combinar correspondencia

Diferentes tipos de publicaciones que pueden crearse con la combinación de catálogos Puede usar Word, Publisher y Outlook para crear una solución de distribución de correo masivo mediante la combinación de correspondencia para crear cartas, sobres, etiquetas y mensajes de correo electrónico personalizados para clientes o clientes. Por ejemplo, puede almacenar un documento de Word o Publisher en una biblioteca de SharePoint y usar la lista de contactos (entre otros muchos orígenes de datos posibles) como origen de datos para la operación de combinación de correspondencia. Incluso puede usar un flujo de trabajo para "iniciar" una combinación de correspondencia como parte de una campaña de marketing dirigida a determinados clientes.

Paneles de información del documento en Word, PowerPoint y Excel

Las búsquedas sencillas de palabras clave no suelen ser lo suficientemente precisas para satisfacer las solicitudes de registros empresariales asociadas a determinados proyectos, entidades empresariales o cuentas. El panel de información del documento está disponible en estos programas de versión de 2007 Office: Word, Excel y PowerPoint. El panel de información del documento es un mecanismo de captura de metadatos que es fácil de configurar sin escribir código de programa. El panel de información del documento recopila y recupera metadatos para dar contexto al documento y aumentar la capacidad de buscarlo en un sitio de SharePoint.

Panel de información del documento Dado que el panel de información del documento es un formulario XML, es totalmente personalizable mediante InfoPath. Con las capacidades de conexión de datos de InfoPath, puede incluso crear un panel de información del documento que incorpore datos LOB al formulario. Por ejemplo, puede rellenar los campos de datos del cliente con datos de un sistema de administración de registros de cliente (CRM). Antes de cerrar el documento, el usuario agregaría información importante del documento, como vínculos a documentos relacionados. Por lo tanto, los metaDatos se capturan de una manera mucho más cómoda y se asocian fácilmente a un conjunto de clientes, productos y documentos relacionados.

Más información

Introducción al diseño de un panel de información del documento mediante InfoPath

Diseñar un panel de información del documento mediante InfoPath

Ver o cambiar las propiedades de un documento de Office

Tareas y contactos de Outlook 2007

Outlook tiene muchos puntos de integración con Office SharePoint Server 2007. Puede enviar un correo electrónico usando una lista de contactos de SharePoint, Mostrar calendarios de SharePoint y Outlook 2007 en paralelo, administrar alertas de SharePoint y fuentes RSS, crear un área de reuniones y usar un flujo de trabajo. También puede tomar bibliotecas de documentos sin conexión, volver a conectarlas y sincronizarlas con Outlook 2007. Dos puntos de integración adicionales centrados en datos implican el uso de datos estructurados.

Puede trabajar con listas de tareas estándar y listas de tareas del proyecto si toma listas de tareas sin conexión, las vuelve a conectar y las sincroniza; ver, actualizar y agregar nuevas tareas al sitio de SharePoint sin salir de Outlook; y crear y asignar tareas a los miembros del equipo.

Lista de contactos También puede almacenar, compartir y administrar contactos de SharePoint de forma más eficaz en Outlook. Una vez que se haya conectado a Outlook 2007, los contactos de SharePoint funcionan igual que sus contactos personales de Outlook. Puede ver, editar, imprimir e incluso llamar a estos contactos con Microsoft Office Communicator. Puede enviarles mensajes de correo electrónico y convocatorias de reunión, usar categorías de color, almacenar varios números de teléfono y direcciones de correo electrónico e incluir fotos de contactos, tarjetas de presentación electrónicas, así como información de cumpleaños y aniversario. Incluso puede usar un elemento Web contactos para mostrar contactos de Outlook en una página de elementos Web.

