Guía básica para crear y configurar las bibliotecas de SharePoint

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Es un lugar en un sitio donde los miembros del equipo pueden trabajar conjuntamente para crear, actualizar y administrar archivos en una biblioteca. La mejor manera de configurar una biblioteca depende de cómo se utilizará la biblioteca y cuántas personas lo van a utilizar.

Se necesitan unos pocos pasos para configurar una biblioteca básica para ayudarle a administrar los documentos del equipo. Si su organización tiene un proceso definido para el desarrollo de sus documentos o varias personas trabajan en el mismo documento, considere la posibilidad de explorar las características más avanzadas de administración de documentos, como tipos de contenido y los flujos de trabajo.

Esta guía está diseñada para las personas que están crear y configurar las bibliotecas de un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 pero que no son profesionales de TI. Si es un profesional de TI, es posible que TechNet mejor a sus necesidades.

Conceptos y diseño

Si su organización trabaja en un gran número de documentos, desea desarrollar una estrategia para organizar y administrar sus documentos antes de empezar a agregar contenido personas. Por ejemplo, puede usar columnas y vistas para ayudar a limitar el número de documentos que se muestran a la vez.

Bibliotecas también pueden ser una parte clave de un proceso de administración de documentos con las herramientas para proporcionar coherencia, administrar grandes volúmenes de contenido y controlar el flujo de trabajo de desarrollo de contenido.

Conocer las bibliotecas

Su organización puede tener varias bibliotecas en un sitio de SharePoint, como una o varias bibliotecas de documentos del equipo, una biblioteca de páginas Web, una biblioteca de diapositivas para presentaciones y una biblioteca de imágenes para fotografías y otras imágenes.

Concepto

Descripción

Introducción a las bibliotecas

Obtenga información sobre las ventajas, tipos y características de bibliotecas.

Organizar archivos en una biblioteca

Obtenga información sobre estrategias para organizar archivos en bibliotecas antes de crear las bibliotecas.

Guía básica de formación de biblioteca de documentos de SharePoint

Ver un plan de cinco cursos diferentes en las bibliotecas de documentos.

Planificar cómo organizar y administrar archivos

Bibliotecas de SharePoint tienen varias características para ayudar a su equipo a administrar y organizar sus documentos. La planeación puede ayudarle a configurar la estructura que funciona mejor para su organización.

La forma en que se organizan los archivos en una biblioteca depende de las necesidades de su grupo y de cómo prefiere almacenar y buscar la información. Vistas y carpetas pueden ayudar al equipo mantenerse organizado.

Desprotección es una herramienta que permite a los miembros del equipo trabajar exclusivamente en archivos y evitar conflictos de archivo. También puede usar control de versiones, en el que se crea un historial de versiones de los archivos de su equipo. Control de versiones tarda más espacio de servidor, pero permite restaurar versiones anteriores de archivos si equivoca al equipo.

Por ejemplo, su organización puede usar la desprotección de documentos y control de versiones para ayudarle a administrar cómo funcionan las personas en archivos. Para trabajar en modo exclusivo en un archivo, alguien lo retirará para que nadie más puede sobrescribir los cambios accidentalmente. Con control de versiones, el equipo puede realizar un seguimiento del historial de versiones y puede restaurar una versión anterior si alguien comete un error.

Concepto

Descripción

¿Cómo funciona control de versiones en una lista o biblioteca

Obtenga información sobre el control de versiones, que le permite realizar un seguimiento de un historial de versiones y ver y restaurar versiones anteriores de un documento.

Organizar archivos en una biblioteca

Lea acerca de diferentes formas de organizar archivos en una biblioteca. Está listo planear la estructura de la biblioteca antes de crear y configurarlo.

Guía básica para dar a los usuarios acceso a sitios y contenido de sitio

Vea información general sobre cómo administrar el acceso a sitios y contenido del sitio, incluso si desea heredar permisos en subsitios o aplicar permisos únicos.

Evaluar si va a usar la administración de documentos avanzadas

Cuando las organizaciones no tienen cualquier tipo de sistema de administración de documento formal en su lugar, contenido a menudo creado y guardado en una forma no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos por y unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los empleados a buscar, compartir y colaborar en el contenido de forma eficaz. Esto también dificulta para las organizaciones a usar la información empresarial valiosa y los datos en el contenido.

Office SharePoint Server 2007 admite necesidades de administración de documentos de su organización, ya que proporciona un amplio conjunto de documentos las capacidades de administración que le permiten hacer lo siguiente:

  • Almacenar, organizar y buscar documentos.

  • Garantizar la coherencia de los documentos.

  • Administrar metadatos para documentos.

  • Ayudar a proteger documentos de acceso no autorizado o usar.

  • Asegúrese de que los procesos empresariales coherentes (flujos de trabajo) de cómo se administran los documentos.

Concepto

Descripción

Introducción a la administración de documentos

Aprenda diferentes maneras que puede usar la administración de documentos para administrar contenido y procesos de su organización.

Introducción al flujo de trabajo de SharePoint

Obtenga información sobre los flujos de trabajo y cómo ayudan a personas para implementar los procesos empresariales, por ejemplo, las tareas de administración y la colaboración, en documentos y elementos de lista.

