Guía de la interfaz de usuario de Access 2007

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En este artículo se describe la nueva interfaz de usuario (IU) de Microsoft Office Access 2007. La nueva interfaz de usuario es el resultado de una exhaustiva investigación y pruebas de facilidad de uso y está diseñada para que sea más fácil encontrar los comandos que necesita.

Obtendrá información sobre los nuevos elementos de interfaz de usuario: qué son y cómo trabajar con ellos. También aprenderá cómo habilitar documentos con fichas en una base de datos y cómo navegar por los objetos de la interfaz de nuevo.

En este artículo

Información general

Introducción a Microsoft Office Access

La cinta de opciones

Panel de navegación

Documentos con pestañas

Barra de estado

Minibarra de herramientas

Obtener Ayuda

Información general

La nueva interfaz de usuario en Office Access 2007 incluye un número de elementos que definen cómo se interactúa con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudarle a controlar Access y para ayudarle a encontrar los comandos que necesita más rápido. El nuevo diseño también facilita la descubrir características de lo contrario, se quedarían ocultas debajo de las capas de las barras de herramientas y menús. Y podrá comenzar a y trabajar con mayor rapidez, gracias a la nueva página Introducción a Microsoft Office Access, que proporciona acceso rápido para comenzar a experiencia, que incluye un conjunto de plantillas de diseño profesional.

El nuevo elemento de interfaz más significativo se denomina la cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. La cinta de opciones es la franja de en la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de Office Fluent proporciona un solo inicio de comandos y reemplaza los menús y barras de herramientas. En la cinta de opciones son las fichas que combinan los comandos de forma que tenga sentido. En Office Access 2007, las fichas de cinta principales son Inicio, crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada pestaña contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos contienen algunos de los elementos adicionales de interfaz de usuario nuevos, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente.

Los principales elementos de interfaz de nuevo en Office Access 2007 son:

  • Introducción a Microsoft Office Access    La página que se muestra al iniciar Access desde el botón Inicio de Windows o desde un acceso directo de escritorio.

  • La cinta de Office Fluent    El área de la parte superior de la ventana del programa donde puede elegir comandos.

    • Ficha de comandos    Comandos combinados de manera que tenga sentido.

    • Ficha de comandos contextuales    Ficha de comandos que aparece según el contexto, el objeto que está trabajando o la tarea que está realizando.

    • Galería    Un control que muestra visualmente los resultados que se obtiene con la opción elegida.

    • Barra de herramientas de acceso rápido    Barra de herramientas estándar único que aparece en la cinta de opciones y ofrece acceso de un solo clic a los comandos más usados, como Guardar y Deshacer.

  • Panel de navegación    El área en el lado izquierdo de la ventana que muestra los objetos de base de datos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de versiones anteriores de Access.

  • Fichas    Sus tablas, consultas, formularios, informes, páginas y las macros se muestran como documentos con pestañas.

  • Barra de estado    La barra de la parte inferior de la ventana del programa que muestra información de estado e incluye botones que permiten cambiar la vista.

  • Minibarra de herramientas    Un elemento de objeto que aparece de manera transparente encima del texto que ha seleccionado, por lo que puede aplicar fácilmente formato al texto.

    Sugerencia: En Access 2010, la nueva interfaz de usuario se ha refinado y realizado más personalizable.

Principio de página

Introducción a Microsoft Office Access

Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio (pero no al hacer clic en una base de datos), aparece la página Introducción a Microsoft Office Access. Esta página muestra lo puede hacer para empezar en Office Access 2007.

Página Introducción a Microsoft Office Access

Por ejemplo, puede crear una nueva base de datos en blanco, crear una base de datos desde una plantilla o abra una base de datos reciente (si se ha abierto antes de algunas bases de datos). También puede ir directamente a Microsoft Office Online para obtener más información sobre 2007 Microsoft Office system y Office Access 2007, o puede haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y use el menú para abrir una base de datos existente.

Abrir una nueva base de datos en blanco

  1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

    Aparece en la página Introducción a Microsoft Office Access.

  2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

  3. En el panel de la Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se proporciona.

  4. Haga clic en Crear.

    Se crea la nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Office Access 2007 proporciona varias plantillas con el producto y se pueden descargar más de Microsoft Office Online. ¿Qué es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, es una base de datos prediseñada con tablas de diseñadas profesional, formularios e informes. Plantillas le ofrecen una gran ventaja cuando se crea una nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos de una plantilla de portada

  1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

    Aparece en la página Introducción a Microsoft Office Access.