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Introducción a las plantillas y escenarios

Para ayudarte a tener mucho más cerca de tu solución empresarial, Microsoft te ofrece una variedad de plantillas "predefinidas" que te ayudan a crear soluciones comunes de forma rápida. En las siguientes secciones se describen plantillas útiles, que son documentos o sitios predefinidos con funciones, estilos y diseños que tratan necesidades comunes y escenarios típicos, que son descripciones de soluciones empresariales que pueden ser similares a la solución. necesaria. Las plantillas y los escenarios son los "diseños de planta y los estilos arquitectónicos prediseñados" que le ayudan a elegir el mejor diseño para sus necesidades de solución empresarial.

Use estas plantillas y escenarios como punto de partida para personalizar y crear sus propias soluciones empresariales. Use Office SharePoint Designer 2007 para agregar o modificar vistas de datos en el sitio de SharePoint, personalizar la página maestra de su sitio de SharePoint para que se ajuste a los estándares del sitio, así como integrar datos externos de los orígenes de datos. Agregue o personalice la lógica empresarial existente para que se adapte mejor a los procesos y los flujos de trabajo de su organización. Use el BDC para integrar los datos de LOB en la solución empresarial. Aproveche el gran número de puntos de integración centrados en datos que ofrece Access, InfoPath y Excel para mejorar aún más estas plantillas y escenarios de la manera que desea. Las posibilidades son ilimitadas.

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Plantillas de sitio de SharePoint

Microsoft proporciona plantillas de sitio que proporcionan escenarios personalizados listos para utilizar que se adaptan a las necesidades y los requisitos de procesos empresariales específicos o conjuntos de tareas en organizaciones de cualquier tamaño. Estas plantillas de sitio se basan en Windows SharePoint Services 3.0 y son compatibles con Office SharePoint Designer 2007 para facilitar la personalización.

Administración y plantillas de finanzas

Consejo de administración     Proporcione una ubicación única para las notas de la reunión, las tareas y los problemas, así como los eventos.

Informes de rendimiento empresarial     Ayudar a realizar un seguimiento de la satisfacción del cliente a través de encuestas y discusiones en línea.

Sitio de soporte del proceso de cumplimiento     Ayude a los equipos y los patrocinadores ejecutivos a administrar los esfuerzos de implementación de cumplimiento especificando las tareas de control y la administración de las bibliotecas de documentos.

Administración de facturas conflictivas     Ayudar a los departamentos de cuentas por pagar a realizar un seguimiento de la información relativa a las facturas debido a los proveedores, incluido el valor de pago anticipado y las razones del pago aplazado.

Reembolso de gastos y aprobación     Administrar elementos del proceso de aprobación de gastos, lo que ayuda a ahorrar tiempo a los aprobadores.

Solicitud de propuesta     Ayudar a administrar el proceso de creación y liberación de solicitudes de propuestas (RFP), así como los subprocesos de propuesta de recopilación y la notificación de aceptación.

Recursos humanos

Administración de solicitudes de ausencia y programación de vacaciones     Ayudar a los empleados a administrar las solicitudes de días fuera de la oficina, incluido el registro de días que no estarán disponibles para que cubran sus responsabilidades mientras se encuentren.

Sitio de actividades de empleados     Ayudar a los empleados a crear y suscribirse a actividades y eventos patrocinados por la empresa.

Beneficios de autoServicio para empleados     Permitir que los empleados encuentren y se suscriban a las ventajas que ofrece su empleador.

Programación y materiales de aprendizaje para empleados     Ayudar a programar el aprendizaje, además de proporcionar una ubicación para que los empleados se suscriban y reciban el material del curso.

Administración de solicitudes y entrevistas de trabajo     Habilite el equipo de contratación para simplificar el proceso de administración de solicitudes de trabajo y de rellenado de ofertas de trabajo.

TI y operaciones

Base de datos de errores     Ayudar a los equipos de desarrollo a recopilar y realizar un seguimiento de los errores de su código, incluidos los pasos de reproducción, la categoría, los comentarios, la prioridad y la gravedad del error.

Centro de llamadas     Ayudar a los usuarios a administrar el proceso de manejo de solicitudes de servicio al cliente de identificación de problemas para analizarlos y resolverlos.

