Guía para diseñar informes

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Access proporciona varias herramientas que le ayudarán a crear rápidamente informes atractivos y fácil de leer que presentan los datos de manera que mejor se adapte a las necesidades de sus usuarios. Puede usar los comandos en la ficha crear para crear un informe sencillo con un solo clic. Puede usar al Asistente para informes para crear un informe más complicado o puede crear un informe agregando todos los datos y dar formato a los elementos usted mismo. Independientemente del método que elija, probablemente le será al menos algunos cambios en el diseño del informe para que se muestre a los datos de la forma que desee. En este artículo se describe el proceso de diseño de un informe general y, a continuación, se muestra cómo agregar elementos de diseño específicos al informe.

En este artículo

Decidir cómo diseñar el informe

Usar diseños de control para alinear los datos

Agregar o quitar secciones de encabezado y pie de informe o una página

Sugerencias para aplicar formato a los tipos de datos distintos

Decidir cómo diseñar el informe

Cuando diseñe un informe, primero debe tener en cuenta cómo desea organizar los datos en la página y cómo se almacenan los datos en la base de datos. Durante el proceso de diseño, incluso puede descubrir que la organización de los datos de las tablas no le permitirá crear el informe que desee. Puede ser una indicación de que las tablas no están normalizadas, esto significa que no se almacenan los datos de la manera más eficaz.

Hacer un boceto del informe

Este paso no es necesario, es posible que el Asistente para informes de Access o la herramienta de informe (que están disponibles en la ficha crear, en el grupo informes ) proporcionan un diseño inicial suficiente para el informe. Sin embargo, si decide diseñar el informe sin usar estas herramientas, puede encontrar útil para hacer un borrador del informe en una hoja de papel, dibuje un cuadro dónde va cada campo y escribir el nombre del campo en cada cuadro. Como alternativa, puede usar programas como Word o Visio para crear un boceto del informe. Independientemente del método que utilice, asegúrese de incluir filas suficientes para indicar cómo se repiten los datos.

Formulario completado que se superpone sobre un boceto preliminar

Por ejemplo, puede usar una fila para obtener información de producto y, a continuación, varias filas extensibles para ventas de ese producto y por último, una fila de totales de ventas para el producto. A continuación, la secuencia se repite para el siguiente producto y así sucesivamente hasta el final del informe. O bien, quizás el informe sea un listado sencillo de los datos en la tabla, en cuyo caso el esbozo puede contener solo una serie de filas y columnas.

Nota: Esta técnica también es muy útil si va a diseñar un informe de otra persona. En este caso, la otra persona puede dibujar el esbozo antes de empezar a trabajar.

Después de crear el esbozo, determine qué tabla o las tablas contienen los datos que desea mostrar en el informe. Si una sola tabla contiene todos los datos, puede basar el informe directamente en dicha tabla. Más a menudo, los datos que desea que se almacenan en varias tablas debe reunir en una consulta, antes de poder mostrar en el informe. La consulta puede insertarse en la propiedad origen de registros del informe, o puede crear una consulta guardada, independiente y base el informe en el.

Decidir qué datos colocar en cada sección del informe

Cada informe tiene una o varias secciones de informe. Las secciones que se encuentra en todos los informes es la sección de detalles. En esta sección se repite una vez para cada registro de la tabla o consulta que se basa el informe. Otras secciones suelen opcional y repita menos y normalmente se usan para mostrar información común para un grupo de registros, una página del informe o todo el informe.

La siguiente tabla describe donde se encuentra cada sección y cómo se usa normalmente la sección.

Sección

Ubicación

Contenido típico

Sección de encabezado de informe

Aparece una sola vez, en la parte superior de la primera página del informe.

  • Título del informe

  • Logo

  • Fecha actual

Sección de pie de página del informe

Aparece después de la última línea de datos, encima de la sección de pie de página en la última página del informe.

Totales de informe (sumas, recuentos, promedios y así sucesivamente)

Sección de encabezado de página

Aparece en la parte superior de cada página del informe.

  • Título del informe

  • Número de página

Sección de pie de página

Aparece en la parte inferior de cada página del informe.

  • Fecha actual

  • Número de página

Sección de encabezado de grupo

Aparece justo anterior de un grupo de registros.

El campo agrupado en

Sección de pie de grupo

Aparece después de un grupo de registros.