  2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en línea, haga clic en una plantilla.

  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se proporciona.

  4. Si lo desea, active la crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services si desea establecer un vínculo a un sitio de Windows SharePoint Services.

  5. Haga clic en crear
    - o bien -
    haga clic en Descargar

    Access crea la nueva base de datos de la plantilla y lo abre.

Puede descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde dentro de la interfaz de usuario de Office Access 2007.

Crear una nueva base de datos de una plantilla de Microsoft Office Online

  1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

    Aparece en la página Introducción a Microsoft Office Access.

  2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en el panel Categorías de plantillas, haga clic en una categoría y, a continuación, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en una plantilla.

  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se proporciona.

  4. Haga clic en Descargar.

    Access automáticamente descargas de la plantilla, crea una nueva base de datos, basado en esa plantilla, lo almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y abre la base de datos.

Al abrir (o crear y abrir) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la ubicación de la base de datos a una lista interna de los documentos usados más recientemente. Esta lista se muestra en la página Introducción a Microsoft Office Access para que se pueden abrir fácilmente las bases de datos usados más recientemente.

Abrir una base de datos usado recientemente

  1. Inicie Access.

  2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Abrir base de datos reciente, haga clic en la base de datos que desea abrir.

    Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office Access

  1. Inicie Access.

  2. Haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece en el panel derecho del menú.
    - o bien -
    haga clic en el Botón de Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

    Se abre la base de datos.

Principio de página

La cinta

La cinta de Office Fluent reemplaza los menús y barras de herramientas y proporciona la interfaz de comando principal en Office Access 2007. Una de las principales ventajas de la cinta de opciones es que consolida en un solo lugar, esas tareas o puntos de entrada que usa para requerir menús, barras de herramientas, paneles de tareas y otros componentes de la interfaz de usuario para mostrar. De esta forma, tiene un único lugar en el que se va a buscar comandos, en lugar de una gran variedad de lugares.

Al abrir una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana principal Office Access 2007, donde se muestran los comandos en la ficha de comando activa.

Cinta de opciones de Access

La cinta de opciones contiene una serie de fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las fichas de comandos principales son Inicio, crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada pestaña contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos contienen algunos de los elementos adicionales de interfaz de usuario nuevos, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente.

Los comandos de la cinta de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si tiene una tabla abierta en la vista Hoja de datos y haga clic en formulario en la ficha crear, en el grupo formularios, Office Access 2007 crea el formulario, en función de la tabla activa. Es decir, se introduce el nombre de la tabla activa en la propiedad RecordSource del formulario.

Puede usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los métodos abreviados de teclado de una versión anterior de Access siguen funcionando. El sistema de acceso de teclado reemplaza los aceleradores de menú de versiones anteriores de Access. Este sistema usa indicadores pequeños con una sola letra o una combinación de letras que aparecen en la cinta de opciones e indican el activa de método abreviado de teclado que el control situado debajo.

Cuando haya seleccionado una ficha de comandos, puede examinar los comandos disponibles en esa pestaña.

Seleccione una ficha de comandos

  1. Inicie Access.

  2. Haga clic en la pestaña que desee.

O bien:

  1. Inicie Access.

  2. Presione y suelte la tecla ALT.

    Aparecen las sugerencias de teclado.

  3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado a la ficha de comando que desee.

Puede ejecutar un comando de varias formas diferentes. La ruta más rápida y más directa es usar el método abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de Access, también deberá funcionar en Office Access 2007.

Para obtener más información sobre métodos abreviados de teclado, vea métodos abreviados de teclado para Access.

Ejecutar un comando

  1. Inicie Access.

  2. Haga clic en la ficha adecuada para el comando. La siguiente tabla muestra una muestra representante de las fichas y comandos disponibles en cada ficha. Las fichas y comandos disponibles cambian dependiendo de lo que hacer.

Ficha de comandos

Cosas comunes que puede hacer

Inicio

Seleccione una vista distinta.

Copiar y pegar desde el Portapapeles.

Establecer las características de fuente actual.

Establecer la alineación de fuente actual.

Aplicar formato a un campo memo de texto enriquecido.

Trabajar con registros (actualizar, nuevo, guardar, eliminar, totales, ortografía, más).

Ordenar y filtrar registros.

Buscar registros.

Crear

Crear una nueva tabla en blanco.

Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.

Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincula a la lista recién creada.

Crear una nueva tabla en blanco en la vista Diseño.

Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva tabla dinámica o un gráfico.

Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.

Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.