Servicio de asistencia     Ayudar a los equipos a administrar el proceso de control de solicitudes de servicio, incluida la administración de la identificación de la causa raíz y el estado de seguimiento.

Seguimiento de inventario     Ayude a las organizaciones a realizar un seguimiento de los elementos relacionados con el inventario capturando entradas manuales de información actualizada del inventario y notificando a los usuarios cuando cada parte alcanza la cantidad a pedir.

Área de trabajo de equipo de ti     Ayude a los equipos a administrar el desarrollo, la implementación y el soporte técnico de proyectos de software mediante la actualización de tareas de proyecto, problemas, hitos y errores.

Biblioteca de préstamos     Ayude a administrar los activos físicos de la biblioteca de una organización con la funcionalidad desproteger/en y la notificación de atraso automática.

Administración y seguimiento de activos físicos     Ayudar a los equipos a administrar las solicitudes y el seguimiento de activos físicos, como la ubicación, la condición, el fabricante, el modelo, el propietario actual y el valor estimado.

Reservas de sala y equipamiento     Permita que los equipos administren la utilización de salas de reuniones y equipos compartidos.

Seguimiento y administración

Presupuestos y seguimiento de varios proyectos     Ayude a realizar un seguimiento y el presupuesto de varios conjuntos interrelacionados de actividades con la creación de proyectos, tareas, diagramas de Gantt y herramientas de designador de estado comunes.

Administración de solicitudes de cambio     Ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento de los riesgos asociados con un cambio de diseño, incluida la capacidad de aprobar o rechazar el cambio.

Base de datos de discusión     Fomente la colaboración ayudando a los equipos a discutir temas en línea o a través de las capacidades de RSS de Office Outlook 2007.

Biblioteca de documentos y revisión     Ayude a los equipos a administrar el ciclo de revisión de documentos con una biblioteca de documentos de seguimiento de versiones incluyendo una discusión encadenada para proporcionar comentarios.

Base de conocimientos     Permitir que los empleados compartan el conocimiento residente dentro de su organización.

Área de trabajo de seguimiento de proyectos     Ayudar a los pequeños equipos a administrar información del proyecto, como problemas del proyecto, tareas y estado del proyecto.

Sitio de trabajo de equipo     Permita que los equipos de proyecto almacenen de forma centralizada documentos de fondo, realicen un seguimiento de los eventos del calendario y envíen elementos de acción resultantes de las reuniones del equipo.

Administración de tarjetas de control     Ayudar a simplificar el proceso de seguimiento de horas dedicadas a varios proyectos con capacidades de "perforación/perforación" de los empleados e informes de trabajo en curso y horas de proyecto trabajadas hasta la fecha.

Ventas y marketing

Sitio de análisis competitivo     Ayuda a organizar los resultados de las ofertas de los competidores mediante plantillas de técnicas de análisis competitivos.

Administración de contactos     Ayudar a los equipos a administrar la información de contacto entre los miembros del equipo, incluida la sincronización con Office Outlook 2007.

Seguimiento integrado de campañas de marketing     Habilitar el seguimiento del rendimiento de la campaña de marketing.

Planeación de requisitos de producto y marketing     Ayude a organizar el proceso de desarrollo de nuevos productos y contenido de marketing mediante plantillas de planificación y herramientas de colaboración útiles.

Canalización del cliente potencial de ventas     Ayude a los equipos a administrar la canalización de ventas realizando un seguimiento de clientes potenciales, oportunidades, contactos y cuentas.

Especialista

Liga Deportiva     Administre una empresa de béisbol, como reproductores, capitanes, programaciones y estadísticas.

Administración de aulas     Ayude a los instructores a almacenar y organizar el contenido del curso, los elementos del calendario y los anuncios.

Investigación de equidad     Proporciona una ubicación centralizada para ayudar a consolidar la investigación completa para evaluar las acciones financieras.