Totales de grupo (sumas, recuentos, promedios y así sucesivamente)

Para obtener información sobre cómo agregar o quitar el encabezado del informe y secciones de pie de página o secciones de encabezado y pie de página, vea la sección Agregar o quitar informe o una página secciones encabezado y pie de página en este artículo. Puede agregar las secciones de encabezado y pie de grupo mediante el panel agrupación, orden y Total en la vista Diseño o la vista Diseño.

Decida cómo organizar los datos de detalle

La mayoría de los informes se organizan en una tabla o un diseño apilado, pero Access le ofrece la flexibilidad para utilizar casi cualquier disposición de los registros y los campos que desee.

Diseño tabular    Diseño tabular es similar a una hoja de cálculo. Etiquetas están en la parte superior y los datos están alineados en columnas debajo de las etiquetas. Tabular hace referencia a la tabla apariencia de los datos. Este es el tipo de informe que Access se crea al hacer clic en el informe en el grupo informes de la ficha crear. El diseño tabular es una buena usar si el informe tiene un número relativamente pequeño de los campos que desea mostrar en un formato de lista simple. La siguiente ilustración muestra un informe de empleados que se creó mediante un diseño tabular.

Informe de empleados con formato de tabla

Diseño apilado    Un diseño apilado es similar a un formulario que rellenar al abrir una cuenta bancaria o realizar una compra de un proveedor en línea. Con la etiqueta de cada elemento de datos y los campos están apilados uno sobre otro. Este diseño es una buena idea para los informes que contienen demasiados campos para mostrar en formato tabular, es decir, el ancho de las columnas excede el ancho del informe. La siguiente ilustración muestra un informe de empleados que se creó mediante un diseño apilado.

Informe de empleados con formato apilado

Nota: En el Asistente para informes, este diseño se conoce como un diseño en columnas.

Formato mixto    Se pueden mezclar elementos de diseños tabulares y apilados. Por ejemplo, para cada registro, puede organizar algunos de los campos en una fila horizontal en la parte superior de la sección detalles y organizar los otros campos del mismo registro en uno o varios diseños apilados debajo de la fila superior. La siguiente ilustración muestra un informe de empleados que se creó con formato mixto. Los campos de identificador, apellidos y nombre se organizan en un diseño de control tabular y los campos título del trabajo y teléfono del trabajo se organizan en un diseño apilado. En este ejemplo, las líneas de cuadrícula se usan para proporcionar una separación visual de los campos de cada empleado.

Informe de empleados con formato mixto

Justificar el diseño    Si utiliza al Asistente para informes para crear el informe, puede usar un formato justificado. Este diseño usa todo el ancho de la página para mostrar los registros como compacta como sea posible. Por supuesto, puede lograr los mismos resultados sin usar al Asistente para informes, pero puede ser un proceso concienzudo para alinear los campos exactamente. La siguiente ilustración muestra un informe de empleados que se creó usando con formato justificado del Asistente de informe.

Informe de empleados con formato justificado

El formato justificado es un buen diseño usar si va a mostrar un gran número de campos en el informe. En el ejemplo anterior, si utiliza un diseño tabular para mostrar los mismos datos, los campos extiendan fuera del borde de la página. Si utiliza un diseño apilado, cada registro ocupa mucho más espacio vertical que residuos de papel y hace que el informe sea más difícil de leer.

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Usar diseños de control para alinear los datos

Diseños de controles son guías que se pueden agregar a un informe mientras está abierto en la vista Diseño o la vista Diseño. Access agrega automáticamente los diseños de controles al utilizar el Asistente para informes para crear un informe, o cuando se crea un informe haciendo clic en el informe en el grupo informes de la ficha crear. Un diseño de control es similar a una tabla, cada celda de la que puede contener una etiqueta, un cuadro de texto o cualquier otro tipo de control. La siguiente ilustración muestra un diseño de control tabular en un informe.

Diseño básico de controles en tabla

Las líneas naranjas indican las filas y columnas del diseño de control y están visibles solo cuando el informe está abierto en la vista Diseño o la vista Diseño. Diseños de control ayudan a lograr una alineación uniforme de los datos en filas y columnas, y hacen que sea más fácil agregar, cambiar el tamaño o quitar campos. Con las herramientas de los grupos de la tabla y la posición en la ficha Organizar (disponible en la vista presentación o vista Diseño), puede cambiar un tipo de diseño de control a otro, y puede quitar controles de diseños de modo que se puede colocar el controles donde desee en el informe.

Nota: Si usa Access 2007, puede encontrar estas herramientas en el grupo Diseño de controles en la ficha Organizar.