Datos externos

Importar o vincular a datos externos.

Exportar datos.

Recopilar y actualizar datos por correo electrónico.

Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.

Crear importaciones y exportaciones guardadas.

Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente.

Herramientas de base de datos

Iniciar el editor de Visual Basic o ejecutar una macro.

Crear y ver relaciones de tabla.

Mostrar u ocultar dependencias del objeto o la hoja de propiedades

Ejecute al Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.

Mover los datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (sólo tablas).

Ejecute el Administrador de tablas vinculadas.

Administrar complementos de Access.

Crear o editar un módulo Visual Basic para aplicaciones (VBA).

  1. Haga clic en el control que representa el comando. Como alternativa, si conoce el método abreviado de teclado para el comando desde una versión anterior de Access, escriba el método abreviado de teclado mediante el teclado.

    O bien:

    Presione y suelte la tecla ALT.

    Aparecen las teclas de acceso.

    Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada con el comando que desee.

Fichas de comandos contextuales

Además de las fichas de comandos estándar, emplea Office Access 2007 un nuevo elemento de interfaz de usuario en Office Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual según el contexto (es decir, el objeto que está trabajando y qué hacen), una o varias fichas de comandos contextuales puede aparecer junto a las fichas de comandos estándar.

Fichas contextuales

Activar una ficha de comandos contextual

  • Haga clic en la ficha de comandos contextual.

O bien:

  1. Presione y suelte la tecla ALT.

    Aparecen las teclas de acceso.

  2. Presione la tecla o teclas mostrada en la tecla de acceso que aparece en o a la ficha de comandos contextual.

Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y las características que necesita trabajar en un contexto específico. Por ejemplo, al abrir una tabla en la vista Diseño, las fichas contextuales contienen comandos que se aplican solo cuando se trabaja con una tabla en la vista. Otro ejemplo, al abrir una tabla en la vista Diseño, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño junto a la ficha Herramientas avanzadas. Al hacer clic en la ficha Diseño, en la cinta de opciones se muestra los comandos disponibles únicamente cuando el objeto está en la vista Diseño.

Galerías   

Otro innovaciones que forma parte de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 es un nuevo control denominado galería. El control de galería está diseñado para funcionar con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los resultados que desee. En lugar de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de estos comandos. La idea es proporcionar una forma visual de explorar y ver qué Office Access 2007 puede hacer, con un enfoque en los resultados, en lugar de centrarse únicamente en los propios comandos.

Galería de márgenes

Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación de tipo menú baja e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la galería en la cinta de opciones.

Ocultar la cinta de opciones

A veces, puede que tenga un poco más de espacio en el área de trabajo. Por este motivo, se pueden contraer la cinta de opciones para que quede únicamente la barra con el comando fichas. Para cerrar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comando activa. Para volver a abrirlo, doble clic en la ficha de comando activa.

Ocultar y restaurar la cinta de opciones

  1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

    Ficha Crear

  2. Haga doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

Barra de herramientas de acceso rápido   

La barra de herramientas de acceso rápido es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a la cinta de opciones que permite el acceso de un solo clic a los comandos. El conjunto de comandos predeterminados son aquellos que se usan a menudo, como Guardar, Deshacer y Rehacer. Sin embargo, puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido para incluir los comandos que se usan con mayor frecuencia. También puede modificar la posición de la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado en tamaño grande. La barra de herramientas pequeña aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo de la cinta de opciones y extiende su ancho completo.

Barra de herramientas de acceso rápido

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

  1. Haga clic en la flecha desplegable situada en la barra de herramientas.

  2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, haga clic en Más comandos.

  3. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, seleccione el comando o los comandos que desea agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.

  4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista de la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar. Como alternativa, haga doble clic en el comando de la lista.

  5. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

Principio de página

Panel de navegación

Al abrir una base de datos o cree uno nuevo, los nombres de los objetos de base de datos aparecen en el panel de navegación. Los objetos de base de datos incluyen sus tablas formularios, informes, páginas, macros y módulos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base de datos de versiones anteriores de Access:: Si utiliza la ventana de la base de datos para realizar una tarea en una versión anterior, ahora realizar dicha tarea mediante el panel de navegación en Office Access 2007. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla desde el panel de navegación.

Panel de navegación Northwind 2007

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic en el objeto y seleccione un elemento de menú en el menú contextual. Los comandos del menú contextual varían según el tipo de objeto.

Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, formulario o informe

  • En el panel de navegación, haga doble clic en el objeto.