Administración de casos para agencias gubernamentales     Ayudar a administrar tareas, documentos y tareas relacionadas con los casos de la administración pública.

Administración y apertura de ensayos clínicos     Ayude a administrar los documentos, las tareas, los problemas y las discusiones necesarias para ejecutar un ensayo clínico.

Administración de procesos de fabricación     Ayudar a habilitar los equipos de ingeniería de fabricación realice un seguimiento del proceso de fabricación lineal, así como problemas que estén bloqueando la finalización de una tarea de producción.

Planificación de eventos     Ayude a los equipos a organizar los eventos mediante el registro, las programaciones, la comunicación y los comentarios en línea.

Apertura de tienda nueva     Ayudar a los equipos a administrar el proceso de apertura de un nuevo almacén, incluidas las herramientas de administración de proyectos y tareas.

Más información

Introducción a la creación de aplicaciones de SharePoint

Plantillas de aplicación para Windows SharePoint Services 3,0

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Flujos de trabajo de SharePoint

Office SharePoint Server 2007 incluye los siguientes flujos de trabajo predefinidos que puede usar para automatizar un proceso empresarial para usarlos o para usarlos en situaciones comunes del grupo de trabajo.

Flujo de trabajo de aprobación     El flujo de trabajo de aprobación distribuye un documento o elemento que está guardado en una lista o biblioteca a un grupo de personas para su aprobación. De forma predeterminada, el flujo de trabajo de aprobación está asociado al tipo de contenido del documento y, por tanto, está automáticamente disponible en las bibliotecas de documentos.

Flujo de trabajo para recopilar comentarios     El flujo de trabajo para recopilar comentarios distribuye un documento o elemento que está guardado en una lista o biblioteca a un grupo de personas para recopilar sus comentarios de revisión. De forma predeterminada, el flujo de trabajo para recopilar comentarios está asociado al tipo de contenido del documento y, por tanto, está automáticamente disponible en las bibliotecas de documentos.

Flujo de trabajo para recopilar firmas     El flujo de trabajo para recopilar firmas distribuye un documento de Office guardado en una lista o biblioteca a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales. El flujo de trabajo para recopilar firmas solo funciona con documentos de Office Word 2007 o Office Excel 2007 que contienen una o más líneas de firma. De forma predeterminada, el flujo de trabajo para recopilar firmas está asociado al tipo de contenido del documento y, por lo tanto, está automáticamente disponible en las bibliotecas de documentos para documentos o libros que contienen líneas de firma.

Flujo de trabajo de aprobación de disposición     El flujo de trabajo de aprobación de disposición está diseñado para satisfacer las necesidades de administración de registros dentro de una organización. Este flujo de trabajo administra la expiración del documento y el proceso de retención al permitir a los participantes decidir si conservan o eliminan los documentos o elementos vencidos.

Flujo de trabajo de administración de traducción    El flujo de trabajo de administración de traducción crea y enruta copias de un documento de origen en una biblioteca de administración de traducciones a traductores designados para su traducción. El flujo de trabajo de administración de traducción solo está disponible para las bibliotecas de administración de traducciones.

Escenario de aprobación de pedidos de compra     Un proceso de negocio común es un proceso de aprobación de pedido de compra que puede combinar cuatro flujos de trabajo predeterminados:

  • Revisar el estado del presupuesto actual (recopilar comentarios)

  • Comprobar inventario (flujo de trabajo de aprobación de disposición)

  • Obtener la aprobación del administrador si supera el límite de aprobación (flujo de trabajo para recopilar firmas)

  • Aprobar pedido de compra (flujo de trabajo de aprobación)

Escenario para enviar un mensaje de notificación    Su equipo usa la biblioteca de documentos comPartidos para colaborar en documentos y su equipo usa la columna asignada a para realizar un seguimiento de a quién se asignan los documentos. En lugar de hacer que todos los miembros del equipo comprueben continuamente el sitio de grupo para ver si tienen documentos asignados recientemente, desea crear un flujo de trabajo que envíe automáticamente un mensaje de correo electrónico a cualquier miembro del equipo cuando reciba una asignación. Puede hacerlo rápidamente creando un flujo de trabajo de un paso.