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Agregar o quitar secciones de encabezado y pie de informe o una página

Como se mencionó anteriormente en este artículo, encabezados y pies de página son secciones de informe que puede usar para mostrar información común para todo el informe, o para cada página de un informe. Por ejemplo, puede agregar una sección de pie de página para mostrar un número de página en la parte inferior de cada página, o puede agregar una sección de encabezado del informe para mostrar un título para todo el informe.

Agregar secciones de encabezado y pie de informe o una página

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Compruebe las secciones que ya están en el informe. Las secciones se separan mediante barras horizontales sombreadas denominadas selectores de sección. La etiqueta en el selector de cada sección indica qué es la sección directamente debajo del mismo.

    Informe en la vista Diseño

    Cada informe tiene una sección de detalle y también puede contener secciones de encabezado del informe, encabezado, pie de página y pie de página del informe. Además, si hay niveles de agrupamiento en el informe, es posible que vea encabezados de grupo o pies de página (por ejemplo, el Archivo como encabezado de la ilustración anterior). De forma predeterminada, los encabezados de grupo y los pies de página se denominan usando el nombre del campo o expresión que es la base del grupo. En este caso, el nombre del campo de agrupación es "Archivar como".

  3. Para agregar el encabezado de página y secciones de pie de página o secciones de encabezado y pie de página del informe al informe, haga clic en el selector de cualquier sección y, a continuación, haga clic en Encabezado o pie de página o Encabezado o pie de página del informe en el menú contextual.

    Precaución: Si la sección ya está presente en el informe, Access le advierte de que se elimine la sección existente y los controles que contiene.

    Ahora puede mover controles existentes o agregar nuevos controles a las secciones nuevas.

Access siempre agrega secciones de encabezado y pie de página y el informe en pares. Es decir, no puede agregar una sección de encabezado de página o informe sin agregar también la sección de pie de página correspondiente. Si no necesita ambas secciones, no puede eliminar una sección, pero puede cambiar el tamaño de la sección sin usar un alto de cero (0) a procure no agregar espacio extra vertical al informe. Sitúe el puntero en la parte inferior de la sección sin usar hasta que se convierta en una flecha de dos puntas Flecha de dos puntas y, a continuación, arrastre hacia arriba hasta la sección está oculta. Si hay algún control en la sección, debe eliminar antes completamente, puede ocultar la sección.

Quitar secciones de encabezado y pie de informe o una página

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Haga clic en el selector de cualquier sección y, a continuación, haga clic en Encabezado o pie de página o Encabezado o pie de página del informe en el menú contextual.

Si va a quitar un par de encabezado y pie de página y esas secciones contienen controles, Access advierte de que la eliminación de las secciones también elimina los controles y no podrá deshacer la acción. Haga clic en para eliminar las secciones y los controles o haga clic en No para cancelar la operación.

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Sugerencias para aplicar formato a los tipos de datos distintos

Al crear un informe mediante la herramienta de informe (disponible en la ficha crear, en el grupo informes ), o mediante el Asistente para informes, Access agrega los campos al informe y crea el control más adecuado para mostrar cada campo, según el tipo de datos. Si está agregando campos a un informe usted mismo, el método preferido es arrastre cada campo de la Lista de campos al informe. Como con el Asistente para informes o la herramienta informeAccess crea el control más adecuado para cada campo, según el tipo de datos del campo. Para la mayoría de los tipos de datos, el control (predeterminado) más adecuado para usar es el cuadro de texto.

Las siguientes secciones proporcionan sugerencias sobre el formato de algunos de los tipos de datos de los casos especiales.

Campos multivalor    El control predeterminado para un campo multivalor es un cuadro combinado. Esto puede parecer una opción extraña para un control en un informe, ya no puede hacer clic en la flecha en un cuadro combinado en un informe de. Sin embargo, en el contexto de un informe, un cuadro combinado se comporta como un cuadro de texto. La flecha que está visible en la vista Diseño.

Si el campo contiene varios valores, estos valores separados por comas. Si el cuadro combinado no es lo suficientemente ancho para mostrar todos los valores en una línea y la propiedad CanGrow de un cuadro combinado está establecido en , los valores que se ajustan a la línea siguiente. En caso contrario, se truncan los valores. Para establecer la propiedad CanGrow de un control, abra el informe en la vista Diseño o vista presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad CanGrow se encuentra en la ficha formato y en la pestaña todo de la hoja de propiedades del control.