Introducción a los tipos de contenido

Descubra cómo tipos permiten a las organizaciones administrar metadatos, plantillas y comportamientos de elementos y documentos de forma coherente el contenido. Tipos de contenido se definen en el nivel de sitio y usados en listas y bibliotecas.

Administrar bibliotecas de gran tamaño

Bibliotecas de SharePoint están diseñadas para controlar una gran capacidad de archivos, hasta 5 millones total si se usan carpetas para la organización, pero hay estrategias que se debe usar para maximizar el rendimiento.

Escenarios de cliente típico en el que se utiliza la interfaz de usuario basada en explorador estándar de SharePoint Server 2007, se recomienda que una única lista no debe tener más de 2.000 elementos por contenedor de la lista. En este caso, un contenedor significa la raíz de la lista, así como las carpetas en la lista. Una carpeta es un contenedor debido a otros elementos de lista se almacenan en ella.

Por ejemplo, la empresa de AdventureWorks utiliza carpetas para distintos tipos de documentos, como manuales o listas de precios, dentro de su biblioteca. Vistas y la indización también sirve para mejorar el rendimiento y la experiencia de exploración del usuario. Los artículos siguientes le ayudará a planear la estrategia para bibliotecas y listas grandes.

Concepto

Descripción

Plan de almacenamiento de contenido de la empresa

Obtener instrucciones sobre cómo configurar y administrar bibliotecas con un gran número de archivos.

Administrar grandes cantidades de archivos mediante un centro de documentación

Obtenga información sobre las ventajas, tipos y características del centro de documentación.

Administrar listas y bibliotecas con muchos elementos

Obtenga información sobre las recomendaciones de capacidad, incluido cómo optimizar el rendimiento de la lista a través de los límites del número de elementos que aparecen y seleccionando el método más adecuado para recuperar contenido.

Crear y configurar las bibliotecas

Para crear una biblioteca, debe ser miembro del grupo de propietarios del sitio o tiene permisos específicos para diseñar un sitio o crear listas y bibliotecas. Puede aplicar algunas configuraciones como crear bibliotecas y, a continuación, puede aplicar configuraciones adicionales más tarde desde el menú de configuración de la biblioteca.

Crear bibliotecas

Tarea

Descripción

Crear una biblioteca

Obtenga información sobre cómo crear una biblioteca para crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo.

Crear una biblioteca de formularios

Obtenga información sobre cómo crear una biblioteca específicamente para formularios, como informes de gastos.

Configuración de bibliotecas

Tarea

Descripción

Agregar o cambiar un flujo de trabajo para una lista, biblioteca o tipo de contenido

Usar los flujos de trabajo predeterminada o personalizar y configurar su propio de administración de documentos y procesos empresariales.

Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca

Habilitar una biblioteca realizar un seguimiento de versiones en el historial de versiones y restaurar versiones anteriores.

Crear o cambiar una vista

Crear vistas para que las personas puedan ver todos los elementos que sean más importantes o útiles para ellos.

Requerir la desprotección de archivos en una biblioteca

Obtenga información sobre cómo puede requerir que todos los usuarios desproteger archivos antes de trabajar en ellas, si desea configurar este requisito. Requerir la desprotección impide que varias personas hagan cambios al mismo tiempo, que puede crear conflictos de cambios y provocar confusión.

Cambiar el tipo de contenido de una lista o biblioteca

Obtenga información sobre cómo configurar un tipo de contenido y agregar a una biblioteca.

Establecer una plantilla para una biblioteca

Obtenga información sobre cómo agregar una plantilla a una biblioteca, si no usa tipos de contenido.

Proporcionar acceso a las bibliotecas

Puede personalizar una lista o biblioteca en un sitio para ampliar o limitar qué usuarios pueden acceder a la lista o biblioteca y qué pueden hacer los usuarios al contenido de la lista o biblioteca.

De forma predeterminada, una lista o biblioteca hereda los permisos del sitio que está activado. El sitio que se encuentra una lista o biblioteca en se conoce como el sitio primario. Cambios en los permisos del sitio primario aplicarán a todas las listas, bibliotecas y otro contenido que heredan los permisos de este elemento primario.

Puede dejar de heredar permisos de un sitio de SharePoint primario y crear permisos únicos para una lista o biblioteca. Por ejemplo, que desea tener permisos exclusivos para una lista que contiene los registros de empleado o un producto de planeación de documento que no es final. También puede ampliar o limitar el acceso a carpetas específicas y elementos de lista, como salarios o personal de información.

Concepto

Descripción

Personalizar el acceso de usuario a una lista o biblioteca

Obtener información sobre cómo personalizar el acceso de usuario a bibliotecas en un flujo de paso a paso, u obtenga información sobre los procedimientos detallados individuales para personalizar más.

Personalizar el acceso de usuario a carpetas, elementos de lista y archivos de biblioteca

Obtenga información sobre cómo ampliar o limitar el acceso a carpetas o archivos específicos, si su organización necesita personalizar el acceso al contenido específico.

Guía básica para dar a los usuarios acceso a sitios y contenido de sitio

Vea información general sobre cómo administrar el acceso a sitios y contenido del sitio, incluso si desea heredar permisos en subsitios o aplicar permisos únicos.

Nota: Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.

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