Crear una tarea a partir de un elemento de discusión    Su equipo usa la lista discusión de grupo para trabajar en los problemas y problemas que el equipo debe solucionar. A menudo, en el curso de la discusión, se produce un problema o un elemento de trabajo en el que un miembro del equipo debe realizar un seguimiento. Desea poder crear fácilmente un elemento de tarea a partir de un elemento de discusión de grupo. Decide crear un flujo de trabajo para que su equipo pueda simplemente hacer clic en un botón de la lista discusión de grupo para crear una tarea en la lista tareas. La tarea creada contendrá automáticamente información del elemento de discusión relacionado y la tarea se asignará automáticamente a la persona que creó el elemento de discusión original.

Distribuir un informe de gastos para revisión    El equipo rellena los informes de gastos mensuales que son formularios diseñados con Office InfoPath 2007. El equipo rellena y almacena estos formularios en una biblioteca de formularios de su sitio de SharePoint. Cuando el informe de gastos supere un determinado monto, desearás notificar automáticamente a la persona adecuada para que revise el informe. Puede automatizar rápidamente este proceso con un flujo de trabajo de un paso.

Más información

Utilizar un flujo de trabajo de aprobación

Utilizar un flujo de trabajo de recopilar comentarios

Utilizar un flujo de trabajo de recopilar firmas

Utilizar un flujo de trabajo de aprobación de disposición

Utilizar un flujo de trabajo de administración de traducción

Ejemplo de flujo de trabajo: enviar un mensaje de notificación

Ejemplo de grupo de trabajo: crear una tarea a partir de un elemento de discusión

Ejemplo de flujo de trabajo: distribuir un informe de gastos para revisión

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Plantillas y escenarios de Office System

Las plantillas de Office online son un buen lugar para empezar cuando está buscando plantillas de Office, donde encontrará cientos de plantillas para una amplia variedad de usos de agendas a zoos.

Aunque Excel 2007, servicios de Excel, Access 2007 e InfoPath 2007 se pueden usar de muchas formas para solucionar muchos problemas, las siguientes plantillas y escenarios tratan de soluciones empresariales comunes y se pueden adaptar para su uso con SharePoint Server.

Escenarios de Excel 2007

Contabilidad     Puede usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes financieros, por ejemplo, un informe de flujo de efectivo, un informe de ingresos o un extracto de pérdidas y ganancias.

Presupuestos     Independientemente de si sus necesidades son personales o relacionadas con la empresa, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel, por ejemplo, un plan presupuestario de marketing, un presupuesto de eventos o un presupuesto de jubilación.

Facturación y ventas     Excel también es útil para administrar datos de facturación y de ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesita, por ejemplo, facturas de ventas, remisiones o pedidos de compra.

Informes     Puede crear diversos tipos de informes en Excel que reflejen el análisis de datos o resumir los datos, por ejemplo, informes que midan el rendimiento del proyecto, los datos de previsión o los datos de variación de la presentación.

Planeación     Excel es una excelente herramienta para crear planes profesionales o planificadores útiles, por ejemplo, un plan de clase semanal, un plan de investigación de marketing, un plan fiscal de fin de año o planificadores que le ayudan a planificar comidas semanales, fiestas o vacaciones.

Escenarios de Excel Services

Paneles de inteligencia empresarial     Un Comité Ejecutivo tiene acceso a varios paneles de la compañía que actúan como un panel de resultados financiero actualizado para la empresa. Para evaluar de forma continua el rendimiento de la empresa, el panel principal resume los KPI, como los objetivos de ventas, los ingresos previstos y los márgenes de beneficios, cada mes. Los paneles adicionales resumen las novedades de mercado para ayudar a analizar el riesgo financiero para proyectos actuales y nuevos, y para mostrar gráficos de datos financieros esenciales para ayudar a evaluar diferentes carteras de inversión.