Campos de texto enriquecido    El control predeterminado para un campo de texto enriquecido es un cuadro de texto. Si el cuadro de texto no es lo suficientemente ancho para mostrar todos los valores en una línea y la propiedad CanGrow de cuadro de texto se establece en , los valores se pasan a la línea siguiente. En caso contrario, se truncan los valores. Para establecer la propiedad CanGrow de un control, abra el informe en la vista Diseño o vista presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad CanGrow se encuentra en la ficha formato y en la pestaña todo de la hoja de propiedades del control.

Un campo de texto enriquecido le ayuda a dar formato al texto en una variedad de formas. Por ejemplo, pueden ser subrayadas varias palabras en un campo y varias otras palabras en el mismo campo pueden estar en cursiva. Sin embargo, todavía se puede establecer un estilo de formato general del cuadro de texto que contiene el texto enriquecido. El formato de cuadro de texto se aplica solo al texto que no se ha formateado específicamente utilizando el formato de texto enriquecido.

Establecer el formato de estilos para un cuadro de texto que muestra un campo de texto enriquecido

  1. Haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Haga clic en el cuadro de texto que muestra el campo de texto enriquecido y, a continuación, en la ficha formato, en el grupo fuente, haga clic en el estilo de formato que desee aplicar.

    Access aplica el formato a todo el texto en el campo de texto enriquecido que no ya tenga ese tipo (pero no valor) del formato aplicado a una vista que admite la entrada de datos, como la vista Hoja de datos de una tabla o consulta o vista de formulario de un formulario. Por ejemplo, si una parte del texto en el campo tiene el formato con un color de fuente de color rojo y aplicar un color de fuente de color azul para el cuadro de texto, Access convierte todo el texto azul salvo que se individualmente con formato de color rojo. Por ejemplo, si tiene el formato de una parte del texto en el campo con un tamaño de fuente de 11 puntos, y aplicar un tamaño de fuente de 14 puntos al cuadro de texto, Access se aplica el tamaño de fuente de 14 puntos a todo el texto, excepto el se con formato de forma individual en 11 a: TS.

    Campos de datos adjuntos    Campos de datos adjuntos use un control especial que no se usa para cualquier otro tipo de datos. Puede adjuntar varios archivos a un registro mediante el uso de un solo campo de datos adjuntos, pero el campo solo puede mostrar información sobre un dato adjunto a la vez. De forma predeterminada, el control de datos adjuntos muestra un icono o una imagen, según el tipo de archivo de los datos adjuntos que se muestran actualmente el control. Si lo desea, puede establecer las propiedades del control de datos adjuntos para que todos los archivos adjuntos aparecen como iconos o para que el campo simplemente muestra un icono de clip y el número de archivos adjuntos. Suponiendo que ya usa un control de datos adjuntos en el informe, puede usar el siguiente procedimiento para ajustar las propiedades del control para distintos usos del control.

Configurar las propiedades de presentación para un campo de datos adjuntos

  1. Haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  2. Haga clic en el control de datos adjuntos. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha formato.

    Utilice la siguiente tabla como guía para configurar propiedades del control de los datos adjuntos.

    Propiedad

    Configuración

    Mostrar como

    • Imagen o icono muestra gráficos como imágenes y otros archivos como iconos. Esta es la configuración predeterminada.

    • Icono muestra todos los archivos como iconos.

    • Clip muestra un icono de clip seguido del número de archivos adjuntos entre paréntesis.

    Imagen predeterminada

    Para hacer una imagen predeterminada no aparecen en el control de datos adjuntos cuando no hay ningún archivo adjunto, haga clic en Botón Generador en el cuadro de propiedad, busque la imagen que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

    Nota: No se muestra la imagen predeterminada si se establece la propiedad Mostrar como como clip.

    Alineación de imagen

    Seleccione la alineación que desee en la lista. El valor predeterminado es Centro. Ajustar esta configuración puede producir resultados inesperados, según la configuración de la propiedad de Modo de tamaño de imagen.

    Modo de tamaño de imagen

    Esta opción solo está disponible si se establece la propiedad Mostrar comoimagen o icono.

    • Clip muestra la imagen en su tamaño real. La imagen se recorta si es demasiado grande para que quepa dentro del control.

    • Estirar estira la imagen para que ocupe todo el control.

      Nota: A menos que el control de datos adjuntos es el mismo tamaño exacto que la imagen, el uso de esta configuración se distorsiona la imagen, lo que aparezca distorsionado vertical u horizontalmente.

    • Zoom muestra la imagen máximo posible sin recorte o distorsionar la imagen. Esta es la configuración predeterminada.

  3. Si está utilizando el control para mostrar los gráficos, ajustar el tamaño del control de datos adjuntos para que pueda ver la cantidad de detalle que desee.

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Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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