    O bien:

    En el panel de navegación, seleccione el objeto y, a continuación, presione ENTRAR.

    O bien:

  • En el panel de navegación, haga clic en un objeto.

  • En el menú contextual, haga clic en un elemento de menú.

Tenga en cuenta que puede establecer una opción para abrir los objetos con un solo clic en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

El panel de navegación se divide los objetos de base de datos en categorías y contienen grupos. Algunas son categorías predefinidas para usted, y también puede crear grupos personalizados.

De forma predeterminada, el panel de navegación aparece al abrir una base de datos en Office Access 2007, incluyendo bases de datos creados en versiones anteriores de Access. Puede impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada, la opción de un programa. El siguiente conjunto de pasos explican cómo realizar cada acción.

Para mostrar u ocultar el panel de navegación   

  • Haga clic en el botón en la esquina superior derecha del panel de navegación ( Botón para abrir o cerrar la barra de cambio de tamaño para el panel de navegación en Access ), o presione F11.

Impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada

  • Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Access.

    Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Access.

  • En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos activa.

  • En el panel de navegación, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de navegación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información sobre el panel de exploración, vea el artículo Guía del panel de navegación.

Principio de página

Documentos con pestañas

Office Access 2007 se puede mostrar con los objetos de base de datos en documentos con pestañas en lugar de ventanas superpuestas. Para uso interactivo diario, es posible que prefiera la interfaz de documentos con pestañas. Puede habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure opciones de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más adelante en este artículo). Sin embargo, si cambia la configuración de documentos con pestañas, debe cerrar y volver a abrir la base de datos para la nueva configuración surta efecto.

Objeto con fichas de Access 2007

Mostrar u ocultar fichas de documentos

  • Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Access.

    Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Access.

  • En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos activa.

  • En la sección Opciones de aplicación, en Opciones de la ventana de documento, seleccione Documentos con pestañas.

  • Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Desactive la casilla de verificación desactiva las fichas de documento.

  • Haga clic en Aceptar.

    Notas: 

    • La configuración de Mostrar fichas de documento es un valor por base de datos. Debe establecer esta forma independiente para cada base de datos.

    • Después de cambiar la configuración de Mostrar fichas de documento, debe cerrar y volver a abrir la base de datos para que el cambio surta efecto.

    • Nuevas bases de datos creados mediante Office Access 2007 Mostrar fichas de documento de forma predeterminada.

    • Bases de datos que se crearon usando una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas predeterminada.

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Barra de estado

Al igual que con versiones anteriores de Access, en Office Access 2007, puede mostrar una barra de estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento de interfaz de usuario estándar sigue siendo el lugar para buscar mensajes de estado, sugerencias de propiedades, indicadores de progreso y así sucesivamente. En Office Access 2007, la barra de estado desempeña asimismo dos funciones estándar que también se muestra en la barra de estado de otros programas de Office Professional 2007: cambio de vista o ventana y el Zoom.

Puede cambiar rápidamente la ventana activa entre una de las vistas disponibles mediante los controles disponibles en la barra de estado. Si está viendo un objeto que admita un zoom variable, puede ajustar el nivel de zoom para acercar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.

La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de Access.

Mostrar u ocultar la barra de estado

  • Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y luego en Opciones de Access.

    Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones de Access.

  • En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos activa.

  • En Opciones de aplicación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar barra de estado. Desactive la casilla de verificación desactiva la visualización de la barra de estado.

  • Haga clic en Aceptar.

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Minibarra de herramientas

Una de las operaciones más comunes realizadas en cualquier programa de Office Professional 2007 es el formato de texto. En versiones anteriores de Access, dar formato al texto con frecuencia necesaria mediante un menú o mostrar la barra de herramientas formato. Usar Office Access 2007 dar formato al texto con más facilidad utilizando la minibarra de herramientas. Cuando selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto seleccionado. Si mueve el puntero del mouse en la minibarra de herramientas, aparece la minibarra de herramientas y puede usarlo para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color y así sucesivamente. Cuando se mueve el puntero fuera de la minibarra de herramientas, la minibarra de herramientas se atenúa ausente. Si no desea usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de texto, mueva el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.

Minibarra de herramientas

Dar formato al texto mediante el uso de la minibarra de herramientas

  1. Seleccione el texto para dar formato.

    La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.

  2. Aplicar formato utilizando la minibarra de herramientas.

Principio de página

Obtener Ayuda

Cuando tenga una pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el icono de signo de interrogación en el lado derecho de la cinta de opciones.

Punto de entrada de la Ayuda

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