Sistema de información de análisis de marketing     Un departamento de marketing de una empresa que vende ropa y equipo de material, mantiene una página de portal de información que resume los datos demográficos clave, como el sexo, la edad, la región, el nivel de ingresos y la actividad de ocio preferida. La mayoría de los empleados del Departamento de marketing pueden, opcionalmente, abrir libros de Excel en su equipo y realizar análisis de "hipótesis" de todos los datos o imprimir informes con formato correcto. Con el tiempo, los usuarios también pueden agregar fácilmente informes para que otros puedan compartirlos.

Estadísticas de jugadores deportivos profesionales     Una organización deportiva de la Liga principal comparte estadísticas pasadas y presentes en el rendimiento y el salario de todos los jugadores. Estos datos se usan para hacer transacciones y para negociar contratos salariales. Los propietarios crean, revisan y comparten nuevos informes y análisis, especialmente durante la preestacional.

Herramienta de toma de decisiones de la tienda minorista     Una cadena de venta minorista resume datos esenciales de punto de venta semanalmente y los comparte con proveedores, analistas financieros y administradores regionales. Los informes incluyen los artículos actuales por debajo del inventario, los 20 principales productos vendidos por categorías de ventas, datos importantes de temporada y recuentos de transacciones por cada tienda.

Sistema de informes de administración de cuentas de ventas     Un grupo de ventas tiene acceso a un conjunto de informes diarios que capturan datos clave, como los principales vendedores, el progreso de los objetivos de ventas mensuales, los programas de ventas exitosos y los canales de distribución de bajo rendimiento. Los informes adicionales resumen las ventas por variables clave, como la región, la línea de producto y el mes, las llamadas de ventas por semana y el número de llamadas cerradas. Cuando los usuarios individuales de ventas muestran estos informes, pueden ver automáticamente sus números de ventas porque el sistema los identifica según su nombre de usuario.

Resumen diario de proyectos de ingeniería     Un grupo de Ingeniería desarrolla una página de elementos Web que resume datos clave de programación de proyectos, como el número de errores, el estado de las especificaciones, diagramas de progreso, tendencias y prioridades de características, así como vínculos a recursos clave y contactos. Los datos se extraen de varios orígenes de datos externos, como las bases de datos de Project y las listas de especificaciones.

Modelo de cálculo de análisis financiero de propiedad     Una gran institución financiera ha investigado y desarrollado un modelo de precios que es una propiedad intelectual privada. Los resultados de la fórmula deben compartirse con algunos administradores de inversiones, pero la fórmula que se usa para calcular el modelo de precios debe ser segura y nunca se puede revelar públicamente. Este modelo de precios es extremadamente complejo y tarda mucho tiempo en calcularse. Todas las noches, el informe de modelo de precios se calcula y se crea en un servidor rápido, se guarda en una ubicación de confianza y se muestra en una página de elementos Web, pero solo para aquellos que tienen el permiso adecuado.

Plantillas de Access 2007

Afecto     Crear una base de datos de activos para realizar un seguimiento de los activos, incluidos los detalles de activos y los propietarios. Puede ubicar activos en categorías y registrar su condición, la fecha de adquisición, la ubicación, el propietario y mucho más.

Administración de contactos     Puede administrar sus contactos y direcciones de correo y, a continuación, crear informes en Access o combinar los datos con Word para imprimir cartas de formulario, sobres o etiquetas postales. Crear una base de datos de contactos para administrar la información sobre las personas con las que trabaja su equipo, como clientes y socios. Puede realizar un seguimiento de la información de nombre y dirección, números de teléfono, direcciones de correo electrónico e incluso adjuntar una imagen.

Inventario y seguimiento de activos     Puede crear un inventario de elementos de su hogar o empresa y almacenar fotografías u otros documentos relacionados junto con los datos.

Seguimiento de pedidos     Puede especificar información sobre productos, clientes y pedidos y, a continuación, crear informes que muestren las ventas por empleado, región, período de tiempo o cualquier otro valor.

Seguimiento de tareas, problemas y proyectos     Puede realizar un seguimiento de las tareas de un grupo de personas e introducir nuevas tareas al mismo tiempo que otras personas están actualizando sus tareas existentes en la misma base de datos. Realice un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su grupo deben completar. Crear una base de datos de problemas para administrar un conjunto de problemas. Puede asignar, priorizar y seguir el progreso de los problemas de principio a fin. Administrar tareas y vigilar el presupuesto de uno o más proyectos.

Proyectos de marketing y canalización de ventas     Crear una base de datos de canalización de ventas para realizar un seguimiento del progreso de las ventas potenciales en un pequeño grupo de profesionales de ventas. Realice un seguimiento de los detalles de un proyecto de marketing y programe y supervise las entregas del proyecto.

Planificación de eventos     Puede especificar información sobre las fechas, ubicaciones y participantes de los eventos y, a continuación, imprimir programaciones o resúmenes sobre los eventos. Cree una base de datos de eventos cuando desee realizar un seguimiento de próximas reuniones, fechas límite y otros eventos importantes. Grabe el título, la ubicación, la hora de inicio, la hora de finalización, la descripción y adjunte una imagen.

Profesores y estudiantes     Crear una base de datos para realizar un seguimiento de información importante sobre profesores, como la información telefónica y de dirección, la información de contacto de emergencia y los datos de empleo. Crear una base de datos de alumnos para realizar un seguimiento de la información de los alumnos, incluidos los contactos de emergencia, información médica e información sobre sus tutores.

Plantillas y escenarios de 2007 de InfoPath

Plantilla de seguimiento de activos     Realizar un seguimiento de los detalles y la ubicación de activos empresariales, como equipos informáticos.

Plantilla agenda de la reunión     Organizar y resumir una reunión empresarial. Use esta plantilla de formulario para enumerar los elementos de la agenda y para registrar las actas, decisiones y elementos de acción de las reuniones.

Plantilla de informe de estado     Realizar un seguimiento del progreso y de las tareas de un miembro del equipo. Los informes de estado individuales se pueden combinar en un solo informe para que los administradores puedan crear un informe de estado completo para su equipo.

Plantilla de solicitud de viaje     Solicitar acuerdos de viaje, como vuelos y alojamiento en Hotel, para un viaje de negocios.

Plantilla de informe de gastos    ReLlene un formulario de informe de gastos con una amplia lógica de reglas de negocios de validación de datos integradas, ya sea en línea o sin conexión, que es especialmente útil para los empleados que viajan con frecuencia.

Escenario de reclamaciones de seguros     Permite que los clientes, agentes de seguros y empresas relacionadas usen formularios en línea para procesar sus reclamaciones de seguros. Además de enviar reclamaciones por teléfono, los clientes pueden enviar reclamaciones rellenando un formulario en la Web. Use un flujo de trabajo de aprobación integrado para permitir a un agente ver rápidamente el estado de las otras partes que trabajan en la reclamación y para ver si el tensor ha completado el proceso de aprobación.

Escenario de aplicaciones de autorización     ReLlene las aplicaciones de permiso en un navegador web, de modo que el proceso de autorización sea más fácil y conveniente para que los contratistas ya no tengan que viajar a una oficina gubernamental para solicitar un permiso.

Escenario de administración de inventario     Consulta de manera sencilla y eficaz una amplia red de proveedores sobre el inventario y mejora la precisión de las estimaciones de inventario.

Escenario de investigación de mercado     Ayude con las actividades de investigación de mercado usando una plantilla de formulario para recopilar y registrar comentarios de los clientes y garantizar una organización coherente y la formalización de la información.

Más información

¿Dónde encuentro las plantillas de Office?

Escenarios en los que se utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services

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